会务及客服服务管理实施方案

会务及客服服务管理实施方案

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会务及客服服务管理方案

一、会议服务人员配置

工作时间：周一~周五、周六日及节假日休息

注：跟甲方会议需求可以安排节日加班

会议区人员配置

人员工作时间人员数量

会议服务8:00-18:00 2人

音响师8:00-18:00 1人

保洁员7:30-17:30 1人

二、会议服务岗位职责

会议服务人员岗位职责

1.接受各单位、各部门的会议预定。

2.协助业主并合理调度安排会议室中心和其他楼层部门会议室。

3.领导楼层会议室由专职服务人员负责。

4.按业主会前要求，提前做好座牌、鲜花的摆放、茶水、音响调试等各项准备工作。

5.会议期间，及时做好迎侯、引导、拉椅、续水、送别等服务工作。

6.会后及时做好会场清理清洁、茶具清洗消毒。

7.关闭照明/音响/空调等电器电源，关好门窗等。

音控师岗位职责

1.专人负责楼宇内会议室音控视频管理和操作。

2.做好设备的值班操作管理。

3.音控师应根据预定会议召开时间及相关要求。

4.提前1小时或根据要求对音响、视频、网络视频终端等会议相关的设备进行试机。

5.据会议规模，将音响、视频等调至最佳效果。音响、视频、网络等相关设备。

6.音控师专人按操作规程操作，会议时间，音控师应坚守岗位，不得串岗、离岗。

7.音控师有突然故障处理预案。

8.会议期间，如遇设备故障，应及时启动处理预案程序，并灵活机动进行处理。

9.加强设备运行状况监控，做好设备的养护管理和预防维修。

10.搜集和整理设备资料，建立设备档案。

会议区保洁员职责

1.负责会议前公共区域及会议室的清洁工作。

2.负责会议中客户请求打扫的工作。

3.负责会议后整理并恢复会议室各个区域的卫生工作。

4.遵守公司的规章制度，穿戴整洁。（按公司统一服装配备）。

5.按本岗位的要求按时上岗，忠于职守。

6.严格执行本岗位工作的操作规程和作业标准。

7.严格执行本岗位的安全规程，避免自身及其他人人身财产造成安全风险。

8.在工作期间不得为他人做自己职责以外的事。

9.不损坏公物，使用、保管好所有工具。

三、会议服务工作内容及标准

会议服务人员工作内容与标准

会议工作内容标准

会议前1.明确会议室。 1. 了解整体会议安排和自己所负责的工

作、分工、协作做好准备工作。

2.使用会议室的单位（部门）。

3.开会时间及大约散会时间。 2.茶具统一干净、无破损，按会议人数配

放，并准备好备用杯子：水具准备充分，

加好开水。茶叶准备充足，会前水杯放好

茶叶摆放到位（要求：杯子摆放在客人右

上角约50公分位置，杯柄与桌面约成45

度，同排杯子成一条直线。

4.参加会议的人数。

5.会议中需要注意的事项及布置要求。

6.是否还有其它服务要求、，如：是否摆

放花卉、是否上湿巾、是否摆放水果或

茶歇，是否使用视频、投影、台签等。

7.会议保密程度、与会人员习惯。

3.根据会务组的具体要求，将水果、鲜花、

台签、文具用品等摆放在指定位置，要求

排放整齐划一。（除特别要求，台签摆放

在客人正前方桌子中间位置，水果、湿巾、

纸抽应摆放在两位客人中间，以方便两人

使用。鲜花摆放在主席台、发言席或会议

桌中间位置。）以上各项准备工作应在会

前30分钟准备完毕。

8.人员调配、分工负责。了解整体会议安

排和自己所负责的工作、分工、协作做

好准备工作。

9.根据以上内容及相关要求，整体布置会

场布局，搞好卫生。（要求桌面及地面

要整洁干净，照明灯正常开启，各种用

具干净齐全，会议使用物件摆放整齐。）

10.准备并摆放好会议需要物品。

11.根据情况提前打开空调，调整好室

温，开灯。

4.服务员上岗前要按规定化妆、修饰，认

真整理工装、工牌，仪容仪表端庄、整洁、

精神饱满。提前到达会场。

会议中1.会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子。

2.会议开始后，会议服务人员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务。

3.会场秩序维持服务，不要让与会无关的人员进入会场保持会场周围的安静不要有噪音或异味影响会议进行。5.会场内卫生整洁，会场所需物品摆放整齐、美观。

4.委托代办服务，可以为了方便客人帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件递送物品等。6.迎宾站立时保持正确站姿，真诚微笑来宾到达时要热情迎候，依次接待。

5.出会场的引领服务，客人出会场时，上前主动问候：“先生，请问需要帮助吗？”引领客人去洗手间等地方。7.给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到，回答来宾问题要得体、明确。

会议后1.宾客全部离开会场后，服务员要检查会

场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的

遗留物品要及时与会务组联系，尽快转

交失主并登记。

8.给来宾引位要及时，客人入座后1分钟

内需倒上茶水，递上香巾。

2.撤会议物品，桌椅、餐具。9.会议进行中，服务员应站在合适的位置，

悉心观察会场状况。

3.清洁会场。

4.关闭电器设备。10.送客人时，要及时提醒客人拿好物品，

并道“请走好”。

5.检查清理情况。

6.服务人员撤出，锁闭会议室。11.会后清理工作要及时、仔细。

音响师工作内容及标准

会议工作内容标准

会议前1.提前一小时进行会议前的准备工作。

1.受管理人员领导，管理使用所有音响设

备。

2.打开会议服务器，给麦克风装上充满电

的电池，并准备好备用电池。

2.定期巡视音响设备所在地，利用非营业

时间进行音质调试及学习。

3.调试好音响，麦克风，电视，检查好会

议系统，保证运行正常。

3.维护音控系统、视频系统，必要时与工

程部沟通，共同维修处理。

4.发现有设备损坏时要进行及时维修，如

果需要更换零件，在会议前不能修好的，

要马上跟项目部联系，把已经订了的会

议室和能用的会议室做好准备工作。

4.音控管理员要定期检查音控设备、多媒

体设备，出现故障要及时处理，并做好记

录。