试论工程监理资料管理
1 建设工程监理内业资料管理的阶段工作进程
建设工程监理内业资料管理，按照所监理建筑工程的进度可以分阶段进行管理，各个不同阶段所要进行的资料管理工作的内容和要求各不相同。一般可以分为：施工准备阶段、施工阶段、工程竣工验收阶段、工程质量保障期、工程存档期五个阶段。
1.1 施工准备阶段的工作进程
内业资料管理内容：监理公司的监理人员、总监名单；设计文件、施工图纸、监理规划及实施细则等；施工单位报送的审查意见、施工单位工程开（复）工审查报告、各种台账（如施工单位工程进度、验工计价、安全监理、设计变更、施工单位及主要人员资质审核、监理人员培训考核、质量验收台账等）、监理公司文件等。
具体的工作进程：出具相关监理名单的报告、建立标准化资料管理，各种管理相关的图表、制度要张贴办公室墙上明示。对施工单位报送的审查意见、施工单位递交的工程开（复）工审查报告出具审查意见，建立完善的监理台账，以便及时查阅。对内业文件进行登记，及时收回转阅的文件。
1.2 施工阶段的工作进程
施工阶段所产生的报表、台账等资料比较多，资料管理工作相对要复杂、繁琐，这个阶段的管理效率决定着资料管理对工程验收的影响度。
内业资料管理内容：验工计价表资料、监理报表；施工单位递交的计划审查报告；工程项目造价、风险防范等资料；监理日志、施工单位的各种工序检查及质量验收资料；有关工程质量、迸度、投资、安全等问题的监理专题报告纪要、工程例会纪要；由于严重质量问题而责成工程停工、复工的报告、各类监理指令资料、质量事故资料等；施工单位索赔的详细资料、申请工程延期的报告等。
具体的工作进程：签报施工单位月、季、年度的验工计价表，编制监理公司的月报、季报、年报；为施工单位递交的计划审查报告出具意见，提出有关工程项目造价、风险防范的具体规划方案；认真填写监理日志，做好对施工单位的质量验收登记；记录、整理相关的例会纪要；调查研究，提交施工单位索赔、工程延期报告的相关资料或报告等。
1.3 工程竣工验收阶段的工作进程
工程竣工验收阶段的资料管理效率较低，会由于验收不及时而导致工程不能如期竣工，影响各方的收益。
内业资料管理内容：初验报审表、竣工报验单、验收记录；工程质量评估意见；工程及监理竣工文件、工程及监理档案资料；竣工结算审批表、工程验交证书；工程竣工工作总结；工程竣工验收报告等。
具体的工作进程：工程初验报审表的签署，整理验收资料；提供所监理标段的工程质量评价；促使施工单位及时上报资料，并及时将监理资料上报；呈报竣工结算审批表，签发相关工程验交证书；做
出监理竣工、安全等工作总结；与总监共同签发“工程竣工验收报告”。
1.4 工程质量保障期的工作进程
工程质量保障期的资料管理也不可忽视，它关系着对工程的总体质量评价工作。
内业资料管理内容：返修工程（质量缺陷）报表、验工计价表；竣工文件、竣工监理文件；审查合格后交接手续的相关资料、“工程质量保修终止书”。
具体的工作进程：确定返修工程（质量缺陷）数量和金额，呈报验工计价表（返修工程）给建设单位审查；检查督促施工单位整理竣工文件，整理本阶段的监理文件，做好监理资料的整理与存档工作。
1.5 工程存档期的工作进程
工程结束后，需要把工程的相关资料移交给工程建设方和本监理公司，做好存档工作。
建设单位存档资料：包括监理工作总结、工程质量评价表、工程质量事故资料、工程开工（复工）报审表、建设单位需要的其他资料。把有关建设单位的资料整理好，办好移交手续。
监理公司存档资料：包括工程监理的工作总结、工程质量评价表、工程质量事故资料、监理部门受奖罚的相关文件原件、各种监理指令资料、监理日志、工程的重要设计图纸及资料、各种来往文件及会议纪要、各种监理报表的电子文档、各种台账等，及时进行整理，移交给监理公司。
2 监理内业资料管理存在的主要问题
2.1 监理资料整理不及时
一般来说，监理资料的整理需要保障及时，这样才能保证资料的真实性和完整性。并且要求对质量进行相应的分类，便于追溯和查询。然而在实际工作中，由于很多建筑工程的工期比较长，资料管理人员的疏忽可能导致资料整理不及时，监理人员的更换也可能导致监理资料整理的脱节，不能与工程同步进行，对整个资料管理造成影响，致使监理公司难以及时提供验收资料，影响工程的验收竣工。
2.2 监理资料填写不规范
按照国家对监理资料的一般规定，监理资料必须字迹清晰，盖章（签字）齐全，不得随意涂改，各种资料规范应满足档案管理的需要。电子文档必须打印，采用手工签名保存，需要长期保存的电子文件需用A4或A3纸针式、喷墨打印。然而，由于建筑工程涉及分包业务，施工单位较多，很多施工单位的资料不仅不完整，而且随意涂改，表格等文件字迹潦草，打印的电子文件缺乏手工签名等，给资料管理带来一定难度。
2.3 缺乏对资料管理的监督
在实际监理工作中，很多施工单位不重视资料管理工作，认为资料管理即是后期整理，缺乏按进度进行资料管理的意识，导致工程资料管理的迟滞，无法保障资料的真实性与及时性，丧失了资料管理存在的实际意义。因此，监理人员必须监督施工单位实施全过程的资料管理。
3 改进建筑工程监理内业资料管理的措施
3.1 建立严格的资料管理制度
建立总监负责制，做到监理分工明确，职责范围划分清楚。监理人员必须向总监及时汇报监理工作和监理资料情况。总监检查监理工作时，也要对其职责内的监理资料进行检查。设立专业的资料员，负责施工单位的资料汇总和整理工作。做到资料整理以工程进度为基础与工程进度同步进行，保证监理内业资料整理的及时性与完整性。
3.2 促进监理资料的规范化
加强对监理资料的规范化，统一资料的范式，并印制下发施工单位。按照监理资料分类，分专业进行资料管理，编制目录，方便资料的跟踪检查。建立监理资料的电子文件，确定文档的存放格式，归档时要刻录成光盘移交。
3.3 加强对监理工作的监管
在施工过程中，保障与施工单位的资料整理同步进行，能够及时审核资料的真实性与完整性，保障资料的真正效用。监理单位需要通过例会加强施工单位的资料管理意识，使施工单位能够严格按照进度进行资料整理，各项施工资料必须字迹清楚、真实，符合规范。对施工单位的资料管理质量如同工程质量控制一般，以各个阶段为基础严格实施全过程控制。
总之，监理内业资料管理是工程监理中不容忽视的一项基本工作。由于在管理中存在着一些问题，可能会对整个工程造成一定影响。因此，需要加强研究，采取相应的措施提高其管理效率，为工程监理质量提供保障。
