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档案归档要求PPT课件

9
教务工作类 1、上级主管部门下达的招生计划、学校招生方案等文件材料
2、九年义务教育的发展规划、基本情况统
计等文件
3、学校校历
4、学校教学工作计划、总结等相关文件材
料
5、学校制定的教学管理制度、办法、规定
等文件
6、学校教改方案、教改经验及成果验收等
文件
7、学校在教学活动中形成的奖励文件
8、学校教育工作综合性的、年度统计报表
三、归档类别具体类目可设置党政管
理、教学管理、科研、基建、设备仪器、会计、教职工档案七个一级类目。
4
党务工作： 1、党员花名册、党员年终统计表 2、党支部会议记录、纪要 3、学校党支部年度工作计划、总结，换届改选、职务任免等文件 4、表彰先进集体、个人的相关文件 5、对学校有关人员的处分材料 6、上级颁发的针对本校党务工作并要求贯彻执行的决定、决议、通知等文件 7、入党积极分子花名册 8、党员组织关系介绍信存根、党员转正、接收新党员的请示、报告、批复等文件材料 9、纪检、党风廉政建设、组织教育、民主评议等的总结、计划、汇报材料、目标管理责任书 10、民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等文件材料 11、党费缴纳收据存根
6
行政事务: 1、学校发展规划、学年度工作计划、总结 2、年度综合性目标责任书 3、成立临时机构、临时小组的通知 4、学校联合办学的请示、批复等文件材料 5、学校的设置、撤消、更名、合并及启用、更换印章等文件 6、表彰先进集体、先进个人的文件材料 7、学校行政会、校务会的会议记录 8、学校教育职工大会、专项工作会会议记录 9、学校人事任免的通知 10、学校重大事件相关文件材料 11、对学校有关人员的处分材料 12、学校在等级评审、创地方名校等综合性

《文书档案管理》PPT课件

5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、

文书档案整理(ppt42张)

⒐转发文与被转发文转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。 ⒑报表、名册、图册报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号

编号的项目《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。也就是归档章上的内容。全宗号档案馆给予的一组数码。年度指归档文件的形成年度。填写时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。保管期限按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是错误的）文号：文件字号。题名：文件名称。题名过于笼统或无文件的，要重新拟写。日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。页数：即一件归档文件的总页数。备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列

①排列的原则事由原则即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面

文书档案整理培训教材(PPT 83张)

13、案卷级整理过程中应注意的
案卷厚度一般要求50页，太厚的订，从案卷题加以区分，如年度会等。
有金属物的一定要去掉，有些文式无金属的可不拆，塑料一般无大装订。但办公用的塑料夹必须剔除
三、归档文件整
将归档文件以件为单位进行装订
编号、编目、装盒，使之有序化的
归档文件是指立档单位在其职能
完毕，应作为文书档案保存的各种
件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的， “〔〕”号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的年度：文件形成年度，以四位阿拉年，如1978。保管期限：归档文件保管期限的简件号：文件的排列顺序号。件号包件号，分别在归档文件整理和档案移交件号的编制方法为：在分类方案的最低件排列顺序从“1”开始标注。馆编件机构(问题)：作为分类方案类目的
⑤编目：归档文件应依据分类序编制归档文件目录。归档文件目录设件号、责任者期、页数、备注等项目
6、拟写案卷题名
○○×××××××××××× ×××××××××××××× ××
内
责任者（通讯者）+（时间）+问题+文
责任者写全称或规范化简称，忌“本局
时间用阿拉伯数字，忌“99年” 、“
问题应系统归纳或重点列举，忌 “20 “2006年政府文件” 适当借用“关于”等辅助介词
7、填写案卷封面
机
案卷题名
文
8、填写卷内备考表
本
填写本出、销
9、装订成卷
“三孔一线”
下对齐、右对齐
10、案卷排列与编号
不同的分类方法决定了案卷排用“保管期限——年度——组织机方法，案卷排列应在同一保管期限排列，然后在同一年度内按机构或管期限内的案卷从“1”开始大流水

文件与归档方法

各位朋友下午好！
浅谈文件整理与归档的方法
——兼谈档案保管利用电子档案
吴士健
2014·06·08
口文件整理与归档的方法／导语
口讨论、研究本题的主要依据
■ 国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》。
■2004年国家档案局国家经贸委国家计委发布的《企业档案管理规定》
■2004年国家档案局国务院国有资产监督管理委员会发布《国有企业文
集中保管起来的图纸、图表、文字材料、计算资料等科技文件材料
转化而成的档案材料。
■科技档案一般包括：基建档案、科研档案、设备档案、产品档案和其他技术档案等。
DA·Gs
口档案工作概述／档案类型 · 3 · 二、档案的类型与划分（三）专门档案 ■ 专门档案是指社会的和社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料，专门档案的类型较多，主要包括： ■ 人事档案、会计档案、工商档案、税务档案、教学档案、专利档案、艺术档案、新闻档案、书稿档案、声像档案、司法档案、审计档案、统计档案、外交档案等。
分为30年、10年。
■ 国家档案局2012年12月17日发布《企业文件材料归档范围和档案保管期
限规定》将企业档案的保管期限也定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
DA·Gs
七、档案保管的环境要求
口档案工作概述／保管要求 · 1 · 七、档案保管的环境要求 ■ “一封”：严格封闭管理。 ■ “二度”：温度14—20℃；相对湿度50%—65。 ■“八防”：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光。 ■“三分开”：库房、阅览室、办公室三分开。
永久
1.4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料

文书整理归档方法和步骤(文书档案管理课件)

任务二文书整理归档方法和步骤（编制分类方案类目）
案例导入
2018年伊始，海天集：“该这些是我们公司去年一年积累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好这些文件，按照要求要在6月底前归档移交给档案室。”张珊面对这有几尺厚的“文山”无从下手，在大学时也从没有亲自整理过，只好再去找老郑请教。老郑交给她一份《海天集团公司文书整理归档制度》，笑着说：“你去仔细看看这个制度，慢慢试着做做吧。需要时再来找我吧！”经过对这个制度的学习研究，王瑾对文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具开始整理文件。
定期
2——3
宣传工作会议材料
永久
2——4
宣传工作进展情况
定期
2——5
宣传工作经验材料
定期
三、组织部
3——1 上级机关有关指导组织工作的文件材料永久
3——2 组织工作计划、总结
定期
3——3 组织工作报告
永久
3——4 下级机关上报的有关组织工作的材料定期
3——5
组织工作进展情况
……
4
任务实训
海天集团公司下设独立子公司鲲鹏科技有限公司，公司主要从事软件设计。公司成立之初为适应市场需要不断调整公司内设机构，从最初的3个部门，调整为6个，又从6个缩减为4个。随着公司市场占有率不断扩大，近年来公司内设机构一直稳定为7个。
1 初步整理
（1）依据分类方案类目做好平时的组卷工作
（2）组卷时，注意“件”判定、整理、排列、“件”装订、“件”编页号
◆ “件”整理 ■ 去除文件上易锈蚀的金属物。最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
◆ “件”排列特殊的“件”内排序，顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文在后。有文件处理单的，可放在最前面作为首页。

档案管理人员培训PPT归档文件整理

在实际操作中就注意：
组件时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
8
归档文件整理方法
分类
装订排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材料，反映本单位主要工作职能活动的，有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准。
（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。

归档文件整理规则.ppt

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
2019年9月14
感谢你的观看
8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
感谢你的观看
5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

资料归档工作总结报告PPT

归档资料存储和保管情况
存储情况
所有归档资料均按照规定的存储要求进行存放，确保了资料的安全和保密性。同时，对存储环境进行了定期的检查和维护，保证了资料的完好无损。
保管情况
建立了完善的资料保管制度，明确了保管人员的职责和要求。定期对资料进行盘点和检查，确保资料的完整性和准确性。对于重要的资料，还采取了加密、备份等安全措施，防止资料的丢失和泄露。
促进知识共享
归档整理有助于将分散的资料集中管理，便于公司内部员工之间的知识共享和交流。
汇报范围
归档工作成果
未来工作计划
汇报在资料归档方面所取得的成果，如归档数量、分类情况等。
展望未来的资料归档工作，提出改进和优化建议。
遇到的问题和解决方案
阐述在归档过程中遇到的问题以及采取的相应解决措施。
完善存储和保管环节的安全性和便捷性
加强存储设施建设
建立完善的存储设施，如专用库房、档案架等，确保资料的安全存放和易于检索。
制定严格的保管制度
制定详细的资料保管制度，包括资料的借阅、复制、销毁等规定，确保资料的安全性和保密性。
提高信息化水平
采用先进的信息化技术，如数字化存储、云计算等，实现资料的电子化管理和网络化共享，提高存储和保管的便捷性和效率性。
04
归档工作中存在的问题和不足
收集和整理环节的问题
收集不全
在资料收集过程中，由于种种原因，如沟通不畅、重视程度不够等，导致部分重要资料未能及时收集，造成归档资料的不完整。
整理不规范
在资料整理过程中，存在未按统一标准进行整理的情况，如文件格式不统一、命名不规范等，给后续的分类和编目工作带来不便。
存储设施不完善
在资料存储方面，存在存储设施不足、环境不佳等问题，如存储空间不足、温度湿度不适宜等，对资料的长期保存造成潜在威胁。

档案整理课件

稿，无论定稿上有无重要修改手迹、
档
领导批示，均应归档；计算机及其
案
网络环境中形成的文件，无定稿的，
的
须多打一份作为定稿与正文和发文
整
稿纸为一件归档。
理
﹡发文稿纸：栏目填写齐全、
经领导亲笔签发的发文稿纸，与正
本、定稿一并归档。
﹡文件处理单：正文与文件处理单为一件；不论有无领导批示内容、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
整理
的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。
文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。
修裱：对破损纸张进行修补或托裱。
复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。
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档案整理培训课件(PPT82页)
文
第四步分类排列
书档
案
对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制的
订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由整结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事理
由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表
常州市档案局（馆）制作
前言
为了帮助基层档案工作者准确把握国家、省有关档案工作规范要求，快速掌握档案基础业务操作流程，我局借助有关资料，以档案整理工作为主体内容，突出实用性和可操作性，将五种最常用的档案门类的整理原则以及标准、要求制成幻灯片，以文字结合图片、图表来表述档案整理内容、方法和步骤，以指导和方便基层档案工作者实际应用，提高档案业务技能。

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三、分年度

（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起的应视文件内容的主次来决定归档的年度。

6、转发与被转发件为一件。此类文件是一份文件的不同部分，前者是贯彻执行要求，后者是具体内容，两者在发挥效力方面难以分割，所以应作为一件。 7、正文与文件处理单为一件。文书处理工作比较规范的机关，文件运转过程中一般都附有文件处理单或批办单、发文稿纸，有的还附有领导批示的签批条等，这些表单真实地记录了文件的形成和办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，所以应与文件作为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。

（二）页号页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。
• 7、装订 • 9、归档文件的编号 • 11、装盒
• 8、归档文件的排列 Байду номын сангаас 10、编制归档文件目录
件的定义

件是指归档文件的整理单位。 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。如定稿过原不易装订（如法规性文件历次修改稿），也可单独作为一件，即正本和定稿各为一件。 3、正文和附件为一件。如附件多，并且比较厚，不易装订，也可单独作为一件，即正文与附件各为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等，虽然是两上不同责任者产生于两个单位的独立文件，但由于其内容相同，又存在因果逻辑关系，利用时需要相互印证，因此不易分散，应作为一件。
九、文件编号

（一）件号件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。 1、室编件号室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求：（1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。（2）在同一年度，同一类别，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。（3）不得断号，重号，跳号。

（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
以“件”为单位归档的好处

方便整理，减少手工操作，便于现代化管理；减少案卷题名的题写编制；方便查阅；有利于保密、复制等
文件级整理程序

文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十一道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。
七、装订

（一）装订要求： 1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。 2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。 3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边）对齐。
第一讲归档文件的
收集
一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。 1、收集文件的意义收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
（二）装订方法 1、线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。 2、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。

八、排列文件

1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。
档案
管理培训
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归档文件整理方法
今天，我们主要讲文件级整理方法。文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
主要内容
• 1、归档文件的收集 • 3、分年度 • 5、划分保管期限 • 2、区分归档范围 • 4、分类别 • 6、修整文件
四、分类别

1、组织机构分类法组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。2、问题分类法问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。

六、修整文件

1、修裱破损文件使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。 2、复制字迹模糊或易褪变的文件包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。 3、去除易锈蚀的金属物（如订书针） 4、超大纸张折叠大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。
（三）盖归档章归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。

十、编制归档文件目录

归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下： 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。（1）填写通用简称。（2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。（3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。（4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：莱档字[1999]第52号（1）联合发文，填写主办单位文号即可。（2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。（3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。