按揭档案管理制度
为规范按揭资料的移交及按揭档案管理，确保按揭资料及时、规范移交，按揭档案有效、完整、安全，提高按揭档案管理效率，防范公司潜在的法律风险，特制定本制度。
一.适用范围
本制度适用于收集、整理、移交、评审、归档、保管、查询、借阅、销毁各类
按揭档案资料，并规范所有涉及按揭档案管理的部门、责任人（包括但不仅限于档
案管理员、区域档案管理负责人及按揭资料移交责任人、按揭档案查询借阅人）的
责任。
二.管理对象
按揭档案即公司客户融资业务贷后资料，目前主要为按揭业务贷后书面资料，
（按揭书面档案是指客户相关融资资料以纸质形式、电子表格形式存档）包括：
1.权证：(产品合格证、保险发票、保险正本、买卖合同、发票)复印件。
2.基本资料：
（1）夫妻双方身份证复印件（若无开户籍证明）
（2）夫妻双方户口本复印件（含户主页）
（3）结婚/离婚证复印件（若无开婚姻证明，离婚证明/未再婚证明）
（4）财产证明1）房产证复印件（若无开房产证明/土地使用证明/居住证明）
2）银行流水复印件（若无需定期存单复印件）
3）原设备证明①发票（自己名下的）②若无发票，开购买证明、
设备合格证（照片声明）③租赁合同（协议）/工程施工合同
④转让协议
注：反担保人资料同上。
3.合同文本：
（1）回购请求书（2）公证申请表（3）个人贷款合同（公证书）
（4）工程机械按揭贷款担保服务协议（5）资信调查操作文本
三. 职责
1.档案的保存价值、完整、准确性及保管期限由档案管理员进行鉴定。
2.按揭档案资料的评审、归档、保管、查询、借阅、销毁由档案管理员负责，并总
结、考核区域档案管理，制定、修改、执行有关档案的各种制度，执行档案鉴定归档后所需完善的其它工作。
3.各区域行政助理负责本区域所有有效文件和资料的收集、管理、传送，并协助档案管理员完成档案的归档工作。
4.按揭资料移交责任人（原则为主办按揭经理）负责按揭贷款发放及贷款结清后将相关按揭资料移交给客户、营销代表或银行。
四.按揭档案管理流程
1.档案资料的收集整理
原则上由主办融资经理收集整理档案，融资经理需按要求填写档案资料。
2.档案资料移交
原则上由主办融资经理负责档案资料移交，主办按揭经理必须按流程规范移交档案管理员，并需办理按揭档案交接手续。
3.按揭档案回司。
（1）原则上各区域当月放款业务的所有客户档案必须一次性回司，如有特殊情况无法一次性回司应向档案管理员说明情况，否则给予责任人处罚。所有档案区域需自行存档一份。
（2）《按揭档案目录清单》（附件1）中规定的书面档案资料必须在放款后次月15日前回司，按揭资料全部齐全才算该类档案资料回司。（书面档案的回司时间以邮件详单签收时间为准）。
4.档案资料评审、归档及保管
（1）主办融资经理将按揭客户档案收集齐全并在《档案目录清单》填写完毕后于档案管理员办理交接手续。（附件2）《按揭资料移交存档签收单》）（2）档案管理员在收到按揭客户档案后在下月第15个工作日前完成对档案的评审与电子存档（包括登记编号、登记客户信息、进行资料审查并登记明细），在电子存单完毕后按编号顺序放入档案柜。在部分零散的材料回司后档案管理员应及时将这些材料再次放入相应客户的档案袋中。由档案管理员统一保管按揭档案，并对档案的完整、安全负责。
5.按揭档案资料查询及借阅（附件3《按揭档案资料查询及借阅》）。
五.管理考核
1.未按本制度要求时间内回司按揭客户书面档案首次给予相关责任人每笔50元/天处罚，再次将给予相关责任人每笔100元/天处罚。
2.未按要求填写相关资料者（包含客户存档资料、《档案目录清单》、），给予相关责任人20/次处罚。
3.未按档案标准将档案资料补充齐全的，给予相关按揭责任人50元/笔处罚。
4.未按制度办理书面（《按揭档案资料查询及借阅》）移交手续的，给予相关责任人50元/笔处罚。
5.权证交予银行前借阅/移交需填写权证书面交接表（附件4《权证移交签收单》），并要求在交接表上银行项目经理签字确认。若权证在移交后未能使用需及时交回档案管理员归档。
6.未按本制度的规定借阅按揭档案资料，首次给予相关责任人50元/笔处罚，再次将给予相关责任人100元/笔处罚。
7.未按时归还所借档案，首次给予相关责任人每天50元/笔处罚，再次将给予相关责任人每天100元/笔处罚。
8.遗失按揭档案资料，依所遗失按揭档案资料的重要程度给予相关责任人100－1000元/笔处罚，并对所造成的损失负全部赔偿责任（对本部门以外员工遗失按揭档案资料将通过鉴定责任处罚责任人500-1000元/笔）。
9.收回疑难档案（非本人遗失，且遗失期在6个月以上的档案）给予100－500元奖励。
10.档案管理员应每月出具档案管理奖罚通报。
注：所有人员对按揭档案负有保密义务，违反该义务依法追究法律责任。
附件1.
《按揭档案目录清单》
按揭资料移交存档签收单
档案借阅管理制度
为了健全档案资料，规范档案资料管理，便于档案的查询、借阅、使用，工作流程顺利进行。
一、若需借阅档案资料必须要经债权部负责人签字批准，口头承诺不予查阅。
二、凡借阅的档案材料、未经同意不得间接借与非公司人员查阅。
三、档案材料原则上不对外借出，因特殊情况必须借出，应经债权部责任人批
准。
四、借阅人必须履行档案资料的借阅登记表，不履行借阅登记不予借阅。
五、档案资料借出之日起3日内按时归还，办理归还手续，归还时要进行清点
和检查。如在借出期间档案资料出现遗失、损坏将给予相关责任人处罚。
六、查阅和借出的档案材料严禁复印、涂改、抽换、拆卸、折叠、圈点、划线
和污损，否则给予责任人处罚。
七、查阅档案的人员要严格遵守保密规定。
八、借阅流程：
1.填写借阅档案申请书
2.债权部负责人签字批准
3.履行档案借阅表
4.在借出之日起3日内归还
5.办理归还手续
