样品的跟踪
1.要收费之后，买家就没下文了，如何跟进？
1）以快递费用为切入点：
Dear XXXX，
I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount, only USD 30 for the sample delivery to your place. You may choose to transfer the freight in advance to save your cost. What do you think?
Look forward to your advice.
Regards,
2）以样品费为切入点：
Dear XXXX，
I hope you have received my previous mail below. Is there any question I haven’t figured out?
XXX is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort. Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order. This is our special service only for you. Look forward to your comment.
Regards,
3) 以市场为切入点：
Dear XXXX，
Haven’t got your comment by far. Hope everything is going well.
Christmas promotion is around the corner. It usually takes XXX days from sample approval till mass production delivered. To launch the product in time before this big season, it’s better to get everything ready by XXXX.
Pls advise what we should do with the sample. We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.
Regards,
4) 以样品进度为切入点：
如果不收样品费的, 如果样品制作的时间不长，不管样品是不是真的READY，都可以告诉客户说样品已经完成了，说不定买家一看，东西已经可以寄啦，那我再看一眼吧。
Dear XXXX，
Sample is ready now. Pls advise your courier account and we will send it out immediately. Regards, --- 如果样品是库存品，不妨再附上一些图片给买家看看。
有收样品费的，只要样品制作的时间不长，不管样品是不是真的READY，也可以说样品已经做好了，但要让买家觉得，我们已经在让步了。
Dear XXXX，
The sample you requested is ready now. Although it’s usually that we only make sample after PI confirmed, considering your marketing plan, we shift it to an earlier date. Here are some pictures for your reference.
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Look forward to your advice.
Regards,
Remarks:
1)以上4种方案可以并行，可以自由组合
2)跟进方式不仅限于邮件，必要时电话沟通还是很重要的
2.样品寄送买家没有FEEDBACK
所以说样品一定要收钱。买家没流血，是不会珍惜样品的。样品没下文，可能的几种情况：1）真的碰到骗样品的人。我以前做的产品是空气净化器，在展会碰到一个中东人，展会上谈了一下，中东人又有钱环境又差，产品还真是有市场的，所以就卖了一台给他，样品费+运费都收了，寄了一台样品之后后续又买了两台样品，接下来每次联系都说在evaluating sample, 估计就是买了自己用的。还好有收钱，不然憋屈死了。中东客户的样品费多收点！
2）买家是个贸易商，收了样品之后也在找自己的买家。这种情况就要多跟踪几次了。如果有必要，还可以教教贸易商如何来推广你的产品，比如，卖点、优势等等。我以前做的空气净化器是小家电，所以我会到国外一些电器零售的网站、还有行业协会的网站看看其他主流品牌产品的信息，比如SHARP,BLUEAIR, AIRPURA等，对比做成表格的形式, 好的地方用大大的WIN标出来。
Dear XXXX，
The sample has been delivered some days. Have you finished your evaluation?
If you wish to compare similar product from other brands, here is some data for your reference: @#$%@$%
Anything we can do to assist your sample evaluation pls feel free to let us know. Regards,
以产品对比为切入点去沟通样品进度的方法，同样适用于代工合作的品牌经销商。
3）样品不满意。这种情况一定要挖到样品不满意的具体原因。
Dear XXXX，
We tracked from DHL that sample has been received. Is there any comment ?
If you are still studying the sample would you pls let us know your testing requirement? Then we would possibly see what to do to assist you.
Regards,
Remarks:
以上邮件也可以组合。还有一个放之四海皆准的模板：
Dear XXXX，
How are you? I’ve got DHL feedback that you have got our sample dated xxx. I hope it satisfy your requirement. Any comments by return will be appreciated. Look forward to your reply.
另外，还是一如既往的希望大家结合电话跟进。
目的 规范样品的管理操作，确保样品得到有效的控制，从而确保工程，生产和检验有据可依。 1适用范围 适用于本公司所有样品的采集、制作、管理及使用全过程。 2定义 样品：由客户提供或由公司授权人员签发的，用于工程，生产或检验人员检验时作为参照使用的某种产品的认可实物。 3职责 3.1工程部 3.1.1负责供应商样品的确认、承认、测试测量和签署。 3.1.2负责提交客户样品的制作，试模样品，材料的内部评估、承认和签署。 3.1.3负责客户签署样件要求的信息获取，样品的验证确认。 3.1.4负责样品结构，性能，外观及颜色的确认。 3.1.5负责生产样品，限度样品的样品签署。 3.1.6负责工程样品档案的建立，保存管理。 3.1.7负责客户签署样品接受的登记,样品复稿的封存保护。 3.2质量部 3.2.1负责协助工程部对供应商样品的确认、承认、测试测量和签署。 3.2.2负责协助工程部向客户提交样品，材料的测试和检验。 3.2.3负责样品的使用，归还和有效周期的管理。 3.2.4负责质量样品档案的建立，保存管理。 3.3市场部 3.3.1负责样品提交客户的确认，客户产品的信息沟通，获取。 3.3.2负责客户签署样品接受的登记,样品原稿的封存保护。 3.4采购部 3.4.1负责供应商提交样品信息要求的沟通，获取。 3.4.2负责向相关部门（工程部/质量部等）送交供应商的提交样品，协助工程部和质量部建立 供应商提交样品的相关资料和信息。
5、作业程序内容 5.1样品收集： 5.1.1 由客户或工程部/市场部提供样品来源。 5.1.2 工程部和品质部收到样品后，经工程部主管和质量部主管确认，然后进行封样。 5.1.3 由公司授权人签发的特殊情况下的让步接受，暂收样品。 5.2样品的分类： 5.2.1 供应商样品：指由供应商制作提供，由我公司确认签发的样品，供供应商生产，检验和本公司工 程、质量检验和追溯时的参考依据。 5.2.2 客户样品：指经由客户确认签发的，用于指导本公司工程设计开发，生产及验收参考标准的样品。 包括：色板，结构，电路，功能等。(也称外来样品) 5.2.3 自制样品:指由本公司工程部、质量部确认签发的样品，供生产，检验参考使用（也称生产样品）。 5.2.4 临时样品：因生产异常时与客户样品存在差异时，经客户认可暂时接收，或由工程部，品质部认 可可让步接收的样品。 5.3 样品管理： 5.3.1 供应商样品 a. 当采购部开发新的供应商或供应商材料、生产工艺变更时，由采购部要求供应商附《自检报 告》，《材质证明》送样进行确认。 b. 采购部接到上述供应商的报告，材料样品时，转给工程部进行确认。工程部进行样品（5PCS 以上）检测，包括材料的适配动作，适时安排由生产制造部门进行试用，合格后工程部进行样品确认。 c. 工程部应把对样品的确认与测试记录在《样品确认单》上，工程部确认OK的话，须完成供应 商《样品确认单》的制作，并将《样品确认单》转给采购，若确认NG，工程部将该供应商提供的所有资料和样品退还给采购部，经确认变更影响客户产品特性或客户有要求材料变更时由工程部依据《工程更改通知单》交客户承认。 d. 若供应商材料样品经检验测试合格，工程部将《样品确认单》原件发回供应商，副本两份， 一份给采购部，一份给质量部。工程部与质量部依据要求建立《供应商样品清单》进行管理。若不合格，则将相关结果告之供应商并给予说明，若供应商要求样品全部退回，那么工程部应将所有供应商送样品资料与样品进行全部退回。 e. 质量部接到采购部转来的上述供应商的报告，环保资料应登记到《环保测试信息清单》，内 容包括供应商名称、物料名称、物料编号、测试日期、测试机构、报告编号、报告有效周期、报告有效期、测试项目、报告有效测试结果、下次索要报告时间、MSDS（化工品）、结合《供应商样品清单》,作为以后供应商送货的依据。
样品制作管理流程[修订] 深圳市超视点科技有限公司 样品制作管理流程 WI-CSD-TH-01A 生效日期版本修改摘要编制批准 2014/010/10 A 首次发布 1.0目的: 为确保样品的制作能顺利进行，准时提供样品给客户测试及确认，以及为了预先评估生产工艺的稳定性。 2.0范围: 本公司样品制作送样确认。 3.0定义: 无 4.0职责: 4.1 业务部:负责收集市场资讯、情报、图样、规格，客户样品需求资料，提出样品评审申请及下 发生产订单，样品送客户确认及测试后续跟进工作。 4.2工程部:负责样品评审，交期确认及样品制作及测试，样品测试数据资料的保管及存档(包括 客供资料的保管)。 4.3仓库:样品电芯半成品及物料的提供，样品成品的收发管理。 4.4资材部:样品的材料采购。 4.5 生产部:协助样品制作。 4.6工程部:协助制作工装夹具。
5.0作业内容: 5.1 样品制作管理流程(见第4页/附件) 5.2 顾客沟通与样品订单评审 4.7品质部:负责样品出厂检验和相关包装确认。 5.2.1业务部人员负责与顾客充分沟通，接收顾客提供的样品、图纸、规格要求等，并搜集市场 资讯情况等，详细了解客户需求的各种工程参数及品质要求，与客户达成共识，同时须将顾客的 书面资料、讨论交流等信息，形成有效的质量记录凭证。 5.3样品订单评审 5.3.1业务部须将顾客相关信息资料，并确定样品数量要求、交期等事宜，以《合同、订单评审表》形式提交相关人员或部门进行样品评审，工程部负责工艺支持和跟进样品进度，并做好《样品制作跟踪表》的相关记录，其它部门进行配合。 5.4样品申请 业务部填写《样品申请单》及样品、图纸、规格要求等资料，并传达给工程部。 5.5 样品申请接收 5.6.1工程部人员接到《样品申请单》后详细了解客户要求细则，对样品进行设计评估与业务部 保持好沟通。 5.6.2工程部将顾客提供的样品、图纸、规格要求等资料进行有效保存管理。 5.7 样品制作 5.7.1 工程部从业务部提供半成品中挑选性能一致品质优良的半成品进行制作，并详细记录相关半成品检测数。
样品的跟踪 1.要收费之后，买家就没下文了，如何跟进？ 1）以快递费用为切入点： Dear XXXX， I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount, only USD 30 for the sample delivery to your place. You may choose to transfer the freight in advance to save your cost. What do you think? Look forward to your advice. Regards, 2）以样品费为切入点： Dear XXXX， I hope you have received my previous mail below. Is there any question I haven’t figured out? XXX is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort. Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order. This is our special service only for you. Look forward to your comment. Regards, 3) 以市场为切入点： Dear XXXX， Haven’t got your comment by far. Hope everything is going well. Christmas promotion is around the corner. It usually takes XXX days from sample approval till mass production delivered. To launch the product in time before this big season, it’s better to get everything ready by XXXX. Pls advise what we should do with the sample. We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account. Regards, 4) 以样品进度为切入点： 如果不收样品费的, 如果样品制作的时间不长，不管样品是不是真的READY，都可以告诉客户说样品已经完成了，说不定买家一看，东西已经可以寄啦，那我再看一眼吧。 Dear XXXX， Sample is ready now. Pls advise your courier account and we will send it out immediately. Regards, --- 如果样品是库存品，不妨再附上一些图片给买家看看。 有收样品费的，只要样品制作的时间不长，不管样品是不是真的READY，也可以说样品已经做好了，但要让买家觉得，我们已经在让步了。
编制部门编制文控中心 生效日期页码第1页共6 页 3、具体规定： 3.1：“样品”信息资料接收与评审 ①：销售人员根据客户提供的技术资料或样品实物或实际包装物及产品仓储、运 输、展示特性，组织设计、品质、生产技术、采购、财务等部门进行综合评审，内容包括工艺、质量、交期、成本，等。附《XX样品制作评审表》 ②：评审通过后由销售部门业务员根据“打样”要求及客户情况确定收费标 准，经销售部同意后，发出《XX样品计划单》至订单部，品质部组织设计、生产技术等部门相关人员制定《XX样品制作作业指导书》，订单计划部门安排“打样”生产计划，采购部门安排材料供给，生产技术部门组织样品制作。 3.2：“样品”制作 ①：生产车间接收到订单计划部门《XX样品制作计划排程》和《XX样品制作作业 指导书》原件后再安排打样作业，生产技术部根据样品制作的难易等级确定样品制作跟踪责任： a:三级：一般样品、常规材料，仅对尺寸、材料的正确性有要求，由班组长直跟踪制作； b:二级：特殊材料、对尺寸和粘合有一般要求的，由车间主任跟踪制作； c：一级：特殊材料、除一般质量要求外，对其它物理性能有强制性要求，由生产技术部经理跟踪制作。 ②：订单部、品质部对销售人员或客户提供的技术资料有疑问应及时向销售人 员反映，由销售人员核实后，再将结果反馈给生产技术等相关部门。
编制部门编制文控中心 生效日期页码第2页共6 页3.3：“样品”确认 品管人员根据《XX样品计划单》、《XX样品制作评审表》、《XX样品制作作业指导书》所要求的质量标准对样品。 3.4：“样品”交付 ①：“样品”制作完成后，打包入库前，由业务员事先查看确认，再由品管人员 确认合格后方入库，公司需保留的样品由品管部存档保留。 ②：“样品”经客户确认合格后，批量生产时生产部按《生产计划单》统一安排。 ③：“样品”交付确认合格后，销售人员在一周内跟踪样品交付后的订单情况并记录跟踪结果。 4、附表格： ①：《“样品”制作评审表》 ②：《“样品”制作作业指导书》模版 ③：《“样品”交接单》 ④：《“样品”制作过程跟踪记录表》 附表一：《样品制作评审表》 序号项目样品要求评审满足要求的状态评审部门负责人 1 原料 供应1.常备材料、库存有货□常规；□特殊：□能满足；□不能满足： 2.常规材料、库存无货□常规；□特殊：□能满足；□不能满足： 3.特殊材料、对颜色有特别要求□常规；□特殊：□能满足；□不能满足：
做外贸寄送样品的技巧文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）
做外贸寄送样品的技巧和注意事项 寄样三步曲 一、寄样前的准备 1.样品确认 样品型号及规格，包装、说明书、每单数量要求、形式发票的格式等细节不容忽视。 ·必要时可结合邮件及光盘、照片。 2、取样原则 ·样品要有代表性，是从批量生产的产品中抽样而得。 ·保证待寄样品的质量是严格符合客户要求的。 ·制作样品标签。 ·要留样品及其生产批次等相关资料以备日后核查。 3、与客户确认寄样地址 ·贸易中介等往往存在公司地址与寄样地址不一致的情况，一旦错寄会严重影响你的商业机 会。 二、寄样的方式 1、邮政的航空大包：价格较便宜，航程大约在两周左右（不含目的国的海关检验和其国内的邮政递送时间）。此方法可适用于大宗的低值产品寄送。可在各地邮局办理。一般商品（非危险品）可正常寄送；如系普通化工品，仅需要出具一般的品质certificate（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要 出特殊的证明，以及特殊托运。 注明：最小邮寄重量是2公斤，20公斤为一个限重单位。如超出部分，需要另行打包计费。 2、航空快递：分为国内邮政的国际ems和国外大快递公司（如：fedex_联邦快递，dhl_敦豪快递,tnt等），其费率大致相当。较邮政的航空大包费用贵。只是若与快递公司有协议，可有折扣价。时间大约是一周左右（或者3~5天）。如系普通化工品，仅需要出具一般的品质certificate（证明其无毒、无害、无爆破性等），便于海关查验核实。如系危险化工品或者疑似危险化工品（如：钛白粉），需要出特殊的证明，以及特殊托运。
寄样品后如何跟进 很多人会遇到这样的情况：询盘很多，但是转化率极低。如何才能在客户询盘后给你下订单，就需要对询盘客户进行很好的服务了。 一、可以利用贸易通主动与其交流，也可以电话跟踪沟通，主要询问一下客户对产品的售后服务，产品质量以及客户比较关心的细节再做进一步的详谈，不过价格客户一直关心的最大问题，为了打消客户能否合作的顾虑，可以着重介绍一下产品的优点与同行产品的不同之处。 优惠政策等，要让客户觉得物有所值，在沟通价格时建议在言语上暗示一些伸缩性，但一定要强调回报，比如"如果你能够现款提货，我可以在价格上给予5%的优惠待遇"或"如果你的定货量比较大的话，在价格方面我可以给你下调3%"----这样既可以让客户对我们的产品有更进一步的了解在价格方面也有一定回旋的余地。切记更好的服务，更高的产品质量才是赢得客户的"法宝". 二、要想把业务做精，有效的沟通是关键。做好就要想方设法拉近与客户之间的距离，在推销产品之前要把自己给推销出去，对自己要有信心，只有把自己推销给客户了，才能把你的产品推销给客户。 在与客户交流时要注意不要每次都提及合作的事情，可以从生活方面，业务方面，公司的发展状况等寻找不同的话题与客户沟通，因为这样既可以让客户感觉到我们的真诚，又可以通过不同的话题沟通而增加相互之间的了解，切记在进行这类沟通时要有自已的观点与立场，不要一昧的阿谀奉承，否则客户不但不愿再与我们交流，还会引起他的反感从而失去合作的机会。我有一个网络客户也是这样通过沟通交流后才达成合作的，而且现在已经是我们的长期合作伙伴，我把他看成是我们的"黄金"客户，也是我最值得骄傲的"网络成绩"。 十招帮你搞定网上客户 1.产品的发布技巧：一个公司的产品橱窗设计，那些上传的产品一定要配有好的图片，一个好的包装图片也是最能吸引人的地方，一个好的图片可以让大家对你的品牌或产品产生良好的兴趣。 2.产品信息的更新：即时更新你的产品, 尽量让你的产品信息靠前，这样买家在搜索时会第一个发现你，如果你不急时更新，那么你的信息就会沉到老下面去啦，那么有多少人有耐心一页一页地往下翻呢。而且很多人都会看好第一页的信息，都认为排在前列的产品的公司一定有实力。 3.第一时间发现与你产品所关联的求购信息，与求购商及时联系，商机不等人，在那么多求购信息中总有适合你的。总有人会你合作的。不要对一两次的电话不成功而失去信心。 4.及时回复你的相关留言与信息，让客户感到你公司的正规(因为一般公司网络都有专人负责)，公司对客户对客户的重视。耐心地回答咨询者的问题，而且在回复时一定要用客气与尊重的语气。
样品检验流程 1：目的 通过严格实施样品检验流程，确保我司的样品的合格率。 2：适用范围 适用于我司外协加工样品承认及我司送客户端样品的检验。 3：相关文件 无 4：职责 采购部：负责提供供应商的样品及相关资料及样品送检、跟踪。 业务部：负责样品递交客户端并跟踪和信息联络。 工程部：样品的制作及我司样品不良的处理。 品质部：样品检验及样品承认书的制作。 5：作业流程 5.1外协送样检验流程 采购部递交样品给工程部，工程部样品负责人将样品交与品质工程师安排检验，并在工程部的《样品跟进记录表》上签字和时间。工程师必须在规定的时间内安排检验员对样品进行检验。检验员在接到样品后按照图面要求进行检验并填写《样品检验报告》和《样品检验结果记录表》，检验完成后报告递交品质工程师审核后呈送品质部主管签字，然后转交工程副总签字确认。由工程部将样品检验结果第一时间反馈给采购，由采购进行沟通协调。 5.2客户端样品检验流程 工程部样品负责人将样品交与品质工程师安排检验，并在工程部的《样品跟进记录表》上签字和时间。 工程师必须在规定的时间内安排检验员对样品进行检验。检验员在接到样品后按照图面要求进行检验并填写《样品检验报告》和《样品检验结果记录表》，检验完成后报告递交品质工程师审核后呈送品质部主管签字，然后转交工程部部主管签字确认，样品检验合格，由品质部制作样品承认书转交工程部送客户端承认，反之样品检验不合格，由品质工程师负责会签品质主管、工程副总、提交总经理审评，按总经理最终意见执行。品质部文员接到审批报告后，若最终判定可送样给客户承认，则制作《样品承认书》；若判定重新制样，则不予制作《样品承认书》。 6：备注说明 6.1《样品检验结果记录表》，每个月月底由品质部文员统一存档备案； 7. 样品承认小组 工程副总（）负责样品的核准和不良样品的处理。 品质主管（）负责样品的审核和不良样品的处理。 品质工程师（）负责样品检验的安排以及样品检验结果的确认。 工程部（）负责送样给样品检验员，并负责相关联络事宜； 品质部（）负责样品检验及报表填写； 品质部（）负责制作《样品承认书》及报表存档备案。