经典实用有价值的企业管理培训课件高效会议管理技巧

等.
第二十页，共五十四页。
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
➢1.彼德。德魯克決議法
➢用“足夠多〞的時間檢視困難所在,並使參
會者達成
➢ 共識.
➢列舉或圖示各提案並開始討論之.
➢客觀比較各提案的優劣,防止(fángzhǐ)意氣之爭.
➢估計各提案之獲益率.
➢評估有無採集更多參考資料的需要.
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任
找共同(gòngtóng)點.
❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒.
適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌.
暴露自己一定的脆弱之處
保持適合自己的優雅儀表和風度
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
自身 環境
Strength 優勢
Weakness 劣勢
Opportunity 機會
Threat 威脅 17
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第四講 成功 會議的五種策略 (chénggōng)
➢如何做開場白
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.
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第1講 當今會議面面觀
➢會議的頻率
➢1.固定的部門會議:至少(zhìshǎo)每月一次
➢2.全體會議:至少每兩月一次
➢3.處理突發事件的會議:隨時
➢4.一對一會議:按需要
➢會議本钱的計算
➢1.會議的時間本钱
➢2.直接的會議本钱
➢3.效率損失本钱
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高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有 可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的损失，就是效率损失成本。
二、会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范
会议效率不高的原因
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则 会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境 地。
一对一会议
建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发 生，但是会议长度最好不要超 过1小时。
会议成本的计算
1、会议的时间成本 2、直接的会议成本 3、效率损失成本
会议的时间成本
时间成本=参加会议的人数×（与会者的 准备时间+与会者的旅游时间+会议服务 人员工作时间） 会议成本并不是很直观转化为金钱成本 金钱成本=与会人员时间成本×与会人员 平均每小时的薪水
会议的频率
固定的部门会议：
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被 动。
全体会议
建议频率：至少每两月一次 注意事项：利用全体大会通报 政策，但不能频繁，否则会给 公司造成沉重的负担。
处理突发事件的会议
如何进行预防性管理
效率不高的原因
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且 最好围着圆桌进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的 人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参 加者几类。

会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中

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团队会议的误区 社会性懈怠
团体思维 团体极化
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会后跟进
作为参与者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 自我评定 怎样提高下次会议的质量 关于习惯
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参会者会后跟进的内容
拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始
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主持人的会后跟进
决策方式
•一致通过法 •多数票通过法 •领导决定法
阿罗悖论
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影响群体决策的因素
1. 心理定势 2. 自尊、自信 3. 从众行为
4. 合理化动机
5. 权威效应
6. 责任扩散、风险 转移
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会议成功的小窍门 窍门一
在头脑风暴会议上，绝不允许对别 人的建议进行评判
视频案例：头脑风暴
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学员演练
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提高下次会议质量
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提问题
提问题增强你的控制能力，牢记：
空投 指定
站在对方的角 度思考问题
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提问题时常见的问题
问题过于宽泛 开始的问题太难 问引导性问题
可能是最封闭的问题
提问之前已经表示不赞同 找不到提问的内容
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高效会议的八大特征
1. 只有在必要时才召集 2. 仔细筹划过 3. 拟定和分发了议程表 4. 遵守时间 5. 一切按计划进行 6. 邀请了有经验的人士和决策人 7. 作出了结论和归纳 8.记录了所有决定、建议和负责人 35
将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 使气氛不尴尬。
由容易到困难
让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造 成挫折感。
12

总结
会议效率不高是当前许多会议的现状。因此， 找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通 常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因 素，应在会前充分做好预防性管理。
与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规 范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能 从正面引导我们如何提高会议的效率。
你了解会议上的人吗？
会议准备
美国总统在举行记者招待会时的准备。 会议开始前应将会议要讨论的问题、程
序、到会人员情况等有关材料做好详尽 准备是非常必要的，如果没有准备的话， 尽管会议准时召开，到会成员如何积极 发言，都将不能解决实际问题。因此， 开会前掌握好与会者的个性对会议的成 功十分有益。
开会时应该特别提防的人
网络会议
● 宣布人事安排、讲 解政策的会议
● 当众表扬或批评别 人的会议
● 临时处理突发事件 的会议
● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议
会议的频率
1.固定的部门会议 ：
会议的频率
2.全体会议：

会议的频率
3.处理突发事件的会议 ：
会议的频率
4.一对一会议 ：
会议成本的计算
会议成本分为时间成 本、直接会议成本和 效率损失成本3种。会 议成本是非常可观的 一笔数目，它关系到 一家公司的得失成败， 因此万万不可等闲视 之。
会议成本的计算
1.会议的时间成本：

会议成本的计算
2.直接的会议成本 ：
会议成本的计算
3.效率损失成本 ：开会时，主管人员必须离开自
个方向共同努力。 7、巩固主管地位 ： 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了
巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会 议，以此来强化自己的地位。

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职业化的意识
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课程大纲
1、职业化的基础
2、职业化的心态 3、职业化的意识 4、职业化的道德 5、职业化的行为
6、职业化的礼仪
7、职业化的人际 8、职业化的生涯
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职业化的基础
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人生四大定律
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职业化基础定律
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谢谢大家
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谢谢大家
Trainer：Hardy Mok

3 时间分配
对每个议题分配适当的时 间，避免浪费时间或过度 拖延。
会议中的决策和问题解决
集思广益
通过群体思维和团队合作，达成 更好的决策。
头脑风暴
利用头脑风暴的方法，寻找解决 问题的创新思路。
分解问题
将复杂问题分解成更易解决的子 问题，逐步找到解决方案。
会议纪要的撰写和分发
1
内容概括
2
准确、简明地概括会议讨论和决策的要
高效会议管理课件
了解会议的定义和重要性，掌握高效会议的管理技巧，提高会议的效率和有 效性。
会议前的准备工作
目标明确
确定会议的目标和议程，确保会议的焦点和效 果。
场地和设备
预先检查会议场地和所需设备，确保一切准备 就绪。
邀请参会者
精确邀请参会者，并提供会议的时间、地点和 预备材料。
资料和文档
准备好与会议主题和议程相关的资料和文档。
点。
3
准备工作
在会议结束后尽快整理会议纪要所需的 材料和笔记。
验证和分发
确认纪要的准确性，核对与会者的名单 并分发给相关人员。
会议后的总结和改进措施
总结会议成果
回顾会议的主要讨论和决策，总结会议的成果 和收获。
改进措施
根据反馈和评估结果，制定改进措施并在下次 会议中应用。
反馈和评估
邀请参会者提供反馈，评估会议的效果和改进 的空间。
会议的流程和议事规则
1
讨论和决策
2
鼓励参会者发表观点，促进讨论和决策
的过程。
3
开场白
简要介绍会议目的和议题，明确会议的 流程和规则。
时限控制
设定合理的时间限制，保证每个议题有 足够的讨论时间。

高效会议管理培训课件
本课程旨在帮助提升会议管理能力，实现高效会议的组织和管理，提高团队 协作和工作效率。
课程概述
本节介绍课程的目的和意义，简要介绍会议管理的重要性和必要性。
会议前的准备工作
确定会议目的和议程
明确会议的目标和议程，确保会议的目的明 确，并合理安排时间。
准备会议室和设备
选择合适的会议室并准备必要的设备，确保 会议场地和资源的准备充分。
通过案例分析，让学员了解实际情况下的 会议管理挑战和解决方法。
提供会议管理的视频教学资源，让学员能 够观摩和学习实际案例。
3 小组讨论
4 实践演练
组织小组讨论，促进学员之间的交流和合 作，共同探讨会议管理的最佳实践。
通过实践演练，让学员应用所学知识，提 高会议管理的实际操作能力。
学习成果
1 掌握高效会议管理的各项技能和
确定参会人员及发送邀请函
识别必要的参会人员，并发送邀请函，确保 会议的参与度和相关方的知悉。
制定会议纪律和行为规范
制定明确的会议纪律和行为规范，确保会议 的秩序和效果。
会议中的注意事项
1 制定议事规则
确立并遵守制定的议事
2 安排好主持人和记
录员
3 控制会议时间和议
程
规则，保证会议的讨论
确保主持人有能力引导
合理控制会议的时间，
和决策过程高效有序。
会议，记录员能够准确
防止会议拖沓，确保议
记录会议要点和决策。
程的完成。
4 讲话技巧和发言方式
5 处理不同意见和情况的技巧
提供有效的讲话技巧和发言方式，使会议 参与者能够清晰表达个人意见和观点。
提供处理不同意见和情况的技巧，促进有 效的讨论和决策。

7)激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心， 朝着一个方向共同努力。 8)巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些 上下协调会议，以此来强化自己的地位。
章节名称-会议的目的
3 会议的种类
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从 一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会 的不断发展密切相关。
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以 通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是群体沟通，即会 议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式 最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
1. 。
2 会议的目的
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
1)固定的部门会议
2)全体会议——至少每年1次 3).处理突发事件的会议
4)一对一会议
5 会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。 1)会议的时间成本
2)直接的会议成本
3)效率损失成本
会议人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于 管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况.
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

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高效会议管理技巧(培训)
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
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高效会议管理技巧(培训)
倾听 是暂时忘掉自我的思
想、期待、成见和愿望。全神贯注 的理解谈话者的内容，与他一起去 体验，感受整个过程。这是一种管 理技巧，可以通过学习和锻炼得到 提高。
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
❖会议中的沟通 ❖会议中的反馈技巧
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高效会议管理技巧(培训)
沟通的漏斗
•沟通
•漏斗
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•你心理想的 100% •你嘴上说的 80% •别人听到的60% •别人听懂的40% •别人行动的 20%
高效会议管理技巧(培训)
•
沟通的定义
• 为了设定的目标把信息、思 想、情感在个体或者群体之间传 递并且达成协议的过程
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高效会议管理技巧(培训)
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执 进行SWOT分析
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高效会议管理技巧(培训)
SWOT分析
•自身 •环境
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
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高效会议管理技巧(培训)
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高效会议管理技巧(培训)
•无需开会的五个如果
•已经按惯例每周聚会
•没什么特别的事情要讨论
•会议成本太大
•如果
•还有比开会更好的方法
•你是唯一做决策并且知 •道该怎么做的人（开会 •让他人参与只能把问题
•弄糟）