企业档案管理的通知

档案工作制度通知尊敬的各位领导、同事：为了加强档案工作的规范化管理，提高档案工作服务本单位各项工作的水平，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，我们制定了完善的档案管理工作制度。

现将该制度印发给你们，请认真遵照执行。

一、档案工作主管领导1. 本单位档案工作主管领导为单位的主要领导及分管档案工作的领导。

2. 主管领导负责领导本单位的档案工作，对档案工作的全面工作负责。

二、档案工作人员职责1. 依法治档：学习和宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规，提高全体干部职工的档案意识和法治观念。

2. 档案管理：按照档案管理的要求，进行档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 档案安全：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等。

4. 档案信息化：推进档案信息化建设，提高档案工作的效率和质量。

5. 档案培训和交流：组织档案人员的业务培训和交流，提高档案人员的业务水平。

三、档案工作规范化管理1. 档案工作规范化建设：按照国家和行业的档案工作规范化建设要求，对本单位的档案工作进行规范化建设。

2. 档案工作目标管理：将档案工作纳入本单位的工作计划和目标管理中，定期进行检查和考核。

3. 档案工作流程管理：明确档案工作的流程和要求，确保档案工作的顺利进行。

四、档案工作统筹协调1. 档案室与其他科室的关系：加强与本单位其他科室的沟通和协调，共同推进档案工作。

2. 档案室与所属单位的关系：加强与本系统所属单位的沟通和协调，共同推进档案工作。

五、档案工作结果运用1. 档案人员的业务培训：定期组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务水平。

2. 档案人员的考核：定期对档案人员进行考核，对考核不合格的进行处理。

3. 档案人员的奖惩：对表现突出的档案人员进行奖励，对违反档案工作规定的人员进行处理。

六、其他事项1. 本制度的解释权归本单位档案部门所有。

2. 本制度的执行情况由档案部门进行监督和检查。

档案工作制度通知各科室、部门：为加强档案工作规范化管理，提高档案工作服务本单位各项工作的水平，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，结合本单位实际，制定完善档案管理工作制度，现将有关事项通知如下：一、档案工作原则1. 坚持党管档案原则。

单位主要领导、分管档案工作领导为本单位档案工作主管领导，负责领导本单位档案工作。

2. 贯彻落实档案法律法规。

组织学习、宣传教育，提高本单位干部职工档案意识和法治观念。

3. 实行目标管理。

将档案工作纳入本单位、本系统议事日程和工作计划，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作人、财、物等实际问题。

二、档案管理机构与职责1. 设立档案管理机构。

单位应设立专门的档案管理机构，负责本单位档案工作的组织、协调、监督和检查。

2. 明确档案管理人员。

各单位应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理人员具备相应的专业知识和业务能力。

3. 档案管理人员的职责。

档案管理人员负责收集、整理、归档、保管、利用和销毁档案，确保档案的真实性、完整性、准确性和及时性。

三、档案管理规范与流程1. 档案分类与编号。

根据档案的性质、内容和形成时间，进行合理分类，并按照统一编号规则进行编号。

2. 档案收集与归档。

各单位应在业务活动中及时收集形成的档案，并按照归档规定及时归档。

3. 档案保管与保护。

档案应存放在安全、适宜的场所，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄露等风险。

4. 档案利用与查询。

为单位内部提供档案查询、借阅等服务，严格按照档案利用规定办理相关手续。

5. 档案销毁。

对不符合归档要求的档案，经审批后进行销毁，确保档案信息安全。

四、档案工作统筹协调1. 内部协调。

各单位应加强档案工作与其他科室的沟通与协作，共同推进档案工作规范化管理。

2. 系统协调。

本单位档案管理机构应与上级和下级所属单位的档案管理机构保持密切联系，共享档案信息资源。

五、档案工作培训与考核1. 档案培训。

定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和服务能力。

通知公司重要文件归档整理通知尊敬的各位同事：
为了更好地管理和保护公司的重要文件，确保信息安全和工作效率，现对公司文件归档整理工作做出以下通知：
一、背景
随着公司业务的不断扩大和发展，各类文件资料不断增加，文件管理工作显得尤为重要。

合理、规范的文件归档整理工作不仅可以提高工作效率，还能有效防止文件遗失、泄露等问题的发生。

二、目的
通过本次文件归档整理工作，旨在建立健全的文件管理制度，规范文件存储和归档流程，确保文件信息的完整性、保密性和易查性。

三、具体要求
分类整理：根据文件内容和属性，将文件进行分类整理，建立清晰的档案目录结构。

标准命名：统一规范文件命名方式，包括日期、部门、文件名等要素，便于快速查找和识别。

数字化处理：对于可以数字化处理的文件，尽量采用电子化存储方式，并建立相应的备份机制。

权限控制：对于涉密或重要文件，严格控制访问权限，确保信息安全。

定期清理：定期对文件进行清理和归档，删除过期、无效或重复的文件，保持档案库的整洁和高效。

备份存储：建立完善的文件备份存储机制，确保关键信息不会因意外事件而丢失。

四、时间安排
本次文件归档整理工作将于下周一正式启动，各部门请配合相关人员完成各项整理工作，并在规定时间内完成归档任务。

五、总结
希望各位同事能够充分重视文件管理工作，积极配合完成本次整理任务。

只有做好了基础的文件管理工作，才能更好地支撑公司业务发展和运营需求。

谢谢大家的合作！
此致
敬礼！。

各科室、各部门：为进一步加强我单位档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，特制定《XX单位档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 保障档案资料的真实性、完整性和连续性，维护档案资料的安全。

2. 规范档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 提高档案管理水平，充分发挥档案资料在单位各项工作中的作用。

二、制度适用范围本制度适用于XX单位所有科室、各部门及下属机构，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等各类档案。

三、组织机构及职责1. 成立XX单位档案工作领导小组，负责单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督管理。

2. 设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 各科室、各部门指定专人负责档案管理工作，协助档案室完成档案收集、整理、归档等工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集各类档案资料。

2. 档案整理：档案资料应按照档案分类标准进行分类、整理，确保档案的有序性和可利用性。

3. 档案归档：各部门应将整理好的档案资料按照规定的时间、程序和方式向档案室归档。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案室应采取有效措施，确保档案资料的安全，包括防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变等。

2. 档案利用：档案室应提供档案查阅、复制、咨询等服务，满足单位内部及外部用户的合理需求。

六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家有关法律法规和档案管理的规定执行。

2. 档案销毁前，应进行鉴定，确定其是否具有保存价值。

3. 档案销毁应办理审批手续，并做好销毁记录。

七、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由XX单位档案工作领导小组负责解释。

3. 各部门、科室应认真贯彻执行本制度，确保档案管理工作规范、有序、高效。

特此通知。

XX单位年月日。

为了加强公司文件及档案的管理，确保公司文件的完整、安全与有效利用，提高工作效率，维护公司利益，现根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度通知。

一、适用范围本制度适用于公司内部所有文件及档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。

二、组织机构及职责1. 成立公司文件及档案管理领导小组，负责制定文件及档案管理制度，监督、检查制度的执行情况。

2. 设立文件及档案管理办公室，负责公司文件及档案的日常管理工作。

3. 各部门指定专人负责本部门文件及档案的收集、整理、归档等工作。

三、文件及档案管理要求1. 文件及档案的收集（1）各部门应按职责分工，负责收集本部门产生的各类文件及档案。

（2）文件及档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏。

2. 文件及档案的整理（1）文件及档案整理应按照统一标准进行，包括分类、编号、编目等。

（2）文件及档案整理应保持档案的连续性、完整性，便于查找、利用。

3. 文件及档案的保管（1）文件及档案保管应确保安全、保密，防止丢失、损坏。

（2）文件及档案保管应实行分级管理，重要文件及档案应实行专柜保管。

（3）文件及档案保管应定期检查、维护，确保档案的完好。

4. 文件及档案的利用（1）文件及档案利用应遵循合法、合理、有效的原则。

（2）文件及档案利用应经相关部门负责人批准，确保信息安全。

5. 文件及档案的销毁（1）文件及档案销毁应严格按照国家有关规定执行。

（2）销毁文件及档案前，应经公司文件及档案管理领导小组批准。

四、奖惩措施1. 对认真执行本制度，在文件及档案管理工作中取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成文件及档案丢失、损坏、泄露等后果的部门和个人，依法依规追究责任。

五、附则1. 本制度由公司文件及档案管理领导小组负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

特此通知。

公司文件及档案管理领导小组年月日。

随着公司的持续发展与日益壮大，档案管理工作显得尤为重要。

为进一步规范公司档案管理，确保资料的完整性、安全性和易检索性，现就公司档案管理制度作以下通知：一、档案分类归档制度根据公司运营和管理的需要，所有档案资料将按照其性质和用途分为财务档案、人事档案、合同档案、项目档案等类别。

各部门需按照《档案分类指南》的要求，对各自负责的文件材料进行严格分类，并及时归档到指定的档案管理系统中。

二、电子档案备份制度鉴于信息化管理的便捷性和安全性，公司推行电子文档管理制度。

各部门负责人须确保所有重要文件都有电子版本，并进行定期的数据备份。

备份工作应由专人负责，确保数据的可恢复性和防篡改性。

三、档案借阅与归还制度任何员工在需要查阅档案时，必须填写《档案借阅申请表》，明确借阅目的、时间及归还日期。

借出档案应妥善保管，不得随意涂改、折损或丢失。

借阅期满后，应及时归还至档案室，由档案管理员检查确认档案完好无损后方可办理归还手续。

四、档案保密制度公司档案涉及商业秘密和个人隐私，全体员工必须严格遵守保密规定。

未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露档案内容。

违反保密规定者，将视情节严重程度给予相应的纪律处分。

五、档案销毁制度对于超过保存期限的档案，由档案室提出销毁申请，经相关部门审核无误后，按照规定的程序和方法进行销毁。

销毁过程中应有两人以上在场监督，确保销毁彻底，同时做好销毁记录。

六、档案管理责任制度各部门主管为本部门档案管理的第一责任人，负责监督本部门员工的档案管理工作，确保档案的完整、准确和安全。

档案室负责全公司档案的统一管理和指导，定期对各部门的档案管理工作进行检查和评估。

七、培训与提升制度为提高员工档案管理水平，公司将定期组织档案管理培训，提升员工对档案重要性的认识以及档案管理技能。

鼓励员工积极参与培训，不断提升自身专业素养。

公司鼓励员工积极提出档案管理的合理化建议，持续优化和完善档案管理流程。

对于实施效果显著的建议，公司将给予表彰和奖励。

公司通知关于档案整理的通知公司通知关于档案整理的通知尊敬的全体员工：为了更好地管理和利用公司档案资源，促进工作效率和信息共享，现决定进行档案整理工作。

具体通知如下：一、目的和意义档案是企业管理和发展的重要资产和基础。

通过档案的整理和管理，可以实现以下目的和意义：1. 提高工作效率：整理档案可以减少查找和检索时间，为员工提供快速和准确的信息支持，提高工作效率。

2. 统一管理标准：档案整理过程中，会制定统一的分类、归档和保存标准，保证档案信息的一致性和规范性。

3. 节约成本：对于冗余、重复或过期的档案，可以进行筛选和清理，节约存储和管理成本。

4. 保护知识产权：档案整理可以确保公司重要的知识产权和商业机密得到妥善保护。

二、整理范围和内容1. 档案整理范围：本次档案整理将涵盖公司各部门和岗位的相关档案。

所有员工必须配合和参与整理工作，确保档案资料的完整性。

2. 档案整理内容：根据公司业务特点和工作需求，档案整理主要包括以下内容：- 文件整理：将文件按照分类和归档规则进行整理，确保不同类别文件的有序存放。

- 档案鉴定：对档案进行鉴定和评估，确保保留有用信息并清理过期文档。

- 档案数字化：对重要的纸质档案进行扫描和数字化处理，加强信息的安全性和便捷性。

- 档案存储：为整理后的档案提供合适的存储空间和设备，确保存储环境的安全和可靠性。

三、工作安排和要求1. 工作时间和周期：档案整理将于本月底开始，预计持续一个月。

工作时间可根据实际情况灵活调整，但需保证按时完成整理任务。

2. 部门协作：各部门需协同配合，共同完成档案整理工作。

部门负责人应组织人员参与，并配合完成相关数据的整理和录入。

3. 档案移交：各部门应按照要求，将整理好的档案及时移交给档案管理部门，并填写移交清单。

四、指导和培训为保证档案整理工作高效进行，我们将组织相关指导和培训活动，具体内容如下：1. 档案管理培训：邀请专业档案管理人员进行培训，介绍档案整理的基本原则、方法和注意事项。

档案管理制度通知为进一步规范和加强档案管理工作，保障档案资料的安全和完整性，提高档案管理效率，特制定本档案管理制度通知，现将有关事项通知如下：一、档案管理目的和原则1、本制度旨在规范单位档案管理工作，确保档案资料的准确无误，保护档案资料的安全完整，提高档案管理效率。

2、本制度遵循依法、合规、谨慎、高效的原则，确保档案管理工作的合法性、规范性和效益性。

二、档案管理范围和内容1、本制度适用于单位内所有的档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

2、档案管理内容包括档案的收集、保管、利用和销毁等工作，以及档案管理制度的评估、调整和完善等工作。

三、档案管理机构和人员1、单位设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织和实施。

2、档案管理部门的工作人员应具有相关档案管理专业背景，熟悉档案管理相关法律法规和规章制度，具有较强的工作责任心和执行力。

四、档案管理流程和制度1、档案的收集：建立档案收集清单，明确档案的来源和数量，及时收集和整理档案资料。

2、档案的保管：建立档案保管制度，保证档案资料的安全性和完整性，确保不丢失、不破损、不泄漏。

3、档案的利用：建立档案利用制度，规范档案的查阅和借阅流程，提高档案利用效率。

4、档案的销毁：建立档案销毁制度，明确档案销毁的条件、程序和责任，确保档案的安全销毁。

5、档案管理制度的评估和调整：定期对档案管理制度进行评估和调整，不断完善档案管理工作。

五、档案管理责任和监督1、单位领导应高度重视档案管理工作，明确档案管理的重要性和必要性，对档案管理工作负总责和监督责任。

2、档案管理部门负责档案管理工作的实施和监督，确保档案管理工作的有效进行。

3、全体员工应做到档案管理工作的积极配合，严格遵守相关档案管理规定和制度。

六、其他事项1、档案管理制度通知将于下发之日起正式实施，各单位应严格执行。

2、如有档案管理工作中的问题和困难，应及时报告档案管理部门，寻求解决方案。

3、如对本制度有任何疑问或建议，欢迎向档案管理部门反馈。

公司文件整理与归档通知
尊敬的各位同事：
为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件整理与
归档工作做出以下通知：
一、整理文件
分类归档：根据文件内容和重要性进行分类，如财务文件、人事
文件、合同文件等，确保每份文件都有清晰的标签和编号。

清理废旧文件：及时清理和销毁过期、无效的文件，避免占用空
间和混淆视听。

建立档案目录：制作详细的档案目录，方便查找和管理文件，确
保每份文件都有明确的存放位置。

二、归档流程
制定归档标准：明确文件归档的标准和流程，包括归档人员、时
间节点、归档方式等。

电子化归档：将重要文件进行电子化处理，并建立电子文档库，
方便查阅和备份。

备份与保密：定期对电子文档进行备份，同时加强信息安全意识，确保文件内容不外泄。

三、归档管理
定期检查：定期对文件进行检查和整理，及时更新档案目录，确保文件信息的完整性和准确性。

权限控制：对不同级别的文件设置不同的访问权限，保护公司机密信息不被泄露。

培训与督导：加强员工培训，提高他们对文件管理的重视程度，并加强对文件管理工作的督导和检查。

四、奖惩机制
表扬激励：对在文件整理与归档工作中表现突出的员工给予表扬和奖励，激励其继续努力。

违规处罚：对故意疏忽、不按规定操作或造成严重后果的行为进行严肃处理，以示警戒。

希望全体员工能够认真执行公司文件整理与归档通知，共同维护公司信息资料的安全和完整性。

谢谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
敬礼
公司管理部时间：XXXX年XX月XX日。

关于发布《XX企业档案管理制度》的通知各相关部门、全体员工：为了加强企业档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高企业综合管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我企业实际情况，特制定《XX企业档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 规范企业档案管理工作，确保档案资料的完整性和安全性。

2. 提高档案资料利用效率，为企业管理决策提供有力支持。

3. 促进企业文化建设，传承企业历史。

二、制度范围本制度适用于XX企业内部所有部门、员工以及与企业业务相关的档案资料。

三、组织机构及职责1. 成立企业档案管理领导小组，负责企业档案管理工作的全面领导。

2. 设立企业档案室，负责企业档案的收集、整理、保管、利用等工作。

3. 各部门指定档案管理员，负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作。

四、档案管理制度1. 档案分类与编号：按照国家档案分类标准，对企业档案进行分类和编号，确保档案资料的可检索性。

2. 档案收集与整理：各部门应按照档案收集范围，及时、准确、完整地收集档案资料，并定期进行整理。

3. 档案保管与维护：档案室应配备必要的档案保管设施，确保档案资料的安全、完整和耐用。

4. 档案利用与保密：档案资料应在规定范围内利用，涉及保密的档案资料需严格保密。

5. 档案销毁：档案资料达到保管期限后，经批准方可销毁，销毁前应进行登记、鉴定和审批。

五、奖惩措施1. 对认真履行档案管理职责，取得显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损坏、丢失或泄露的，视情节轻重，给予通报批评、罚款或纪律处分。

六、实施与监督1. 本制度自发布之日起施行。

2. 企业档案管理领导小组负责本制度的解释和修订。

3. 企业档案室负责对本制度执行情况进行监督检查。

请各部门、全体员工认真遵守本制度，共同做好企业档案管理工作。

特此通知。

XX企业档案管理领导小组年月日。

公司员工人事档案整理通知尊敬的各位员工：为了更好地管理和保护公司员工的人事档案，提高档案管理效率，现对公司员工人事档案整理工作做出如下通知：一、整理目的公司员工人事档案是公司重要的管理资料，包含员工个人信息、合同协议、培训记录、考核评定等内容。

通过对员工人事档案的整理，可以确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为公司日常管理和决策提供有力支持。

二、整理范围本次人事档案整理范围涵盖全体在职员工和离职员工的档案资料。

每位员工需对个人档案进行逐项核对，确保档案内容真实可靠。

三、整理内容个人信息：包括姓名、性别、身份证号、联系方式等基本信息。

合同协议：包括劳动合同、保密协议等签订文件。

培训记录：包括参加过的内部培训、外部培训证明等。

考核评定：包括年度考核结果、奖惩记录等。

四、整理要求认真核对：每位员工需认真核对个人档案内容，如发现错误或遗漏，请及时向人力资源部门反馈。

保密原则：员工个人信息属于隐私范畴，在整理过程中请严格遵守保密原则，防止泄露。

规范归档：按照规定的分类标准和归档要求整理档案，确保文件清晰可查。

时限要求：请各部门务必按时完成档案整理工作，并在规定时间内提交给人力资源部门。

五、整理流程自查阶段：各部门员工自行核对个人档案，并进行初步整理。

部门汇总：各部门负责人对员工档案进行汇总和审核。

归档存储：人力资源部门负责最终归档和存储，建立完善的电子和纸质档案管理系统。

六、注意事项请各部门严格按照通知要求和流程执行，确保整理工作的顺利进行。

如有任何疑问或困难，请及时与人力资源部门联系沟通解决。

希望全体员工能够积极配合，共同完成本次人事档案整理工作。

感谢大家的支持与配合！特此通知。

公司人力资源部日期：XXXX年XX月XX日。

一、通知背景为加强企业档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高企业档案工作水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我企业实际情况，特制定本企业档案管理制度。

现将有关事项通知如下：二、制度内容1. 适用范围本制度适用于本企业内部所有档案资料的管理工作。

2. 档案分类（1）文书档案：包括公司内部文件、通知、报告、会议纪要等。

（2）科技档案：包括产品研发、生产、销售、技术改造等过程中的技术文件、图纸、标准、资料等。

（3）会计档案：包括财务报表、凭证、账簿、税务申报表等。

（4）人事档案：包括员工档案、劳动合同、工资单、福利待遇等。

3. 档案收集与整理（1）各部门应按照档案分类，及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。

（2）档案收集后，由档案管理人员进行整理、归档，确保档案的规范化。

4. 档案保管与维护（1）档案保管实行集中管理，由档案室负责。

（2）档案保管应确保库房安全，防止火灾、水灾、虫蛀等自然灾害和人为破坏。

（3）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

5. 档案利用与查阅（1）档案利用应遵循“合法、合理、及时”的原则。

（2）档案查阅需经档案管理人员审批，查阅者需出示有效证件。

（3）档案查阅时，不得随意摘抄、复印、拍照等，如需使用，需经档案管理人员同意。

6. 档案销毁（1）档案销毁需经企业主管领导批准。

（2）销毁档案前，需进行核对，确保档案资料准确无误。

（3）销毁档案时，应采取安全、环保的方式进行。

三、责任与奖惩1. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案管理制度的有效实施。

2. 档案管理人员应严格遵守本制度，认真履行职责。

3. 对违反本制度的行为，将依法依规进行处理；对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

四、附则本制度自发布之日起实施，原有档案管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。

特此通知。

企业名称：年月日。

某公司人事档案管理的通知亲爱的员工们：大家好！在过去的一段时间里，公司人事部门一直在努力改进和完善人事档案管理工作，以提高档案管理的效率和质量。

为了加强公司人事档案管理工作的规范性和科学性，提高档案管理的便捷性和安全性，现将相关事项通知如下：一、人事档案归档要求1. 档案材料的归档必须按照员工的个人资料和工作资料进行分类和整理，并标明姓名、工号、部门、职位、入职时间等信息。

2. 所有档案必须经过归档员审核后盖章，并妥善保存于专门的柜子中，禁止私自携带档案资料离开办公区。

3. 档案资料的整理必须定期进行，每月最后一个工作日为档案整理日，各部门请配合人事部门工作人员的整理工作。

4. 离职员工的档案必须按照规定的时限进行整理，并交由人事部门保存和管理，离职员工不得擅自查看或取走档案资料。

二、档案查询和使用规定1. 为了提高档案查询和使用的效率和准确性，员工可以在公司内部使用终端机进行查询和打印档案，但不得将资料外借或拷贝。

2. 部门主管或经理有权查阅和使用本部门员工的档案资料，但必须经过合法程序，并保证档案资料的机密性。

3. 公司高层管理人员可以向人事部门申请查阅或使用员工档案资料，但必须出具正当理由，并承诺保密。

三、档案保密和安全1. 严禁将隐私内容或敏感信息存储在档案文件中，如个人的身份证号码、家庭住址、银行账号等。

2. 人事部门负责制定档案保密和安全标准，并监督执行，档案管理员要具备保密意识和法律法规的知识。

3. 档案库房应设立防火、防水、防潮等设备，并定期进行检查和维护，以确保档案安全。

四、档案销毁和报废1. 档案的保存期限根据国家法律法规和公司规定进行，到期后由人事部门组织销毁，严禁私自销毁档案。

2. 档案报废必须经过人事部门的审核，并按照相关程序进行，报废的档案必须完全破坏，防止被他人恶意利用。

五、档案管理培训为了提高员工对档案管理的意识和能力，人事部门将组织相关的培训活动，邀请专业的培训机构进行培训，帮助员工掌握档案管理的基本知识和技巧。

各相关部门、单位：为深入贯彻落实国家档案局《档案法》和《档案管理实施办法》等法律法规，进一步加强和规范我单位档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案安全，现就有关事项通知如下：一、提高认识，加强领导各单位要充分认识档案管理工作的重要性，将其作为一项长期、艰巨的任务来抓。

要加强对档案管理工作的领导，明确分管领导，落实责任，确保档案管理工作落到实处。

二、健全制度，规范管理（一）建立健全档案管理制度。

各单位要结合实际，制定和完善档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节的工作要求，确保档案管理工作有章可循。

（二）加强档案收集工作。

各单位要按照档案收集范围和标准，及时、全面地收集各类档案资料，确保档案的完整性。

（三）规范档案整理工作。

各单位要按照档案整理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、立卷、归档，确保档案的有序性。

（四）强化档案保管工作。

各单位要加强对档案的保管，确保档案实体和信息安全。

对易损、易燃、易霉等特殊档案，要采取相应的保护措施。

（五）优化档案利用工作。

各单位要建立健全档案查阅、借阅制度，方便工作人员查阅档案。

同时，要加强对档案的编研、宣传和利用，充分发挥档案的作用。

三、加强培训，提高素质（一）开展档案管理人员培训。

各单位要定期组织档案管理人员参加档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。

（二）加强档案管理宣传。

各单位要充分利用宣传栏、内部刊物等渠道，广泛宣传档案管理法律法规和档案知识，提高全体工作人员的档案意识。

四、严格检查，确保实效（一）加强档案管理检查。

各单位要定期开展档案管理工作检查，及时发现和纠正问题，确保档案管理工作取得实效。

（二）严肃查处违规行为。

对违反档案管理规定的单位和个人，要依法依规严肃查处，确保档案管理工作顺利进行。

请各单位认真贯彻落实本通知精神，切实加强和规范档案管理工作，为推动我单位各项工作顺利开展提供有力保障。

特此通知。

附件：1.档案管理制度2.档案管理人员岗位职责3.档案收集范围和标准4.档案整理规范5.档案查阅、借阅制度6.档案鉴定销毁制度7.档案保管制度8.档案安全保密制度（此件公开发布）抄送：上级主管部门、同级档案管理部门XX单位办公室年月日。

尊敬的全体员工：为了加强公司档案管理工作，确保公司档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

现将有关事项通知如下：一、总则1. 本制度适用于公司内部所有档案的管理工作。

2. 公司档案是指在公司业务活动中形成的，具有保存价值、历史意义和现实利用价值的各种形式和载体的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

3. 公司档案管理工作应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、便捷性、保密性原则。

二、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

2. 各部门负责人对本部门形成的档案负有收集、整理、归档的责任。

3. 员工应积极配合档案管理部门的工作，及时、准确地提供档案资料。

三、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理要求，定期收集本部门形成的档案资料，并及时提交给档案管理部门。

2. 档案整理：档案管理部门应按照档案分类、编号、编目等要求，对收集到的档案进行整理。

3. 档案归档：整理好的档案应按照归档范围和标准，及时归档。

四、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案实体安全和信息安全。

2. 档案利用：员工需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。

3. 档案复制：如需复制档案，需经档案管理部门审核批准，并注明复制用途。

五、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。

2. 档案销毁：对于失去保存价值的档案，应按照国家有关规定进行销毁。

六、档案信息化管理1. 公司应积极推动档案信息化建设，提高档案管理效率。

2. 档案管理部门应建立健全档案信息数据库，实现档案信息资源的共享。

3. 员工应遵守档案信息化管理相关规定，确保档案信息安全。

七、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

某公司人事档案管理的通知一、背景为了更好地管理和维护公司员工的人事档案，提高人事管理的效率和准确性，公司决定对人事档案管理进行规范化和信息化的改进。

本文档旨在向全体员工通知公司人事档案管理的相关事宜，以确保各项工作顺利进行。

二、档案管理的重要性人事档案是公司对员工从入职到离职的全面记录和归档，是公司运营和管理的重要依据。

通过健全的人事档案管理，公司可以及时准确地了解员工的情况，为员工提供合适的培训、发展和待遇。

同时，健全的人事档案管理有助于进行人力资源的战略规划和决策，提高公司的管理效能。

三、档案管理的目标公司人事档案管理的目标如下：1.确保人事档案的完整性和准确性；2.提高人事档案的保密性和安全性；3.实现人事档案的信息化管理；4.提升人事管理效率和质量。

四、具体要求和政策为实现上述目标，公司制定了以下具体要求和政策：1. 填写与更新公司规定，员工入职时需填写完整的个人信息表，并提供所需的相关证明材料。

员工应当如实填写，并保证提供的材料真实有效。

同时，员工在离职等业务变动时，需要及时通知人力资源部门，并提供相应证明材料。

公司决定将人事档案进行电子化存储和管理，采用专业的人事信息管理系统。

员工的个人信息将被加密存储在安全的服务器上，并只有授权人员才能访问和操作。

人力资源部门将负责对员工档案进行归档和维护，确保档案的完整和安全。

3. 档案查询和使用公司规定，员工可以向人力资源部门查询个人的档案信息，但需提前提出书面申请，并提供相应的证明材料。

人力资源部门将按照相关法律法规和公司规定的权限进行审核和处理。

同时，公司明确规定，在未经员工同意的情况下，他人不得随意查询和使用员工的档案信息。

公司严格要求人力资源部门和其他相关人员保护员工档案的保密性和安全性。

任何未经授权的人员不得私自查阅和使用员工档案信息。

对于违反保密制度的人员，将依法进行严肃处理。

5. 审核和监督公司将定期对人事档案进行内部审核，并且由外部专业机构进行定期的第三方审计。

档案工作领导小组的通知各位同事：根据公司安排，我们将在本周五召开档案工作领导小组会议。

本次会议的主要内容包括：总结上一阶段工作情况，讨论存在的问题和困难，制定下一阶段工作计划，以及安排和分配工作任务。

请各位领导和同事准时参加会议，准备好相关资料和报告，并就会议主题做好充分的准备。

我们希望通过本次会议的深入讨论和交流，能够有效解决目前工作中存在的问题，为下一阶段的工作打下良好的基础。

会议时间：XX月XX日（周五）上午9:00会议地点：XX会议室请大家务必准时参加，若有特殊情况请提前向会议组织者请假。

谢谢大家的配合，期待与大家共同努力，为公司的发展贡献力量。

此致XX公司档案工作领导小组领导小组的通知案工作领导小组成员对档案管理工作的重要性有着共识，而且对当前的工作也积极主动地进行探索和改进。

希望大家能够深入地思考和准备会议内容，结合实际情况，提出切实有效的建议和解决方案。

在会议中，我们将重点讨论档案管理中存在的问题和困难，特别是在数字化、电子化档案管理方面所遇到的挑战，并共同寻找解决方案。

另外，对于档案工作中的安全管理和保密工作也需要加强，希望大家能够提出切实可行的措施，确保档案资料的完整性和安全性。

同时，会议上还将就下一阶段的工作计划进行讨论，包括加强档案管理制度建设，推进电子文档管理系统的完善，提升档案信息化水平等方面展开交流，希望大家能够提出切实可行的计划和方案，为公司的档案管理工作提供更好的支持。

在会议结束后，我们将明确任务分工和工作责任，为每项工作制定具体的时间表和行动计划，以确保工作的有效推进和落实。

最后，提醒大家再次准时参加会议，如有任何问题或建议，请随时与会议组织者联系。

希望通过本次会议，能够凝聚档案工作领导小组的智慧和力量，共同推动公司档案管理工作向更高水平迈进。

谢谢大家！XX公司档案工作领导小组敬上。

《国家档案局国家经贸委国家计委关于印发《企业档案管理规定》的通知》第一篇：国家档案局国家经贸委国家计委关于印发《企业档案管理规定》的通知【发布单位】国家档案局、国家经贸委、国家计委【发布文号】档发[xx]5号【发布日期】xx-10-20【生效日期】xx-10-20【失效日期】【所属类别】国家法律法规【文件来源】中国法院网国家档案局国家经贸委国家计委关于印发《企业档案管理规定》的通知（档发[xx]5号）各省、自治区、直辖市、计划单列市、xx生产建设兵团档案局、经贸委、计委：为加强企业档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，现发布《企业档案管理规定》，请认真贯彻执行。

二ＯＯ二年十月二十日企业档案管理规定第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。

各科室、各部门：为加强我单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理水平和利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定《XX单位档案管理制度》。

现将有关事项通知如下：一、制度内容《XX单位档案管理制度》共分为九章，具体内容如下：第一章总则规定了档案管理的目的、原则、适用范围等。

第二章档案管理机构及职责明确了档案管理机构的设置、职责以及人员配备要求。

第三章档案收集与整理阐述了档案收集的范围、方式、要求以及档案整理的原则、方法等。

第四章档案保管与保护对档案的保管条件、存放方式、保密措施、安全防范等方面做了详细规定。

第五章档案鉴定与销毁明确了档案鉴定、销毁的范围、程序、条件等。

第六章档案数字化与电子档案管理规定了档案数字化工作流程、电子档案的管理要求等。

第七章档案利用与查询明确了档案利用的范围、程序、方式以及查询服务等内容。

第八章档案统计与上报规定了档案统计的范围、内容、方法以及上报要求等。

第九章附则对制度实施的时间、解释、修订等做了说明。

二、执行要求1. 各科室、各部门要高度重视档案管理工作，认真贯彻执行本制度。

2. 档案管理人员要熟悉档案管理制度，提高档案管理水平。

3. 各科室、各部门要按照档案管理制度的要求，做好档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、数字化等工作。

4. 档案管理人员要严格遵守保密制度，确保档案安全。

5. 档案管理人员要加强业务学习，提高自身素质，为档案工作提供有力保障。

三、组织实施1. 本制度自印发之日起施行。

2. 各科室、各部门要认真组织学习，确保制度落实到位。

3. 人力资源部门负责对档案管理人员进行培训和考核。

4. 档案管理部门负责对本制度执行情况进行监督检查。

请各科室、各部门予以重视，确保《XX单位档案管理制度》在我单位得到全面贯彻执行。

特此通知。

XX单位年月日。

提醒公司内部文件归档整理通知尊敬的各位同事：
为了更好地管理和保护公司的文件资料，提高工作效率，现对公司内部文件的归档整理工作做出以下通知：
一、背景
随着公司业务的不断扩张和发展，各部门文件资料的数量不断增加，文件管理面临着日益严峻的挑战。

良好的文件归档整理工作不仅可以提高工作效率，还能够保护公司信息安全，规范工作流程。

二、重要性
信息保护：合理的文件归档可以有效保护公司重要信息，防止泄露和丢失。

工作效率：整理归档后的文件更易查找和利用，提高工作效率。

法律合规：规范的文件管理符合法律法规要求，降低公司合规风险。

三、具体要求
文件分类：根据文件内容和重要性进行分类，建立清晰的档案目录结构。

标准化命名：统一文件命名规范，包括日期、部门、文件名等信息。

定期清理：定期清理过期、无用文件，保持档案库清洁整齐。

权限管理：设置不同权限级别，确保文件访问安全可控。

备份存储：建立定期备份机制，防止文件丢失或损坏。

四、时间安排
文件整理时间：自通知发布之日起，各部门需在一个月内完成文
件整理工作。

定期检查：每季度进行一次文件检查和更新，确保档案库的及时
维护。

五、监督与奖惩
监督机制：设立专人负责监督各部门文件整理情况，并定期汇报。

奖惩措施：对于整理得当、工作出色的部门给予表扬和奖励；对
于拖延或擅自处理文件的部门进行批评和警告。

希望各位同事能够认真对待文件归档整理工作，共同维护好公司
的信息资产。

谢谢大家的配合！
此致
敬礼
公司管理部
日期: [填写日期]。