档案资料管理规定(修订稿)
第一章总则
第一条为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。
第二条本规定所称档案资料，是指公司各管理处，部门在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是公司各管理处、部门在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。
财务档案资料管理可参照本规定。
第三条在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责公司档案资料的收集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的收集、整理和保管。
第四条各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。
第五条各单位档案资料管理人员因工作或其他原因产生变动，应提前做好
档案资料的移交和保管工作，确保本单位档案资料的完整性。原档案管理人员不得以任何借口删除计算机内的电子资料档案，否则将追究其法律责任。
第二章档案分类和编号规则
第六条档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。
㈠、职能部门
1、各部门档案分类：
㈡、下属单位
㈢、专业公司（供水、供电、电梯）
第七条不必立卷归档的文件
（1）已归档的重复文件；
（2）无查考利用价值的临时事务性文件；
（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；
（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；
（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件；
（6）参考性的资料；
（7）下级单位送来的不必备案的文件材料。
第八条档案编号规则
档案编号依据档案各级分类办法，以简洁易懂的字母和数字作为代码，使每份立卷档案都有一个专属代码。一级类目是公司档案分类的最高层位。其标识方法采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母（如：“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称）。二级类目是一级类目的细分，其标识采用“双位制”。各大
类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。
三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。各单位可根据情况自行决定，但所列类目必须事先设置并列表入档。主分类表只设置到二级类目：㈠、类目
1、机关职能部门
2、管理处。除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：
3、专业公司。除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：
第九条编号格式：
档号=年度号+分类号+卷（件）号/总卷（件）数
XXXX——XZ00·00－1…n/ n
卷（件）号/总卷（件）数
第三章 档案立卷方法和要求
第十条 文件立卷应按照工作活动规律，保持文件之间的历史联系，并且便于保管和检索利用。
第十一条 根据文件所具的特征，分析文件之间的主要联系，组合立卷，从文件基本结构分析，可概括出六个特征：
1、文件的作者——印发单位；
2、问题特征——文件内容所反映的主题；
3、名称特征——文种；
4、时间特征——文件的形成时间或内容针对的时间；
5、通讯者特征——往来文件的双方单位；
6、地区特征——文件作者所在地区或文件内容针对的地区。
具有共同特征的文件，可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷，每份文件都会有几个特征，选取什么特征组卷，应具体分析对比，找出最密切的联系，选择最佳方案。
第十二条 组卷的具体要求：
1、把密切联系的文件，根据其历史联系和不同保管价值，合理组卷，正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件，应放在一起组卷；
2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷；
年度号
一级类目 三级类目
二级类目
分类号
3、与文件内容相关的声像材料（影片、照片、录音带、录像带、光盘等）单独整理编号，划为声像档案，在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系，便于查找利用；
4、外单位来文与本单位文件有密切联系，合并立卷。
5、归档组卷的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明。
6、项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。
第十三条分类科学，标准一致
单位内部组织机构比较稳定，职权分工比较清楚的，宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法，否则，就要采用其他切合实际的方法。
下列文件应准确划定归档时间：
1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表，归入内容针对年度；
2、多年规划、计划、预算、归入开始年度；
3、多年总结、决算、归入最后年度；
4、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度（如总结部分内容偏重，应归入总结的年度）；
5、难于分清主次的总结、计划，每年度各一份；
6、会议文件有针对性年度的，归入针对年度；没有针对年度的，归入举行会议年度；
7、专案文件，归入结案年度；
8、请示、批复的文件，归入批复年度；
