实验一ERP主流程体验(成功集团)

实验一ERP主流程体验
内容提要
ERP是一个基于业务流程的集成信息系统，借助ERP系统，企业各部门的工作被有机地组合在各类业务流程中，根据客户订单完成生产和销售，并做定期的企业经营核算，这就是生产型企业典型的主流程。

ERP系统主流程实验重点就在于实现ERP基本原理与企业基本业务流程结合的体验。

通过简单的业务处理，一方面突出企业基于业务流程进行经营管理的思想和方法，另一方面体验ERP系统的运作流程及操作方法。

本次体验共涉及6个单元：报价与订单、批次需求计划（LRP）、采购与应付管理、生产管理、销售与应收管理、期末结账。

本章重点
✧理解企业生产经营过程；
✧了解企业经营管理主流程；
✧掌握ERP 中基于订单生产的主业务流程；
✧掌握ERP 系统中基本流程的操作方法。

1.报价与订单
在企业与客户接洽的过程中，首先，企业向潜在客户提供有关商品、数量、价格、付款条件等信息，这个过程称为“报价”，通过报价单记录下来；其次，当企业和客户双方经过协商，确定订货的具体需求后，便签订销售合同，通过销售订单记录下来。

此实验的目的如下：
（1）了解ERP系统中向客户报价的处理方法。

（2）了解ERP系统中从报价到订单的流程处理。

1.1报价管理
【实验目的】
报价单主要用于企业给客户的报价，类似价格清单。

报价单在ERP系统中有着举足轻重的作用。

它可以作为销售订单输入的依据，提高销售订单输入的效率和准确率；它还可以反映产品的历史价格变更信息，为企业的定价提供依据；此外它还有利于企业对价格进行更加严谨的控制。

企业根据客户的需求制作完成报价单。

注意其中的某些重要信息：币种、品号、数量、单价、生效日、失效日等。

【实验资料】
2012年3月1日，茂盛公司有意向购买成功集团的免税商品“数码相机-SX”系列，数量100台。

与成功集团的业务员王小明一番议价后，最后以5000元成交。

生效日期从2012-03-01到2012-03-8。

【实验步骤】
步骤1：登录系统。

双击桌面上易飞ERP系统的快捷方式，进入“系统登录”界面，以“DS”账号登录到“成功集团”账套中，如图1.1所示。

登录后，进入系统主界面，如图1.2所示。

图 1.1 系统登录界面
图 1.2 系统主界面
步骤2：录入报价单信息。

从系统主界面（如图1.2所示）左边树状结构处，选择“进销存管理”→“销售管理子系统”，进入“销售管理子系统”界面。

单击“录入报价单”模
块，进入“录入报价单”界面，开始新增单据信息，如图 1.3所示。

图 1.3 输入报价单信息
说明：
(1) 可以在系统主界面（如图 1.2所示）左边的树状结构中双击要进入的子系统或模块，也可以在右边的流程图中直接单击相应的子系统或模块进入，以后所有进入某模块的操作类似。

(2) 选择“报价单”单别后，系统自动显示单号。

(3) “单据日期”默认为当前日期，也可根据实际情况修改。

(4) 开窗选择“客户编号”后，系统会按照客户信息的设定自动带出业务人员、币种、税种、付款条件等信息。

自动带出的数据，若有需要，可再进行修改。

(5) 接下来在单身输入客户要求报价的信息，主要有：品号、品名、单价、数量、折扣率、生效日、失效日等。

(6) 交易的“单价”会按照客户信息所设定的“取价顺序”带出，若有需要时，可再进行修改。

步骤3：保存、审核报价单，如图 1.4所示。

图 1.4 审核报价单
说明：
(1)审核的作用。

在企业经营过程中，每一单据必须有专人进行审核，这是企业内部控制的一种方式；同时在系统运行过程中，“审核”这一操作也是起着将信息进行有效传递的控制手段，未审核单据中的信息，在后续单据中不能查询到。

所以“审核”操作在系统运行中起着控制信息流动的作用；
步骤4：客户审核。

当客户确定此报价没有问题时，执行客户审核。

如图 1.5所示。

图 1.5 客户审核报价单
说明：
(1)执行客户审核之后，单头“客户审核”的选项就会勾选。

(2)未经客户审核的报价单，不得转为正式的“客户订单”或“销货单”。

1.2录入订单
【实验目的】
企业和客户双方确定要货的需求，可以通过销售订单记录下来。

销售订单可以视同企业的销售合同，也可以作为订货的协议。

企业将根据销售订单组织货源，对订单的执行进行管控。

销售订单不是销售的必须环节，如果为流通买卖行业，可以略过销售订单，直接录入销货单。

企业根据客户的订货情况制作完成客户订单。

注意其中的某些重要信息：订货数量、价格、交货日期、付款条件等。

【实验资料】
2012年3月2日，客户“茂盛公司”采购部人员来电通知，确定发正式采购单购买“数码相机-SX”系列，数量100台。

同时客户“茂盛公司”希望能在3月31日交货。

成功集团业务部人员将此订单信息输入易飞ERP系统“录入客户订单”。

【实验步骤】
步骤1：录入客户订单头信息。

从系统主界面执行“销售管理子系统”→“录入客户订
单”作业，开始新增单据信息。

如图1.6所示
图 1.6 录入客户订单头信息
说明：
(1) “单据日期”默认为当前日期，也可根据实际情况修改。

(2) 开窗选择“客户编号”后，系统会按照客户基本信息的设定自动带出部门编号、业务员、交易币种、税种、付款条件等信息。

自动带出的数据，若有需要，可再进行修改。

步骤2：复制前置报价单。

如图 1.7所示。

图 1.7 复制前置报价单
2
说明：
(1)此笔客户订单先前有报价单，可以利用“复制前置单据”将报价单信息复制过来。

步骤3：查看复制过来的信息，加以补入或修改调整。

重点是检查品号、品名、订货数量、单价等信息，并且要补入“预交货日”，如图1.8所示。

图 1.8 补充、修改订单信息
说明：
(1)“订单数量”：有“F2键各库库存量查询”和“F3键可用量查询”，可以开窗查询到数码相机-SX系列的当前数量和可用量。

如果库存数量足够，即可安排出货给客户；如果无法满足订单需求，则需要进行批次需求计划来安排生产，完成订单。

(2)“预交货日”：是本张单据填制的主要数据项。

系统在做批次需求计划时，特别是在生产计划计算的算法中，采用的是倒推日期的计算方式，即生产计划是依据预交货日期进行推算。

故“预交货日期”的填制需要格外注意。

(3)“已交数量”：显示此订单已经出货给客户的数量。

将来录入“销货单”出货给客户后，销货数量会自动回填到“订单”的“已交数量”。

另外，如果之后客户有退货情况，录入“销退单”后，“订单”的“已交数量”会自动减去销退的数量。

(4)“结束”：显示此订单当前的执行状况。

分为三种情况：①“N:未结束”表示尚未全数交货；②“Y:自动结束”表示已全数交货；③“y:指定结束”表示为全部交货，但剩余未交货部分不会再交货了，必须做指定结束动作。

(5)“前置单别、单号、序号”：因为此订单是由报价单复制而来，所以显示对应的“报价单单别、单号、序号”。

步骤4：检查无误后，保存、审核订单。

审核后画面会出现“核”字，此张单据才生效。

如图 1.9所示。

图 1.9 保存、审核客户订单
2.批次需求计划
由于数码相机-SX系列的库存不满足订单需求，所以接下来需要运行“批次需求计划”来安排生产，完成订单。

本实验根据客户订单制定批次需求计划，并自动生成生产计划及生产所需原材料的采购计划。

生产计划和采购计划审核完成后，发放成工单和采购单。

此外，本作业也可针对某张特定工单或计划，单独计算其生产计划及采购计划。

此实验的目的如下：
（1）理解批次需求计划的主要作用和目的。

（2）掌握批次需求计划生成的基本方法。

2.1设置批次需求计划
【实验目的】
“设置批次需求计划”主要是设置批次需求计划在发放或计算时的一些原则。

【实验步骤】
在系统主界面左边树状结构中，选择“生产管理”→“批次需求计划子系统”，进入“批次需求计划子系统”界面，单击“设置批次计划”模块，进入“设置批次计划”界面。

按照
图2.1所示进行设置。

图 2.1 设置批次需求计划
说明：
(1)“采购计划发放”：选择将采购计划发放成“采购单”或者是“请购单”。

不同选项将影响采购的流程。

(2)“净需求补货数量计算原则”：在计算净需求的需补货数量时，采用何种计算方法，是否考虑来源单据以外的需求数量。

(3)“急单”：发放出来的采购单实际开单日，已经比“批次需求计划”展算的“预计采购日”晚，就要视为急单处理。

同理，发放出来的工单实际开单日，比“批次需求计划”展算的“预计开工日”晚，也要视为急单处理。

急单就是在单据上备注“急单”，来提醒相关人员注意及跟催。

“延迟几天”需要将单据设为急单，请在这里设定。

2.2生成批次需求计划
【实验目的】
依据所签订单，由系统自动生成满足订单需求的生产计划和采购计划。

【实验资料】
成功集团生管部负责生产计划的人员，针对预交货日为3月31日的订单执行生产计划和采购计划。

计划产生后，随即将“计划批号”E-mail给生管部的生管人员检视生产计划内容，以及发给采购部的采购人员检视采购计划内容。

【实验步骤】
从系统主界面执行“批次需求计划系统”→“生成批次需求计划”，对基本选项和高级选项两部分内容进行设置。

按图 2.2和图 2.3所示内容及操作顺序进行操作。

然后单击“直接处理”按钮，系统开始进行处理，生成LRP生产计划和LRP采购计划。

处理完毕，单击“取消”按钮，关闭该界面。

1
2
3
4
图 2.2 生成批次需求计划—基本选项
5
7
6
图 2.3 生成批次需求计划—高级选项
说明：
(1)“选择工厂”：本例选择“上海厂”。

因为需求计划是分厂计算的。

(2)“选择计划依据”：共有5种计划依据方式：“1.订单2.工单3.LRP生产计划4.MPS 生产计划5.销售预测”。

本例选择“1.订单”，因为是根据一张订单生成需求计划。

(3)“选择需生成的计划”：本例选择“全部”，表示同时生产“生产计划”和“采购计划”。

(4)“需求计算方式”：共有两种方式
①“净需求”：计算各品号的计划需求量时，会考虑它们的现有库存和预计入库或
预计出库的数量（九大量），这样可以避免造成物料堆积的现象；
②“毛需求”：计算时不会考虑这些量，而直接根据BOM 用量来展算各品号的计划需求量；
本例选择“毛需求”，主要是考虑实验环境是多个用户在同一个数据库中做同样的实验。

选择“毛需求”可以减少彼此之间的数据影响，使每个同学都能感受完整的流程。

在企业中，通常是选择“净需求”。

2.3 维护批次生产计划—按品号
【实验目的】
对已生成的批次生产计划进行查询、更改、删除其生产计划信息。

【实验资料】
一般生管人员可以对批次生产计划计算后自动模拟生成的生产计划信息进行查询、修正并调整其实际计划信息。

生管人员通过“维护批次生产计划—按品号”来查看具体信息。

【实验步骤】
从系统主界面执行“批次需求计划系统”→“维护批次需求计划-按品号”作业。

单击“查询”按钮，查询已生成的生产计划；对该计划检查“完工日”，“开工日”，“生产数量”等字段信息，可以对其进行增、删、改操作。

完成生产计划的维护后，关闭该界面。

如图 2.4所示。

图 2.4 维护批次生产计划
说明：
(1) “生产数量”：系统会根据执行计划时的条件设置，来计算各品号的预计生产数量。

条件设置包括：①采用“净需求”还是“毛需求”的计算方式？②是否考虑安全库存？③需求日期后的供给和需求是否纳入考虑？④已发放料件的补充方式。

(2) “完工日”： = 订单预计交货日 - 检验天数 2
1
预计产量
生产前置天数= 【（—————×变动前置天数）＋固定前置天数】
批量
“开工日”= 完工日–生产前置天数。

2.4生产计划的发放——发放LRP工单
【实验目的】
将系统排定的生产计划，发放执行，作为生产的依据。

【实验资料】
2012年3月5日，当生管人员检核生产计划信息没有问题后，即可将信息发放成工单，由制造部门按单领料，开工生产。

【实验步骤】
步骤1：在“批次需求计划系统”界面，单击“发放LRP工单”模块，弹出对话框。

“基本选项”操作如图2.5所示，“高级选项”操作如图2.6所示，然后单击“直接处理”按钮。

完成LRP工单的发放后，单击“取消”按钮，关闭该界面。

图 2.5 发放LRP工单——基本选项
图 2.6 发放LRP工单——高级选项
步骤2：从系统主界面执行“工单/委外子系统”→“录入工单”作业，查看发放出来的工单。

2.5维护批次采购计划—按品号
【实验目的】
对已生成的批次采购计划进行查询、更改、删除其采购计划信息。

【实验资料】
采购人员可以对批次需求计划计算后自动模拟生成的采购计划信息进行查询、修正并调整其实际计划信息。

采购人员通过“维护批次采购计划—按品号”来查看具体信息。

【实验步骤】
从系统主界面执行“批次需求计划系统”→“维护批次采购计划-按品号”作业。

单击“查询”按钮，查询已生成的采购计划。

注意“交货日”、“采购日”、“单价”等字段信息。

如与企业实际情况不符，可进行修改。

确认后，完成批次采购计划的维护，并关闭该界面。

说明：
(1) “采购数量”：系统会根据执行计划时的条件设置，来计算各品号的预计采购数量。

条件设置包括：①采用“净需求”还是“毛需求”的计算方式？②是否考虑安全库存？③需求日期后的供给和需求是否纳入考虑？④已发放料件的补充方式；⑤该料件在“录入品号信息”里设定的“最低补量”及“补货倍量”。

(2) 原料的预计领料日 = 上阶成品开工日 + 投料间距
原料的预计交货日 = 预计领料日 -入库天数 -检验天数
预计采购量
采购前置天数 = [（————— × 变动前置天数）＋ 固定前置天数]
批量
预计采购日 = 预计交货日 - 前置天数
2.6 采购计划的发放——发放LRP 采购单
【实验目的】
将系统排定的采购计划，发放执行，作为采购的依据。

【实验资料】 2
1
2012年3月6日，当采购人员检核采购计划信息没有问题后，即可将信息发放成请购单或采购单，进行采购程序。

【实验步骤】
步骤1：在“批次需求计划系统”界面，单击“发放LRP采购单”模块，弹出对话框。

“基本选项”操作如图 2.5所示，“高级选项”操作如图2.6所示，然后单击“直接处理”按钮。

完成LRP工单的发放后，单击“取消”按钮，关闭该界面。

步骤2：从系统主界面执行“采购管理子系统”→“录入请购单”作业，查看发放出来的请购单。

3.采购与应付管理
本次实验中，采购人员对发放的请购单信息进行维护，并发放成正式的采购单。

通过审核采购单进行采购，货到后验收入库，财务人员根据验收单进行应付账款的处理。

本实验有效地体现了采购与应付管理之间的信息共享、关联，而信息关联又通过引用“前置单据”体现。

此实验的目的如下：
（1）了解企业请/采购与应付的基本流程。

（2）理解ERP系统中采购管理与应付管理之间的信息流程、单据特征。

（3）掌握请购单录入、采购单录入、进货单录入、采购发票录入的基本方法。

3.1请购流程
【实验目的】
企业料件采购动辄百项、千项以上，数量非常庞大。

如果没有经过请购阶段的内部协调、审核作业，将有可能会造成所采购的料件不合适、存货成本过高，甚至无法掌握正确需求时效的弊端发生。

所以，一般企业会制定，在正式寄发“正式采购单”给供应商之前，必须先进行内部需求审核，由授权主管单位审查这个需求的合理性。

再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。

本实验中，请购单已由“批次需求计划”直接下发生成，在此只需查询并审核请购单，表示确认请购需求。

【实验资料】
由相关人员审核请购需求的合理性，主要包括品名、请购数量。

【实验步骤】
从系统主界面执行“采购管理子系统”→“录入请购单”作业，查看发放出来的请购单。

检查产生的请购单内容是否准确无误，或是否有需要加以调整修改，完成后即可送交审核。

说明：
(1)“来源”：包括MRP、LRP、再补货建议表、BOM自动请购、订单转请购、其它。

由于此张请购单是由LRP批次需求计划发放而成，所以“来源”显示“2.LRP”。

“需求日期”：需要供应商交货的日期，由“批次采购计划”中的计算值带过来。

“参考采购单价和参考供应商“：为参考值，后面采购人员会根据具体情况修改。

3.2采购流程
【实验目的】
采购流程包括维护请购信息、从请购单生成采购单以及录入采购单。

（1）维护请购信息的目的：采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核。

（2）从请购单生成采购单的目的：当采购人员在“维护请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。

（3）录入采购单的目的：为正式下采购单给供应商的依据。

【实验资料】
2012年3月7日，成功集团针对请购部门人员提出的请购需求，做审核采购的程序。

程序为（1）维护请购信息、（2）从请购单生成采购单、（3）系统产生“录入采购单”
【实验步骤】
步骤1：维护请购信息。

从系统主界面执行“采购管理子系统”→“维护请购信息”作业，开始维护。

由于这批采购任务是由采购部门的刘壁灵来完成的，所以在“维护请购信息”
中将每笔请购信息的采购员都改成“刘壁灵”。

说明：
(1)“采购人员”：将每笔请购信息的采购人员都改成“刘壁灵”。

(2)“结束”：如果采购部门决定不购买此品号，采购人员可以单击工具栏“指定结束”按钮，则结束码就会被改为“y：指定结束”；如果此品号要采购，但尚未采购，则结束码显示“N：未结束”的状态；当此品号后续产生了采购信息则显示“Y：自动结束”。

(3)采购数量、采购单价、预交货日：采购人员可根据实际情况调整修改。

(4)“锁定码”：当采购人员以维护好此笔信息，可将“锁定码”打钩，表示该笔采购已审核过。

锁定后，原请购单不能撤销审核修改。

由于日升公司不生产皮绳了，所以改向三星公司购买。

将皮绳的供应商修改为三星公司，
并修改单价为1。

步骤2：从请购单生成采购单。

从系统主界面执行“采购管理子系统”→“从请购单生成采购单”作业，开始输入筛选条件。

输入好之后单击“直接处理”。

由于本实验请购的品
号分别由两个供应商供应（日升公司和三星公司），所以将会生成两张采购单。

步骤3：进入“维护请购信息”或“录入请购单”作业，查找出之前的请购单。

可以看到，执行“从请购单生成采购单”后，系统会将生成采购单的单号回写到“维护请购信息”
中，并且“录入请购单”自动结束。

查看生成的两张采购单信息，确认无误即可送交审核。

3.3进货流程
【实验目的】
进货指录入采购进货相关信息。

进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，以确保供应商送来的原材料或零件组是正确而且可用的。

可由品管部门来维护检验状态。

【实验资料】
2012年3月20日，成功集团收到日升公司送来的29各品号的原材料；2012年3月25日，成功集团收到三星公司送来的皮绳。

成功集团分别在这两天按照3月7日那两张原始采购单的采购需求，对到货料件进行清点和核对。

经质检部核对，全部货品合格。

【实验步骤】
第一张进货单：日升公司
录入时间：3月20日
步骤1：录入进货单。

从系统主界面执行“采购管理子系统”→“录入进货单”作业，
开始新增单据内容。

说明：
(1)可以利用工具栏上“复制前置单据”按钮，将采购单信息复制到进货单。

一般而言，供应商会按照采购单的内容将货品送达，利用“复制前置单据”功能可以将采购信息复制到进货单，减少人工输入的动作。

(2)“采购单别-单号-序号”：显示此笔进货所对应的采购单，后续可将入库量信息，回写至采购单的“已交数量”。

(3)“检验状态”：当执行验收后，会将验收的结果呈现在这。

由于此进货单上的各品号均未验收，故当前呈现“1.待检”。

待检状态的进货单是不能审核的。

步骤2：进货单验收。

从系统主界面执行“采购管理子系统”→“进货单验收”作业，查询进货单号，逐一对其每个品号进行验收。

输入验收结果后，将其保存，系统会认定这一笔进货验收已完成，单据自动呈现审核状态。

第一张进货单验收
说明：
(1)“验收数量”：实际入库、库存增加的数量；
“计价数量”：计算账款和存货金额的数量；
故一般而言可有以下程序：进货数量（到货）→验收数量（验收）→计价数量（货款输入）。

只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量（验退数量= 进货数量–验收数量）。

(2)“检验状态”：①有验退量，系统自动呈现“不良”；②若全数验收通过，则自动呈现“合格”；③若有验退情况，但属特殊原因收货，可以人工更改为特采。

步骤3：从系统主界面执行“采购管理子系统”→“录入进货单”作业，查询出做过进
货验收的单据。

可以看到，验收动作完成后，验收信息已呈现在进货单上。

货对应的采购单。

可以看到，这张采购单的已交数量和结束数量。

第二张进货单：三星公司录入时间：3月25日
步骤1：录入进货单。

步骤2：进货单验收。

3.4支付货款流程
向供应商支付货款主要包括：采购发票开票流程和付款流程。

开票流程：将企业的进/退货、委外进/货、支付费用的应付交易事项记录于此作业，采购发票的建立表示应付账款成立。

付款流程：针对已立账的应付账款，在支付供应商货款时，可在付款单内录入，是采购发票的冲账单据。

3.4.1录入采购发票
【实验目的】
根据系统的进货单和客户提供的发票，制作采购发票。

【实验资料】
2012年3月21日财务人员收到供应商日升公司送来的发票。

财务人员根据系统的进货单和客户提供的发票，开始在系统中录入采购发票。

2012年3月26日财务人员收到供应商三星公司送来的发票。

财务人员根据系统的进货单和客户提供的发票，开始在系统中录入采购发票。

【实验步骤】
第一张采购发票：日升公司
录入时间：3月21日
步骤1：录入采购发票。

从系统主界面执行“应付管理子系统”→“录入采购发票”作业，通过“复制前置单据”直接将进货单信息带入采购发票中，注意输入发票号码等信息。

步骤2：审核采购发票。

确定采购发票信息无误后，即可审核采购发票。

第二张采购发票：三星公司
录入时间：3月26日
同上，录入三星公司的采购发票，并审核。