档案管理常见问题（一）
1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查
找的文件资料？
答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。
2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混
乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？
答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。
3.多份会议记录可以归为一件吗？
答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。
答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。
4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？
答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。
5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？
答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。
6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？
答：是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一次或者更久一点都是可以的。看你整理和归档方便。
7. 目前有几种文书档案整理的方法，分别是什么？
答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）.
8．请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？
答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。
9．档案库房修建时应注意什么?
答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。消防要选气体消防。
10. 跨年度的会议记录应归到哪个年度?
答：跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。
11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份?
答：归会后的红头文件。这个是正式的文件。
12.请教一下机要文件是否需要归档?
答：机要文件肯定需要归档。
13.会计档案必须要全部装进档案盒吗？
答：是的，会计档案要保持它的完整性。档案部门一般只给每一凭证盖上档号章，录入系统，录入财务原有凭证号,打印备考。装盒粘上脊背即可。
14.请教一下，基建档案档案室都收哪些？
答：整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。
15. 三室具体指的是什么啊？
答:三室：库房、办公室、阅览室。
16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品？
答：通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪，空气消毒机、西北需要加湿器，南方、中原需要除湿机。
17.我们公司说所有档案实行电子化，不再归档纸张版。这行嘛？档案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。
答：公司这样做在档案管理上应该是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。这是采取双套归档的根本原因。
就目前的科技水平，建议实行双轨制，纸质和电子同时存在。不建议取消纸质档案。
18.谁知道购买一台档案库房加湿器，应该买多大型号的，大约要多少钱啊?
答：加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的，不同品牌，不同型号价格不同。。
19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?
答：一、介绍本全宗的历史概况。简要地叙述单位成立的时间、人数、机构设臵情况，主要领导的配备，单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。这是全宗介绍的主体部分。包括有：档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案，立卷说明，档案号编制说明，归档范围，档案数量等。
三、本全宗内工作形成的各种记录，包括资料移交记录、查借阅审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等；
四、本全宗内信息化工作开展情况的介绍；
五、本全宗内编研材料种类、数量等情况介绍；
20.单位成立10多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位抽调了几个人员,进行突击整理。请问他们整理的案卷,备考表中立卷人、检查人项目该由谁签名?
答：立卷人是当时整理档案的人员。检查人是档案室负责人。比如主管。或者现在你那里有帮忙的人，你可以让她们谁整理的谁签
立卷人。你签检查人。这样就可以。一般比如部门经理虽然管理档案这一块工作。备考表那么多。部门经理一般是不会签字的。
答：立卷人是整理的人员签名，一般指档案管理员。检查人是负责检查整理归档文件质量的人员签名，一般是档案管理部门的领导。
21. 全宗卷包括哪些内容?
答：全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。
全宗卷包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。
全宗卷的主要内容具体包括：
1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。
5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇集和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
22.对材料题名的补充，该用什么符号？因为有的标题太广泛，不便查找。
答：档案人员自拟内容用[]中括号。
23.档号章里的内容手写不大好看，有没有更好的办法？
答：建议保管期限直接刻制，档号中分类号、件号等数码使用打号机。
24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？
答：这得看你们的软件设臵了那些。一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。
25.基建档案如何整理？
答：一、整理原则
1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。
2、充分利用原有的整理基础。
3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。
二、整理方法与步骤
一般分两个过程完成：
1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理—组织保管单位进行基本编目—向综合档案移交归档；
2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。
基建档案的整理工作包括以下步骤：
对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。
1、对文件材料属性的鉴别
⑴文件材料属性的鉴别
就是将基建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。
应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。
⑵完整性的鉴别
项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。
⑶准确性的鉴别
档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和
建设全过程。
⑷保存价值的鉴别
目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。
2、分类
⑴单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设臵二级类目。
⑵编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案---J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。
3、组卷方法
⑴按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。
⑵按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及水文地质勘探等）、设计院（初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计）、施工（工程施工全
过程）、竣工验收、管理使用5个阶段，每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。
⑶按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题，土地登记发证可组成专卷。
⑷按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。
⑸按名称组卷。如工程预、决算专卷、产权、使用权证专卷。
3、卷内文件材料的排列
⑴单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的，按以下顺序排列：
依据性材料→基础性材料→设计文件→施工文件→竣工验收文件。
⑵图样材料的排列
①有图样目录，按目录顺序排列；
②无目录的，一般按图纸内容的主次关系编排。
如基本图在前，详图在后；总体图在前，局部图在后；主要部分在前，次要部分在后；布臵图在前，构件图在后。一般的排列顺序是：总体布局图→系统图→平面图（立面图、剖面图）→大样图。
⑶文字材料的排列
①按问题排列：区分不同问题，按问题重要程度、因果关系排列。
②按时间顺序排列：同一个问题形成的文件，按时间先后顺序排列。
③按逻辑关系排列：密不可分的文件材料应依序排列在一起。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
⑷图文混合材料的排列
一般文字在前，图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则文字材料应排在图样材料之后。
三、编目
内容包括：编写件号、页号；填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。
1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位臵。
2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。
3、页号编写：不论采用哪一种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。
4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画斜线以示原页号作废。
6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。
附：基建档案整理方法、分类及保管期限表
26.关于同一问题的请示与批复,如果形成年度不一致,整理时应将他们归到请示所属的年度,还是归到批复所属的年度?
答：批复所属年度。
27.一般单位为了便于文件的传阅,往往在收文上附加一个阅文卡。请问,文书处理人员应将其粘到文件上还是订到文件上?
答：一般以上2种方法都可以。可以询问档案人员整理档案时，是否有将传阅单取下或者另作处理。
如在归档时，将文件订书钉取下用档案卡单件装载归档，建议文书处理人员处理收文时采用订传阅单/卡，而不是粘贴。
28.整理归档文件时,标有密级文件如何整理?
答：是否归档，不取决于有无密级，而是文件本身内容的价值。在归档整理过程中，有密级和无密级的文件，可以根据内容联系，放在一起归档整理，在档案目录备注栏中注明密级，以便借阅利用时做好保密工作；如果文件密级很高，利用不方便的，也可以机密文件单独归档保管的，但这种方法大部分单位不采用。
29.全宗卷内的文件如何整理?
答：全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，我们可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材
料按问题——时间进行系统排列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。
30.公司接收的传真怎么归类整理？
答：传真如果是重要文件，又是热敏纸就复印一份放在热敏纸的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分类保存。跟别的文件一样。怎么归类主要取决于传真内容的重要程度。
31.我们公司这几年分分和和，名字也换了好几个，会计档案这一块儿，那一块儿的，怎么整理啊！按年份一块排呢，还是各自分块整理呢？
答：1、先按年份整理出来；2、再按会计档案类别整理；3、然后首先归档隔年度会计档案，比如今年你就应该归档2011年度的会计档案。4、一年一年往前推着整理吧。
32.文件归档时，如外来文件收文，收文处理单是排在第一页吗？还是正文排在第一页？那发红头文件时，存档时，发文处理单是放在最后一页吧？
答：在群内有看到这个问题，收文和发文的处理单都应该是最后一页。不是很确定。
33.叠图都用些什么样的小工具啊？
答：叠图板或者A4大小杂志也可代替直尺。我平时就是用这。
34.一般档案盒上的单位名称盖印章用红色还是蓝色？
答：一般用的是红色。企业很少用印章。而这种印章档案局比较常见。
35.一套图纸需每页都盖归档章还是只在首页？如果是每页都盖是右上角还是图纸标题栏上下？每页都编序号吗？
答：图纸右上角每一页都盖归档章。序号是这一卷图纸的流水号。页码就不需要了。一般一件图纸都是一页。比如有十件那么就从001-010.每一件都盖归档章如果借出有丢失也便于立即发现。
36.请教会计档案保管期限问题。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其保存期限为：
a）凭证类：原始凭证、记帐凭证15年；银行存款余额调节表、银行对帐单3年；
b）帐薄类：现金、银行存款日记帐25年；日记帐，明细帐、总帐15年；辅助帐、备查帐15年。
c）会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季度会计报表3年；年度会计报表永久；统计报表10年，年度以上统计报表永久。
d）其他类：各种契约、重点工程决算资料、发票存根、验资报告、财务会计制度、主要财务会计文件、合同、协议、会计记录本永久保
存；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；会计档案移交清册15年；财务预算3年；其他会计档案按其使用价值由各单位自定保管年限。
上面是我们公司的会计档案的保管期限，大家看有什么问题没？
就是发票存根、审计报告、验资报告、合同等需要永久保存吗？发票存根（公司开的增值税发票保存的存根联）算是哪一类，收款收据的存根联算哪一类？出库单和入库单算哪一类？
答：建议发票存根、收款收据存根联归原始凭证类，出库单和入库单物资管理类；审计报告、验资报告是永久，合同要看内容和合同范围定年限。
37.资金负债表放会计档案吗？
答：不放，任何的标准里都没有见到归档资金负债表的。
38.公司财务部门除了会计档案之外还有什么需要归档的资料？
答：会计档案包括年度决算报告，凭证，日记账，总帐，明细账，银行对账单，月、季度财务报告，会计移交清册、会计档案保管清册。其他的有一部分关于财务的该归入文书里。审计报告也该归入文书中。
39.请问大家多久备份一次电子档案到移动硬盘啊？
答：我是所有的都一个月或更长一些时候进行一次备份。变动比较多的话，一个月两次也有可能。我说的是文件类的。
40.有电子底稿的合同，打印之后签了合同，做电子归档的时候，是用底稿还是再重新扫描归档。
答：重新扫描签字盖章的合同。
41.问下同行们，在光盘上你们是手写信息，还是用标贴？那个盘面怎么样设计啊？
答：归档一般不要在光盘上书写，主要考虑怕破坏光盘。我们采用的办法是在光盘袋上写明光盘名称，档号，起止，终止日期。可参考DA/T 38-2008。
归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。所使用的油墨应通过光盘耐候性试验。若必须在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。初次使用应通过光盘耐候性试验。归档光盘禁止使用粘贴标签。归档光盘的标签面上应印有光盘产生日期、批次或喷墨打印的条形码。
42.扫描文件分辨率是多少最合适？
答：如果是文字，又是打印的印刷品，比较清晰的话，用100的就可以了。如果是图片，或者手抄的，很不清晰，就要用200以上的。参考下DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范。
档案管理常见问题（一） 1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查 找的文件资料？ 答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。 2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混 乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？ 答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。 3.多份会议记录可以归为一件吗？
答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。 答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。 4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？ 答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。 5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？ 答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。 6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
档案管理存在的问题及对策建议 一、存在的问题 （一）没有统一移交保管。县局档案的保管主要在县局档案室，每年都由档案管理员整理归档，归档的主要有文件、票证、财务类档案。征管类档案、稽查类档案、两税征收档案、各分局档案等仍各自保存，没有移交县局综合档案室统一保管。 （二）没有给予足够重视。目前我局的档案等级只有机关是省一级，而且是在2005年申报升级的，档案室是在2008年建成的，多年来一直没有对档案室进行升级。大部分单位档案室硬件设施的配置不完善，档案室保管条件普遍较差。个别单位管理体制落实不到位，对档案的保管不够规范，放置无序，存在遗失隐患。档案管理员多数为兼职，对档案管理存在应付思想，归档不及时、随意现象普遍存在。 （三）档案员业务不够精通。档案管理工作需要一定的专业素质，应该说技术性很强。现有的档案管理人员基本没有接受过系统、专业的培训，对档案的整理归档标准多数是前后任口口相传，对档案的分类、保管期限等标准不统一，而且各人的理解程度不一，造成归档立卷、分类不准确。 （四）队伍配置不稳定。各单位人员调动频繁，加之基
层单位人数较少，使档案管理队伍不稳定，对档案管理的持续性造成了影响，档案管理工作无法深入、有序开展。 （五）档案电子化程度低。目前，我局档案保存以纸质为主，还没有电子档案。纸质档案在整理归档、调阅、查询时有诸多不便。 二、对策及建议 （一）建立健全档案管理制度。以《档案法》为指导，建立健全管理员职责、归案、调阅、管理等制度，使档案管理有章可循、有据可依，保证档案管理制度化、规范化。 （二）加强培训力度。加强对档案员的培训，提高其档案管理重要性认识，提高其档案管理业务知识专业化程度，增强对档案管理流程的熟悉程度，促进档案管理工作效率的提高。 （三）加大档案设施资金投入。要充分认识当前档案设施的不足对档案管理工作的影响，加大对档案设施购置的资金投入，最大程度地满足档案管理工作的设备需求，以利于对档案的保存、管理、调阅。 （四）建立综合性档案室。建立综合性档案室，改变当前档案收集、归档、保管各据一方的混乱局面。各方档案在收集整理、归档后，统一移交综合档案室管理，减少出现档案受损。 （五）发展档案电子化。在各行信息化飞速发展的时代，
涉密资料复制审批表 申请人申请人密级 所在部门介绍信编号 复制份数复制件编号 涉密载体纸介质、磁盘、光盘、声像制品、影像制品申请 理由 原件名称 原件密级 复制用途 复制部门复制时间 复制承 办人 保密承诺 我保证在复制使用期间不扩大国家秘密和公司商业秘密的知悉范围，仅限于个人工作使用，并严格执行密件保管制度。我对密件在复制使用期间的保密安全负全部责任。 申请人：年月日 所在部门意见签字（盖章）： 年月日 保密办 意见 签字（盖章）： 年月日 管理部门 意见签字（盖章）： 年月日公司领导 意见签字（盖章）： 年月日 备注1、涉密载体复制后同原件一样管理。 2、复制时秘密级的密件由部门领导审批，机密级的密件由公司主管保密工作领导审批。 3、复制应在本单位或具有保密资质的定点单位进行。
涉密资料打印审批表 申请人申请人密级所在部门介绍信编号打印份数打印件编号涉密载体纸介质 申请 理由 原件名称 原件密级 打印部门打印时间 打印 承办人 保密承诺 我保证打印件在使用期间不扩大国家秘密和公司商业秘密的知悉范围，仅限于个人工作使用，并严格执行密件保管制度。我对密件在打印使用期间的保密安全负全部责任。 申请人：年月日 所在部门意见签字（盖章）： 年月日 保密办 意见 签字（盖章）： 年月日 管理部门意见签字（盖章）： 年月日 公司领导 意见 签字（盖章）： 年月日 备注1、密载体打印后同原件一样管理。 2、打印时秘密级的密件由部门领导审批，机密级的密件由公司主管保密工作领导审批。 3、涉密件打印应在本单位或具有保密资质的定点单位进行。
● ●涉密资料打印登记表 涉密资料打印登记表 序号打印 人 打印件名称密 级打印 份数 每份打印件 页数 打印 时间 打印人 归口管 理部门 备注
归档表
第十一章公司档案管理表格 二、归档案卷目录表 卷宗号：目录号：部门： 案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注 三、档案目录表 部门： 编号文号名称内容归档日期备注 1 2 3 4 101
四、企业档案存放表 制表人：制表日期：年月日五、档案索引表 六、(机密)文件保管备查簿 102
第十一章 公司档案管理表格 103 归档 日期 原文 件编号 内容 摘要 经办 部门 档号 预定 保存期限 份数 备注 副本 影本 七、档案明细表 保险库号 柜位号 拟存至日期 公司 部门 文件名称内容 类别 入库日期 出库日期 收件人 签收日期 八、作废档案焚毁清单 年月日焚毁 档 号 收文号 发文号 简 由 档案起讫日期
核准：监焚：焚毁执行人： 九、档案调阅单 申请人：制表日期：年月日十、阅档催还单 ××同志： 您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，依档案调阅规定，请于×月×日前送还。 档案室 年月日 十一、阅档催还单存根 104
第十一章 公司档案管理表格 105 档号 文号 名称 借期 原定还期 数 量 催单发出日期 宗 册 十二、档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 由董事会秘书保管 股东会的档案 永久 由董事会秘书保管 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由董事会秘书保管 董事会档案 永久 由董事会秘书保管 行政事务 公司对外行政发文 10年 重要会议资料 10年 人事 重要干部名册 15年 重要干部任免决定 10年 经营业务 重要经营计划 10年 经济合同 10年
1、档案的基本属性是原始记录性、知识性、信息性，一般属性是信息性和知识性。 2、文件是档案的来源，档案是文件的归宿。 3、文件的责任者是指形成文件的作者（或制发文件的单位或个人）。 4、决定档案保存价值的因素是档案自身的特点和社会的需要。 5、照片档案是由底片、照片、文字说明组成。 6、会计档案的主要成分是会计凭证、会计账薄、会计报表。 7、归档和保存是文件转化为档案的一半标志和界限 8、档案检索工具按比例为目录、索引、指南。 9、目前全国档案部门统一使用的检索语言是《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》。10、文件归档涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。11、档案部门移交清单应该填写一式三份。12、文书档案基本的立卷方法是“六个特征立卷法”，即根据文件在问题、作者、时间、名称、地区、通讯者特征六个方面的共同点将文件组合成案卷的方法13、档案签订时掌握的原则：保存从宽、销毁从严，孤本从宽、副本从严，本单位文件从宽、外单位文件从严。14、检索语言特点：单义性、专业性。15、计算检索效率通常采用查全率和查准率。16、档案统计工作的步骤：统计设计，统计调查，统计管理，统计分析。17、人事档案的特点：真实性、动态性、机密性。18、会计凭证保存15年，会计账薄15-20年，会计报表永久保存。19、档案的本质属性原始记录性。20、档案管理工作的性质服务性和机要性。21、档案属性标准包括档案的来源标准、档案的内容标准、档案的形式标准。22、鉴定档案的基本方法是直接鉴定法。 23、档案提供利用工作的形式包括向利用者提供档案原件、复制品、加工成品。 24、全宗指南的内容：立档单位的简要历史、全宗简要情况、全总内档案内容和成分的介绍、全宗指南的辅助工具。25、档案文献汇编特点：原始性、系统性、易读性。 26、常用的现行文件汇编的类型：法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编。 27、大事条目的编写方法：大事时间，大事记述。28、实物档案管理分为证书类档案管理方法和印章类档案管理方法。29、电子档案的归档方式：物理归档方式、逻辑归档方式、“双套制”归档。30、电子档案的归档时间分为实时归档和定期归档。31、电子档案的归档手续为进行技术鉴定和履行归档手续。 名词解释 1.档案收集：就是按照法律法规规定，通过例行接受制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。 2.档号：是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页号等。 3.会计档案：是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的各种载体的会计文件。 4.著录标引：著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择、并赋予其规范化检索标识的过程。 5.档案：是机关组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史文件。 6.全宗：是由某一机关、组织、人物在社会活动中形成的档案有机整体。 7.著录标引：著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择、并赋予其规范化检索标识的过程。 8.大事记：是按照时间顺序简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。9、文件归档：是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。10、档案汇集：是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案汇集起来。11、档案价值的鉴定工作：是指档案室按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确保其保管期限，剔除丧失保存价值的档案予以销毁的活动。12、全宗卷：是档案室在管理某一全宗的过程中形成的，记录和说明该全宗情况的专门案卷，它是一个全宗在形式和管理活动中形成的档案。
朝阳市检验检测认证中心档案管理制度 为进一步加强干部人事档案管理工作，全面推进干部人事档案管理制度化、规范化、科学化，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作、人事决策工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等有关规定，制定本制度。 第一条严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《干部人事档案工作条例》规定，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效保护和使用干部人事档案，自觉遵守党和国家的保密规定。 第二条根据《干部人事档案工作条例》规定，干部人事档案管理部门，要设置专用房间保管档案。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。 第三条干部人事档案库房为机要房，无关人员不得入内。档案库房必须坚固，配置铁质档案柜。库房内保持清洁、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等设施落实情况，保证档案安全。 第四条严格干部人事档案日常管理，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。 第五条收集档案材料必须认真鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。
第六条销毁干部人事档案材料，必须详细登记，并报请分管领导审查批准。销毁档案材料过程中，必须有2人以上参加，不得让无关人员参与，大宗和绝密材料销毁时要有相应保卫措施。 第七条严格档案查阅、借阅审批手续。干部人事档案不准随手拿出库房，查阅、借阅档案必须按规定办理审批和登记手续。 因工作需要查阅干部人事档案，查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。 查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，报分管领导批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。 第八条任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。 第九条凡借、查阅干部人事档案，查、借阅单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅。 第十条借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案的内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示分管领导审查批准后，才能复制（拍摄）。 第十一条干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
档案归档审核要点： 放款审核参考下列执行，另外，增加查验涉及的权证原件是否已经归档于监察部。 一、担保业务 1、目录（一式2份，审核通过档案管理员签字送回业务一份，要求业务签收登记）。 2、告客户书。 3、面签确认书。 4、评级报告（要求AB角签字）。 5、借款合同（如为承兑业务的需要提供综合授信协议或等同文本）。 6、保证合同。 7、保证金质押合同。 8、委托担保合同。 9、反担保抵押合同（房产）及同意抵押声明（个人）、自行解决住房承诺、同意抵押的股东会或者董事会决议（法人）、章程（法人）、抵押物价值确认书、他项权证、承租人承诺函、租赁合同、二次抵押声明。 10、抵押合同（设备）及清单、同意抵押的股东会或者董事会决议（法人）、章程（法人）、抵押登记证明（凡是涉及董事会、股东会决议的按照章程审查，注意开会按照法律要提前通知，否则就全部签署）
。 11、抵押合同（存货）及清单、同意抵押的股东会或者董事会决议（法人）、章程（法人）、第三方保管协议、第三方的身份证复印件。12、质押合同（存货）及清单、同意质押的股东会或者董事会决议（法人）、章程（法人）、第三方保管协议、第三方的身份证复印件。13、反担保书个人、签署人的身份证、涉及夫妻关系的提供结婚证，单身的提供单身证明。 14、反担保书法人、同意担保的股东会或者董事会决议（法人）、章程（法人）。 15、履约金协议（不要求归档在档案中，单独保管、目录不要写）。 16、股权质押合同、出质人身份证复印件、同意质押的股东会决议或者董事会决议、质押公司的章程、如股东为法人的还需该股东的股东会决议或者董事会决议、该股东的章程、质押权证。 17、厂房租赁合同、涉及所租的厂房的土地证或其租赁合同、地上建筑物图纸（企业盖章）。 18、应收账款质押合同、第三方对应收账款的确认书、应收账款质押登记协议书、人民银行做登记的回单。 19、房产证质押的，公章等物品质押的，需要印鉴卡、房产证复印件等所质押物品的复印件以及质押声明。
电子档案管理工作中存在的问题与建议近年来,随着信息技术的迅猛发展,成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下,一种新型的档案形式--电子档案应运而生。 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和内涵。 一、电子档案管理过程中的问题 （一）电子档案自身的安全性问题。 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体,这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，?网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，?电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。 （二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的
产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。 （三）办公自动化与电子档案管理无缝结合。 在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。 （四）对电子档案管理人员提出了新挑战。 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识，还要不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知识，这样才能适应档案工作现代化需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管理人员的素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术、等相关知识几乎一片空白，面对新的需要显得难以适应、无所适从，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 二、电子档案管理过程中的建议 （一）加强电子档案的保管。 电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持
********有限公司 **内字…2012?25号 关于印发《****有限公司 档案管理制度汇编》（修订）的通知 各部门（所）： 《*****有限公司档案管理制度汇编》（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。 本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的《装饰工程档案管理办法》。该办法中的《项目档案报审表》（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的《竣工工程资料归档记录表》（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。 同时，2000年8月颁发的《********有限公装饰公司档案管理制度汇编》即日起废止。 特此通知。 二〇一二年七月十六日
*********有限公司 档案管理制度汇编（修订） 一、总则 （一）为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）及《广州市执行<归档文件整理规则>实施细则》，结合公司实际情况，制定本办法。 （二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。 二、档案机构及其职责 （一）本公司设臵综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。 （二）公司档案室的基本职责： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
浅谈档案管理中存在的问题及对策 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。 1.档案管理工作中存在的问题 1.1对档案的重视程度不够 长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。 1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。 1.3档案室硬件环境设施不齐全 对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。 1.4人档分离、弃档不用的人员数量不断增加 随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。 1.5档案材料制作不规范 干部档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的
人力资源档案管理方案 对人力资源档案进行妥善管理，是人力资源管理的重要内容，这样既能有效地保守人才机密，也可以维护人力资源档案资料的完整，防止资料损坏。企业建立健全人力资源档案管理方案是对人力资源档案进行妥善管理的关键。 目录： 一、员工人事档案资料管理规定 二、员工培训档案管理办法 三、员工工作业绩档案管理办法 四、员工档案保管规定 五、员工档案利用办法 附：人力资源档案管理用表 一、员工人事档案资料管理规定 概念解说： 员工人事档案资料是公司进行人力资源管理的重要依据，因此必须制定相应的规章，加强员工人事档案资料的管理工作。 编写要点：在制定该文案的过程中需注意如下几个方面： (1)明确目的； (2)阐明员工人事档案资料包含的内容。 范文： 员工人事档案资料管理规定 为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定。 一、各人事命令、通知公布后，连同该隶凭证(申请单或签呈)合并归档。 二、每月初依据人员异动记录簿编制“人力异动月报表”，呈核阅后，列八人事流动率检查
依据。 三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人力资源部说明中请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。 四、人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送档案室备查。 五、人力资源部应备档案包括如下内容： 1、人力异动案； 2、员工奖惩案； 3、员工考绩案； 4、员工培训案； 5、人事规章案； 6、人事勤务案； 7、人亭报表案； 8、员工福利案； 9、文体活动案； 10、涉外事件案； 11、收发文件登记簿。 六、本规定自公布之日起实施。 二、员工培训档案管理办法 概念解说： 公司培训员工时应建立员工培训档案，并加强对员工培训档案的管理，从而使员工培训工作有据可查。编写要点：(略) 范文： 员工培训档案管理办法 一、为了加强员工培训的档案管理工作，使员工培训工作有据可查，特制定本办法。 二、员工培训档案是对员工自进入公司开始所参与过的各种培训活动的详细记录。 三、员工的培训记录内容包括： (1)在职前训练中，该员工接受各种专业培训课程的课程名称、内容、时间、出勤记录，参加
档案管理制度 1．0 主要内容及适用范围 规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。 2．0 档案的管理机构 2．1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。 2．2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2．3 档案室主要职责： 2．3．1 制定或参与制定档案工作的规章制度； 2．3．2 对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督； 2．3．3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 2．3．4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 2．3．5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 3．0 档案的种类 3．1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 3．2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3．3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 3．4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 3．5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 3．6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 3．7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达
主管领导档案工作职责 一、组织《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》等档案法律法规的学习宣传教育活动，提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。 二、将本镇档案工作纳入议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。 三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求，并组织监督、检查。 四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。 五、组织开展本镇各村（社区）档案人员的培训工作、业务考核，落实奖惩。
档案人员岗位职责 一、学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。 二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。 三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导，具体负责本镇各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。 四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。 五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。
档案收集归档制度 一、收集归档范围 凡是反映本镇工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。 二、归档质量要求 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。 三、收集归档时间 各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列，分类存放，便于日常查找利用。 党务、行政管理文件于次年6月底以前整理归档； 科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档； 会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管1年，次年3月底以前归档； 音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档；
关于档案管理培训的主 要内容 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998
档案管理 概述 一、档案的作用：利用价值、凭证价值、查考价值 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其它对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、档案的分类 1、文书档案：各单位在党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的档案通常为文书档案，具有管理性和政治性等特点。 2、科技档案：如基建档案、科研档案、设备档案等 3、专门档案：如会计档案、审计档案、诉讼档案等 1、立卷形式：
1）集中立卷：单位档案室人员对全部应归档文件集中立卷，适用于工作人员较少、不设立内部机构或归档文件量少的单位。 2）分散立卷：单位内部各部门兼职档案人员分别对本部门承办的文件精选立卷，适用于内设机构明确、归档文件量较多的单位。（提倡）3）集中与分散结合立卷：业务性强的由承办部门立卷，其他文件由档案人员集中立卷。 2、立卷主要步骤(九步) ?选择应归档文件 ?将归档文件组合成卷（五分法） ?排列卷内文件 ?编制卷内文件页号 ?编制卷内文件目录 ?填写卷内备考表 ?拟写案卷题名 ?填写案卷封面 ?装订案卷 四、文书档案案卷各部分组成及排列 1、硬卷皮案卷： 案卷盒（含封面、封底）—卷内文件目录—若干份文件—卷内备考表（一盒为一卷） 2、软卷皮案卷：
工程档案管理存在的问题及对策 摘要：工程档案是工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。本文结合笔者 多年的工作总结，主要针对工程档案管理过程中常见问题进行了分析与研究，并提出了相应的解决措施，以供大家参考与借鉴。 关键词：工程;常见问题;档案管理;对策; 一、档案管理发展趋势 工程档案管理随着经济的发展不断规范，工程档案管理的发展趋势是科学化、信息化、电子化。 (一)工程档案的计算机化管理。随着计算机技术的发展和应用，电子档案已经在我国 得到了普遍的应用，并逐步走向成熟。档案中数据和流程图的绘制软件开发者已经进行了很好的处理，但是却还没有形成一个完整的系统实现软件的互通应用。档案管理工作必须建立一个专门的系统实现对档案信息的一体化处理，这将是档案管理近期的发展方向。 (二)培养专业档案管理人员。随着全球化的发展，人们已经认识到管理对于经济的重 大影响，管理学专业也日益兴起，这必将会培养出大量的现代化管理人才。这样就为建设专业化的档案管理团队打下了坚实的基础。在经济发展的背景中打破传统的管理模式，将档案交由专业的人才管理，实行现代化的管理模式，这就会大大推动档案管理的发展和作用。 二、当前工程档案管理现实中常见的问题分析 (一)档案管理方法落后，导致资源严重浪费。目前很多建设项目都是采用传统的方法 来管理项目档案，就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由人工操作和管理，这样工作量大，工作效率低，不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面，传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理，组成竣工资料编制小组，一般需要做―套纸质档案，一套项目档案数量上千卷，需要很多纸张，造成每个单 位都有庞大的档案室，需要配备多人编制和管理，人工建目录，占用许多资源，造成人力物力的过多利用，甚至是很浪费。 (二)技术滞后，还未能完全达到现代化城市的要求。当前工程档案的管理虽然已开始 运用计算机、光盘等现代化工具，但这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式，实质是传统档案管理模式运用新技术的改进，是对传统档案管理模式的数字模拟，并没从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体
档案管理工作在整个秘书资格考试中，可能只占几分，但是这也是其中的一个考点。档案管理工作主要包括档案材料的收集；档案的归档，立卷与管理；档案的保管；档案的鉴定；档案的销毁以及档案借阅，利用工作等六大方面。档案管理工作在整个秘书资格考试中，可能只占几分，但是这也是其中的一个考点，现总结如下，供考生学习。（一）档案材料的收集：1．建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限；2．对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。（二）档案的归档，立卷与管理。1．区分全宗，确定立档单位。2．分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。PPkao 考试网4．案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。7．每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。（三）档案的保管：1．防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2．公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；3．做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实牢固。（四）档案的鉴定：1．从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。2．确定各类档案的中管期限表．其中财务档案见财务档案保存期限表。公司档案保管期限分永久，长期，短期三种．介于两种保管期限的，保管期限从长。（五）档案的销毁：1．对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2．办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；3．销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。4．公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。（六）档案借阅，利用工作1．凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅2．卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。3．借阅期限不得超过3天。
档案管理工作中存在的问题及对策
档案管理工作中存在的问题及对策 摘要：目前我国大多数档案部门在档案管理工作中仍存在问题，影响到档案管理工作的进一步的发展。因此，强化档案管理工作在其部门中的重要地位，及时改进档案管理工作中遇到的问题加以及时解决，势必成为我国档案管理工作的重点。 关键词：档案管理档案管理制度资源开发 前言 随着我国经济的快速发展，档案管理工作以其机密性较高、政策性和专业性较强的主要特点，成为我国经济、科研等主要信息的载体，在我国经济管理工作中发挥着重要的作用。因此，在现今高速发展的市场经济下，建立科学、系统、民主的的档案管理制度，可以有效的保证经济的协调、高效、有序的运行，对人们的生存与发展都起着至关重要的作用。 一、档案管理工作中存在的具体问题 1.1 管理存在误区 长久以来，我国很大部分人员和领导干部在档案管理上存在认识的误区，将档案管理工作看成时简单的抄写与资料管理的事物性工作，既不是主要的工作
增强干部档案工作队伍的建设，同时从事档案管理工作的管理人员必须要选择责任心较强、政治上可靠、作风正派的共产党员。加强对这部分人员的道德教育、岗位管理知识的培养，多关心对他们的日常生活工作，使他们在工作中充分发挥其主动热情的工作态度和思维创立能力。档案人员的自身素质和工作态度决定了档案管理的好坏，因此，档案管理人员的自身素质的提高时极为重要的。同时，档案管理人员也应当注意自身专业水平的提高，积极参加技能培训等提高专业水平的活动中来，熟悉档案管理工作的基本要求和工作流程，提高档案管理工作的质量和效率。积极发展档案管理事业，使档案管理更加科学、实用，为社会的发展贡献有利的信息资源。 2.2 设立健全的档案管理制度 2.2.1档案管理工作要建立具有科学性、合理性的规章制度，并且要求该制度要符合单位的特点，切合实际的档案管理情况，以满足单位对档案管理的具体需求。 2.2.2 制定的档案管理制度必须适用于单位，并将简便易行、方便实用与可操作性强作为档案管理制度建立的目标，更好的进行和约束档案管理工作，为
2019年档案工作要点 2019年档案工作要点 2019年是执行《档案事业“十一五”规划》的最后一年，也是科学谋划“十二五”规划的关键年。2019年全市档案工作的总体要求是：坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕全市中心工作，进一步拓展档案服务领域，推进“两个体系”建设，深化数字档案发展，在档案新馆的平台上精心规划“十二五”档案事业发展蓝图，充分发挥好档案的服务、教育、宣传功能，为经济社会和各项事业的 发展作出更大贡献。 夯实馆室各项基础，提升档案管理水平 档案馆、室各项基础工作是开展档案工作的根本，是拓展服务、实现档案价值的前提。档案馆及各档案室要努力夯实各项基础，加强资源整合，保障档案安全，创新管理方法， 积极争创国家一级档案馆及星级档案室。 1.优化机关档案集中统一管理。全市机关文档管理中心要充分发挥职能，切实做好行 政中心各进驻单位档案实体集中、资源共享工作。对72家进馆单位档案，要严格对照标准，规范整理上架，做好目录与纸质文件、电子目录与全文的校核。各进驻单位要积极做 好2019年度档案的整理工作，于10月底前全面完成2019年度及以前档案的移交工作， 并能比较熟练地运用数字档案馆室系统做好日常档案的上传及利用。同时要结合实际，进 一步加强对荣誉、书画、礼品、照片等档案的集中统一管理，加大对重大活动、重大事件 档案的全程跟踪、科学管理。 2.强化档案馆室安全规范管理。档案馆、室要积极开展档案安全管理教育，组织各类 档案安全演练，提高档案安全意识和防范技能。加强对档案安全隐患的监管，落实专人， 定期检查各类安保设备和消防设施。制定和完善各项规章制度，规范档案的收集、管理、 利用等程序。认真做好各类台帐及登记簿，定期开展档案检查和到期档案的鉴定，组织实 施珍贵档案的抢救和修复工作。 3.亮化档案窗口的查阅服务。充分发挥新馆服务大厅的开放功能，做好政府公开信息 和各类资料的开放利用，各单位要按照有关文件精神及时上报各类政府公开信息，确保全 市政府信息公开查阅服务中心信息的及时性、公开性、准确性；充分利用信息化手段做好 各类档案信息资料的发布工作，完善智能集成系统，展示档案馆现代化功能；优化窗口查 档服务水平，提供各类便民服务，努力将窗口打造成对外服务的亮丽名片。 4.积极争创国家一级档案馆及星级档案室。对照《市、县级国家综合档案馆测评细则》，高标准做好创建国家一级馆基础工作，全方位加强档案科学管理水平，力争上半年 以高分通过国家一级馆测评。各单位要以争创星级档案室为抓手，努力提高基层档案室管 理水平，力争2019年全市60家单位通过省星级测评及复查。
档案管理软件维护常见 问题 SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-
紫光档案管理软件系统维护常见问题 一．相关用户名密码 A、档案服务器 IP: 系统用户/密码：administrator/ams2009 B、数据库服务器 IP: 服务名:thams 数据库用户/密码：thams/ams2000 C、FTP服务 使用IIS建立FTP服务，新建操作系统用户thams，密码ams2000，使用此用户连接FTP 新建虚拟目录,别名DATA，路径指向：D:\DATA，权限：读取，写入。 二．服务器 在更换服务器或重装服务器操作系统的情况下，按照如下步骤即可完成紫光档案管理系统服务器端的设置。 （如果服务器操作系统出现问题，需要重装，可点击桌面上的AcronisTrueImageServer9.1，将系统恢复为 E:\system_backup） 1.档案服务器上,需要安装的软件
(1)JDK1.5(或更高版本)，Jboss4(或更高版本) 安装程序目录:E:\tools 配置方法：见文档E:\紫光\BS程序\综合版BS配置文档注:JBOSS设置为系统服务的方法:E:\紫光\BS程序 \JBOSSserver自制文档 如果数据库服务名改变，则需要重新配置jboss- 4.0. 5.GA\server\default\deploy\oracle-ds.xml (3)ORACLE客户端安装。 1、欢迎界面，直接点下一步 2、选择安装路径 3、选择安装模式： A、管理员模式：直接点下一步安装。提示配置：目录使用配置，可取消。 B、运行时模式：直接点下一步安装，提示配置：目录使用配置，可取消。 安装完毕，还需要安装OraWin9204（安装文件目录E：\tools） 双击会解压为一个叫Disk1的文件夹，运行文件夹中的setup.exe即可安装，安装时，选择OracleProviderforOLEDB,安装成功。（选择B，方式安装，好处，节省硬盘空间），如下图 4、配置Oracle服务名