做好档案信息化管理工作的策略

做好档案信息化管理工作的策略

【摘要】大数据时代，对档案信息化管理带来了一定的挑战，随着物联网和互联网技术的进一步推广，机关单位在工作过程中产生了大量的数据，如何在大数据时代做好档案的信息化管理是机关单位需要研究的重点问题。本文针对这一方面的内容进行探讨和分析。

【关键词】大数据时代；档案管理；信息化

对档案进行管理是机关单位工作中的重要组成部分，也是保证机关单位正常运行的重要文件资料。长期以来，档案管理受到技术水平的影响，使用传统的档案管理方式已经不适用于时代快速发展的要求，在机关单位发展过程中，传统的档案管理方法在人力、物力、财力方面管理能力都比较低，档案使用的价值远远没有发挥出来。在大数据时代对档案进行信息化管理，应该充分利用信息化技术的优势，改变传统的管理方法，找到更适合时代快速发展的管理模式，创新管理措施。

一、档案管理信息化的优势及作用

（一）分享资源便利，工作效率提升。互联网时代的到来，主要得益于网络数据和信息技术的快速发展，这在一定程度上给机关单位档案管理提供了便利。在档案管理过程中，管理人员可以充分利用网络技术，对各项档案信息进行有效的采集、归纳、整理、储存，提高数据信息的有效性，从而提升档案管理的工作效率。（二）快速备份有用信息。使用传统的档案管理方法，由于受到自然灾害、人为因素等影响，会导致存在一定程度的破损或者损毁，所以使用以往的管理方式，经常会导致机关单位档案出现储存不全面或者档案的安全性受到威胁。将信息化技术应用到档案管理以后，对于档案储存的物理空间也减少了依赖和需求，而且使用信息化技术可以快速将档案信息进行复制备用存储，这也在一定程度上提高了信息档案的安全性。（三）有效查询使用档案。管理部门的重要任务是为档案信息提供查阅以及信息的搜索服务，以前对档案进行管理每一项操作都是根据纸质文件来完成的，需要使用人力完成信息的查阅和搜集工作，需要消耗大量的时间，而且很难保证信息的准确性。使用信息化技术后，对档案进行查询时，可以在信息化系统内快速找到关键的信息，而且还能够提供信息的搜索和利用功

能，信息管理的灵活性充分体现了档案的实际价值。此外，能够减少搜索过程中消耗的人力和时间成本，提高了机关单位工作效率。

二、档案管理的现状和存在问题

（一）业务素质较低。对机关单位档案进行信息化管理，要求管理人员具备专业的素质和良好的业务能力，充分掌握档案管理方面的相关知识、信息技术以及网络知识，还应该熟知信息化管理的工作流程，坚持自身的职业操守，严格按照档案法的规定进行操作，遵守机关单位的各项规章制度以及工作纪律。由于部分管理人员对档案信息进行管理时，进行数字化处理、传输和使用过程中不具备强烈的网络安全意识，影响了档案信息的安全性，在一定程度上阻碍了档案信息化的发展。（二）档案管理效率低。在机关事业单位运行中，由于生成的文件材料数量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。此外，由于各个部门信息管理存在一定的独立性，这为档案管理工作带来了难度。（三）档案管理中应用大数据技术的意识差。对档案进行信息化管理过程中，由于管理人员没有形成大数据意识，导致在日常的工作中没有充分发挥出大数据技术的先进性，虽然有一些单位已经逐步尝试了大数据技术，但是由于大数据技术的应用水平比较低，数据的模式不够统一，使用方法不适用机关单位的自身情况等等，这些问题都会在一定程度上影响档案管理的有效性，不利于档案管理的发展。同时也有相关研究认为，目前各个机关单位并没有形成有效的信息化管理机制，这会对档案管理产生一定的影响。

三、大数据时代档案信息化管理工作的策略

（一）不断优化档案管理人员的结构。首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该组织档案工作人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流

等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识，提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。随着科学技术的快速发展，在大数据时代对于档案进行管理，对管理人员提出了更高的要求，为了能够更好地进行档案管理，机关单位应引进一些专业人才，提高档案管理人员的综合素质水平，不断优化人才结构，使更多的年轻人愿意从事档案管理工作，成为档案管理的中坚力量，而年龄较大的工作人员应辅助年轻人做好档案信息化管理。（二）在大数据时代背景下做好档案管理保密工作。机关单位进行档案管理时使用大数据技术，在一定程度上促进了档案管理工作的进一步发展，同时也给档案管理工作带来了新的机遇和挑战，应用大数据技术能够促进档案管理水平的进一步提升，提高管理效率，还可以节约人工成本投入。在实际应用过程中，使用大数据技术也存在一定的问题，对于档案管理保密性提出了更高的要求，在大数据时代对档案进行信息化管理，经常会出现信息丢失和泄露的情况。所以管理人员应正确认识档案信息管理的重要性，保证好档案信息的安全，在工作过程中使用规范化的操作，提高档案信息的保密性，此外还应该加强软件和硬件的管理。为了保证信息化管理能够适应大数据时代发展的要求，应主动加强基础设施的投入力度，更换现有的设备，建立网络信息平台，满足网络搜索的需求。（三）构建完整的大数据档案信息平台。机关单位进行档案的信息化管理，要想切实提高信息管理的水平，就应该创建完善的大数据信息流通平台，在工作过程中充分发挥大数据技术的应用价值，这也是进行档案管理的关键内容。在具体的应用过程中，工作人员应充分发挥大数据大平台的实际价值，尽量采用统一的信息数据储存、管理、接收、编辑等处理过程，对各个档案处理过程进行不断改进，在后续管理中，工作人员利用大数据技术的优势，进一步探索大数据平台带来的便利，为未来的档案管理研究出新的发展路径。除此之外，为了使档案信息更为安全，应合理应用计算机安全技术，确保技术操作更加专业，把机关档案信息管理系统安全维护工作放在首要位置。同时，如果想有效控制档案信息资源的安全性，应对单位档案信息的安全密钥进行设置，运用数字加密技术控制和规范整个档案数据的完整性和安全性，这已成为现阶段档案管理工作急需完善的重要工作。在条件允许的情况下，进一步使用完整的档案信息管理平台，对各项信息和资料进行处理，这样才能促进档案管理的未来发展。