高校教师档案管理的几点思考
作者：王伟
来源：《商情》2018年第07期
[摘要]高校教师档案是高校掌握在校教师信息并合理安排和调度人力资源重要信息来源。然而，一些高校在档案管理方面存在诸多问题，根本无法有效地发挥档案资源的作用，本文分析档案管理中存在的问题，提出高校教师档案管理的基本思路。
[关键词]高等学校教师档案
一、高校教师档案管理的重要性
高校教师档案是高校掌握在校教师信息并合理安排和调度人力资源的重要信息来源。档案是高等学校人力资源管理信息的重要载体，高校教师档案是一所学校教师各类信息的重要资料库，它反映这所学校在校教师的基本状况和学校制定人才计划的主要依据。能否对高校教师档案进行正确的、科学的、完整的归档与管理，对于高校的发展和教师的发展都有着决定性的作用。
对于一所高校本身来说，一个完整的能够反映教师的人事状况、学术状况、科研状况和身体健康状况等详细信息的档案是高校进行人力资源调度的主要依据，也是对于高等学校对人才发展总趋势的具体掌控。同时，通过科学，规范的档案管理，高校可以对在校教师的详细情况有一个整体性的把握，这对于一所学校在制定学校教师队伍发展规划和学校未来发展方向的规划时，都有着至关重要的作用。
对于高校教师个体来说，一份完整的、规范的档案是教师工作中评定业绩和考察教学成效的依据，也是对教师历年来工作成果的重要反映。同时，也是一名教师成长和进步的重要反映。档案在教师自身进修和发展的过程中是一份重要的参考，并始终贯穿于教师事业的发展过程中。
二、高校教师档案管理中存在的问题
1.高校对教师档案管理重视程度普遍不够。在目前我国高校尤其是在一些地方院校和民办高校对教师档案管理重视程度普遍不够，在高校的各项建设事业中，档案管理普遍一直处于可有可无的尴尬境地。有的高校甚至只设立了教师的人事档案，却忽视了专业档案等其他重要档案内容的管理。这些情况主要源于高校以及高校老师对于档案管理工作的认识不足，认为档案制度无关轻重，于是导致了档案管理部门的衰退，进而不再能为高校的建设与发展提供信息上的支援。
2.高校教师档案管理模式分散。现如今高校在教师档案的管理上，普遍存在部门职责不明、管理人员专业水平不佳、工作拖延滞后等问题。因而导致了教师档案资源不完整，疏漏严
重，难以顺利地归档、保存、分类和利用有效的档案信息。高校档案管理模式上的松散，造成了人员冗杂、档案管理工作无法落实的后果。而原始的办公方式和档案收集模式，使得在存档地点变更或是档案机构合并的过程中还有档案遗漏和丢失的现象不时发生。
3.档案管理制度尚不完善。目前，由于高校教师档案管理制度不健全，管理机制不完善，造成广大教师和部分管理人员档案意识淡漠，少数人甚至把档案材料看成是自己的独有成果，不愿向学校移交，给业务档案资料的搜集、管理带来困难，有的可能造成不可估量的损失。高校在档案管理工作方面没有一个行之有效的制度，是导致档案管理工作混乱的重要原因之一。大部分高校在档案管理工作方面缺乏科学的管理体制来为档案工作的顺利进行和档案管理人员的专业水平培训提供有力的保障。
4.管理手段较落后。教师业务档案信息内容广泛，涉及面广，科研和学术含量高，需要建立快速、高效、系统的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分高校教师业务档案的管理手段尚处在人工操作或半人工操作状态，使教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等技术严重滞后，从而影响到教师业务档案的利用、编研和开发。
5.队伍建设滞后。高校的基层档案工作人员大部分是兼职，并且是非档案专业人员。这部分人员，不仅工作变动频繁，而且缺乏档案管理专业知识，从事档案管理工作的能力和经验不足，无论在精力上，还是业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都很难胜任档案基层管理工作。这种状况，导致教师业务档案资料不能及时收集、归档，甚至流失，从而影响了入馆档案的数量和质量。
三、高校教师档案管理的发展方向
1建立科学化、体制化和规范化教师档案管理体制。通过建立合理的档案管理模式和监督机制，高校可以明确教师档案管理中各部门、各岗位的职责，从而保证教师信息的顺利收集、汇总、归档都有专人负责，形成规范性的档案管理制度。同时，应成立统一的档案部门，将教师档案进行整理和归档，既要确保在教师档案信息收集过程中的完整性，又要保证在档案储存过程中的安全性与保密性，防止档案的丢失与泄露。
2科学规范教师档案归档的内容。高校教师考核办法规定，聘请、任命教师必须从德、能、勤、绩、廉五个方面来考核。因此，教师业务档案的内容也要围绕这五个方面来确定，并结合教学实际来确定。
3.完善教师档案管理程序方法。教学业务档案管理，分为初级搜集和后期整理两个阶段。搜集是基础，整理是加工，两者相辅相成，缺一不可。档案员要按照档案管理规范化的要求和工作内容，及时、全面地搜集教学的有关资料、数据，并进行初步整理，采取按人和按年度分类立卷的方法，做到既有定量的记载，又有定性的结果。可较多地采用数据加表格的形式，并及时输入教师突出的表现信息，使教师档案有足够的量的储存。对于定性方面的材料，档案员
应在学年结束或某一项活动结束后，组织相关人员审理有关材料，写出真实的考核评语，填入案卷中。建立全校性教师综合评价档案，这也是对学校教学情况的综合评价。
4.加快档案管理的网络化步伐。计算机在档案管理工作中的普遍应用，客观上提出了依托计算机和网络技术，实现教师业务档案管理的电子化、网络化要求，建立教师业务档案信息网是快速、准确地开发利用教师业务档案信息资源的有效途径。高校教师业务档案的管理，要改变传统人工操作、手工管理的落后局面，必须实行网络化管理，要建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，以保证教师业务档案的齐全、完整，不仅能大大提高工作速度，而且能减少调阅档案的次数，避免不必要的重复劳动，还能实现档案之间的内容互补，发挥业务档案资料的效用。
5.重视档案管理人员培养。专业化的业务档案人才队伍是档案事业发展的关键。因此，学校要特别重视业务档案人才的选拔和培养；档案管理工作人员要加强自身的文化和专业知识、现代技术学习，不仅要有较高专业知识，而且要有掌握计算机信息应用的能力，特别是现代化档案管理能力，不断提高自身的修养和素质。这样才能适应建立全面系统、标准规范、技术程度高的业务档案管理要求。高校应注意档案管理人才的专业化。档案制度的确立、工作的顺利组织与进行都需要专业的档案人才为基础，才能发挥档案制度最大的优势。
