公司文书管理办法

XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。

第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。

第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。

公司办公室负责编制、收发和归档。

第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。

第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。

第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。

第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。

第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。

第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。

第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。

第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。

第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。

第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。

第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。

第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。

第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。

第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。

第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。

第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。

XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高办公效率，保证公司公文的规范性、准确性和时效性，制定本制度。

第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工，包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。

第三条公司公文管理原则：公开、公正、公平、高效。

第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类，主要包括通知、报告、计划、决定等。

第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制，确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。

第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号，以便及时处理重要文件。

第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言，内容明确、简练、准确。

第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行，确保审批过程的公开、公正。

第九条公司公文的审批权限应当明确，相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。

第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中，应当注意保密，确保公文的内容不被泄露。

第十一条公司公文在签发时，相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章，确保公文的真实性和合法性。

第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中，相关部门应当按照规定的程序进行分发，确保公文能够及时传达到相关人员。

第十三条公司公文在归档时，应当按照规定的分类和编号进行归档，确保公文能够方便查阅和管理。

第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定，超过保存期限的公文应当及时进行销毁。

第十五条公司公文在销毁过程中，相关部门应当按照规定的程序进行销毁，确保公司公文的保密性和安全性。

第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制，定期对公司公文管理工作进行评估和考核。

第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制，对公司公文管理工作进行全面检查，发现问题及时进行整改。

第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议，应当按照公司内部的规定进行解决，确保公文管理工作的顺利进行。

文书管理办法一、目的和范围(一)为做好XXXXX股份有限公司（下称公司）文书管理工作，特制定本制度；(二)本制度适用于公司文书管理，各部门及下属分公司文书处理工作需参照此规定执行。

二、定义、原则(一)文书是指公司实施经营管理、传达事务决定的具有特定效力和规范格式的文书；(二)运营部负责公司的文书管理工作，并对各部门及下属分公司的文书处理进行指导和督查；(三)文书编写应做到准确、规范、精简的原则。

三、发文办理(一)发文应采用公司统一的公文格式，详见附件；(二)对内对外的发文都应走钉钉公文发文申请，领导审批通过后方可公布并执行；(三)公文发布后，由拟定部门负责跟进公文的执行情况，并做好留存；(四)公文应分类归档，经运营部鉴别，无时效的公文可以每1至2年销毁一次。

四、文书格式参考(一)文书基本构成1.公司内部发文及对外提供文字资料需使用公司统一模板（见相关附件），发文要含有标题、字号、正文、附件、署名、日期、页码等要素；合同要含有标题、正文、署名、日期、印章、页码等要素；2.标题：要准确、简要、清楚；3.字号：包括代字、年份、序号；4.正文：表述公文的内容；5.附件：对公文的补充说明；6.署名：发文单位的全称；7.日期：发文日期；8.页码：公文页数的序号。

(二)排版要求(一)语言表述无歧义、无错别字；(二)数字一般采用阿拉伯数字；(三)有关货币金额除特别说明外，指人民币金额，并以元、千元或万元为单位；(四)一级标题为二号宋体加粗，二级标题为三号宋体加粗，正文为小四号宋体，正文的行间距设为固定值的20—24磅（有特殊要求的，应符合其格式要求），首行缩进2个字符；(五)一般采用标准A4型，特殊形式的公文可依据实际需要确定；(六)附件：位于正文之后，署名之前，写明名称和数量；(七)署名：位于附件标注的右下侧，位于正文的右下方，正文与署名之间应有2-3行间距；(八)日期：在署名的正下方；(九)印章：用印方法为骑年压月、上大下小，印章之间不可重叠。

文书管理办法1 目的本办法明确了文书作业的管理职责、工作流程和要求,确保公司文书处理工作的规范化、标准化，提高文书处理工作的效率。

2 适用范围本办法适用于指导公司的文书制作、传递、批转等工作。

3 内容3.1 文书的形式：3.1.1 文书是指在企业内外部运营管理工作中使用的各类文件.包括红头文件、公告、通知、人事令、签呈或立项申请书、报告、会议纪要、传真、函、工作联系单、制度、合同等专用文书。

A 公告：适用于发布重大事项(如组织调整、员工奖惩等)时使用。

B 通知：适用于传达公司的指示、决定,要求下级部门办理相关事项等。

C 人事令：适用于公司内人员任免时使用。

D 请示/申请：适用于下级部门向上级请求指示、批准时使用，要求上级部门必须给予答复.凡申请事项涉及费用支持且金额在800元以上的,还须填写立项申请书。

E 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议等事项.F 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决议事项时使用。

G 管理制度:是公司管理系统的基本框架，是为了保证公司正常经营管理秩序的根本性（不可缺少的、影响全局的)的管理制度,对公司全体成员皆须遵循的和公司的专业性职能管理系统工作的职能、管理原则、工作流程、方法等所做出的原则性的要求;是公司与国家、行业性法规相结合的、公司内部可以自成一体的专业性管理制度，是企业管理系统的必备组成部分，相关制度一般按公司内部职能进行分类.H 管理办法：对某一个专项的涉及到全公司人员的事情或某一个专业系统内的职能性工作所做出的具体要求,或职能部门对其所管辖的、公司全体人员皆会涉及到的利益、环境、资产、工作程序等所做出的具体要求。

I 传真/函：是公司与不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

与商业伙伴之间以传真形式为主,与政府机关以函形式为主。

J 部门工作联络单：是指公司内，部门之间用于提出工作事项需求的书面联络函件。

文书管理办法第一章总则第一条为规范集团公司公文管理,使文书处理规范化、制度化,完善和规范集团公司和子公司之间经营管理相关文书资料传递工作,提高公文文书处理工作效率和质量,特制定本办法。

第二条公文文书处理包括公文文书拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。

公文文书处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则和准确、及时、安全、保密。

第三条集团公司总裁办主管公司公文文书处理工作,并对集团公司下属各部门、各子公司的公文文书处理工作进行业务指导。

第四条公司下属各子公司必须配备专职或兼职公文文书处理人员。

公文文书处理人员应具有较高的政治和业务素质。

第二章公文文书种类第一条本集团公文文书包括红头文件及专业性规范文书，主要有以下种类:决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决定用于对重要事项作出决策和安排,奖惩有关单位及人员。

意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知用于发布规章制度；任免、聘用（解聘)干部或管理者；传达上级机关的指示;转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文文书;批转下属单位的公文文书；发布要求下属单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。

通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。

请示用于向上级机关请求指示、批转。

批复用于答复下属单位的请示。

规定、办法用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函用于不相隶属的单位之间相互商洽工作,询问和答复问题；向有关主管部门请求批准的事项。

会议纪要用于记载会议主要精神、传达会议情况和议定事项。

第二条其他专业规范性文书：细则、规程、制度、章程、可行性研究报告、工作要点、决议、简报、计划、规划、总结、会议记录、广告宣传方案等。

第三章公文文书格式第一条集团公司红头公文文书一般由文头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成。

公司文书书写管理制度第一章总则一、为了规范和统一公司内部文书书写的标准，提高公司内部管理效率和信息传递的准确性，特制定本管理制度。

二、本管理制度适用于公司所有部门和员工，凡在公司内部进行书写工作的人员必须遵守本制度。

第二章文书书写规范一、文书书写要规范、清晰、准确。

二、文书书写要尽量使用字迹工整的黑色或蓝色水笔，不得使用彩色水笔或铅笔。

三、文书书写要符合规范格式，包括标题、正文、落款等。

四、文书书写要注意字体大小和排版，要求整齐美观，不得出现错别字或文字重叠。

五、文书书写要注重逻辑性和连贯性，避免出现错漏、重复等问题。

六、文书书写要简洁明了，避免废话、冗长和啰嗦。

七、文书书写要严格遵守法律法规和公司规定，不得泄露机密信息或违反公司纪律。

第三章文书分类及存档管理一、公司文书按照内容和性质分类存档，主要包括办公文书、业务文书、管理文书等。

二、公司文书的存档管理要求采取电子存档和纸质存档相结合的方式，确保信息的安全性和可查找性。

三、公司文书的保密级别要根据实际情况确定，对于涉密信息要严格保密，不得外泄。

四、公司文书的存档要按照规定的期限进行归档和销毁，确保信息的及时性和整洁性。

第四章文书审核和审批流程一、公司文书的审核和审批流程要根据不同类型的文书进行分类规定，确保信息的真实性和合法性。

二、公司文书的审核和审批流程要遵循“权责分明、程序公正、依法办事”的原则，杜绝乱签乱章等问题。

三、公司文书的审核和审批流程要采取电子审批和纸质审批相结合的方式，确保信息的准确性和快速流转。

四、公司文书的审核和审批流程要尽量简化和优化，避免繁琐和复杂的手续，提高工作效率。

第五章文书书写培训和考核一、公司要定期组织文书书写培训，提高员工的书写水平和规范意识。

二、公司要建立文书书写的考核机制，对于书写不规范或存在问题的员工要及时进行纠正和辅导。

三、公司要设立文书书写奖惩制度，对于书写规范的员工给予奖励，对于书写不规范的员工给予处罚。

文书档案管理办法第一章总则第一条为加强公司（以下简称公司）文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。

第二条本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。

第四条总经办为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。

第二章文件的收集第五条公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

（一）政府机关或行业管理部门、集团公司（简称上级部门）的文书材料1、上级部门召开的有关产业工作的会议文件；2、上级部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；3、上级部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；4、上级部门对公司各类请示事项的批复；5、其它相关资料。

（二）公司文书材料1、公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料；3、公司印发的各种正式文件的底稿（签发稿）、打印稿；4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；5、公司各部门的工作计划、工作总结、报告等；6、公司各类调研工作形成的文件材料；7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；8、公司汇总的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、邮件、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料；11、各类投诉处理材料；12、公司经济纠纷处理材料；13、公司的工商登记资料；14、公司各类资质、权属证书；15、公司重要的各类协议合同；16、公司开发项目的可行性报告、产品策划书、规划设计、景观设计、室内设计等文件资料；17、公司大事记、全宗介绍；18、公司《章程》及规章制度等文件资料；19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；21、其它各类相关资料。

集团公司公文管理及处理办法第一章总则第一条为规范集团公司的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公文管理及处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所指的集团公司的公文，是集团公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。

第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条集团公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。

文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。

第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保集团公司的经营信息安全。

第六条本办法适用于集团公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。

第二章组织与职责第七条集团公司综合管理部是集团公司公文处理的管理机构，主要职责：（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；（三）负责对所属单位上报集团公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；（四）负责集团公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；（五）负责对集团公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；（六）负责公文管理工作评价与考核；（七）负责做好其它公文管理相关工作。

第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。

文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行神华销售集团以及集团公司的相关保密制度。

第三章公文种类第十条集团公司的行文的种类主要有：（一）决定、决议适用于集团公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。

（二）通知适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。

公司发文管理办法为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法.第一条公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。

第一章发文规定第二条全公司下发的正式文件的权利集中于行政部，各部门一律不得自行向下发送正式文件。

第三条各部门需要向上反映汇报重要情况或向下布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核.公司同意发文，则由行政部按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文.第二章行文规则第五条公文的种类公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等.第六条公司下发文件主要用于：①公布公司规章制度;②转发政策文件或根据政策文件精神制订的公司文件；③公布公司体制机构变动或干部任免事项；④公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；⑤发布有关奖惩决定和通报;⑥其他有关公司的重大事项。

第七条公文格式公文格式一般包括:标题、主送部门、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

1、文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2、送部门：指公文主要送达的单位或部门;一般只写一个主送部门，不得多头主送.如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式.3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

、5、发文日期:公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

6、抄报、抄送单位:属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7、文件版头:正式公文(需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等）,一般都有版头，版头以红色大写印上”成都泽弘科技信息科技有限责任公司文件",下面加一道红线,通常称为红头文件.所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式.8、公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。

公司文书资料管理制度
制度的核心在于明确责任与权限。

文书资料的管理应指定专责部门，如行政部或档案室，
由专人负责。

该负责人需对文书的接收、分发、归档、借阅和销毁等环节负责，并定期对
文书资料进行盘点，确保资料的完整性和最新性。

文书资料的分类和编码是基础工作。

企业应根据业务需求，将文书资料分为不同的类别，
如财务文件、合同文件、会议记录等，并为每一类文档设计统一的编码规则。

这样不仅便
于检索，也有助于维护文件的系统性和连贯性。

文书资料的存储环境不容忽视。

企业应提供适宜的物理存储空间，如防火、防潮的文件柜，并采取电子备份的方式，利用云存储或其他电子设备，实现双套保存，以防万一。

同时，
对于重要或敏感的文书资料，还应实施加密措施，限制访问权限，确保资料安全。

文书资料的借阅与归还流程也应规范化。

制定明确的借阅程序，包括借阅申请、审批、登
记等步骤，并对借阅期限、续借等做出规定。

归还时，管理人员应检查文件是否完好无损，并及时更新借阅记录。

在文书资料的更新与作废方面，制度应规定定期审查的机制。

对于那些过时或不再具有参
考价值的文件，应及时标记并安排销毁。

销毁过程要有严格的监督和记录，防止误操作或
泄露信息。

制度的执行效果需要通过监督和评估来保障。

企业应定期对文书资料管理进行检查和审计，评估制度的执行情况，并根据实际运作中出现的问题进行调整优化。

文书管理办法一、总则为了规范文书的管理，提高文书的质量和效率，根据相关法律法规，制定本文书管理办法。

二、适用范围本文书管理办法适用于我公司所有的文书管理工作。

三、文书的定义文书指具有记载、传达、证明等功能的书面文件，包括但不限于公函、会议纪要、合同、报告、决议等。

四、文书的管理流程1. 文书的起草（1）起草人根据工作需要，按照规定的格式和要求，认真、准确地撰写文书内容。

（2）起草人应当对文书的内容进行审核，确保文书的准确性和合法性。

2. 文书的审核（1）相关人员对起草的文书进行审核，包括内容的逻辑严谨性、表达的准确性、法律法规的合规性等。

（2）审核人员应当及时进行审核，并提出修改意见或建议。

3. 文书的审批（1）经过审核的文书，需要经过相关领导或专门指定的审批人员进行审批。

（2）审批人员应当按照规定的权限和程序进行审批，并及时给出审批结果。

4. 文书的签发（1）经过审批的文书，由签发人员进行签发，并加盖公司公章。

（2）签发的文书应当在签发人员所在部门进行备份，确保文书的完整性和可追溯性。

5. 文书的归档（1）签发后的文书，由归档人员进行归档处理。

（2）归档人员应当按照规定的分类和区分标准，对文书进行整理、编号和存档。

6. 文书的保管和销毁（1）归档人员对文书进行安全保管，确保文书的机密性和完整性。

（2）根据公司规定的保管期限，对已经完成使命或过期的文书进行销毁处理，确保文书管理的及时性和规范性。

五、文书管理的要求1. 格式规范文书应当按照公司规定的格式进行撰写，包括字体、字号、行距、页边距等要素。

2. 语言规范文书应当使用规范的汉语表达，语句通顺、条理清晰、思路连贯，避免使用生僻字和口语化表达。

3. 文书原件和复印件文书的原件应当保存在归档部门，复印件可提供给需要的部门和人员使用。

4. 电子文书管理公司鼓励使用电子化文书管理系统，实现文书的电子化存档和便捷检索。

六、责任与监督1. 各部门负责人应当组织好本部门的文书管理工作，并对文书的质量和时效承担责任。

公司文书管理办法一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。

二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。

内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。

三、收文：1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。

2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。

四、制发：填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。

五、分文：1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。

2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。

六、会签：1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。

2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。

七、审核：秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。

八、批示：总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。

九、执行：1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。

2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。

寄发文件前须填写“收发文登记簿。

”十、归档：1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。

2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。

3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。

十一、公文机密等级及处理规定：1、普通件：公关方式处理。

2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。

3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。

文书处理管理制度
a)目的及意义
为了规范公司的文书处理工作，特制订本制度。

b)责任人
c)文书管理细则
i.上级单位和外单位发来的文件、信件一律由文书（文员或秘书）负责
拆封、编号登记、填写文件阅办单；密级文件要专册登记，严加管
理。

ii.重要来文、来信、来电由总裁办负责人确定分送有关领导阅示，或直接批转有关部门办理。

一般业务文件由文书（文员）直接送有关部
门处理。

iii.各部门呈送领导的请示、报告，一律先交总裁办编号登记，然后转呈领导阅示。

iv.总裁办批办文件时要尽可能明确具体。

同一文件需用两个以上部门承办者，批办时要注明主办部门和协办部门。

各级领导在文件阅办单
上批示后，均应签上自己的姓名和日期。

v.承办单位当接到需办理的文件时，应及时认真办理，不得积压延误。

凡需两个以上部门共同办理的文件，由主办部门负责与有关部门协
商办理。

文件要求办理完后，承办部门应将办理结果简要地填入文
件阅办单，并签上经办人的姓名和日期，将文件退回总裁办归档。

vi.文书（文员）负责对各部门文件办理情况进行检查、催办、督办、清退。

vii.所有文件阅办完后均应退回办公室。

凡代表公司参加（出席）省市有关会议所带回的文件、资料，一律送交总裁办，不得个人保存。

viii.借阅文件必须严格履行手续。

⽂书管理办法第⼀章⽂书管理办法第⼀节概述第⼀条在⽇常⾏政办公⼯作中，需要处理和应⽤⼤量的⽂书，为保障整个企业经营活动的顺利进⾏，提⾼⽂书处理⽅⾯的能⼒与效率，需制定科学、规范的⽂书管理⽅案，使⽂书管理⾛上系统化、标准化、信息化的轨道，以提⾼办公效率。

第⼆条⽂书管理⽅案⽤于企业对各种规定、来往⽂件、报告、决议等⼀切业务⽤⽂书进⾏管理的具体说明。

包括：⽂书承办部门、⽂书类别、⽂书处理程序、⽂书处理⽅式、⽂书格式标准等。

第三条本办法所称⽂书管理，指司属各部门及各下属单位，包括党⽀部办公室、⾏政综合部、其他各职能部门及下属⼦公司与外界来往的⽂书，及各部门之间来往的⽂书，⾃收（发）⽂⾄归档全部过程的办理与管理。

第四条如公司组织机构（部门设置及分⼯）发⽣调整，本管理办法涉及的内容将根据新界定的情况进⾏⾃动变更与调整，不再另⾏通知。

第⼆节承办部门第五条管理部门⼀、公司各部门与外界来往⽂书的收受与发送由⾏政综合部统⼀办理。

各下属单位所在地的总收受与发送由其所属⾏政主管部门办理。

⼆、管理部门应指定专⼈负责来往⽂书的核稿、收发、拆封、登记、审批、分⽂、稽催、监印、档案管理等事宜。

第六条主办与会办部门⼀、⽂书内容所涉及的业务主办部门为该项⽂书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项⽂书的会办部门。

第三节发⽂处理第六条发⽂处理⼯作流程1、要符合国家的⽅针政策、法律法规(党政机关公⽂处理⼯作条例(中办发〔2012〕14号 )和公司规章制度、实施细则的规定。

如提出新的规定，应尽量与原来的有关规定进⾏衔接，并加以说明。

2、情况要确实，观点要明确，⽂字要精炼，条理要清晰，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要⼒求简短。

3、引⽤的公⽂要写明发⽂机关、公⽂编号、标题和发⽂时间。

4、草拟公⽂必须使⽤统⼀格式的公⽂稿纸，字迹要清楚，⽂⾯5、不要滥⽤简称。

年⽉⽇、⼈名、地名、⽂件名称、事物名称等⼀般不要简称。

（⼆）公⽂审核。

公司的⽂稿在送领导签发前，应先由起草⽂件部门负责⼈核稿签字后，再送⾏政综合部进⾏规范审核。

公司文件管理方法（3篇）公司文件管理方法（精选3篇）公司文件管理方法篇11.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。

3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。

条例一般应用于系统性制度汇编;制度一般应用于某一方面职能的明确;规定应用于一项具体工作的明确;管理办法一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用决定;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用决议。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用请示。

5.10批复：答复请示事项用批复。

6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

文书、档案管理办法一、文件收发管理：1、公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核，总经理签发.2、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章.3、文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。

4、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密"字样，并确定报送范围.秘密文件按保密规定，由专人印制、报送.5、文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

6、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记.由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误；属急件的,应在接件后即时报送。

7、传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件,办公室及时组织传达和落实。

二、发文程序与要求:1、部门需要发文，经主管领导同意，草拟文件初稿，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、签名后交办公室。

2、办公室对文稿进行审查和修改。

3、经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿，批准签发。

4、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号送打字室打印.三、档案管理：第一条为加强本公司文书档案管理,特制订本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定,分别立卷归档.第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交专(兼)职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

文书管理办法(1)第一章总则第一条为轨制化，规范化文书治理体系，特制订本方法。

第二章文件传播细则第二条分类*须挂号的文书范畴：结合《档案治理规定》的要求外来文件：公函（敕令、指令、决定、指导、通知、传递、申报、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、等等本部制发文件：本公司内部文件和对外营业文件第三条收文1.本公司与外界往来的文件，由办公室同一挂号、收文。

2.内部制发文件流转，由各部分自行挂号、收文、立卷、存档。

第四条发文1.以公司名义撰写的文件，可由各部分自行拟稿，同一由公司办公室挂号签发。

2.以各部分名义撰写的文件，由各部分自行挂号、签发。

第五条分文1. 外来文件由办公室挂号收文后，依照营业性质分送各有关部分处理。

2. 内部制发文件流转时，由发文部分挂号签发后，直截了当送收文部分挂号签收。

第六条会签1. 需多部分或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。

2. 各部分收到需介入会签的文件时，须本着本部分的职责及时卖力处理并签订看法。

3. 文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签次序，转送其他会签部分或或人，若某部分或或工资最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。

第三章重要文件的审核、履行第七条审核、批示涉及公司总体调和或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办看法，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第八条履行经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送履行单位处理并督促履行。

第四章撰写文书格局第九条公司实施按国度标准和公司标准同一的文书规范格局。

第十条对差不多同一的文书类（以附件情势下发），要求各部分及职员严格按公司规范格局操作。