公司文件控制程序

文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。

通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。

三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。

2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。

四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。

行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。

编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。

2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。

各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。

3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。

使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。

4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。

修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。

5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。

废止的文件需进行存档或销毁处理。

6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。

行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。

7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。

如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。

五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。

2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。

一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。

文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。

2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。

3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。

4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。

4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。

4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。

4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。

4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。

5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。

5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。

5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。

5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。

[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。

文件控制程序
第一章：前言
对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。

本程序适用于公司各种文件的控制和管理。

第二章：定义
第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。

第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。

第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件，包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。

第三章：职责
第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。

第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。

第四章：文件的编写和审批
第一条：一级管理标准
1. 各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准，经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。

修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。

2. 标准起草人对各部门反馈意见进行汇总，并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或。

文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。

该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。

2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。

3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。

如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。

如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。

如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。

分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。

如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。

如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。

如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。

如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。

文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。

三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。

2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。

3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。

4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。

5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。

四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。

（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。

（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。

2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。

（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。

五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。

2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。

（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。

（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。

六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。

2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。

（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。

（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。

更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。

一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。

2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。

3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。

4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。

4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。

4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。

4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。

5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。

5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。

5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。

5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。

5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。

5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。

5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。

5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。

5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。

文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。

范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。

职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。

工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。

文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。

文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。

作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。

在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。

文件控制管理程序的版本为A，共14页。

在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。

3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。

3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。

3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。

3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。

3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。

4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。

4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。

4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。

由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。

4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。

4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。

例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。

b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。

文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。

二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。

三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。

2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。

3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。

4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。

四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。

2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。

3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。

4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。

5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。

五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。

编号规则应具有唯一性和可追溯性。

2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。

文件控制程序一、概念1.文件控制：是对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收、作废和保管等全过程活动的控制。

2.受控文件：是指文件发放一定的范围，实施的是有效版本。

3.非受控文件：不要求对其更改进行控制，用于投标、顾客使用、其它特殊用途的发放。

4.文件的修改四个到位：所有同一文件更改到位、所有相关文件更改到位、所有部门岗位通知到位、涉及实物处置到位。

5.外来文件：顾客的图纸、规范、法律法规、标准、规章维护手册。

6.文件的价值和作用：产品质量和质量改进的实现；适宜培训的提供；确保重复性和可追溯性；客观证据的提供；体系有效性评价。

二、文件控制程序现行有效的文件控制程序为2005第一版ZH1F001-2005，代替原2004第一版ZH1F001-2004，并将ZH1F001-2004作废处理。

文件控制程序是QEOHS管理体系文件中的第二层程序文件，属兼容程序。

适用于质量、安环、计量体系的文件控制程序。

文件控制程序明确了文件控制管理的相关人员的职责，规定了文件的控制范围、文件载体形式、文件的审批、文件的评审、更新、文件的发放、文件的失效和作废、文件的保存及文件管理应形成的记录。

下面是文件控制程序的具体内容修改记录文件控制程序（2005年第一版）目录1范围2引用文件3 定义4 职责5管理内容5.1 文件的控制范围5.2 文件的载体形式5.3 文件的审批5.4 文件的评审、更新5.5文件的发放5.6 文件的失效和作废5.7 文件的保存6 记录1范围本程序目的是对公司所有管理活动有关文件进行控制，保证员工随时获取本岗位工作所依据的适用文件，防止失效或作废文件的非预期使用。

本程序规定了对文件编写审批、评审更新、发放废止整个循环周期全过程的控制。

本程序适用于公司各管理活动，包括质量、职业健康安全、环境、计量检测4个体系的所有文件的控制。

2 引用文件JC0F001-2005《QEOHSM手册》JC0F002-2005《计量检测手册》ZH1F002-2005《记录控制程序》ZH11Z002-2005《文件编码规定》3定义无4 职责4.1综合管理部负责公司文件控制的归口管理。

公司文件控制程序在当今的商业环境中，公司的运营和管理离不开各种各样的文件。

这些文件包含了重要的信息、决策、流程和规范，对于公司的正常运转和持续发展起着至关重要的作用。

为了确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件控制程序是必不可少的。

一、文件的分类与编号首先，我们需要对公司的文件进行分类。

常见的分类方式包括按照部门、业务流程、文件的性质（如政策文件、操作手册、报告等）。

分类的目的是为了便于管理和查找。

在分类的基础上，为每一份文件赋予唯一的编号。

编号规则应清晰明确，具有一定的逻辑性和可扩展性。

例如，可以采用部门代码+业务代码+流水号的方式进行编号。

二、文件的编制与审核文件的编制应由具备相关专业知识和经验的人员负责。

在编制过程中，要确保文件的内容准确、清晰、完整，符合公司的战略目标和业务需求。

编制完成后，文件需要经过严格的审核。

审核人员应包括相关部门的负责人、专业人员以及质量管理人员等。

审核的重点在于检查文件的合法性、合规性、科学性、合理性以及与其他文件的一致性。

对于审核中发现的问题，编制人员应及时进行修改和完善，直至文件通过审核。

三、文件的批准与发布经过审核的文件，需要经过公司管理层的批准才能正式发布。

批准的权限应根据文件的重要性和影响范围进行明确规定。

文件的发布应确保相关人员能够及时获取。

可以通过公司内部的文件管理系统、电子邮件、公告栏等方式进行发布。

同时，要做好发布记录，包括发布的时间、对象和方式等。

四、文件的使用与保管在文件的使用过程中，员工应严格按照文件的规定进行操作。

对于重要的文件，如涉及公司机密的文件，应限制使用人员的范围，并采取相应的保密措施。

文件的保管应由专人负责，建立专门的文件库或档案柜。

保管环境应符合防火、防潮、防虫等要求，以确保文件的安全和完整。

同时，要定期对文件进行盘点和清理，对于过期或不再适用的文件，应按照规定的程序进行销毁。

五、文件的修订与更新随着公司业务的发展和外部环境的变化，文件可能需要进行修订和更新。

1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。

2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。

3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。

3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。

4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。

4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。

文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。

二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。

三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。

3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。

4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。

四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。

2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。

3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。

4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。

五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。

2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。

3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。

4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。

六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。

2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。

七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。

2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。

八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。

2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。

九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。

2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。

十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。

2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。

文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。

2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。

3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。

3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。

3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。

3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。

3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。

4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。

4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。

1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。

2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。

3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。

3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。

3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。

4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。

4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。

4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。

4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。

4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。

4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。

4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。

4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。

文件控制管理程序1 应用范围为了保证公司文件得到有效控制，确保各个场所都能使用有效版本的文件，特制定本程序。

本程序规定了公司文件管理和控制的范围、职责和内容。

本程序适用于公司文件管理和控制。

2 术语本程序采用Q/公司1002系列标准规定的术语。

3 职责3.1 综合办公室为本程序的归口管理科室，负责文件的管理和控制。

3.2 安全环保科负责管理体系文件的管理和控制。

3.3 公司机关各科室负责本科室文件的管理和控制。

3.4 各基层单位负责本单位文件的管理和控制。

4 程序内容4.1 体系文件的编制、审核和批准4.1.1 体系文件包括管理手册、程序文件、作业文件、记录等。

4.1.2 公司管理手册由安全环保科编制，经管理者代表审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由最高管理者批准发布。

4.1.3 公司程序文件由归口管理科室编制，经科室负责人审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由管理者代表批准发布。

4.1.4 公司作业文件由各单位负责编制，经单位负责人审核、相关专业会议审议通过后，由分管领导批准发布。

4.1.5 体系文件的编制执行《体系文件编制及编码规定》（QD//-12-01）。

4.2 体系文件的标识和发放4.2.1 体系文件应按《体系文件编制及编码规定》中规定的编码进行标识，发布前由归口管理科室予以确认。

4.2.2 凡印制成册的体系文件均属于受控文件，应在封面注明分发控制号，发放时填写《文件发放记录》（OR/公司S/-12-01），不得擅自向外单位提供或以各种方式变相对外交流。

4.2.3 受控文件持有者应妥善保管文件，不得涂改、损坏和丢失。

当文件破损严重，影响使用时，文件持有者应到文件发放科室办理更换手续，交旧领新；新文件仍沿用原文件的控制号。

如文件遗失，应经文件发放科室负责人批准，并办理文件领用手续后，方可补发。

4.3 体系文件的变更4.3.1 出现下列情况时，应及时对体系文件进行变更：✧国家和地方政府法律、法规、政策和相关管理规定发生变化；✧公司的方针政策、作业范围、对象和相关管理规定等发生变化。

程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。

2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。

3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。

3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。

3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。

4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。

4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。

4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。

4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。

4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。