办公自动化系统总体设计方案项目名称：综合办公自动化系统
信息系统有限公司
二零零零年一月
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前言
本报告为综合办公自动化系统的总体设计方案说明。
版本历史：
目录
第一部分需求分析 (5)
一、系统概况 (5)
二、系统总体目标 (7)
2-1通用性 (7)
2-2实用性 (7)
2-3网络化 (7)
2-4先进性 (7)
2-5安全性 (7)
2-6可扩充性 (8)
三、系统边界 (9)
3-1职能边界 (9)
3-2地理边界 (9)
3-3功能边界 (9)
四、系统功能结构描述 (11)
第二部分概要设计 (12)
系统的建设目标 (12)
系统性质分析 (12)
系统的开发方法和工具 (12)
7-1以最终用户为主的开发方法 (12)
7-2系统开发工具 (12)
系统功能设计 (13)
8-1收文管理子系统 (13)
8-2 发文管理子系统 (14)
8-3档案管理子系统 (16)
8-4会议管理子系统 (18)
8-5电子邮件子系统 (22)
8-6公告栏子系统 (23)
8-7论坛子系统 (24)
8-8专题信息子系统 (24)
界面设计 (25)
9-1概述 (25)
9-2界面划分 (26)
9-3个人办公界面 (26)
9-4子系统专用界面 (26)
第三部分总体规划 (27)
N OTES系统总体方案 (27)
10-1 Notes/Web服务器 (27)
10-2 Notes/Web Client (29)
10-3移动用户和拨号服务器 (29)
10-4各Notes系统之间的连接 (30)
第四部分系统的投资概算和效益分析 (31)
第五部分系统实施方案 (31)
一、Notes系统设计 (31)
二、市局Notes系统管理员和开发人员的培训 (32)
三、分局Notes系统管理员培训 (32)
四、安装办公自动化试运行系统 (32)
五、办公自动化系统试点和完善 (32)
六、办公自动化系统培训和推广 (32)
附录C：LOTUS NOTES/DOMINO与企业信息网 (34)
传统信息技术的局限性 (34)
认识企业信息网 (34)
L OTUS D OMINO/N OTES功能概述 (36)
L OTUS D OMINO/N OTES与企业信息网 (37)
对于构建企业信息网的再讨论：L OTUS D OMINO/N OTES与其它方案的比较 (38)
第一部分需求分析
现代办公需要先进的现代化办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。是市的供电管理单位，每天都有大量的公文往来，同时还有各种会议等管理工作，因此需要一套先进的、高效率的、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的威力。同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。
一、系统概况
为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的办公自动化系统，使办公自动化系统覆盖从机关到基层的各个单位，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮的通讯基础设施，并在此基础之上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。
为了实现这一目标，办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和开发工具，IBM的Lotus Notes正是这样一个办公自动化平台。
Lotus Notes是Lotus(莲花)公司的软件产品，Lotus公司在群件（用于工作组协同工作的软件）方面居于世界领先水平，领导着群件的标准和发展。1996年被IBM公司强行收购,耗资30亿美元，成为IBM的子公司。Lotus Notes是全球应用最为广泛的群件产品。到1996年，该软件的用户数已经达到900万个，全球500家最大企业中有423家使用该软件作为办公系统平台，在中国，有超过500家政府和企业级用户，包括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中国人民保险公司、中国人民银行等。
目前，Lotus Domino/Notes(Lotus Notes 4.6)是Lotus Notes的最新版本，办公自动化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。Lotus公司简介和市场情况见附录B。Lotus Domino/Notes功能概述见附录C。
办公自动化系统应该利用Lotus Notes先进的工作流程自动化技术快速把当前的主要办公业务：公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理，在计算机网络上实现，缩短办公业务的流程时间，减少工作人员的工作量，提高企业的办公效率。同时，为领导提供领导办公系统，为办公人员提供办公人员办公系统，方便日常的工作，成为个人办公的辅助工具，提高全企业每个管理人员的办公效率。
另一方面，建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础。利用Lotus Domino/Notes的强大的信息集成能力和通讯能力，实现的各类企业级信息的收集和存储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享，通过这个信息网络了解整个企业的状态，使信息为决策提供支持，实现企业级的协调和协作。
作为管理信息系统(MIS)系统的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。
综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。
