集团公司文件发放及行文管理流程

集团文件管理制度为规范行文程序和发放程序，加强文件管理，确保公司政令畅通，提高工作效率，结合集团工作实际，特制定本制度。

一、发文定义（一）一级发文1．以名义对外发布或对内（含对所属各子公司、项目部等）发布的各种公文、公司决定、规章制度、重要通知、通报等。

2．公司各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等。

3. 对内（含对所属各子公司、项目部等）或对外发布具有重要意义的各种视频、音频、图片、图表等资料。

（二）二级发文1．以各部门编发的各类关于经营管理活动的一般性材料如方案、通知、通报、简报、视频、音频、图片、图表等。

2．公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料。

3、对内或对外发布普通的各种视频、音频、图片、图表等资料。

二、收文定义（一）一级收文集团公司收到的政府主管部门的信函、通知、证书等文件，收到与经营有关的由外界或所属各子公司、项目部发来的重要的请示、通知、汇报、信函、传真、证书等文件。

（二）二级收文集团公司以及所属各部门收到的与经营有关由外界或所属各子公司、项目部发来的一般性信函、传真、宣传材料等文件。

三、组织与职责（一）行政部为公司文件管理业务归口部门，主要负责：（1）组织制定文件管理制度，并监督执行。

（2）指导、培训各单位文件管理人员，提升文件管理水平，提高文件流转效率。

（3）协调文件的接收、审核、上报、批复、反馈和存档。

（二）各单位主要负责本部门文件管理日常事务，按照文件管理制度要求，确保文件管理规范。

四、发文管理（一）发文管理是对文件的拟订、审核、会签、签发、用章、发布、存档等一系列活动进行管理。

（二）一级发文管理1.拟订（1）拟文格式必须符合《文件的制作格式要求》（附件1）；（2）内容遵循一文一事原则，要求观点明确、结构严谨、条理清楚、语法规范、语言凝练；（3）文件拟订完成后，主办单位填写《来文处理单》（附件2），认真填写内容概述（内容概述中只需注明主要中心内容，篇幅较多者，可附页），需主办部门负责人签批确认，附于文件之前。

公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司的公文发放管理工作，提高行政效率，规范公文的起草、审批、印发、分发等流程，特制定本管理制度。

第二条公文是公司内部及与外部单位、个人之间进行书面交流的载体，是规范公司日常工作、决策和指导各项工作的文件。

第三条公文发放管理工作应遵循快捷高效、规范有序、公平公正、倡导环保的原则，保障公司信息的准确、及时、完整传达。

公司全体员工应严格按照本管理制度的要求执行公文的发放管理工作。

第四条公文的发放涉及公司内部文件以及与外部单位的沟通交流，在该制度中特别强调对于机密文件及重要文件的管理规定，要求各部门在处理相关公文时要严格遵守相应的保密规定。

第二章公文的种类第五条公文的种类主要包括通知、通报、命令、文件、通函、函电、请示、报告等。

第六条公文的具体内容应当严格遵循公司相关规章制度和要求，避免使用夸张、个人情感等不符合规范的措辞。

第七条公文的格式应当统一规范，以便于员工阅读、理解和管理，不得出现错误、遗漏或混乱的情况。

第八条公文的抄送对象应当根据具体情况进行选择，抄送方应当严格执行抄送范围，不得私自扩大抄送对象。

第三章公文的起草第九条公文的起草应当由具有相关工作积累和专业能力的人员负责，确保公文的准确、清晰、简洁、得体，避免文字过多、表达不清等问题。

第十条公文的起草要求遵守相关法律法规，不得违反国家法律法规和公司规章制度。

第十一条公文的起草人员应当对公文的重要性、机密性有清晰的认识，保密的文件应当妥善处理，避免造成信息泄露。

第十二条公文的起草人员在撰写公文时应当准确填写文种、标题、日期、主题、正文等内容，确保公文的准确性和规范性。

第四章公文的审批第十三条公文的审批应当按照公司相关规定和程序进行，确保公文的合法性和准确性。

第十四条公文的审批权限应当与其涉及的内容、重要性相匹配，不得超越职权范围进行审批。

第十五条公文的审批程序应当严格遵守公司相关规定，不得私自变更、擅自操作。

公司公文收发及流程管理制度一、总则为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门的公文管理工作。

三、管理责任1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。

2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行《保密制度》，以保证公司秘密文件及事项的安全。

四、公文种类公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。

请示：适用于向上级请求批示、批准。

批复：适用于答复下级请示的事项。

函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。

会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。

五、行文规则1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越级行文。

2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。

3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。

4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。

5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。

6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。

7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。

六、签收规则1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

公司公文收发及流程管理制度一、总则为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门的公文管理工作。

三、管理责任1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。

2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行《保密制度》，以保证公司秘密文件及事项的安全。

四、公文种类公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。

请示：适用于向上级请求批示、批准。

批复：适用于答复下级请示的事项。

函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。

会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。

五、行文规则1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越级行文。

2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。

3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。

4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。

5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。

6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。

7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。

六、签收规则1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

公司的文件收发传阅流程公司的文件收发、传阅流程制度一、文件的收发1.公司的一切外来公文文件均由公司行政部负责签收，并分类登记。

签收人应于接件当日即按文件的要求报送相关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送相关部门。

2.在签收和拆封时，负责人需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和信函邮票被撕应拒绝签收。

3.属于机密文件，收件人应该注明“机密”字样，并确定报送范围，并做好签收记录。

4.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政部进行登记、编号保管，不由个人保存。

5.二、文件的批阅1.凡正式文件均需行政部分送承办部门阅办，重要文件应呈送到公司部门分管经理亲自阅批后再分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由行政部直接分发到相应部门处理。

3.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

4.为避免文件的遗失，在文件传阅的过程中，要填写文件传阅登记表。

阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

5.如有"批示"、"拟办意见"的文件行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。

三、文件的发文规定1.各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的应向行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核，批准签发。

2.对全公司影响较大，涉及公司的重大项目、投资、经营管理的文件，由公司总经理批准签发。

四、文件的发文范围1.凡是公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.公司下发文件主要用于:(1)公布全公司规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件;(3)公布公司内部人事变动;(4)公布全公司性的重大项目、投资、经营管理、生活福利等作出的决定;附则:本流程由行政部负责解释与修订，自公司全体2/3员工讨论签字同意，并经总经理签发之日起生效并实施，修改或终止时亦同。

公司公文发放及流程管理制度
一、公文发放定义
公文发放，是指公司经公司领导批准后的文件通过部门、跨部门或指
定的渠道，正式发布给接收者或单位，以正式文件形式传达下达意见、宣
传信息、报告业务情况，或有关规章制度文件正式发放的过程。

二、公文流程管理
（一）准备工作
2、在公文发放前，最好先打印出需要发放的公文，检查内容完整性，尤其是接收人以及抄送人是否正确配置，以确保发布正确有效。

（二）正式发放
1、正式发放公文时，需要根据接收人以及抄送人的特性，合理选择
发放方式，有纸质发放、电子发放和传真发放等，以保证公文发放精准有效。

2、有时即使选择了最合适的发放方式，由于网络环境的问题，确发
布信息出现中断或接收失败，此时需要及时再次重发，以确保公文的及时
发放。

（三）流程跟踪
1、公文发放后，需要定期跟踪查看是否接收到反馈，以及是否符合
预期的完成目标。

2、如果发现公文发放非常频繁，或者无效发放影响到公司工作，可
以考虑将发放过程自动化。

集团收发文管理总则第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。

第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。

文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。

行文要少而精，注重效用。

第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。

集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第一章公文格式第一条外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。

型(长297毫米，宽210毫米)（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4公文用纸；（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。

特殊情况下，可根据需要放大或缩小。

二、页边与图文区（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。

可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。

二、装订（一）装订要求：1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常都应订两个书钉。

两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。

文件发放及行文管理流程(20 版)1.编制目的为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。

2.适用范围金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。

3.内容文件拟制要求公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下：专题专用，内容明确；文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确；符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。

行文工作流程由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。

经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签；由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批；凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。

文件签发时，由办公室统一编发文号。

文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。

收文工作流程主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。

属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。

收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。

填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任；办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅；急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅；密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室；文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。

集团公司文件收发管理制度一、总则为规范集团公司内部文件的收发管理，提高工作效率，保障信息安全，特制订本制度。

二、收发文件的定义收发文件是指集团公司内部各类文字材料、文件、函件等的传递和接收，包括内部文件、外部文件、来文、发文等。

三、收发文件的分类根据文件的性质和用途，收发文件可分为内部文件和外部文件两大类。

内部文件主要指公司内部部门之间传递的文件，例如部门间的联络函、会议纪要等；外部文件主要指公司向外单位或个人发送的文件，例如与合作伙伴签订的合同、对外公开的报告等。

四、文件的收发流程1.发文流程：（1）起草文件：由相关部门或人员拟定文件内容，并确保内容准确、清晰；（2）审核：经过相关部门主管审核，并确定文件的发出范围；（3）签发：由公司领导或相关高级人员签发文件，并盖章；（4）发送：通过邮寄、传真、电子邮件等方式发出文件，并填写发文登记表；（5）归档：将发文原件和复印件分别存档，确保备份。

2.收文流程：（1）登记：接收文件后，填写收文登记表，并进行编号；（2）分发：根据文件内容和重要性，将文件分发至相应部门或人员；（3）审核：接收文件的部门或人员进行审核，及时处理；（4）签收：确认收到文件的部门或人员签字并归档；（5）反馈：如果文件需要回复，请按要求及时回复，并抄送相关人员。

五、收发文件的管理要求1.文件格式规范：发文要求字迹清晰、印刷工整，内容准确、完整；收文要求仔细审阅，确保内容清晰易懂。

2.保密措施：涉密文件须经过加密处理，并限定查阅范围；外发文件须注明保密级别，防止泄露。

3.收发登记：所有收发文件均需填写收发登记表，建立档案管理制度，便于追溯文件传递情况。

4.传递方式规范：不同性质的文件可选择不同的传递方式，同时保证传递时的安全性和及时性。

5.文件保存期限：所有文件均应按照规定的保存期限存档，过期文件应及时销毁或归档。

六、违规处罚对违反本制度的行为，根据情节轻重进行相应处罚，包括口头警告、书面通报、记过等处理，并在档案中进行记录。

公司⾏⽂流程及管理办法鸿业地产公司⾏⽂流程及管理办法为规范公司各种⽂件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令⾏禁⽌，正确指导公司的各项⼯作，特制定本规定。

⼀、⾏⽂管理主要内容：外部函、电、来⽂，本公司内部下发的各种⽂件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

1、内部发⽂管理公司内部发⽂分为⼀般事务性⽂件、公司各项规章制度和公务⽂书。

⼀般事务性⽂件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务⽂书包括：请⽰、报告、指⽰、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公⽂由总经办统筹管理，各部门、下属⼀律不得⾃⾏向上、向下发送公⽂。

公⽂字号由总经办统⼀编制。

涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的⽂字材料，由总经办以公司名义发⽂。

2、外部⽂件的管理外部⽂件为公司以外来⽂，包括信函、公⽂、传真等。

3、公司⽂件的种类及范围（1）、公司的⽂件种类主要有：公告、通知、通报、制度。

（2）、各类公司⽂件使⽤范围：（3）、公告：主要运⽤于公司的各类⼈事变动，如：任命、岗位变动等。

（4）、通知：适⽤于发布临时事件和措施；传达公司⾼层有关指⽰；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。

（5）、通报：适⽤于公司采取重⼤或强制性措施、或⼈事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员⼯的奖励或对于严重违反公司规章制度员⼯的处罚等。

（6）、制度：主要运⽤于公司各项政策的实施细则及各项⼯作流程的解释、补充和完善。

4、公司⽂件处理的定义及原则（1）、公司⽂件处理指公司⽂件的编号、下发、宣贯、整理（⽴卷）、归档等⼀系列相互关联、衔接有序的⼯作。

（2）、公司⽂件处理应坚持实事求是、精简、⾼效的原则，做到及时、准确、安全、规范。

公司⽂件由总经办统⼀收发、传递、⽴卷、归档和销毁。

（3）、公司各类发⽂在有效期内均实⾏受控管理。

集团公司文件收发管理制度（精选7篇）集团公司文件收发管理制度在发展不断提速的社会中，各种制度频频出现，制度具有合理性和合法性分配功能。

相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编整理的集团公司文件收发管理制度（精选7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

集团公司文件收发管理制度1一、编制目的为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。

综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。

时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。

如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。

同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。

机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序1.文件轮阅由办公室专人负责。

各部门轮阅文件一般不超过两天。

因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。

确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

公司公文发放及流程管理制度1 公司公文收发及流程管理制度一、总则为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公文管理工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司各部门的公文管理工作。

三、管理责任1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管理工作。

2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行《保密制度》，以保证公司秘密文件及事项的安全。

四、公文种类公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

公告：适用于向公司内外宣布重要事项。

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理人员。

报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。

请示：适用于向上级请求批示、批准。

批复：适用于答复下级请示的事项。

函：适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。

会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。

五、行文规则1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，具有隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵守逐级行文的规则，避免越级行文。

2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门行文。

3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。

4、对上级的“请示”不得同时抄送下属公司或同级公司；“报告”中不得夹带请示事项。

5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。

6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。

7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。

六、签收规则1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发，进行流程管理，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

一、行文管理主要内容：公司内部行文:包括一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。

1、一般事务性文件是指：通知、说明、各种统计表格等；2、公司各项规章制度；是指公司在管理中的各项规定、办法、措施等；3、公务文书包括：请示、指示、报告、批复、通告、通报、决议、函、会议纪要等；二）外部来文：函、电、来文等；三）外部行文：对外的函、电、文；网站报道；来文回复；二、行文管理1、内部行文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。

一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。

公文字号由行政部统一编制。

涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。

二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。

公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿；②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿；③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。

⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。

规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。

各项规定要明确具体、切实可行。

要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。

人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。

公司文件分发审批管理制度一、目的本制度旨在规范公司内部文件的分发与审批流程，确保信息流通的安全性与有效性，提升工作效率，并符合相关法规要求。

二、适用范围本制度适用于公司内所有需要书面形式传递的信息，包括但不限于通知、报告、决议、合同等正式文件。

三、责任主体1. 文件起草人负责文件内容的准确无误，并按程序提交审批。

2. 审核人员负责对文件内容进行审查，并提出修改意见。

3. 批准人负责对审核通过的文件进行最终批准。

4. 文控部门负责文件的编号、存档及分发工作。

四、工作流程1. 文件起草：起草人根据需要撰写文件，并附上必要的附件和相关资料。

2. 初步审核：直接上级或指定人员对文件进行初步审核，确认内容无误后签字。

3. 高级审批：根据文件性质和重要程度，可能需要相关部门负责人或高层管理人员进行复审或批准。

4. 文号分配：文控部门为文件分配唯一文号，便于追踪和管理。

5. 正式发布：经过审批的文件由文控部门统一打印、盖章并分发至相关人员。

6. 归档管理：文控部门负责将原件归档，并保存电子版备份。

五、注意事项1. 任何文件在未完成审批流程前不得擅自发布或分发。

2. 文件分发应严格遵循保密原则，不得泄露给无关人员。

3. 文件接收人需确认收到的文件内容完整且正确，并在必要时提出疑问或反馈。

4. 对于涉密文件，应采取加密或其他安全措施进行传输和存储。

六、修订记录制度如有更新或变更，应及时修订并公布最新版本，同时保留历史版本备查。

七、违规处理违反本制度的个人或部门，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。

八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，如有疑问请及时咨询文控部门。

结语：。

收文
模块应用：流程、文档、门户
设计说明：收文文件以文档形式存放于系统的文档体系中。

当文件进入系统后，自动触发收文审批流程。

审批结束后会自动发布在系统的门户当中。

设计方案：
文档模块：
表–5 – 5– 1 – 1 –收文目录
流程模块：
图–5 – 5– 1 – 1 –收文处理
流程说明：
➢“承办”节点为流程分叉起始节点；
➢“处理”节点和“协助处理”节点为分叉中间节点；
➢“传阅”节点为分叉结束节点；
➢流程分叉部分通过指定分支结束，结束分支为“处理”节点所在的分支。

表–5 – 5– 1 – 2 –收文处理表
收文处理单
表–5 – 5– 1 – 3 –“收文处理表”打印模板门户模块：
表–5–5–1–4–门户格式
发文
模块应用：流程、文档、门户
设计说明：由发文流程创建发文文件。

发文文件存放于系统的文档体系中。

当审批结束后，发文文件自动发布在系统门户当中。

设计方案：
文档模块：
表–5 – 5– 1 – 5 –发文目录
流程模块：
图–5 – 5– 1 – 2 –发文处理
表–5 – 5– 1 – 6 –发文处理表
发文稿纸
表–5 – 5– 1 – 7 –“发文稿纸”打印模板门户模块：
表–5–5–1–8–门户格式。

关于集团收发文件管理制度关于集团发、收文件管理制度拟稿总则一、为适应集团公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和提升效能化，特制定本制度。

二、集团文件是传达集团公司的方针政策，发布公司行政及集团战略发展等相应的规章制度、指示、请示和答复问题、指导、研商、报告情况、交流信息等的重要工具。

因此，必须认真做好文件的收发管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体管理都应努力提高文件质量和执行处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由集团及常、执委研议后统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，子公司由负责人指定人员进行文件管理相关事宜。

收文一、收文由专人负责，收到文件后，回复给发文单位发文管理处同时上报集团总裁办。

二、收文件时间分定为，重大文件2日内回复、重要文件、3日内回复、一般文件5日内回普通文件7日回复。

三、收文件执行结果须在7个工作日内上报集团及上级管理公司。

办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由收文公司总经办安排执行。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由相应部门负责，防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全、保密，完善签收手续，防止文件遗失。

七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

发文一、发文一律使用发文单二、发文程序如下：拟稿→负责人审核→总裁办立件编号→打印→盖章（签字）→发文(抱括固件式或电子式)→备案。

三、发文后要求各公司总经理在三个工作日内回复并执行。

其他一、时限要求：1、特急：限2个工作时内完成。

2、急：限5个工作时内完成。

3、平：限10到15个工作时内完成。

二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档执行。