有效管理工具之一计划时间管理.pptx

达他办公室，明天见。
小窍门之三：清理桌面
归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰
怎么办？
•清洁的桌面代表你有序的思 维，利用工作计划表来提供 控制
找出比把所有档案堆在桌上 更好的控制方法 • 先处理棘手、最为优先的工 作，过滤干扰，适当授权
作为一个论点的工作计划：
（1）有一个问题，或者多个问题（选择 逻辑的理由）；
（2）他们需要一个解决方案； （3）工作计划是一个解决方案。
工作计划的结构和内容
摘要； 简介和背景（问题）； 目标和目的（成果）； 资源和限制（投入）； 解决方案和行动（从投入到成果）； 附录（预算，时间表和其它）。
答案三：工作计划要描述工作任务与任 务完成人之间关系。
问题在于工作计划的核心是什么？
工作计划绝不仅仅是预算表和工作安排 工作计划为工作相关人准备的一个论点 这里有必要解释一下什么是论点？ 一个论点是一系列在逻辑上相关的陈述
，每一个陈述都是依照逻辑顺序，根据 前一个陈述得来的，一系列关联的陈述 组成了整个论点。
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面对无穷的杂事，我们怎么办？
第一：要学会区别不同的事务，在有限 的时间里做最重要的事。 这里我们提 供一个简单的事务分类工具。
第二：要学习一些方法，避免不必要的 打扰。这里提供一些小窍门。
第三：要学会利用计划工具，统筹你的 时间。
首先是事务分类工具
• 危机 • 急迫的问题 • 有期限压力的计划
完 80% 一般
小窍门之七：明确责任
•征得上司同意后，准备一份工作 责任清单，其中要说明职责和职 权
• 坚持获得与责任对等的职权，你 有义务获得执行任务的权力
• 拟出明确的工作项目说明，内容 要详细，涵盖个人所有的职责
以后，经常反省自己：
1、我做了什么根本不需要做的事？ 2、我做了什么能够由别人，并且应该由别
重要
• 防患未然 • 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲、健身
紧急
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 • 受欢迎的活动
• 繁琐的工作 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
不重要
不紧急
紧急
重要
偏重第一类事务的结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
• 出示双方同意的优先次序 清单来拒绝老板
• 别人会替那些没有优先次 序的人，决定优先次序
小窍门之六：速战速决
这件事令人感到为难， 但是它非做不可， 因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。
养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务，快速地完
成每一块的任务 完成最关键的部份，让事情看起来像做
文件繁杂
小窍门之五 学会拒绝
可以有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好。
•同时设立个人与组织的重要 工作目标，为例行工作建立 完成标准，设定完成期限
• 学习专注的技巧，避免分心 及自我干扰。克服做事拖延 的坏习惯。
•认识真正的朋友，不会因 为坦率的解释而被触怒
时间管理、计划与效率
请思考一下你是否有如下情况：
你是否认为计划赶不上变化？ 你是否感觉到你的工作环境太乱了？ 你是否想做一件事，比如健身，却总没
开始或找不到时间去做? 你是否感觉到每天都有做不完的事？
如果有以上情况，那么你知道你 每天都在做什么吗？
打扰 （电话或没有预约的接待） 不知道重要性次序 没有目标、次序和计划 要求职工同一时间完成多项工作 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
小窍门之二：停止煲电话粥
如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 如果是为了联络感情，那继续 如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个
小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出 说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧
怎么办？
电话打扰
•利用清静时间、过滤电话、安排专 门接电话的时间
• 学习并演练终止谈话的技巧
人做的事？ 3、我做了什么耗时过长的事？ 4、我做了什么会浪费别人时间的事？
面对这样的思考， 如何把工作做得更好？
工作计划是最重要的效率工具
首先请大家回答一个问题： 什么是工作计划？
可能的答案
答案一：工作计划是一个按步就班做事 情的时间表。
答案二：工作计划是一个为完成工作必 需的预算表。
不紧急
不重要
紧急
重要
偏重第二类事务的结果
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
• 少有危机
不紧急
不重要
重要
紧急 偏重第三类事务的结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人 • 人际关系浮泛，甚至破裂
不重要
不紧急
重要
紧急
不紧急
偏重第四类事务的结果
资料不全
小窍门之四 文件处理
•决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料 派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜 性 • 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 • 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化
•当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理 时丢弃，一般主管平均只丢弃20% • 别做任何你可以授权给别人做的事 • 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式
• 全无责任感
• 工作不保
• 依赖他人或社会机构维生
不重要
面对这样的工作状态， 你应该怎么办？
小窍门之一：把等待时间转化成资源
现在是10点45分，11点有个会议，这十五分 钟我做点什么？
上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了 提高警惕防小偷外能做点什么吗？
去银行办事，领号之后要排半小时队我除了 心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做 点什么吗？
• 增加授权，把电话转交给被授权人 处理
关于电话
你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要 都比你当时所做的事来得重要。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：
暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有
一分钟的时间，问对方还需要什么帮助吗? 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到