科技档案归档分类标准(doc 34页)
武汉凯迪控股投资有限公司
Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 科技档案归档分类标准
编号：KDKG/PK-101
版本：A/0
2009年月日发布2009年月日试行
武汉凯迪控股投资有限公司发布
文件批准页
批准/日期：
审核/日期：
相关部门/日期：
部门负责人/日期：
文件编写/日期：
目录
1.目的 (1)
2.范围 (1)
3.定义 (1)
4.职责 (1)
5.程序 (1)
5.1 科技档案类目设置 (1)
5.2 归档要求 (2)
6.相关文件 (3)
7.记录 (3)
林业生产及建设归档资料分类标准 (4)
技术研发项目归档资料分类标准 (8)
火电项目竣工资料分类标准 (9)
风电项目竣工资料分类标准 (21)
环保项目竣工资料分类标准 (28)
1.目的
为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。
2.范围
本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。
3.定义
3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。
本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。
4.职责
4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。
4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。
5.程序
5.1 科技档案类目设置
5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。科技档案一级类目包括：6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；）
7 技术研发项目
8 建设项目
9 设备
5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。
5.1.3 “6 电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。
5.1.4 “7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的
文件资料制定的归档标准。各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责，信息中心档案管理部组织档案验收并归档。
5.1.5 “8建设项目”是对控股及各系列公司投资及市场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。结合公司的业务范围现具体分为：
火电项目竣工资料分类标准（含投资及市场总承包项目）
风电项目竣工资料分类标准
环保项目竣工资料分类标准（市场项目，含脱硫、除尘等）
其它专业随业务的成熟程度，逐步补充完善。
5.1.6 “8设备”是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。
5.2 归档要求
5.2.1 总要求
各业务部门/项目部指定专职或兼职人员负责过程档案资料的收集和整理，参照附表所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时完整。
5.2.2电厂生产运行
电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。信息中心档案管理部负责制定归档标准，并组织抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。“电厂生产运行归档标准”执行《生物质电厂档案管理办法》。
5.2.3 技术研发项目
a. 技术研发项目档案按项目组卷，卷内文件按重要程度和时间顺序排列。
b. 技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目小组负责人对归档资料的完整性负责。
c. 技术研发项目归档资料必须明确密级，并按本标准（附表）规定的时间归档。跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。
5.2.4 公司投资建设项目
a. 公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。
b. 项目前期申报过程文件，由项目开发与建设管理部负责人对归档的及时性负责，开发经理对归档资料的完整性负责。申报工作结束或项目终止后2周内归档，信息中心档案管理部负责验收、保管。
c. 项目实施过程中产生的合同、招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），经办部门
工程资料归档分类 第一部分开工前资料-11、中标通知书及施工许可证- 22、施工合同- 33、委托监理工程的监理合同- 44、施工图审查批准书及施工图审查报告- 55、质量监督登记书- 66、质量监督交底要点及质量监督工作方案- 77、岩土工程勘察报告- 88、施工图会审记录- 99、经监理（或业主）批准所施工组织设计或施工方案-110、开工报告- 111、质量管理体系登记表- 112、施工现场质量管理检查记录- 113、技术交底记录- 114、测量定位记录- 第二部分质量验收资料-11、地基验槽记录- 22、基桩工程质量验收报告-
33、地基处理工程质量验收报告- 44、地基与基础分部工程质量验收报告- 55、主体结构分部工程质量验收报告- 66、特殊分部工程质量验收报告- 77、线路敷设验收报告- 88、地基与基础分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 99、主体结构分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 110、装饰装修分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 111、屋面分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 112、给水、排水及采暖分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录-113、电气分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 114、智能分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 115、通风与空调分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录-116、电梯分部及所含子分部、分项、检验批质量验收记录- 117、单位工程及所含子单位工程质量竣工验收记录- 118、室外工程的分部（子分部）、分项、检验批质量验收记录- 第三部分试验资料- 11、水泥物理性能检验报告- 22、砂、石检验报告- 33、各强度等级砼配合比试验报告- 44、砼试件强度统计表、评定表及试验报告-
档案归档及维护 1范围 适用于公司依据《中华人民共和国档案法》及其它相关法律法规，收集、整理、维护、开发利用以及管理公司内部的十大类档案资料
2控制目标 2.1确保整个公司范围内档案管理网络的建立和健全 2.2确保各部门的档案资料能够及时、规范的收归公司档案室 2.3确保公司档案资料的销毁符合国家相关规定 3主要控制点 3.1档案室检查各部门移交的档案资料是否符合归档要求 3.2公司档案主管部门经理审核档案销毁清单，并上报档案局备案 3.3档案室与相关部门共同监督档案的销毁工作 4特定政策 4.1档案的分类、归档范围、立卷应按照国家、省、市有关规定执行及相关法 律法规 4.2分类、归档范围包括行政管理、经营管理、党群工作、生产技术管理、产 品档案、科学研究档案、设备档案、基本建设档案、会计档案、干部职工档案等十大类，具体执行请参见国家档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 4.3集团各部、室、中心设兼职档案员 4.4各部门技术人员和管理人员在工作中必须做好资料的收集、整理工作，及 时交部门兼职档案员管理 4.5党群工作类档案资料、行政管理类档案资料、经营管理类档案资料、生产 技术管理类档案资料，要在第二年三月份以前向档案室移交完毕 4.6产品类档案资料、科学技术管理类档案资料、基本建设类档案资料、设备 仪器类档案资料分别在新产品验收、科技成果鉴定、基建工程竣工验收、新购设备、仪器开箱时，由有关部门通知档案室参加，随时归档
4.7会计档案资料、干部职工档案资料按国家财政部和国家档案局颁布的《会 计档案管理办法》和中组部颁布的《干部档案工作条例》的有关规定规定及时向档案室归档 4.8工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料 要按照归档范围的规定，及时交本部门兼职档案员管理，再由兼职档案员按规定时间向档案室归档 5档案归档及维护流程C-15-03-001
公司档案分类、归档范围、保管期限表
鹏坤公司档案分类方案（附件一）一、公司全宗目录 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 单位 名称 代号 单位 名称 代号 单位 名称 代号 单位 名称 代号 A 第二 事业部 PK F 客服部K K 技术部J P 工技部GJ B 总经办ZB G 工管部GG L 品管部Q Q 采购部G C 行管部X H 财务部C M 生管部S R 仓储部CC D 企划部QH I 会计部K N 制造部Z E 销售部XS J 审计部SJ O 研发部Y
二、公司档案分类架构图一 特殊载 全 宗 档 案 文 书 档 案 科技会 计 资料 声像实物 电子党群工行政管经营管 生产技产科研、技设备仪会计会计财务 其 荣誉印章 照录录 光图书具有参考价值 基本建 其 产品样品类 资格证类 赠品 人事档案 教育训练档案 人事管理档案 审计U 盘硬磁 干部职工档案 字画综合管
图一 特 党行会资 党务工会宣传纪检 声 凭 账 报 荣誉 证印章 类 照 录 光 具 有 参 考 价 值 资格证类 人 事 档 案 教育训 人事管 审 干部职后勤 法律 行政 外事 安全 经营决 统计工 生产经 财务管 董事会 监事会 工商管 企业管 产品销 物资管 合同管 经 资产管 生 生产管 质量管 能源管 环境管 安全管 计量标 科技管 档案和 科 科 技 产 设备仪器 基本建设 实 电 录 赠品类 产 字画类 其他类 全宗档案 图 书 在 离 其
三、公司档案类目表 保管期限：永久（y）长期10年（c）；短期，3年（d）； 档案大 类 类目及代码 文件归档范围 保 管 期 限 保 存 单 位一级类目二级类目 名称代码名称代码 a a1 党 务 工 作 1 1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议 文件 永久 公 司 党 支 部 2、公司党支部会会议记录永久 3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等永久 4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料10年 5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件永久 6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等永久 7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、 条例、规定、指示、通知等 永久 8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请 示、报告及上级党组织的批示、批复等 永久 9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件永久 10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料 11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上 级表彰的通知、申请材料等 永久 12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告10年 13、其他材料 工 2 1、工会工作年度计划、总结长期 工 会 2、职代会、工代会材料。长期 3、有关女工及文体活动的材 料。 短期 4、公益事业的记录。短期 5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知长期
科技档案归档分类标准(doc 34页)
武汉凯迪控股投资有限公司 Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 科技档案归档分类标准 编号：KDKG/PK-101 版本：A/0 2009年月日发布2009年月日试行 武汉凯迪控股投资有限公司发布
文件批准页 批准/日期： 审核/日期： 相关部门/日期： 部门负责人/日期： 文件编写/日期：
目录 1.目的 (1) 2.范围 (1) 3.定义 (1) 4.职责 (1) 5.程序 (1) 5.1 科技档案类目设置 (1) 5.2 归档要求 (2) 6.相关文件 (3) 7.记录 (3) 林业生产及建设归档资料分类标准 (4) 技术研发项目归档资料分类标准 (8) 火电项目竣工资料分类标准 (9) 风电项目竣工资料分类标准 (21) 环保项目竣工资料分类标准 (28)
1.目的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。 2.范围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。 3.定义 3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。 本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。 4.职责 4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。 4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。 5.程序 5.1 科技档案类目设置 5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。科技档案一级类目包括：6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；） 7 技术研发项目 8 建设项目 9 设备 5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。 5.1.3 “6 电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。 5.1.4 “7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的
《电网公司档案收集立卷归档实施方案》 一、立卷归档范围此次立卷归档的档案主要是收集xx年元月以来的各种材料。有以下几个方面内容： 1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等； 2、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等； 3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等； 4、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等； 5、实物档案，包括各类证书、奖状等。 二、立卷归档时间从8月15日开始到12月底止，历时4个月时间。 三、责任人公司各部门是档案资料的提供部门，部门主任是具体责任人。 四、实施步骤 （一）清理资料阶段（8月15日至9月15日）。总经理工作部抽调专人对档案室内存入的所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。 （二）收集资料阶段（9月16日至10月20日）。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，总经理工作部列出清单，各部门按照清单进行收集整理。 （三）立卷归档阶段（10月21日至12月底）。总经理工作部对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装
订，力求规范。 五、几点要求 （一）要提高认识，高度重视。档案管理是公司的基础性工作之一，是加强公司内部管理的需要，江峰总经理对档案管理工作提出了“一定要规范，尽快要规范”的明确要求，因此，公司各部门要高度重视，部门主任要集中精力，督促具体经办人员及时提供各类资料。 （二）要协调配合，齐抓共管。在此次档案立卷归档过程中，总经理工作部将派专人到各个部门收集相关资料，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交总经理工作部。 （三）要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，同时，配备专（兼）职档案管理人员，专司其职，将档案管理提高到一个新的水平。xx年八月十六 内容仅供参考
如何将顾客档案分类归档(doc 12页)
第二节、《顾客管理技巧》（会员管理） 一、档案管理对顾客的重要性 ?享受针对性的服务和个性化的服务，使服务达到最佳效果 ?享受专业的指导，清晰了解自身前后的变化 ?优先试用新产品 ?参加各种公司活动 ?享受家庭化的服务 ?及时获知最新促销信息 …… 二、档案管理对专卖店的重要性 ?通过规范的档案系统体现专卖店管理的专业性 ?有助于建立良好的客群关系，稳定客源 ?有助于各种促销活动的开展，提升销售额
?便于分析顾客的消费结构，制定相应的活动计划 ?便于随时掌握顾客变动情况，及时跟进 ?了解顾客的全面信息，有助于开展团购、家庭连带销售 三、如何建立顾客档案 1、建立顾客档案的步骤 1）选择合适的时间建档 2）说明建档对顾客的好处 3）帮顾客填写档案 4）向顾客表示感谢并承诺 2、什么时候适合建立顾客档案呢？ ?顾客购买产品后 ?老顾客带来的新顾客 3、如何告诉顾客建立档案的好处呢? ?简述建立档案对顾客的好处(档案管理的重要性） ?重点强调顾客感兴趣的好处 4、如何帮顾客填写档案呢? 个人资料部分发现问题，方便跟进 电话记录记录电话跟进内容，巩固关系 使用产品记录跟进产品使用情况及效果 参加活动记录记录参加活动情况 顾客购货记录卡掌握顾客的“库存”状况
5、向顾客表示感谢并承诺 ?感谢顾客的配合 ?承诺顾客将继续享受优质服务 四、如何将顾客档案分类归档 1、顾客档案分类归档的好处 按顾客消费档次分类准确邀约目标顾客参加专卖店活动 按使用产品类别分类有针对性地跟进不同顾客群 按会员、非会员分类有效进行会员管理（增加会员人数、及时续籍、跟进积分等） 按顾客活动周期分类分类跟进，保证顾客活动率 按顾客生日分类快速查找当月过生日的顾客，及时祝福，维系良好的客群关系 2、三位一体档案管理法 系统管理、方便查阅、便于运用、辅助销售，一套档案管理系统能够同时满足档案管理者的多种管理需求。 1）按顾客使用产品类别分类 第一步准备三个空档案夹 第二步将使用君道、悟道、闻道的顾客档案分别放入相应的档案夹中，其他的顾客档案全部放入“其他顾客档案”夹中 第三步为分类后的每份顾客档案编号 2）制作顾客档案索引卡
江阴市科技档案实体的分类和分类方案 由于分类目的不同，科技档案有二种分类，一是科技档案的实体分类，二是科技档案信息分类。科技档案实体分类是以馆（室）藏科技档案为对象，根据科技档案的内容特征和形成规律，将全部科技档案划分为若干类别的过程。以下所讲的科技档案分类即为科技档案的实体分类。 一、科技档案分类的目的 1、实现科技档案的系统化和科学管理。 2、编制出科技档案的分类目录（或专题目录）。 3、为科技档案的统计和利用提供条件。 二、科技档案分类的基本要求 1、分类应力求保持科技档案之间的有机联系。 内容相近的科技档案，只能在同一大类或属类中出现，而不应在不同的类中出现。 2、分类要符合档案形成专业或形成单位科技活动的特点。 由于不同专业和不同类型的单位，其生产、技术活动的性质、任务和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如机械、冶金、化工、纺织专业系统之间；工业建筑、水利、气象之间……）。因此，不同的单位，科技档案的分类不能简单化地采用同一种方法。 3、在一个专业系统或一个单位内部，同一种科技档案，在同一层次内的分类标准应该一致。
只有标准一致，科技档案划分的类和属类才能层次清楚、条理清晰，才有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。但是对于同一种科技档案的不同类别层次，其分类标准允许有所不同。分类的结果，同位类之间只能平行，不能交叉重叠。 4、分类应力求按专业系统实现标准化。 专业系统分类的标准化，有利于科技档案向科技专业档案馆移交，实现科技档案管理的现代化，也便于同一专业系统内科技档案工作人员之间的业务交流。 5、分类的详略程度，由本单位科技档案数量的多少来决定。 为便于科技档案管理和利用，在科技档案分类过程中，科技档案数量多的应分得细一点，数量少的应分得简略些。在同一单位内，不同类的分类层次可以有所不同。 三、科技档案分类的几种常用方法 1、工程分类法：以工程项目为单元划分科技档案的类别。它适用于基本建设档案。 2、型号分类法：以各个型号的产品或设备为分类单元划分科技档案的类别。它适用于机械产品档案和设备档案。 3、课题分类法：以各个独立的研究课题为分类单元划分科技档案的类别。它适用于科研课题档案。 4、专业分类法：按科技档案反映的专业性质分类。 5、地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征划分类别，如测绘档案。 6、时间分类法：按照科技档案内容反映的时间特征进行分类。 在实际分类中，往往是几种分类方法相结合，才能得出一个较好的分类方案。例如，
武汉凯迪控股投资有限公司Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 科技档案归档分类标准 编号：KDKG/PK-101 版本：A/0 2009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布
文件批准页 批准/日期： 审核/日期： 相关部门/日期： 部门负责人/日期： 文件编写/日期：
目录 1.目的 (1) 2.范围 (1) 3.定义 (1) 4.职责 (1) 5.程序 (1) 5.1 科技档案类目设置 (1) 5.2 归档要求 (2) 6.相关文件 (3) 7.记录 (3) 林业生产及建设归档资料分类标准 (4) 技术研发项目归档资料分类标准 (8) 火电项目竣工资料分类标准 (9) 风电项目竣工资料分类标准 (21) 环保项目竣工资料分类标准 (28)
1.目的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。 2.范围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。 3.定义 3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。 本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。 4.职责 4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。 4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。 5.程序 5.1 科技档案类目设置 5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。科技档案一级类目包括：6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；） 7 技术研发项目 8 建设项目 9 设备 5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。 5.1.3 “6 电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。 5.1.4 “7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的
档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。
三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。
档案归档编号方法 1 凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。 2 凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
1.技术服务合同编号方法： 1.1一级编码：根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。 1.2二级编码：根据部门名称分类。根据部门名称分为“综合”、“人力”、“规划”、“技术”、“财务”，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。 1.3 三级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后; 1.4编号举例： 如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：JSFW-JS-001 2.管理类合同编号方法： 2.1一级编码：部门代号。 2.2二级编码：相应编号按下列括号中汉字表示。 2.2.1.劳动合同（劳动）：包括所有劳动合同； 2.2.2.固定资产管理合同（资产）：包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同； 2.2.3融资合同（融资）：包括借款合同或综合融资授信协议等合同； 2.2.4其他合同（其他）：包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。 2.3三级编码：按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。 2.4四级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。 2.5编号举例： 人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：RL-劳动-2004-0008 3.销售租赁类合同编号方法： 3.1一级编码：一级编号代码由“销售”二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。 3.2二级编码：同技术服务合同编号方法1.1。 3.3三级编码：根据销售产品的品名型号及编号表示。
工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX —XX —XX —XX —XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分部工程代码表》。 5、顺序代号 对于某一类资料，会根据时间节点形成多份不同的资料，多出现在施工资料、监理资料中，对此类资料，应以资料形成的先后时间顺序进项区分编写。顺序代码采用三位数编写。
工程档案立卷程序与标准 总则 一、说明 为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。 本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。 本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。 本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。 二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。 立卷程序与标准 组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。 一、分类 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。 二、排列 （一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。 （二）排列顺序 工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工
公司档案整理归档方法 档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。但是好多家公司都不知道该怎么去整理档案。 首先，我们要先给档案做一个分类： 1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。 3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2 为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。 6、有的也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及工商变更信息，章程变更信息等
其次要给档案名称和编号 1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。 2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。 5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 然后给档案编定 1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。 2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。 3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。 4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。 最后归档和清理 1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。 2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
*工程公司 制订部门：技术质
科技档案分类编号规定
编号：JZ--14 批准： 批准年月：
量部
年4月
1总则 1.1 本办法规定了公司本部在生产、技术等活动中形成的科技档案的分类和 编号，目的是为了对科技档案实行科学的管理和利用。 1.2 本规定适用于公司本部工程设计项目类（含工程承包项目的设计部分）、 科研业务建设项目类和公司编通用（标准）图类、基本建设项目类、仪 器设备类和科技照片（底片）类等的档案和底图的分类和编号。 1.3 专用设备及其技术任务书图纸的编号和分类，另见公司《专用设备及其 技术任务书的图纸编号和分类办法》。 1.4 电站、节能工程设计图纸的编号和分类，另见公司《电站、节能施工图 设计图纸编号说明及专业卷册图纸编号》。 1.5 城市规划、园林景观绿化、市政工程工程设计图纸编号和分类，另见公 司《科技档案分类编号规定》（规划、园林景观绿化、市政工程部分）。 1.6 声像档案、机读档案和荣誉性档案的分类与编号另见《声像档案管理办 法》、
《机读档案管理办法》和《荣誉档案管理办法》。 2 引用标准
2.1 JD/T001－94 中华人民共和国机械工业档案管理规范档案管理规范编写 规则
CUC G01－2007 管理手册 CUC G18 003－2007 文件控制程序 3职责
3.1 科技档案的分类编号规定的编制、修改和实施的协调由档案室归口管 理。
3.2 科技档案中工程设计项目类档案分类编号的确定由档案室完成。 3.3 科技档案中的科研业务建设项目类、仪器、设备项目类、基建项目类和
科技照片（底片）类等档案的分类编号均由档案室负责确定。通用（标 准）图类档案的分类编号由各设计院所自行确定。 4 工程设计项目类档案分类编号 4.1 工程设计底图类分类编号工程设计底图的档案编号，由一级类目工厂类 别代号、二级类目工厂代号、三级类目设计阶段代号、四级类目工程子 项代号、五级类目专业代号及图纸顺序号等部分组成。编号分工及方法 如下： 4.1.1 工厂类别、工厂代号由档案室编定；设计阶段代号和工程各子项代号等由项目 设总或项目负责人编写。
. 附录A 工程资料分类与归档保存表（土建部分） 类别编号：施工管理资料C1 表格编号：工程资料名称归档保存单位: 施工、监理、建设、档案馆 表C1-1 施工现场质量管理检查记录●、●、 表C1-2 施工日志●、 表C1-3 工程技术文件报审表●、●、 表C1-4 施工进度计划报审表○、●、○、 表C1-5 工程动工报审表●、●、○、 表C1-6 分包单位资质报审表○、●、 表C1-7 月、工、料、机动态表○、●、 表C1-8 工程复工报审表○、●、 表C1-9 月工程进度款报审表●、●、●、 表C1-10 工程变更费用报审表●、●、●、 表C1-11 费用索赔申请表●、●、●、 表C1-12 工程款支付申请表●、●、●、 表C1-13 工程延期申请表●、●、●、 表C1-14 监理通知回复表○、●、 表C1-15 建设工程质量事故调（勘）查记录●、●、●、●、 表C1-16 建设工程质量事故调查报告●、●、●、●、 表试验计划●、○、 表单位资质及人员证书○、○、 表见证记录●、●、●、 类别编号：施工技术资料C2 施工组织设计及施工方案●、○、
. 表C2-1 技术交底记录●、○、 表C2-2 图纸会审记录●、●、●、●、表C2-3 设计变更通知单●、●、●、●、表C2-4 工程变更洽商记录●、●、●、●、类别编号：施工测量记录C3 表C3-1 工程定位测量记录●、○、●、●、表C3-2 基槽平面及标高实测记录●、○、●、 表C3-3 楼层平面放线及标高实测记录●、○、●、 表C3-4 楼层平面标高抄测记录●、○、●、 表C3-5 建筑物垂直度、标高测量记录●、○、●、 类别编号：施工物资资料C4 表C4-1 半成品钢筋出厂合格证●、○、○、 表C4-2 预制混凝土构建出厂合格证●、○、○、 表C4-3 钢构件出厂合格证●、○、○、 表C4-4 预拌混凝土出厂合格证●、○、○、 表C4-5 预拌混凝土运输单●、○、 混凝土碱总量计算书○、○、○、 砂石碱活性检测报告○、○、○、 钢材性能检测报告○、○、○、 水泥性能检测报告○、○、○、 表C4-6 钢材试验报告●、○、●、 表C4-7 水泥试验报告●、○、●、 表C4-8 砂试验报告●、○、●、 表C4-9 碎(卵)石试验报告●、○、●、 表C4-10 外加剂试验报告●、○、●、
第三节业务标准规范 档案分类标准 1 范围 本标准规定了档案实体分类原则、分类方法、类目设置、标识符号、案卷编号等。 本标准适用于佳瑞煤业有限公司全部档案的分类整理、组织案卷和排架管理。 2 引用标准、法规性文件 国档发（1991）120号工业企业档案分类试行规则 国档发（1987）7号国营企业档案管理暂行规定 煤办字（1994）110号煤炭工业企业档案分类规则（试行） 3 定义 3.1 类目亦称类名，是表示具有共同性的一类档案的概念。 3.2 类号是类目的标识符号，用以表示类目在档案分类体系中的集团和排列顺序。 4 分类原则 企业档案实体分类是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案及其形成特点，保持档案材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。 5 类目设置 5.1 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科
学技术研究类、设备仪器类、会计类、特殊载体类。 5.2 二级类目的设置按企业管理职能和特点设置，类目的级位表示上下位的隶属关系。 5.2.1 文书档案（党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理）的二级类目按组织机构设置（见附表）。 5.2.2 地质勘测类的二级类目按专业设置（见附表）。 5.2.3 基本建设类的二级类目按工程项目性质设置（见附表）。 5.2.4 科学技术研究类的二级类目按专业及研究课题性质和专业设置（见附表）。 5.2.5 设备仪器类的二级类目按专业用途设置（见附表）。 5.2.6 会计类的二级类目按种类（名称）设置（见附表）。 5.2.7 特殊载体的二级类目按载体形式设置（见附表）。 5.3 三级类目的设置：十个一级类目中经营管理中的招标办、基本建设类、地质勘探类和特殊载体中的实物档案设置三级类目（见附表）。 5.4 类目设置的说明 5.4.1 以上类目设置适用于司马煤业有限公司全部档案。 6 类目标识符号 6.1 档案类目标识符号统一用阿拉伯数字。 6.2 上下级位的类号之间用间隔号“·”分开。
赣州市××局档案分类方案（示范本） 一、本方案规定了本单位归档范围和保管期限划分及档案分类的原则和方法、档号标识。 二、档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、机构职责结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。 三、本方案适用于本单位档案实体的分类，（各单位可视本单位工作性质和特点,归档文件材料依据《江西省归档文件整理规范》要求，采用业务指导处推荐的按年度---问题（机构）---保管期限分类方法，选择其中一种分类方法）、整理和排架管理。 四、本方案将各单位的所有的档案分为5大门类，并以英文字母大写A、B、C、D、E作为类目代号。 1、文书档案（代号A）：包括本单位工作活动中形成的归档文件材料。 2、科技档案（代号B）：包括基本建设和设备仪器档案。 3、专门档案（代号C）：包括会计档案和人事档案、艺术档案等。 4、特殊载体档案（代号D）：包括照片、底片、录音录像带、光盘、磁盘和荣誉品、纪念品等实物档案。 5、其他档案（代号E）:由本单位工作职责而衍生的相对独立性较强的档案可放入此类中。如劳动部门在履行具体职能时产生的办理招工或者调动工作的审批表及有关材料可单独设类。
又如组织人事部门在管理干部档案时也可将死亡干部档案单独设类等。 四、二级类目的设置方法如下： 1、文书档案类：在其二级类目中，按工作职能、职责（问题或机构）设置相应类别； 2、科技档案类：基本建设类的二级类目，按基建项目设置。设备仪器类的二级类目，按设备种类或型号设置； 3、专门档案类：会计档案类的二级类目，按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他设置；人事档案类的二级类目，按人名设置； 4、特殊载体档案：声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案的类目，可按荣誉品、纪念品等设置。 5、其他档案类的二级类目可根据实际情况进行设置。