会务工作教案

三、参加会议人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。
四、会议议程
会议由主管副总经理主持。
上午：
(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。
(2)培训部总监专题发言。
(3)生产部总监专题发言。
下午：
(1)分组讨论。
(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。
有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
（三）、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。
同时本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。
这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？
会议概述
什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
会议要素：
最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
会中：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作
会后：安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结
一、确定会议筹备方案（大中型）
议题确定后，我们人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：
（二）、怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。
（一）、确定会议主题和议题。
（二）确定会议名称。
（三）、确定会议议程。（四）、确定会议的时间和日期。
（五）、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
（六）、确定会议文件的范围，并做好文件的印制ห้องสมุดไป่ตู้复制工作
(七)、确定会议经费预算。（八）、确定会议住宿和餐饮安排
(九)、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。
2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。
案例分析。
教学难点：
会议方案的制作；
会场的布置；
案例分析；
技能训练。
教学时数：
理论教学4课时
实训教学8课时
教学内容：
案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因我们人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。
最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。
会议的种类有几种？
根据不同的标准，常见的会议种类有：
按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；
按会期分：定期会议和不定期会议；
按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；
按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
按议题性质：专业性、专题性、综合性等；
按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十 人或数人)等；
按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；
按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。
会议有什么作用？
（一）会议的积极作用
1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。
（四）、确定会议时间和地点应注意哪些问题？
1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
1、组织的工作
主要包括：
(1)协助领导确定会议议题；
(2)根据议题安排议程、日程；
(3)发会议通知，负责会议报到；
(4)对与会人员进行编组；
(5)布置会场，安排座次；
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；
(7)负责会议签到；
(8)会中组织和协调；
(9)会场其他组织和管理；
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。
5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。
(二)会议的负面作用。
1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
(2)会议的警卫工作；
(3)会场内外的安全保卫工作。
从以上工作的基本内容中，可以看出，会议工作对我们的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出我们的综合素质。
会务工作的具体内容
会务工作流程图
会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查
(11)会议的结束收尾工作。
2、文书工作
主要包括：
(1)会议文书的起草；
(2)会议文书编写；
(3)会议文书印发及管理。
3、生活管理工作
主要包括：
(1)与会人员的食宿管理；
(2)会议的财务管理；
(3)会议的交通保障；
(4)会议的文化活动；
(5)与会人员的医疗保健。
4、安全保卫工作
主要包括：
(1)会议的保密工作；
(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 ’
(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。
(4)副总经理的总结报告。
八、会议服务工作：由行政部综合协调。
(1)会议通知。
(2)会议日程表。
（一）、怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
(3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。
(2)技术训练与技术创新。
(3)如何提高技术训练的质量。
(4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：
准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台我们负责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。
(1)总经理的工作报告。
课堂讨论：
你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？
会议申报与审批的形式有哪些？（口头申报、书面申报、会议申报。）
会议申报应遵循什么原则？（精简从严原则、“一枝笔”原则。）
指导会务工作的原则有哪些？（1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。）
会议成本意识
开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的：
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会
(筹备方案)
一、会议主题
为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点
拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。
会议成本= 2ABT
A：与会者平均工资的3倍（以小时计）;
B：参加会议的人数;
T：会议的时间（以小时为单位）。
A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。
会议工作的基本任务
会务工作
教学目的：
通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。
教学方法：
案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。
教学重点：
会议筹备工作；
会议方案的制作；
会见与会谈的操作程序与方法；
2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。
3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。
4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。