精编商务英语___信件写作格式.ppt

商务英语：商务信函写作技巧

1. 引言

1.1 概述

商务信函写作是商业交流中必不可少的一环。在现代商业社会中，写好商务信函至关重要，因为它们承载着商业信息和合作意愿。无论是与客户、供应商还是合作伙伴进行沟通，良好的商务信函能够确保信息传达的清晰性和专业性。本文将介绍商务英语中写作商务信函的技巧，并提供相关知识来帮助读者在撰写信件时更加有效地表达自己。

1.2 文章结构

本文主要分为五个部分：引言、商务英语基础知识、商务信函写作技巧、细节决定成败：格式和排版技巧以及结论与总结。首先，我们将介绍本文的目的和文章结构。接下来，我们会通过第二部分了解商务英语基础知识，包括商务信函的概述、其重要性以及对于商业合作的影响。然后，我们将深入探讨第三部分的主题，即商务信函写作技巧，包括简明扼要地表达意思、注意语法和拼写错误以及使用恰当的商务用语和词汇。第四部分将关注细节决定成败，涉及正确使用信头信息及日期格式、分段落并使用恰当的标题和标点符号来增加可读性以及选择适当的

字体、字号、行距和间距等排版细节。最后，我们将总结文章的主要观点，并提出结论。

1.3 目的

本文的目的是帮助读者掌握商务英语写作中的基本技巧，特别是在撰写商务信函时非常重要的技巧。通过学习本文所介绍的内容，读者将能够更加自信地应对商业交流中的写作需求，并提高自己在商务领域中的专业形象。商务信函写作技巧不仅在日常商业活动中发挥着重要作用，而且对于个人职业发展也有积极影响。因此，具备良好的商务英语写作能力将为读者打开更多机遇，并提升其在职场上获得成功的可能性。在接下来的章节中，我们将详细讨论商务英语基础知识以及如何应用这些知识来提高商务信函写作水平。

商务英语函电格式规范

商务英语函电在商业交流中起着非常重要的作用。函电的格式和规

范可以使信息的交流更加清晰、准确和高效。本文将详细介绍商务英

语函电的格式规范，并提供一些实例来帮助读者更好地理解。

商务英语函电的格式规范主要分为信封格式、信头格式、信件内容

和结尾格式等几个方面。接下来将对每个方面进行详细讨论。

一、信封格式

在信封上，你需要在左上角位置写上完整的发件人地址，包括国家、省/州、城市、街道和门牌号码等信息。在右下角位置写上完整的收件

人地址。确保地址准确无误，以避免邮件丢失或延迟送达。

二、信头格式

信头通常包括日期和主题。日期应放在信头的右上角，一般格式为“Month/Day/Year”。主题应放在信头的中央位置，使用粗体字或者加下

划线来突出显示。主题应简明扼要地概括信件的内容，方便读者快速

了解信件的目的。

例如：

October 5, 2023

Subject: Inquiry about Product Pricing

三、信件内容

1. 招呼语：信件的开头应该使用适当的招呼语来称呼收件人，例如“Dear Mr./Ms./Mrs./Dr. [姓名]”等。

2. 引言：在引言部分，可以简要介绍写信的目的或者背景，提供一些背景信息以便读者更好地理解信件内容。

3. 正文：正文部分是信件的主要内容，应该清晰、简洁地陈述问题或者表达意见。可以使用段落来分隔不同的主题，使信件更易读。

4. 结束语：在信件的结束语部分，可以表达对收件人的谢意、期望或者愿望。例如，“Thank you for your attention”、“I look forward to hearing from you soon”等。

一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1) 信头(the letter - head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer 's signature and designation)

(8) 注意事项(the attention line)

(9) 事由、标题(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在商务英语书信中, 上述每一部分内容都有自己固定的位置包含自己独特的内容, 它们是不能随意互换的。

信头所包含的是写信人的基本情况, 包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方, 有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头, 可以展示一个公司的风采, 增强公司的信誉。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“ Our ref ”和“ Your ref ”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期

商务英语BEC初级书信的写作格式

2016年商务英语BEC初级书信的写作格式

考生们在书写商务书信时要考虑到商务书信的整体格式是怎样的?我们又要注意哪些问题?下面店铺为大家搜索整理了关于BEC初级书信的写作格式，欢迎参考学习，希望对大家备考有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们店铺!

信函和传真的格式收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。

标准的商业书信由以下三个部分组成： 1、信头 2、信文 3、信尾

一、信头

在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。

发信人地址

一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

发信日期

日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

指定收信人姓名

在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的.首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。

称呼

商业信件和传真常用以下方式开头：

1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

关于商务英语书信的格式

导语：商务英语书信的格式与构造根本上是固定的，一旦选定其中一种便不能随意更改。商务英语的内容与其构造相应，其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与构造是从事对外贸易工作的必备技能。

我国实行对外开放以来，对外贸易得到迅速开展。WTO的成功参加，使我国的对外贸易事业有了突破和开展。作为对外贸易中的一种根本的通讯联络方式，商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说，熟练掌握商务英语书信的格式与构造并加以应用，是不可或缺的一项技能。

商务英语书信有自己独特的格式与构造。虽然现在的人们喜欢标新立异，喜欢以一种更随意、更友好的方式进展交往，但是，为了防止寄信方和收信方之间由于格式、构造的不统一而引起的，以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间，所以，最平安、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与构造。一旦选定一种格式与构造，最好是坚持使用，不能想改就改，想换就换，否那么就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉，会引起一些意想不到的麻烦，有可能最后导致交易的失败。

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式（the conventionalindented form）和现代的齐头式（the modern blocked form）。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这

英语书信写作格式（2）

英语书信写作格式

第二类：商务书信

1、商务信函信端(Heading)

信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。

写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。

关于发信日期的写法，应注意以下几点：

①年份应完全写出，不能简写。

②月份要用英文名称，不要用数字代替。

③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。

④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst 等。但最好用基数词，简单明了。

2、商务信函信内地址(Inside Address, Introductory Address)

信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。

3.商务信函称呼(Salutation)

对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。

4.商务信函信的正文(Body of the Letter)

信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。

商务英文信函模板

篇一：英文邮件(商务)格式及常用语

英文邮件（商务）格式及常用语Ⅰ邮件主题：

①. 主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Supplier training；

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太长）

②.主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 这样的表达；

YES：应改为Tomorrow's meeting canceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation

NO：detailed calculation

③.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（For Your Information 供参考），如：URGENT：Submit your report today!

Ⅱ称呼：

Dear ××(人名), ，或者Dear Mr./Ms.××(姓), ，一般正式的邮件这样就OK了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。

国际商务英语信函书写的格式及结构

在商务英语信函写作中，首先要掌握的是写作格式。本文叙述了商务英语信函写作格式的构成及其格式特征，并指出在写作中应注意的格式特点及主要环节。

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modernblocked form) 。

根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。

一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。

根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:

(1) 信头(the letter - head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

商务英语信函格式英文信件格式

商务英语信函格式英文信件格式

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

2、编号(写信人的名字缩写)和日期The sender name and the date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3、封内地址The inside address

这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4、事由The subject heading

事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

5、称呼The salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6、开头语The open sentences

开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

7、正文The body of the letter

1 J&J Plaza New Brunswick,

NJ 089333 U.S.A.

Tel: 732-524-0400

Fax: 732-525-0622

E-mail:**************

Date: 22nd July, 20--

Soft Health Care Product Corp.

Room 2301 Yili BLD,

35 Nanjing Road,

Shanghai, China

Attention: Mr. Wang , Import Dept.

Dear Sir,

Re: SHAMPOO

We’ve received your letter of July 10th enquiring about our JOHNSON'S® Baby Shampoo With Natural Lavender, but unfortunately, the stock of this product is running low due to the heavy demand. But we will inform you as soon as the new supplies come up.

We sell a wide variety of Baby’s Shampoo. All of them are made of the NO MORE TEARS formula. For your reference, we enclose an illustrated catalogue of our shampoos and we hope you will find it interesting.

英文商务信函写作格式

引导语：是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程度上说是包含在文化概念里的。由此可见商务英语在我们的工作中十分重要。今天就由YJBYS的店铺带大家了解一下英文商务信函写作格式吧!

英文商务信函写作格式

英文信函分为混合式和齐头式。

混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

(1)信头 The heading

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

(2)编号和日期 The reference number and the date

方便以后查信使用。Your ref: (你方编号) Our ref: (我方编号)

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法);1，May，1998(英式写法)。

(3)信内地址 The inside address