公司外来文件公文管理办法

公司外来文件公文管理办法

第一章总则

第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。

第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。

第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。

本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。

本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第二章外发公文管理

第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。

第六条外发文件格式要求：

（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。

(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。

（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。

第九条公文正式印制前，将《XX公司外发文件处理单》和外发文稿送至办公室行政文秘组进行复核，复核重点：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档；如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序返回修改。

第四章外来文件管理

第十条外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条拟办

对于公司所有来文（包括部门及个人所收取的各类来文），由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》（附件4），办公室负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：

（1）对于一般性文件，由办公室负责人提出拟办意见，报业务负责人阅批。

（2）对于重要性文件，由办公室负责人提出拟办意见，经业务负责人审阅后，报总经理阅批。

第十二条批办时限

办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度，并随时了解文件去向。

（一）一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。

（二）急件应于文件送达当日内阅批。

（三）特急件应随送随阅批。

第十三条承办

办公室行政事务组按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。

承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。

第十四条催办

办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。

第十五条发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件，统一由办公室商务中心登记后，交由办公室行政事务组负责处理。

第四章附则

第十六条本制度由公司办公室负责解释。

第十七条本制度自颁布之日起执行。

附件：1、XX公司外发文件红头模板

2、XX公司外发文件信纸模板

3、《XX公司外来公文收文处理单》

4、《XX公司外发文件处理单》

二〇一四年十一月三十一日