信息化技术在人事档案开发利用中的应用方式探讨

信息化技术在人事档案开发利用中的应用方式探讨
作者：赵蒙蒙
来源：《兰台内外》2023年第27期
摘要：人事档案是机构改革、干部考核、人员招聘、队伍优化的重要依据。

新时代各企事业单位职能转变，人力资源膨胀，人事调整工作压力逐渐增大，过去单一、机械、重复的档案管理模式已无法满足行业发展的需求，难以充分发挥人事档案的价值。

随着我国经济和技术的持续发展，信息化技术的应用越来越广泛，极大提升了各单位人事档案的管理效率。

本文围绕人事档案开发利用中应用信息化技术的必要性、存在的问题和未来优化路径进行全面剖析，并提出解决措施，使各单位人员管理变得更加科学化、有序化，促进政治生态健康发展提供建议。

关键词：信息化技术；人事档案；开发利用
前言
在大数据和“互联网+”时代，信息化技术在人事档案管理工作中的应用已成为主流发展趋势。

其不仅可提升管理质量，更能推动各企事业单位实现持续健康发展。

但是，现阶段整体上仍存在重视程度不够、管理体系不健全、人员素质低下、共建共享不规范等问题。

这需要领导者与管理人员引起高度重视，明确发展方向、完善思路措施、突出工作重点、破解发展难题，创新管理模式，优化管理流程，把档案信息化工作谋划好、部署好、落实好。

进一步提升干部人事档案管理效能，保证档案信息的安全性、可靠性[1]，促进干部人事档案管理与企事业单位发展的需求更加契合。

以此实现企事业单位人力资源管理工作的全面优化与进步，为综合能力的提升提供内在动力。

1 人事档案开发利用中应用信息化技术的必要性
1.1 整合庞大信息资源
人事档案来源较为分散、内容较为丰富、形式较为多样、整合较为困难，在传统管理模式下难以做到集中收集、精准查找，易丢失、难管理是一直以来面临的难题。

在信息化管理模式下，大多单位基本按照“增量电子化、存量数字化”的总要求，积极开展人事档案数字化工作，并按规定及时开放审核，档案数据资源不断得到充实。

人事档案主管单位在系统完备、高效实用、安全可靠的档案信息基础设施和制度体系加持下，达到了单位之间互联互通、在线归档、统一管理的标准要求。

档案信息资源由被动征集转变为主动归档，极大扩充人事档案数据库覆
盖面，促进整体人事工作由业务管理模式转变为服务管理模式，切实做到“让数据多跑腿，让群众少跑路”，为各单位提供优质高效的档案查阅服务打下了良好的基础。

1.2 增强信息安全性、保密性
人事档案记载每个人的社会身份、学习经历、工作资历等方面信息资料，具有唯一性，与个人今后发展、社会保障等方面紧密挂钩，也是各单位开展人事变动、干部调整、社会招聘的最原始依据。

实现人事档案信息化管理，使得人事档案保管彻底告别库房时代，转型为电子化数据存储。

在一定程度上解决纸质档案由于频繁查询利用造成的损坏、丢失等不可逆伤害，更是使得大量的数据得以低成本安全存储，进一步保障原始档案文件的安全性和私密性。

1.3 提高资源管理效率
以往人事档案的管理大多以纸质档案存储、人工查询利用、被动归档方式进行，工作效率受限，无法挖掘档案潜在价值。

随着各行各业管理体系不断健全，人员结构不断优化调整，产生了大量的人事档案数据和工作记录。

在此背景下，档案管理人员面临着巨大的工作压力，且在工作过程中耗费大量的人力物力财力，管理效果不明显。

随着大数据、云计算、数据挖掘等新兴技术的出现，人事档案管理转变为信息化模式，在实际利用中可借助先进的操作系统实现快速便捷检索，管理工作走向可视化、多元化，检索准确性、可靠性、真实性得到显著提升，进而为人事部门实现科学决策和科学管理提供依据。

1.4 促进政治生态健康发展
人事档案工作随着信息化手段的加持，在工作效率、内容覆盖面和信息安全等角度的适配性也在不断契合。

无纸化办公、“互联网+政务服务”等已融入企事业单位的各项工作，使得人事档案的透明度不断加强，从源头上提高了人事档案内容的准确性，同时增强了社会各界对于人事工作的监督意识，减少了管理人员对人事档案工作学历、工作经历造假问题的发生。

同时，人事主管部门可通过数据挖掘、主动分析等大数据信息技术，对全部人事档案信息资料加以研究，全方位掌握所有人员的德、能、勤、绩、廉等档案信息，为机构人事部门选择使用人力资源，发挥用人价值提供真实基础，增强了人力资源开发与使用的科学化与公平合理性，推动整体良性发展。

2 人事档案开发利用中信息化技术应用面临的困难
2.1 重视程度不够，管理体系不健全
人事档案是人员信息的存放载体，记录着学习情况、社会关系、工作履历等信息，在各单位人员调整中发挥着关键性作用。

目前绝大多数管理者认为档案工作仅仅是将个人信息材料的
汇总存放，无需通过信息化技术将其加以整理与利用。

部分单位尚未配置人事档案管理科室，都是办公室业务人员兼职负责，没有落实《干部人事档案管理条例》规定的管理体系。

同时，一些单位由于工作人员缺少主观能动性，导致常年积累的纸质档案杂乱无章、管理制度不健全，管理方式滞后，工作難度较大，工作效率较低，无法保证档案的真实性、完整性、可用性[2]，无法对内对外开展档案利用工作，人事档案也失去了为领导决策提供参考依据的作用。

2.2 人员素质低下，管理队伍不完整
目前，各部门单位从事人事档案管理的人员大多年龄较大、学历较低，思维意识较为落后。

在信息化时代无法做到与时俱进，新业务知识新理论的学习不够深入、了解不够透彻、接受能力较差。

在实际工作开展中存在现学现用、急用急学、不用缓学的现象，工作的科学性、预见性、主动性不强，缺乏创造意识和创新观念，造成档案信息化工作被动开展。

与此同时，部分单位开展档案理论知识讲解、实践经验学习活动较少，即使举办理论学习也仅仅是浮于表面，缺乏特色性、针对性、前沿性[3]，导致档案管理人员在举办的各种培训活动中缺乏耐心、缺乏思考，囫囵吞枣、生搬硬套、急于求成，造成学习成果“消化不良”，对于实际工作开展无明显推动作用。

2.3 信息化应用浅，共建共享不规范
随着时代的发展和信息化技术水平的不断提升，人事档案实现信息化管理、现代化利用已是大势所趋。

总体来看，一些单位、企业的人事档案工作仍然采用人工进行收集、装订、库房管理、查询、内部利用的传统管理模式。

一是由于财政资金支持力度不够，部门领导的人事档案信息化意识不强，对行业整体发展观念守旧，导致整体新兴技术的应用没有与之相适应的财力匹配支撑，在顶层设计政策推动方面无法推动信息化水平提升。

二是在各单位信息化系统建设初期，领导者和实际管理者对于自身发展存在的问题没有开展深入的自查自纠，对于人事档案管理层面的缺口认识不足，系统功能建设针对性不强，不能够完全契合工作开展，存在资源浪费、匹配度低的问题，降低了系统的整体价值[4]。

三是共建共享开发力度不够，大多人事档案系统平台建设局限于一般管理流程的控制和内部信息的简单汇总，无法对更广大范围内的单位人事档案进行资源整合，“信息孤岛”问题较为严重，在本地域人力资源开发和干部结构调整方面信息化管理优势不明显。

3 人事档案开发利用中信息化技术应用优化路径
3.1 建立健全科学完善管理体系
为切实加强人事档案资源体系、利用体系、安全体系、治理体系建设，进一步推动档案工作规范化、制度化。

档案负责部门应全面梳理过去人事档案管理工作中存在的问题和不足，不断完善工作制度和业务标准，切实提高档案管理能力。

一是加强组织领导。

把人事档案管理工作列入年度工作计划，成立以主要负责人任组长的档案工作领导小组，由档案信息科负责人事
档案和其他业务档案的日常管理职责，明确工作职责和主体责任，扎实推动各項工作有效开展。

二是建立健全档案保管、保密、借阅利用、安全管理相关制度。

为人事档案管理工作的顺利开展提供了强有力的制度保障，促进了档案工作规范化、科学化、合理化[5]。

三是规范人事档案归档立卷工作。

根据人事档案文件材料归档范围和保管期限表，在实际工作开展过程中确保归档文件齐全完整，保管期限划分准确，归档文件材料的载体和字迹符合耐久性要求，各类档案质量达到档案业务规范要求，为后期开展信息化、数字化工作打下扎实基础。

四是完善人事档案整理归档工作，坚持问题导向，聚焦薄弱环节，靶向发力、精准施策，全力以赴攻坚短板弱项，进一步提高人事档案的规范、安全、有效管理，营造“规范、整齐、安全”的档案环境，提升部门单位人事档案的完整性、可用性和安全性，便于查找、利用和开发。

3.2 不断优化人档案管理队伍结构
一是强化档案管理员的学习意识。

在工作中加强对人事档案管理相关基础知识的学习，紧密结合工作实际做好档案的收集、整理、归档、保存、安全与有效利用。

二是注重协调落实档案及时材料及时汇总。

人事档案管理部门的负责同志要与人事部门工作人员积极沟通，全程跟进单位重要人事变动情况，将变动工作产生的档案资料及时汇总。

三是加强档案专业人才培养。

与高等院校、先进地区档案部门建立合作关系，结合工作实际和业务需求制订年度档案教育培训计划，着力提升基层档案人才队伍整体素质。

同时要积极选派干部职工参加组织人事部门和档案部门组织的档案业务知识和技能专业培训，有效提高档案管理工作的专业化水平。

实现初任岗位培训和继续教育培训全覆盖，定期围绕档案管理的政策法规、制度要求、管理职责、分类流程等，组织开展档案规范化培训活动。

针对各类人事档案管理典型案例进行分析，多次邀请档案领域专家上门指导，现场提出问题和不足，现场“手把手”指导，不断推动档案管理工作走上规范化轨道。

四是树立选人用人导向，建立档案干部激励机制，着力培养年轻干部，畅通档案干部交流渠道，为档案负责部门人事档案事业可持续发展提供人才保障。

3.3 推动信息资源实现共建共享
在“互联网+”时代背景下，推动实现档案信息资源共建共享是大势所趋，也是解决传统档案管理模式下“信息孤岛”问题的最有效途径。

为此，档案负责部门要高度重视数据互联互通工作，建立共享网络平台，提高人事档案利用率，进而促进区域内档案负责部门科研工作的高质量发展。

一是紧密对接系统平台开发公司。

深入研究本地区系统平台建设标准与基础框架，结合当前工作实际面临的各种问题，有针对性地开发系统共享功能，在技术层面上打通整个档案负责部门，为实现信息资源共建共享打下良好的技术保障。

二是全面开放有价值的人事档案信息资源。

通过邀请专家针对档案负责部门人事档案进行开放鉴定，及时选择利用价值高、涉及范围广、可借鉴性强的数据挂载至共享平台，在确保档案完整性、准确性、及时性的同时充分挖掘潜在价值。

三是积极对接上级主管部门。

开展各单位人事档案征集工作，进一步完善可开放共享的人事档案数据库，确保收集的全面性。

将零散的资源高效整合，逐步实现各单位之间信息交流的横向联系，进而达到信息资源共享目的。

四是优化共享平台安全性能。

配置防火
墙、杀毒软件、安全审计等，建立行之有效的防御机制，全面抵御黑客的攻击，病毒的侵害。

同时设置安全访问机制，借助身份检验、数据加密，防止不法分子的恶意访问，要求全体用户对身份认证账号和系统平台账号加强管理，防止他人盗用后进行非法活动，有效保证人事档案信息不泄露、不丢失[6]。

结语
人事档案管理是各部门进行人才选拔和利用的关键依据，完善科学规范管理体系、提高管理队伍综合素质水平、推动共建共享工作向纵深发展，是符合时代发展趋势的重要举措，在实践过程中，需要各部门领导者和实际管理者深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要批示精神，切实增强做好新时代档案工作的使命感责任感[7]，牢固树立档案意识，统筹推进档案
安全责任体系、制度体系、执行体系、保障体系、人员体系建设，加大对人事档案信息化管理的重视程度和资金投入力度，狠抓人才队伍建设，激发人才队伍活力，提升本土人才潜能，着力打造人才集聚新高地，优化人事档案管理利用平台，提升信息资源安全管理利用水平，立足职能职责，聚焦重点任务，扩宽工作思路，抓实抓细抓好各项标准制度指标，充分发挥档案“存史、资政、育人”作用，以强有力的举措推动各项工作任务落实见效，推动智能化、信息化技术能更好地为人事档案管理工作服务，进而为组织选人用人贡献档案力量。

参考文献
[1]黄美玲.大数据背景下企业人事档案信息化建设研究[J].就业与保障，2022（11）：73-75.
[2]曾晓英.加强人事档案信息化管理的实践性思考[J].就业与保障，2022（11）：148-150.
[3]徐玉燕.公共服务视角下干部人事档案管理策略研究[J].办公室业务，2022（21）：157-159.
[4]王紫娟.智慧医院建设背景下的干部人事档案数字化实现路径[J].天津科技，2023，50（01）：27-29+33.
[5]颜江江.大数据下的事业单位干部人事档案管理探讨[J].办公自动化，2023，28（01）：37-39.
[6]毛爽波.不断提高档案工作质量和服务水平为推动三年行动首战告捷贡献档案力量[J].兰台世界，2023（03）：2.
[7]赵莉宏.成长“暖阳”下共筑“兰台”梦[J].陕西档案，2023（01）：14-15.
作者简介：赵蒙蒙（1987—），大学学历，平原县人力资源和社会保障局馆员，研究方向：档案管理。