公文格式错误

６．隶属不清
• 不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转” 的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的 隶属关系和词性。 • 如《××县政府办公室关于批转××市长在××会 议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应 该使用“印发” 。因为“批转”具有“批准转发” 之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落 实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲 话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下 级的隶属关系。
５．生造文种。
• 如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革 中有关问题的解释 》等，这里的“补充说明”、 “解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修 定为《××（发文机关）关于印发调整工资补充说 明的通知》、《××（发文机关）关于印发机构改 革中有关问题解释的通知》。 • 还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不 是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公 文文种直接行文，是错误的。
③请示”和 “函”的适用与区别
• “函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。 • “函”和“请示”容易混淆的主要在“请求批准和 答复审批事项”这一适用规定上。 • “请示”的主送机关必须是 直接的上级机关 ，而 “函”的主送机关则是不相隶属的机关，可以是上 级机关，也可以是平级单位，还可以是下级单位。 某一部门或单位向同级有权单位或上级不相隶属机 关请求批准和答复审批事项，只能用“函”，而不 能用“请示”。
②“决定”和 “意见”的适用与区别。
• “决定”、“意见”都属于决策性文件，用于安排部署重要工作。 • 其区别是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署， 带有较强的政策性和严肃性，“决定”既出，必须严格执行。如 《中共中央关于经济体制改革的决定》。“决定”是就较长时期 的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间，短时期的工 作一般不宜用“决定”。 • “意见”同样用于安排部署重要工作，但所决策的事项没有“决 定”那么重大，语气没有“决定”那么严肃，进效可长可短。 • 如《安徽省人民政府关于改善农村人居环境的意见》。需要指出 的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强，但并不意味着不重要、 可执行可不执行。事实上，各级党政机关部署工作用得较多的还 是“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样，常规武器经 常要用，而尖端武器是不可随便用的。
2、误用文种。
• 把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种， 误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划 类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等 作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工 作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”， 以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、 “须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。 但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发 布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市 政府2014年工作要点的通知”。
４．错用文种
有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报 告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用 “通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使 用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、 “计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可 直接行文（ 2012 年 7 月 1 日起施行的《党政机关公文处 理工作条例》所确定的公文文种共有 14 种，即：决议、 决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除此之 外，均不可直接行文），但可作为“印发”、“颁发” 式“通知”的“附件”行文。
⑥“命令”和“通知” 的适用与区别。
• “命令”和“通知”的错用，主要错在制定公布规 章和转发规范性文件上。 • 用“命令”制定公布规章，这规定适用于有制定公 布规章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省 级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准 的较大市政府（有立法权）。 • 其他地级市政府没有规章制定公布权，因此也就不 适用以“命令”制定公布规章。在实际操作中，没 有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通 知”进行转发或印发。
4、乱设虚位、搭配虚字。
• 乱设虚位。发文字号中的“发文序号”常常出现 虚位，如“×政秘〔2012〕008号”，这里的“008 号”应改为“ 8号”。《国家党政机关公文格式》 已明确规定：“序号不编虚位（即1不编为001）”。 • 搭配虚字。如：“×政字〔2012〕第2号”、“× 发字〔2012〕第35号”，这里的“字”“第”均是 没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用 法是：“皖政〔2012〕2号”（即安徽省人民政府 2012年度发的第2号文件）、“皖发〔2012〕 35号” （即中共安徽省委2012年度发的第35号文件）。
7.提炼不精
• 主要表现在标题冗长上。 • 如《×××（发文机关）关于招收退休退职职工子 女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》， 可修改拟为《×××关于妥善安排退休退职职工子 女就业的通知》或《×××关于妥善安排退休退职 职工子女就业有关问题的通知》
８.题不达义
• 一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》，应改写为《××× 关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。 • 二是题大义小。如《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内 容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子” 太大，使题文不完全相符。 • 三是题小义多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通 知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争 创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制 度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为 《×××关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。 • 四是题义不清。如《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺 少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼 统，不能准确反映表达公文的主要内容。又如《××县工商局关于摆摊 设点的决定》，此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"等不明确、 不具体，根据该文的内容，应改为《××县工商局关于禁止在城区繁华 地带随意摆摊设点的决定》 。
３．混用文种。
• 如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》 （见1990年2月2日《安徽日报》），这里把“请示”、“报 告”两个不同的文种混淆在一起使用，从该“请示报告”的 内容看，应使用批转式“报告”这一文种。 • 报告，一般分为两种：一种是“向上级机关汇报工作、反映 情况、答复上级机关的询问”所使用的“汇报式报告”，这 类报告，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和 领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要 回复；另一种是提出建议、要求“批准转发”的“批转式报 告”，这类报告，多是立足本部门的职能，主动向上级提出 一些具有全局性、建设性的意见、建议，本部门又无职权直 接行文，只有报告上级，经研究、同意、批转方可实施。
二、签发人标注中的常见错误
• 1、上行文未标注签发人姓名 • 2、下行文也标注了签发人姓名 • 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文 字号右侧。 • 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 l行， 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之 下按发文机关顺序依次顺排，还要注意“签发人” 三字用仿宋体，签发人姓名用楷体。
⑤ “公告”和 “通告”的适用与区别
• 一是发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门 发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广 泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。 • 二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知， 因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某 些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。 • 三是使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，且必须通过媒体 公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内，且可通过张贴的方 式发布，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对窄小。 • “公告”、“通告”混淆，主要是将“通告”错用成“公告”，如《Ｘ Ｘ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对Ｘ Ｘ路实行交通管制的公告》等，都不属于向国内外宣布重要事项或法定 事项，应把“公告”改为“通告”。
Hale Waihona Puke 三是随意省略文种。• 随意省略文种使受文者不得要领，失去公文的严 肃性。 • 如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关 事宜》。 • 决不能省略文种
（二）乱用文种。
• 1、自制文种。 • 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文 种并俨然以正式公文行文。 • 常见的有：“请示报告”、“工作思路”、 “情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声 明”等。
二是随意省略发文机关。
• 如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支 部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处 知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃， 更不利于公文运转和办理。 • 具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关； 没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关， 但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机 关。
一、发文字号中的常见错误
• 1、年号不全。 • 如：将“1997”省略为“97”。 • 2、括弧不对。
• 《国家机关公文格式》规定发文年度用六角 括弧 “〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、 方括弧“[ ]”、方头括弧“【】”。
3、要素颠倒。
• 《党政机关公文处理工作条例》第3章第9条第5款已 明确规定：“发文字号。由发文机关代字、年份、 发文顺序号”组成。实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个 别地方和单位在使用“发文字号”时，并没有按以 上指定顺序排列，三要素位置颠倒。 • 如：“ ( 96 )榕银农字第 85号”，这一“发文 字号”，不仅年号不全、“字”“第”多余、“括 号”用错，而且年份前移，是错误的。规范化的用 法应是“榕银农〔 1996〕 85号”。
④批复”和“函”的适用与区别
• “批复”适用于答复下级机关的请示事项。 • 如下级政府或部门向上级政府或部门报送请 求事项，上级政府或部门应用“批复”给予 答复，而经政府部门同意后，其办公厅 (室) 则应用“函”来答复。 • 对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、 请求批准事项的，受文机关也应用“函”来 答复。
①请示”和“报告”的适用与区别。
• “请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、 批准，上级机关不批准，你就不能办。“报告”是阅件，一 般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复 上级机关的询问。
• 文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处 理，否则很容易误事。
• 如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般 可采用两种办法来解决: • 一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报； • 二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示 后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
三、公文标题常见病例分析
• （一）要素不全。 • 完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要 素”，即发文机关名称、事由、文种， • 以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发文。 常见的病例有三种： • 一是随意省略事由。 • 二是随意省略发文机关。 • 三是随意省略文种。
一是随意省略事由。
• 如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文 者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点， 不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。 • 除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机 关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、 司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、 “布告”等），一般情况下不得省略事由。
５、摆放有误。
• 常见错误有三种：一是该居中摆放而不居中；二是不该居中 摆放却居中；三是上下排放距离不当，不是过高、就是过低。 • 其实，发文字号的摆放有三种不同类型： • ①有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的（俗 称大文头）下行文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、 红色反线上方，居中摆放； • ②上行文（上报的公文）需标识签发人姓名时，发文字号移 到左边，左空 1字（上下摆放位置，如上规定在红色反线上 方4mm处），签发人姓名居右安排，右空1字； • ③“只用发文机关名称作发文机关标识的公文（信函式）， 发文字号一般标注在横线（红色反线）之下，公文标题之上 的右侧”