核电工程档案数字化实践及应用

核电工程档案数字化实践及应用

作者：查凤华

来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第2期

【摘要】以田湾核电站一期工程档案数字化现状为例，提出数字化基本原则和数字化对象确立原则，梳理档案数字化工作的流程，以围绕核电十年定期审查专项，集中开展档案数字化并建立专题知识库为例，用事例说明开展档案数字化的必要性和促进核电业务工作开展的重要作用。

【关键词】数字化；档案；核电；工程

一、档案数字化现状

核电安全性对项目建设和运行要求严格，文档信息化建设要求支撑各项业务，以田湾核电站为例，一期工程已形成约12万卷档案，保管期限30年及其以上且利用频度较高档案，已实现数字化，为创建数字档案馆，提供多方位文档知识服务打下良好基础。

二、档案数字化基本原则

为使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足公司对档案利用的需求。1.建立业务系统原生电子文件优先利用原则。2.外包为主和内包为辅相结合的数字化原则。3.档案数字化副本与纸质档案同步归档原则。4.非涉密且利用频度高优先档案数字化原则。5.国密和核心商密禁止档案数字化外包原则。

三、数字化对象确定原则

（一）保密性原则。档案数字化必须是内部公开、外部公开、工作秘密、普通商密档案，并符合公司保密管理规定。

（二）价值性原则。保管期限为永久或长期，且利用频度高的档案，优先列入公司档案数字化范围。为了方便利用，大部分历史档案已开展数字化。运行日志、水和油分析记录、投标文件、射线底片、岩芯、运行记录卷纸，利用频度低或信息敏感未列入档案数字化范围。

四、数字化工作的流程管理

档案数字化工作完成方式有内包和外包两种方式。国家秘密和核心商密档案及其他包含敏感信息的档案，需要严格控制知悉范围，档案数字化不得外包，由内部专业人员负责完成。其他建议采取外包，与外包单位签订安全保密协议，明确保密责任和义务。文档人员负责档案数字化前准备、数据验收、上传至ECM系统。以纸质档案数字化为例，主要包括数字化前准备、档案扫描、图像处理、图像存储、扫描移交、验收入库等环节。

（一）数字化前准备。文档人员应对待扫描的档案进行整理，补充著录缺少元数据信息。破损严重、纸张不平整的纸质档案，应先进行修复和压平处理。记录案卷级、文件级档号和页数，补充录入缺少必填信息。剔除重复件和不宜上网发布的档案，再移交扫描，以备后查。

（二）档案扫描。扫描环节包括拆除装订、选择合适扫描方式及分辨率、恢复装订。公司保存历史档案纸张质量较好，采用高速扫描，少量过薄、过软档案采用平板扫描，拆除装订物时注意保护档案不受损害。扫描完成后应恢复装订，保持档案的排列顺序不变。分辨率不得低于300dpi，当清晰度不够时适当提高分辨率。

（三）图像处理。图像数据质量检查。当发现不符合图像质量要求时，应重新对图像进行

纠偏、去污、裁边处理。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。公

司接收的超长、超宽大型工程图纸，分区扫描并合并成一副图像。

（四）图像存储。存储格式推荐采用JPEG、PDF格式，为了读取方便一般以PDF格式保存，并以唯一对应的档号命名，以便电子文件命名和ECM系统内录入的文件编码进行匹配，批量上

传到系统中。

（五）扫描后登记。扫描人员在扫描完成后，登记扫描方式、页数、扫描人。核对每份文

件实际扫描页数与档案整理时填写的页数是否一致，检查著录信息和档案扫描件是否有缺失错误，再进行数据验收。

（六）数据验收。档案数字化工作量巨大，仅仅依靠人工难以全面完成，文档人员以抽检

的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件的总体质量，抽检率不

得低于5%，若错误较高，加大抽检范围，加强对外包单位信息反馈和考核管理。验收合格后，

填写档案数字化登记表，将扫描文件及时导入到ECM系统中。

五、数字化成果应用

以围绕核电十年定期审查专项，集中开展档案数字化并建立专题知识库为例，为了保障远

离田湾现场200余人专家团队电子查阅文档，在集中审查半年内，对相关6万余件记录报告，3000余卷档案，约500万页集中数字化，并对录入错误信息及时纠正，为十年定期审查节省工期，也减少了各路专家车马劳顿。

针对核电十年定期审查项目，文档人员联合业务技术人员在ECM系统建立专题知识库，将

历时三年，涉及多个外部单位和内部处室协同工作的报告成果，包括技术规格书、经验反馈、

往来函件、审评问题单、组织机构、审查报告共280余份文件形成电子化汇编，其中对106份

审查报告按照14个审查要素细化分类，形成树状知识库，一键查找，既是本次项目成果展示，更为田湾核电下一个十年定期审查提供借鉴。

总之，开展档案数字化是核电企业开发档案信息资源、建立数字档案馆的重要环节，也是

对历史档案进行全面检查、查漏补缺的有利时机，需注意档案安全和保密。通过与业务人员合

作开展多样化电子化档案专题编研，并通过业务系统原生电子文件向ECM系统自动归档，将

“存量档案数字化，增量档案电子化”落到实处，公司致力于为用户提供更加便捷的文档知识

服务。