如何加强教学档案管理,提高教学质量

如何加强教学档案管理，提高教学质量
【摘要】教学档案管理工作能够反映一个学校的教学实践活动概貌和学校的教学管理的水平，也是学校进一步改进教学工作，提高教学质量的重要依据。

由此可见，加强教学档案管理工作十分重要。

本文分析了加强教学档案管理的意义和当前教学档案管理存在的问题并提出了相应的对策。

【关键词】教学档案管理；教学质量；信息化；制度
一、加强教学档案管理的意义
教学档案管理是指档案管理人员对教学档案和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，是档案工作最基本的组成部分。

教学档案管理工作具体包括档案的收集与管理、档案的保管与编目、档案的价值鉴定、档案的编辑和研究、档案的检索和统计、档案提供与利用等。

（一）加强教学档案管理是提高教学质量的重要依据
教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又会反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。

在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。

（二）加强教学档案管理能够探索人才成长规律及培养方案
在教学档案中比较全面地记录了学生的学习、奖惩、特长等状况，是老师了解学生的重要依据，有助于根据不同学生的不同特点，做到因材施教。

充分地了解不同类型学生的不同的特质，最大限度地发挥他们的积极性和创造性，使各种类型的学生在教学过程中得到最好的发挥。

同时，可以根据教学档案适时地对他们进行思想政治教育和道德品质培养，有针对性地引导他们树立正确的人生观、价值观，使之德、智、体各方面都能全面发展。

（三）加强教学档案管理是进行教学改革和教学研究的重要依据
作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进教务部门及时有效制定出符合学校实际的相关决策。

比如，教学质量的提高、教学改革的进行，都可以借鉴教学档案所提供的具体材料。

（四）加强教学档案管理在教学评估中意义重大
原始的教学档案是学校办学发展的历史见证，是学校办学水平的最好的佐证
材料，它能充分体现学校的办学理念、办学水平和办学质量，它随学校的发展而逐步积累，是知识和信息储存的一种形式，作为历史真迹的证明，为教学评估起到了支撑作用。

教学评估工作为师生员工做好教学档案归档起到了很好的宣传作用，增强了档案归档意识。

二、教学档案管理存在的问题
（一）教学档案管理制度不够健全
近年来，各中学在教学档案管理建设上取得了很大的进步。

但是从目前各学校教学档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。

具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。

例如学生考试成绩或纪律违纪、学生参加各类竞赛取得证书、学生转学、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些学校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。

（二）档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高
当前，许多中学存在信息内容开发不足的问题。

各年级之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。

尽管有很多中学加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。

（三）教学档案管理人员素质普遍不高
一些中学档案管理人员职业道德素质不高，也不具备过硬的专业知识及实践操作能力。

不愿意主动学习相关学科的知识，写作能力、协调能力和数字化管理能力都很差。

三、加强教学档案管理，提高教学质量的措施
（一）领导重视、完善管理体制
要做好教学档案管理工作，领导必须要重视，要看到教学档案存在的长期价值，要把做好教学档案工作和其他教学工作放在同等重要的地位，明确没有教学档案的原始记录，就不能反映教学成果，就不能向人才水平评估专家展示教学改革过程。

形成教学档案管理团队，明确教务处办公室为教学档案工作的业务指导部门，教务处各科室、学校各处室，分别设兼职教学档案管理人员，负责指导、收集、整理本部门教学档案，接受教务处办公室和学院档案室监督和指导。

建立目标考核责任制和奖惩机制，对于没有完成教学档案收集或是收集不全面、整理
不规范的部门，纳入年度考核，对于教学档案管理人员，纳入年度个人考评，对于优秀的部门和个人，给予奖励。

（二）加强档案管理信息化建设
1、构建有效多级网络化教学档案管理平台，充分利用校园网络，提高管理效率和档案的利用率。

通过采用基于Web的网络化档案管理系统，实现教学主管部门、学校各处室的多级管理体系。

Web系统的优势在于实施、维护简单，特别是在校园网内运行，通过设置访问控制列表，可较好的实施安全管理策略，保证系统运行的安全性，提高整个系统运行效率。

2、检索工具多样化，采用案卷检索和全文检索相结合的方式，提高档案查询的效率和准确度。

档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，是管理和利用档案的工具。

为了更加有效的进行档案检索，除了设置常用的分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录以外，还需要设置全文检索，将档案中的各种事物名称、档号、关键字等进行编排，通过输入特定的词来实现全库数据检索，可有效提高检索效率，增强系统的实用性。

3、档案数据的数字化分级实施，分学期完成。

由于教学档案的分类多，档案的产生涉及的部门较多，档案数据的采集必须按不同的部门分别同步进行。

对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。

由于教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效的实施数据的电子化；对于类似学生活动等较为频繁开展的活动需要缩短归档的周期。

（三）提高档案人员的业务素质
要使教学档案工作更好地适应教学管理的需要，负责档案的专职人员和教学老师应努力提高自身的档案业务素质，学习档案的专业知识和管理技能。

档案室要组织各种形式的培训学习，使档案人员的思想和业务水平不断得到提高。

档案室每年定期对教学档案兼职档案员进行业务培训，对教学档案归档范围及归档细节进行适时调整，对新承担兼职教学档案管理人员进行系统的档案专业知识培训辅导。

档案室通过校园网进行档案知识的宣传和培训，也是一种很好的方法。

参考文献：
[1]徐晓鹏.对教学档案管理的网络化建设的分析[J].大家，2010年2期.
[2]徐大新.高职院校教学档案管理的思考[J].兰台世界，2013年z5期.。