(秘书学课件)第28.29讲 第九章 会议和活动管理7-9 会中服务(项目1-5)

4.注意层次段落语句标点字迹避免错别字
5.送讲话人/主持人或者召集人审阅
6.录音记录稿的整理要注意辨别讲话人,不能张冠 李戴
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1.快:记得快
2.要:摘要记录
3.省:正确使用缩略法 4.代:简便代复杂的方法
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类型 2，场内座位的区划
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1，会场整体布局的 要求
A.必须体现会议的主 题和气氛
B.根据会议的性质和 形式创造出和谐的气 氛
C.中型和大型会议要 保证一个中心，突出 主持人和发言人。
D.关于小型会场。
2，会议座次 A.是否设主席台
B.主持人不能背向 与会者
九、 安排 会议 礼仪 服务
十、 检查 会议 常用 视听 设备 是否 正常
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GO！
一、拟订会议计划并报请批准
1，往往是根据领导授意或领导班子的 决定来提出会议计划
2，会议计划应包括的主要内容
——会议名称、任务及要达到的目的； ——会议规模、参加会议人员及会期； ——会议主要准备工作及分工； ——会议经费预算。
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会议的前期工作(6项)
1、制定会议计划，报请批准。 2、拟定会议程序和日程安排。 3、确定与会人员（出席与列席）及人员编组。 4、选定和布置会场，安排座次。 5、会议通知、报到签到、人数统计工作。 6、安排会议工作人员的分工与联络。
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会后工作(5项)
1、整理记录、录音、录像等。 2、会议文件的清理和清退处理。 3、送别与会人员。 4、做好会议筹备组织的总结和表扬奖励工作。 5、文书立卷归档工作。 此外，会议进行中的调度工作，记者招待会工
作、会后的督促检查工作，也是很重要的。
3.权威人士和代表人 士的言论
4.会议决议或者议而 未决的事项
5.会议有影响的言论 和活动
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项目二、做会议记录
四、会议记录的整理
五、会议记录的写作技巧
1.忠于讲话人/发言人的原意 2.保持讲话人/发言人的风格
3.整理全面/完善
2.确保车辆安排
3.完善人员分工
4.提供详细路线图
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一、会议接 二、会议报
站
到
1.确定会议的类型
2.确定会议的名称
会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项 会议名称确定的方法 确定会议名称注意事项
1.收集会议议题
2.整理汇报根据上 司批示确定会议议
题初稿
3.如何确定会议议 题
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发言/决议/问题/结论等
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二、会议记录的基 本要求
1.会议名称/时间/地 点/会议性质
2.会议主持人/出席会议人 员/实到人数/迟到早退缺席
人员姓名及职务/记录人
3.记录会议发言及 有关动态
4.会议的结果:决定 /决议/表决等事项
三、会议记录的重 点
1.会议议题及有关 活动
2.讨论争议的焦点及 各方主要见解
项目三、编写会议简报
一、了解会议简报的特点
二、会议简报的写法
1.简:简明 2.快:及时 3.新:内容新 4.真:真实准确
5.范围
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1.简报头 简报名称;期号;编印单位;印发日
期
2.报核 按语/标题/导语/主体/结果/背景
材料
3.报尾 发行范围/印刷份数
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会议的文书工作(7项)
1、印发会议证件。 2、协助领导撰写会议主题报告。 3、准备会议其他材料(发言、参考资料；影
视资料等)。 4、编写印发会议简报。 5、会议中的文书的传递和处理工作。 6、会议记录、决议、纪要。 7、会议文书的初步整理。
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会议的生活服务工作(6项)
会议突发事件处理 娱乐活动安排 其他服务工作
会后落实5 P38-46
引导与会人员离开会 场
会议经费结算
撰写会议纪要
会议文件整理归档
会议总结及效果评估
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项目一.会议接站及会议报到
一、会议接 站
(一)组成接待小组 并完善接站信息 1.完善接站信息
• 磁卡证
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项目一.会议接站及会议报到
(一)组成接待小组 并完善接站信息
1.完善接站信息 2.确保车辆安排 3.完善人员分工 4.提供详细路线图
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(二)接站工具
(三)接站
1.车辆/接站安排表 2.手提式扩音器 3.工作证/胸牌
（四）相关链接
1，会议类型与地点选择 的关系
2，会议地点选择的建议
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四、布置会场和安排座次
（一）相关知识 1，会场整体布局的要求 2，主席台的座次和场内
座次 （二）工作程序 1，会场整体布局安排 2，主席台的座次和场内
座次安排
（三）相关链接 1，会场整体布局的
项目一.会议接站及会议报到
一、点名确认(内部会议)
• 开幕式、领导来宾讲话、领导作报告、分组讨论、大会发言 • 会议报到册:序号/姓名/工作单位/职务/备注等
二、本人签到(邀请式会议)
• 适应于邀请式会议,具有纪念意义
三、凭证件报道(大中型会议)
• 凭会议通知报道,换取出席证/代表证,之后进场.
四、电子签到(大型会议)
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如果主席台不是9位而是8位呢？
高娜原先排的主席台座次：
1 2 34 5 678
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
7 5 3 1 2 468
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
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中型、大型会场整体布局的类型
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ห้องสมุดไป่ตู้
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会前筹备 (10项工作)
一、 拟订 会议 计划 并报 请批
准
二、 拟订 会议 议程、 日程
三、 提供 会议 地点 的备 选方
案
四、 布置 会场 和安 排座
次
五、 发布 会议 信息
六、 安排 会议 食宿
七、 邀请 会议 嘉宾
八、 准备 会议 资料、 会议 用品
项目四、会议突发事件处理
一、突发事件及会议突发事件特点
• 突发事件（速度快，出乎意料；难以应对，非常规处理） • 突发事件特点:突发性；危害性；不确定性；紧迫性；影响性
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二、会议突发事件处理
• 1.紧急医疗；紧急医疗系统；会场医务室；饭店紧急救护系统 • 2.卫生问题； • 3.火灾；4.签证；5.盗窃等
1、会场各项服务。 2、会议食宿安排。 3、会议财务管理。 4、交通工具的提供与管理。 5、文化生活安排与必要的商品服务。 6、医疗保健服务。
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会议的保密保卫工作(4项)
1、会议文件的保密。 2、会场和代表住地的安全与防火、
防盗等措施的落实。 3、交通的绝对安全。 4、警卫、治安工作。
C.关于上主席台的 人数
励志 博学 正勤 笃行 ——乌鲁木齐职业大学人文学院院训
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请帮助秘书高娜把名台签摆放正确
高娜原先排的主席台座次：
1 23 4 5 67 89
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
应该这样摆放：
8 6 42 1 357 9
主席台
与会者 与会者 与会者 与会者
第9章 会议和活动管理(7-9次课)
本章的教学目的和要求
【知识目标】掌握会议的构成要素；掌握会议的分类、作用； 掌握会务工作的内容、原则和程序；掌握会议筹备技巧。
【能力目标】能够讲述会议的构成要素；能够讲述会议的匪类； 能够按照相关要求，组织会前、会中、会后服务；能够合理运 用会议筹备技巧。
【项目或任务】以小组和联合组为单位承办“第二届全国养老 服务职业教育与产业高端对话活动”，模拟筹备、组织“对话” 大会，并积极参与会议全过程。
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会前筹备12
P7-26
名称议题 筹备小组及分工
议程及日程 证件和指示标示
与会人员 会议通知 会议资料和用具 会议经费预算 会场布置及布局 拟定会议筹备方案 拟定会议应急方案 检查会议筹备情况
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提要
会中服务5 P27-37
会议接站及会议报到 做会议记录 编写会议简报
三、会议突发事件处理原则
• 1.现场处置突发事件 • 2.妥善处理善后工作 • 3.做好现场的物品保管和日常维护工作 • 4.大胆/果断;细致/稳妥
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大小方形（1）
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大小方形（2） 半园形（1）
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小型会场整体布局的类型（上）
方拱形
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半园形（2） 半园形（3）
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小型会场整体布局的类型（下）
椭园形 T字形
园形 马蹄形
回字形 长方形
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项目五、娱乐活动安排和其他工作
娱参转茶值医照 乐观接水班疗相 活考电饮保卫摄 动察话料密生影
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会前筹备12
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二、拟订会议议程、日程
（一）相关知识 1，会议议题 2，会议议程 3，会议日程 4，会议议题、议程、日
程的作用
（二）工作程序 1，议程制订程序 2，会议日程的编制方法 （三）注意事项 1，议程和日程的区别 2，正确处理会议临时动
议
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杨根来 陈涛 隗苗苗
老年福祉学院院长 社会学教授 中国养老产业与教育联盟秘书长 中国现代养老职业教育集团秘书长 全国民政行指委老专委秘书长
杨根来
【地址】北京京东燕郊开发区燕灵路2号(北京社管院老年福祉学院) 【邮编】101601 【中国老年产业和教育联盟网址】/ 【老年福祉学院网页】/ 【养老联盟信箱】949318881@ 【个人信箱】457962581@ 【电话】（010）61591716 【QQ】457962581 949318881
布置会场和安排座次的工作程序
1,会场整体布局安排
A.确定会场形式 B.合理摆放桌椅 C.布置附属设备
——电源 ——照明 ——音响 ——影像 ——装饰
2,座次安排
A.主席台座次
职务高低；出席或列 席；主持人；发言人； 座次表编制及报审； 名台签
B.场内其他人员座次
——小型会场
——中型会议与大 型会议
4.接站条幅/接站牌
1.主动到车站/机场码 头迎接
2.注重接待者的服饰 礼仪
3.核实身份信息
4.做一些力所能及的 事情
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项目二、做会议记录
一、会议记录的格 式
1.会议的组织 情况
会议名称/时间/地点/人 数/主持人/记录人
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1 会场整体布局的要求
A.必须体现 会议的主题
和气氛
B.根据会议 的性质和形 式创造出和 谐的气氛
C.中型和大 型会议要保 证一个中心， 突出主持人 和发言人。
D.关于小型 会场。
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三、提供会议地点的备选方案
（一）相关知识 1，会议地点选择的要求 2，会议酒店的类型划分 （二）工作程序 1，会议目的与形态 2，会议的需求和与会人
员的意愿 3，列出清单、初定场地 4，确认会议地点 5，签订书面合同
（三）注意事项
1，广泛收集会议地点的 信息
2，实地考察会议地点的 注意事项