货代部操作流程与各部门的衔接

货代业务操作流程
B、我司拖车报关 ①与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式； ②与客户确认报关方式（清关 / 转关）; ③根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车行，并做好 跟踪工作； ④如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时安排报关 ⑤录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照 ⑥提供补料 ⑦与客户对单及开具DEBIT NOTE ⑧船开三日内取到船公司及同行发票 ⑨船开三日内签发我司HBL ⑩船开三日内发Loading至国外代理（HBL，MBL，Debit Note）；北方港口船 开七天内 ⑪安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收
货代业务操作流程
2、操作人员审核客户的订舱单是否规范： ①是否使用我司的订仓单格式； ②Shipper必须与委托单位一致； ③BKG涉及的信息是否与操作计划单一致； ④是否有加盖清晰的委托单位的公章或签名章及客户的签名； 3、操作人员审核无误后安排订舱至船公司或同行，并在订舱后 半个工作日拿到S/O，如有特殊情况须及时反馈给业务组及市场 组同事予以协助。
二、外部衔接
客户是公司的重要财富，与客户间的良好沟通是首要及必要的 1）在出现客户投诉时，业务人员应冷静处理，弄清楚问题所在，并及时协助操作人 员解决问题； 2）如客户付款信誉不佳，但又急需放单时，业务人员应与操作人员沟通并按照公司 流程处理； 3）因为客户原因产生的额外费用，业务人员在减免其费用的同时必须通知操作； 4）在客户拖欠款项未收回时，业务人员应协助操作人员及时将款项收回。
货代业务操作流程
4、操作人员拿到S/O后，必须再次核对S/O的内容是否与 操作计划书及客户要求的一致，方可提供给客户和进行后 续工作。 如需要安排订舱时，相关业务员不在公司，操作人员可先 安排订舱事宜，但在未收到客户的Booking之前不可以放 S/O给客户。
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二、CIF操作流程
操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作： A：客户自拖自报 ①截关之前两天在码头网站查询其做柜信息； ②录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照； ③提交补料； ④与客户核对提单并开具DEBIT NOTE； ⑤船开三天内收取船司或同行发票； ⑥安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收 到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开 始后安排； ⑦放单给客户。
货代业务操作流程
B、我司拖车报关 ①与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式； ②与客户确认报关方式（清关 / 转关）； ③根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车 行，并做好跟踪工作； ④如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时 安排报关； ⑤录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照； ⑥提供补料； ⑦与客户对单及开具DEBIT NOTE； ⑧船开三日内取到船司及同行发票； ⑨安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收 到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开 始后安排； ⑩放单给客户。
到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开 始后安排；
⑫放单
货代业务操作流程
我司帐号的运用 A、收款 一、招商银行 同市客户收USD付招行，我司收款手续费较低甚至没有，到帐快； 二、中国银行 国内同省，外地客户收USD付中行，我司收款手续费与招行对比较低，到帐快； 三、香港帐户 客户在香港，或使用境外帐户付款，我司收款手续费低。 B、付款 一、招行/中行 根据下家银行资料安排，尽量使用同行支付，到帐快，手续费低； 二、香港帐户 客户付香港帐户，则从香港帐户里安排付出，尽量达到收支平衡以便财务做帐。
货代部操作流程与各部门的衔接
一、货代部操作流程 二、与业务组的衔接 三、与市场组的衔接 四、与财务部的衔接
货代业务操作流程
一、订舱
1、操作人员在拿到操作计划单后，审核操作计划单中的下列内 容是否填写完整和规范； ①客户资料（客户公司的中英文名称、联系人、联系电话、传 真号码）是否填写齐全； ②港口名称（起运港与目的港）柜型、柜量、截关日期； ③应收、应付费用是否填写完整； ④订舱公司的详细资料； ⑤审核操作计划书上是否有相关业务人员、市场人员及部门经 理的签字；
货代业务操作流程
三、FOB操作流程 操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作； A：自拖自报 ①截关两天在码头网站查询其做柜信息； ②录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照； ③提交补料； ④与客户核对提单并开具DEBIT NOTE； ⑤船开三日收取船公司或同行发票； ⑥船开三日内签发我司HBL ⑦船开三日内发LOADING至国外代理（HBL、MBL、DEBIT NOTE）；北方港口船开七天内 ⑧安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收 到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开 始后安排； ⑨放单给客户
与市场组的衔接
一、内部衔接
1）在业务人员确认好船期、船公司后，市场人员需在操作计划书明确 注明其订舱联系人及联系方式，并填写运价和签字； 2）在运作过程中，由于一些不可预料的情况下发生突发事件，操作人 员不能独立解决时，市场人员应予以协助（申请外拖时间、额外费用、 追S/O……）； 3）当船公司有更新或通知的书面文件时，请市场人员在第一时间反馈 给操作人员，以便及时通知客户；
二、外部衔接
1）在所遇到的问题船公司或同行不能及时解决时，市场人员应予以协 助处理，以避免运作的延误（船东改S/O、改约价、源自文库船期……）； 2）在与船公司或同行在合作中有额外费用产生，且操作人员不能独立 解决时，市场应予以协助；
与财务部的衔接
协助财务收款 A）月结客户 1、财务需次月5号前将月结客户的帐单发至操作，操作收到此 帐单三个工作日反馈客户情况至财务； 2、财务对月结客户进行HOLD付款的情况时，需第一时间反馈 给操作； B）票结客户 1、当操作通知财务已开具我司发票交至客户，于次月10号前未 收到客户款项财务需反馈操作协助其收款； 2、当操作通知财务需付款但客户未付款的情况时，财务如要 HOLD付款或需有客户付款水单的情况时，需第一时间反馈给操 作并提供其相应的应对措施；
与业务组的衔接
一、内部衔接
为客户提供优质的服务，需要业务人员和操作人员双方互相支持和配合； 1）业务人员须提供清晰准确规范的操作计划书； 2）业务人员与客户间的承诺应明白转告操作人员，以便于操作与其配合 3）当运作过程中出现问题，且在操作能力范围内不能良好处理的情况下，需要相关 业务人员协助处理；