档案管理手册（试行版）
目录
一、分类方案
档案分类方案
档案分类、归档范围与保管期限表
二、管理办法
归档文件整理方法
员工人事档案管理办法
建设工程档案管理办法
声像档案管理办法
会计档案管理办法
三、规章制度
档案保密制度
档案保管制度
档案统计制度
档案利用查阅制度
档案鉴定制度
档案销毁制度
档案库房管理制度
档案防火安全制度
档案管理的工作流程
四、其它
附表一案卷封面
附表二卷内文件目录
附表三备考表
附件四声像档案目录
附表五案卷封面
附表六卷内目录
一、分类方案
档案分类方案
为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。
本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。
（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（2）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。
（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。
（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。
（3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。
（4）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。
（1）行政管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。
（2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。
（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。
（4）会计档案类的二级类目按文种设置。
（1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。
（2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即：
行政管理类 -------------------------- 0
经营管理类 -------------------------- 1
建设工程类 --------------------------- 2
会计档案类 -------------------------- 3
特殊载体------------------------------- 4
（1）文书立卷以文件级排列，示例： 0．2. 2001-1
| | | | 案卷顺序号
| | | 年度
| | 二级类号
| 一级类号
（2）文书以外按分类体系排列，示例： 1. 2. 4-1
| | | | 卷内顺序号
| | | 三级类号
| | 二级类号
| 一级类号
（3）行政管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：
①归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。
②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
（4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为：
①均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。
②均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。
（5）会计档案类的编号排列方法：
①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。
②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。
（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。
档案分类、归档范围及保管期限表
一级类别类目
编号
类目名称基本范围
保管
期限
备注
行政管理类 0 股权管理 1.公司章程及修正案；
2.股东会、董事会、监事会形成的各种决
议、决定；
3.股本结构及相关权益的确定调整、股东
红利分配等
永久
4.董事长出具的授权委托书、证明、函等视文件
有效期
限权证 1.非现行使用的营业执照、组织机构代码证、
商标证、税务登记证、资质证书及工商资
质申报资料；
永久
企业沿革本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、
大事记
永久
行政文件 1.本公司向上级单位报送的行政类请示及批
复，现平级单位的函等，支下级请求或报
告的批复等。
2.企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料，劳
动合同纠纷案件资料等。
3.规章制度、规范性文件，上级单位下发的
规范性文件
长期
4.与外单位签订的行政类合同、协议；
5.本公司发文。
短期会议活动 1.各类会议、文娱活动的通知。短期
2.政府重要领导人、知名人事视察本企业的
题词；3.总办公会议记录、纪要；
3.其它重要行政专题会议纪要、记录。
长期
资产设备自有产权房产证、土地证原件（复印件）、购
房协议
2.固定资产购置与租赁审批、登记卡（簿）、
清单、使用说明书、交接凭证；
永久
3.房屋租赁合同长期人事劳资 1.员工名册（每月）、公司任免文件；永久
2.人员录用、转正、调配、退休、考核晋升
等申批记录、聘用、奖惩文件；
长期
3.劳动工资年报、分配方案、员工职称、社
保材料
一级类别类目
编号
类目名称基本范围
保管
期限
备注
4.员工教育培训记录短期
经营管理类1 综合类 1.借贷、担保、信用合同（资金类）长期
2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报
道的定稿及样本；
3.产品定价、调价请示及批复，
4.各类统计报表
永久
5.小区交接验收记录、交接明细表；
6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录；
长期
7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠
审批记录、房屋交货验收记录。
短期
销售合同类 1.商品房买卖合同；商品房补充协议；车库买卖
合同；协议等
2.产品说明书
3.质量保证书；
4.明码标价书等
永久
建设工2 建设工程 1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图
（电子文档）
2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资
永久
程类料
3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图（电子文档）
会计档案类3 会计档案 1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关
制度等；
2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类
统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理
材料、经济核算及依据材料等
按保
管期
限要
求
特种载体类4 声像档案 1.政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的
声像资料；
2.本公司有关人员参加外界组织的重要会议，会
见以及外事活动形成的声像资料；
3.本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等
形成的声像资料；
记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声
像资料；其他楼盘的调研资料；
4.本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资
料；
5.本公司每次总办会录音资料等。
永久
一级类别类目
编号
类目名称基本范围保管
期限
备注
特种载体类电子档案 1.本公司OA系统中形成的永久和长期类文件
（与纸质文件同）；
2.工程建设中形成的材料；
3.本公司使用的各种数据文件；
4.本公司设备运行中所需要的操作系统；
5.公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中
形成的材料；
6.公司每次总办会的PPT
永久实物档案各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久
说明:本表供子公司（版板）参考执行，也可根据实际情况自行调整或另行制订
二、管理方法
归档文件整理办法
为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《归档文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6)，结合浙江环球集团公司具体情况，特制定本办法。
本办法适用于浙江环球集团公司、各子公司办公文件归档的整理。
（1）归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（2）归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
（3）件--是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
（1）集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。
（2）各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。
（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（2）反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。
（1）质量要求
①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（2）装订、分类、排列、编号、编目
①装订
归档文件应按件装订。
A.装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
B.装订时，尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订，应将左、上侧对齐；采用左侧装订，应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。
②分类
A.归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即：问题—年度—保管期限，其中问题内只设一级类目。
B.形成的文件数量少，内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件可以采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。
C.每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳定。
③排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
④编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上加案卷封面（见附表一），并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。
A.件数；案卷内文件数。
B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“自2001年01月至2001年12月”。
C.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称“永、长、短”，代码为“Y、C、D”。
D.页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时，无需重编；当归档文件上无页码时，需要编页码。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。
E.归档号：文件的分类编号。
⑤编目
归档文件应依据浙江环球集团公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见附表二)设置顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。
A.顺序号：填写卷内文件顺序号。一个文件一个号。
B.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。
C.文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。
D.题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
E.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2001年9月9日，标注为“”。
F.页号：每一件归档文件的页号。
G.备注：注释文件需说明的情况。
（3）纸张尺寸、编制封面、电子版归档
①归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
②归档文件目录应装订成册并编制封面，目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
③各子公司档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。
（4）装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。
①档案盒尺寸、著录项
A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。
B.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填写。
②备考表（见附表三）
A．备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
B．盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
C．整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
D．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名（子公司为各办公室主任）。
E．日期：归档文件整理完毕的日期。
员工人事档案管理办法
总则
（1）为加强公司职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
（2）公司职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
机构和职责
（1）集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。子公司（版块）职工档案由其办公室管理。
（2）职工离职、退休后，其档案由原所在公司（版块）在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管，并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。
（3）公司职工档案管理部门的职责：
①保管职工档案；
②收集、鉴别和整理职工档案材料；
③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
④登记职工工作变动情况；
⑤为有关部门提供职工情况；
⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作；
⑦定期向集团档案室移交档案（指离职、退休）。
⑧办理其它有关事项。
档案的内容
（1）公司职工档案的内容和分类：
①履历材料；
②自传材料；
③鉴定、考核、考察材料；
④评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；
⑤政审材料；
⑥参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
⑦奖励材料；
⑧处分材料；
⑨招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
⑩其他可供企业参考的材料。
职工档案材料的编目
每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。
（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。
（2）每类目录之后，须留出适量的空行（6-10行），供补充档案材料时使用。
（3）目录填写要正确，字迹要工整美观。
（4）填写目录后，要检查核对，做到准确无误。
（5）目录各栏目的填写。
①类别的填写。类号用汉字，顺序号用阿拉伯数字填写。如：第一类履历材料用汉字“一”表示、
第一类材料的第一件用阿拉伯数字“1”表示。
②材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料，应拟定题目；材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。
③材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。
④.材料份数的填写。以每份完整的材料（包括正文和附件）为一份，用阿拉伯数字填写。
⑤材料页数的填写。填写材料的实际页数。
为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：
（1）对超出A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。
（2）对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。裱糊用的衬纸，必须采用白纸；浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张；裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。
（3）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须加边，保证装订，不压字、不损害材料内容。
（4）拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
每个职工的档案材料，必须装订成卷，做到案卷整齐、平整、装订牢固，具体方法：（1）目录置于卷首，材料排列顺序与目录相符。
（2）将目录与材料核对无误。
（3）理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐，条件较差的，以左边和下边两边为齐。
（4）打孔。在材料左侧厘米处竖直等间距打三个孔，孔距厘米，用专用档案装订线装订。
（5）使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。
（6）装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中，填写姓名、档案号和籍贯。
（7）职工档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查。
企业职工档案必须保证书写质量，字迹要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。
企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业档案管理制度》。
（1）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
（2）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
（3）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容，确保档案安全。
（4）后续档案材料的整理。后续职工档案材料，每三个月整理一次，将材料内容填写到相应的目录
中，并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内，将材料装订到案卷中。
档案的收集、保管和销毁
（1）人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
（2）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经有关领导审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
（3）公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。（4）按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
（5）集团人力资源职能机构按
（6）严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
（7）职工档案管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
档案的提供利用
因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。
(2)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经游总或潘总批准，严格履行登记手续，并按期归还。
(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。
(4)因工作需要从档案中取证的，须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。
建设工程档案管理办法
为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，制定本办法。
建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
本办法适用于浙江环球集团公司建设工程档案的管理。
(1) 管理原则
①建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。
（2）管理职能
①浙江环球集团公司负责制定建设工程档案管理办法，指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。
建设工程文件归档范围
建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，还应保存电子文件。
（1）卷案目录（见附表五）。
（2）卷案封面（见附表六）。
（3）备考表（见附表三）。
各项目竣工验收后三个月内将竣工资料（竣工图）整理装订后移交集团档案室保管。
并同时移交电子版。
声像档案管理办法
为实现声像档案数字化管理，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。
本办法适用于浙江环球集团公司及各部门子公司声像档案的管理。
声像档案--是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值的照片(底片)、录像带、录音带、缩微片等载体的历史记录。
（1）各子公司档案室负责对本公司声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用，集团档案室对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。
（2）声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理，并按规定向子公司档案室移交归档。
（1）归档要求
①归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。
②照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。
③录像带必须画面清晰、声音清楚，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。
④录音带必须声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。
⑤缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。
⑥归档的声像档案应系统、完整。
（2）归档范围
在各项工作活动中形成的各类声像档案是公司档案的重要组成部分，均属于声像档案的管理范围。包括下列内容：
党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；
反映本公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料；
反映本公司设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料；
重点工程、有影响的工程和荣获国家、省(部)、市奖励的优质工程洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工技术、过程的声像材料；
工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料；
新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料；
党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料；
出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料；
荣获国家、省(部)、市、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料；
本公司先进人物表彰的声像材料；
本公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料；
本公司或本公司参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料；
新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料；
本公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。
（1）声像档案实行集中统一管理。
（2）分类
执行企业档案分类方案。
（3）整理
①照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按年度---问题进行整理。底片应对应照片内容单独整理和存放。
②照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分，按照国家标准《照片档案管理规范》(GB/T11821－
89)进行整理。照片原版，以及翻版的底片均应标注清楚。
（4）编目
①声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。
②声像档案载体用英文大写字母S标识。
③声像档案应编写说明，一个保管单位应有一个文字说明包括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影(像)者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。底片应顺序编号，并标注照片编号，便于查找利用。
④编制声像档案目录(见附表四)
（5）移交
立卷单位编制档案移交清册，一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。
①声像材料形成后，有关部门应及时向所在公司档案部门（办公室）移交归档，不得私自保管和留
存。
②由摄录制部门或人员负责收集、整理和向档案部门移交归档。
（6）归档时间
一般专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；科研项目、新产品研制开发的声像材料在鉴定会后三个月内归档。
（7）保管
①保管声像档案应有专用库房或专用装具。
②保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。
③照片与底片应分开保管，底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。
④经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次，发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时修补、复制。
（8）利用
①利用声像档案要严格办理借阅登记手续。
②借往外省市或外单位的须经集团领导审批，办理档案借阅审批表手续方可借阅。利用者应精心使用和爱护声像档案。
③涉及专利和版权的声像档案，本公司以外的任何单位和个人利用档案，应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。
会计档案管理办法
为了加强财会档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》等法律、法规，结合财会档案工作情况制定本办法。
本办法适用于浙江环球集团公司及子公司（版块）会计档案的管理。
会计档案--是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。
（1）财务部门和档案部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
（2）档案室负责会计档案的收集、编目、保管和提供利用。
（3）对每年形成的会计档案，会计部门应按照归档要求，负责整理、立卷。
会计凭证类(原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证)；会计帐簿类(总帐，明细帐，日记帐，其他会计帐簿、存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料)；财务报告类：(年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告)；其他类：会计档案销毁清册。
（1）原则
①一个单位为一个财会档案立卷单位，分工负责归口的会计档案立卷归档工作。
②立卷单位或立卷人在立卷时要遵循会计核算材料形成规律及特点，注意保持其有机联系，使立好的案卷便于保管和利用。
③根据各类会计材料形成的不同年代、时间顺序、内容价值，联系档案材料的数量、保管期限等分别整理组卷。不同年度的会计核算材料不能混在一起组卷装订。
（2）方法
①会计凭证、帐薄、报表的立卷会计凭证会计人员应将办理完毕的记帐凭证连同所附的原始凭证或汇总表，按月份、按照记帐分类、编号顺序进行整理，折叠整齐、装订成册，加具封面，写明单位名称、记账凭证种类、年度、月份和起止编号。
较大的单位，收款凭证、付款凭证、转帐凭证可分别编号、分别装订。
对一些不便随同记帐凭证一起装订或保存价值明显不同的原始凭证（如涉及外事、职工工资名册、退职退休及房产产权转让和处理历史遗留问题等有参考价值的原始凭证）应抽出单独装订保管，但要在有关科目、凭证编号处注明抽出凭证的名称、数量及另存的编号、库址等。
②会计帐簿应在会计年度终了结帐，决算后按照帐簿种类（名称）整理立卷。其中跨年度使用的固定资产帐等可在帐簿使用完毕年度立卷，长期贷款项目使用的帐簿，在贷款项目结清年度或分阶段立卷。立卷时应按原装订本加以整理立卷，活页帐或卡片帐，应去掉空白页，依次编号，装订成册。
③会计报表本单位的会计报表和下级单位的会计报表一般应分开立卷，决算应单独立卷，月、季报表，可视其多少分开或合并立卷，报表较多者，可以按报表名称或报表所反映事物属性特点立卷。
采用电子计算机记帐的单位，机器打印输出的会计记录视同帐簿，应装订成册，凡未打印成书面文件的其磁带、磁、光盘等存储介质，不得轻易删去其内容，应视同等会计种类文件加以保存。
（3）书写案卷标题
①案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、准确、完整地反映卷内材料内容。
②案卷卷皮及卷内目录一律要用毛笔或钢笔（篮黑墨水）书写，禁止使用圆珠笔、铅笔书写。字迹要求工整清晰。
（4）卷内文件材料编目与排列
①永久保存的财会档案应填写卷内目录和案卷目录，每一卷内要编写页号，每卷内页号均从1开始，书写位置在卷内文件的右上角。会计帐簿本身已经编定连续页号的，可以不再编写页号。会计凭证、记帐凭证已编定流水号的可不再编号。
③卷内备考表记载卷内材料的缺少、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
③卷内文件要去掉金属物。对破损的材料要修复。字迹扩散、模糊的应予复制并与原件一并立卷。
④案卷的装订采用三孔一线的装订方法装订成册，卷内文件以左对齐，以下对齐，在左边打孔订线。若订线处有批注者，须进行粘边纸处理。
对于未了结的债权、债务涉外的原始凭证材料，应单独立卷、编写目录，送档案部门保管到结清债权、债务时为止。
由财务部门立卷，保存一年后，在次年的8月1日前移交集团档案室保管。
三、规章制度
档案管理手册（试行版） 目录 一、分类方案 档案分类方案 档案分类、归档范围与保管期限表 二、管理办法 归档文件整理方法 员工人事档案管理办法 建设工程档案管理办法 声像档案管理办法 会计档案管理办法 三、规章制度 档案保密制度 档案保管制度 档案统计制度 档案利用查阅制度 档案鉴定制度 档案销毁制度 档案库房管理制度 档案防火安全制度 档案管理的工作流程 四、其它 附表一案卷封面 附表二卷内文件目录 附表三备考表 附件四声像档案目录 附表五案卷封面 附表六卷内目录
一、分类方案 档案分类方案 为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。 本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。 （1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 （2）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。 （1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。 （2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。 （1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。 （1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。 （3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。 （4）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。 （1）行政管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。 （2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。 （3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。 （4）会计档案类的二级类目按文种设置。 （1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。 （2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即： 行政管理类 -------------------------- 0 经营管理类 -------------------------- 1 建设工程类 --------------------------- 2 会计档案类 -------------------------- 3 特殊载体------------------------------- 4 （1）文书立卷以文件级排列，示例： 0．2. 2001-1
档案管理岗位工作手册 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
行政管理部档案管理岗位 工作手册 编制：吴洪芹 复核： 审批： 下发日期：年月日 执行日期：年月日
目录 行政管理部档案管理岗位工作手册 一、目的 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性和保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理有效利用档案资料，现根据《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》、《久泰能源集团档案管理制度》、《山东公司档案管理实施细则》，结合公司实际，特制定档案管理岗位工作手册。 二、适用范围 本手册是对档案工作的进一步梳理和明确，适用于行政管理部档案管理岗位 三、岗位职责 坚守岗位，热情服务，严守机密，立足做好本职工作； 参加工程竣工验收、设备开箱、产品鉴定会及科技成果鉴定会； 负责本公司档案的收集、鉴定、整理、分类、组卷、编目及上架入库； 负责本公司档案借阅、统计、销毁、总结，做好调研以便更好服务； 负责库房管理，保持库房清洁，做好“九防”，对各类档案及时检查，及时修复破损档案。 四、公司档案简述 （一）职能分工
行政管理部为公司档案管理部门，目前共设三个档案室：综合档案室、人事档案室、财务档案室。人事档案室和财务档案室分别由人力资源部和财务部单独管理，并接受行政管理部的监督和指导。 行政管理部负责除财务档案、人事档案以外的公司其他各类档案的统筹管理；负责设立公司专职档案员岗位，组织各部门建立健全公司专职档案员队伍，并开展培训和业务指导；负责贯彻执行集团和公司有关档案管理规章制度，并进行适时修订和补充。 （二）现存档案 公司根据集团档案提升工程的要求，结合自身实际情况，对现存档案进行合理分类，形成了文书、科技、会计、职工、实物、声像、电子等多种类型的档案。截至2012年1月1日，共形成档案70752件，其中：文书档案23959件，基建档案30553件，设备档案5151件，会计档案3820件，职工档案1188件，实物档案159件，声像档案168件，电子档案5754件。 （三）设备用具 档案盒：符合国家标准的文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、声像档案盒； 印章：久泰能源科技有限公司全宗章、临沂久新能源公司全宗章、文书归档章、科技归档章、数字印章、10年章、30年章、永久章； 电子设备：中晶A3扫描仪1台、台式电脑3台（办公室、借阅室、库房）、HP打印机1台、除湿机2台、温湿度计表2个；
目录 档案管理2 17.1档案管理初始化3 17.1.1档案馆信息维护3 17.1.2定义ABS码4 17.1.3列表框参数定义7 17.1.4报表设置8 17.2档案库及文件整理9 17.2.1新增档案库9 17.2.2档案库管理11 17.2.3文件分类14 17.2.4文件信息管理16 17.2.5文件的查询20 17.3辅助立卷和档案管理22 17.3.1辅助立卷23 23 17.3.2档案管理25 17.4资料移交33 17.5案卷借阅38 17.5.1创建案卷借阅38 17.5.2案卷借阅详情39
档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。
图17-1 档案库选择窗口 17.1 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用户可指定一个档案馆，点击设置默认档案馆。系统将当前档案馆设置为默认档案馆。
目录 档案管理 PowerOn图纸文档管理系统提供了从文件的产生，修改，批准到修订的系统管理，而本章节的档案管理则是文件的最终归档管理。为项目管理团队和项目各主要执行中心进行所有项目文件归档的系统管理，收集归档文档的相关信息，可以支持将来企业的运作及组织维护部门的需要。同时，档案管理中的文件及其原始数据有利于建立未来的项目生命周期和知识管理系统。 在实际项目中，许多信息是由档案管理系统给出。档案管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集，加工，分解，编目，存档，并作为项目各参与方提供专用和常用的信息过程。前章图纸文档管理是本章档案管理的基础，是项目图纸文档被有效率使用的前提条件。 在【工程中心】中单击【档案管理】，或者在【工程中心】选择菜单【模块】=>【档案管理】，即可进入档案管理模块。 首先跳出的是档案库的选择窗口。 图17-1档案库选择窗口 17.1 档案管理初始化 17.1.1 档案馆信息维护 用户选择【定义】=>【档案馆】菜单，系统弹出档案馆定义和维护窗口。用户可在当前窗口增加、删除和修改档案馆信息，默认档案馆不可删除。用
档案馆。 图17-1-1 档案馆信息 17.1.2 定义ABS码 标准档案分类码在系统中简称ABS码。不同行业均有自己的行业标准档案分类码。所以，系统支持不同的档案库选择不同的标准档案分类码。 选择【定义】=>【标准档案类目（ABS）】菜单，进入ABS编辑的窗口。 图17-1-2 ABS编辑窗口 系统预建了一个默认的ABS库。用户可自建本行业的标准档案分类码库。 准档案分类码库。默认的档案分类码库不可删除。用户可选择一个ABS库， 图17-1-3 ABS库列表 维护ABS库完毕后可继续回到ABS编辑窗口进行相关的编辑。 到相关文档后，系统拒绝用户的删除操作。 ABS 信息。 ABS库整体导出为一个dbf文件，以供用户保存和分发。 ABS导出文件，导入到当前的ABS库中，当前ABS库中
档案管理程序 1 目的 为了规范公司档案管理工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，增强公司档案的实用性和有效性，制定本程序。 2 范围 本程序适用于公司及所属各单位的档案管理。 3 术语和定义 3.1 档案 本程序所称档案是指生产建设、科学研究、经营管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。 3.2 企业档案 本程序所称企业档案是指企业在各项活动中形成的有价值的各种形式的历史记录。 3.3 归档文件 本程序所称的归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为档案保存的各种载体的文件材料。 3.4 归档文件整理
本程序所称的归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、录入、编目、装盒，使之有序化的过程。 3.5 档案的利用 本程序所称档案的利用是指利用者对档案的利用、复制或摘抄。 3.6 案卷 本程序所称案卷是指由互有联系的若干文件组合成的保管单位。 3.7 件 本程序所称件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件,来文与复文可为一件。3.8 档号 本程序所称档号是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排序的一组代码。档号中包括全宗号、目录号、分类号、年代号（项目代号）、卷（件）号。 3.9 全宗号 本程序所称全宗号是指公司档案管理部门给立档单位编制的代号。 3.10 目录号 本程序所称目录号是指全宗内案卷所属目录的代号。 3.11 分类号
档案管理手册(档案管理规程总编) 目录 1. 引言 2. 定义和范围 3. 档案的分类和归档 4. 档案的存储和保护 5. 档案的检索和利用 6. 档案的销毁和处置 7. 档案管理责任 8. 常见问题解答 1. 引言 本档案管理手册旨在确保我们的档案管理工作符合法律法规的要求，并为员工提供相关的指导和规范，以保护和充分利用我们的档案。 2. 定义和范围
2.1 档案的定义：本手册中，档案指各种载体上记录的有价值 的信息、数据、文件和资料，包括纸质档案、电子档案等。 2.2 档案管理的范围：本手册适用于我公司所有涉及档案管理 的部门和员工，包括档案的创建、归档、存储、保护、检索、利用、销毁和处置等方面的工作。 3. 档案的分类和归档 3.1 档案的分类：根据档案的性质和用途，我们将档案分为行 政档案、财务档案、人事档案等不同类别。 3.2 档案的归档：根据归档规则，将每份档案定位到合适的分类，并确保其按照一定的次序进行编号和整理，以便后续的存储和 检索工作。 4. 档案的存储和保护
4.1 纸质档案的存储：纸质档案应存放在干燥、通风、防尘、 防潮、防火的档案室，并采取合适的保管措施，确保档案的安全和 完整。 4.2 电子档案的存储：电子档案应储存在安全的网络服务器上，确保数据的备份和安全性，限制访问权限，防止未经授权的复制或 修改。 5. 档案的检索和利用 5.1 档案的检索：制定详细的检索规则和方法，确保员工能够 高效地检索到需要的档案，并记录档案的使用情况。 5.2 档案的利用：根据实际需要，制定合理的档案利用规则， 确保档案的合法、安全和有序利用，避免滥用和损坏。 6. 档案的销毁和处置 6.1 档案的销毁：根据法律法规的规定，定期对符合销毁条件 的档案进行销毁，确保档案的安全和减少存储压力。
档案管理手册 档案管理制度 档案管理制度【1】 一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。 5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4. 档案借阅者必须做到： ① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 ② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。 4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。 公司档案管理制度【2】 第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
人事档案管理制度 一、人事档案保管制度 □ 目的 第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企 业机密 的一局部。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。 第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。 第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。 □ 人事档案保管制度的根本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其根本内容大致包括五局部：材 料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是：首 先对材料 进行鉴别,看其是否符合归档的要求；其次,按照材料的属性、内容,确定
位置；再次,在目录上补登材料名称及有关内容；最后,将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、平安的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀 等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进行。但在以下情况下,也要进行检查核对： ——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后： ——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丧失。 ——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等 原因 引起的,转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另
电子档案管理手册 介绍 本手册旨在帮助组织和公司有效地管理电子档案。它包含了一 些关键的指导原则和最佳实践，有助于保护和维护组织的电子档案，并确保其合规性和可用性。 1. 电子档案的定义 电子档案是指以数字形式存在的文件和记录。它们可以包括文字、图像、音频、视频等多种格式。根据电子文件管理规定，电子 档案应被视为与纸质档案具有同等的法律效力。 2. 电子档案管理原则 - 保持完整性：确保电子档案的内容不被篡改或损坏，并保持 其完整性和准确性。 - 确保可用性：确保电子档案能够被合适的人员在合适的时间 和地点访问到。 - 确保安全与隐私：采取适当的安全措施，防止未授权的访问、修改或删除电子档案，并保护其中的隐私信息。
- 合规性与证据保全：根据适用的法律法规，确保电子档案的合规性，并保证其作为证据的可信度和可靠性。 3. 电子档案管理步骤 3.1 电子档案建立与整理 - 明确档案的分类与命名规则，便于后续管理和检索。 - 根据档案价值和保留期限，制定文件管理计划，将档案按照要求进行整理和分类。 3.2 电子档案存储与备份 - 选择合适的存储介质和设备，确保电子档案的安全性和可靠性。 - 定期进行档案备份，以防止丢失、损坏或意外删除。 3.3 电子档案访问与权限控制 - 制定访问规则和权限控制策略，限制员工的访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作电子档案。 - 对重要和敏感的电子档案实施额外的安全措施，如加密和双重认证等。
3.4 电子档案审计与监管 - 建立电子档案审计机制，定期对电子档案进行审计，确保其 合规性和安全性。 - 遵守相关法律法规和行业标准，保护电子档案中的隐私信息，并合规地处理和存储档案。 4. 培训和意识提升 - 提供相关培训和指导，让员工了解电子档案管理的重要性和 最佳实践。 - 定期组织意识提升活动，增加员工对电子档案管理的认识和 重视程度。 总结 本手册提供了电子档案管理的基本原则和步骤，帮助组织和公 司更好地管理和保护电子档案。通过遵循本手册中的指导，可以确 保电子档案的安全性、完整性和合规性。进一步提升电子档案管理 水平，有助于提高组织的工作效率和业务发展。
产品档案管理规定 1 目的 为了充实和完善各类产品档案的管理，制定本规定。 2 范围 本规定适用公司和所属各单位产品档案的管理。 3 术语和定义 3.1 产品档案 本规定所称产品档案是指公司和所属各单位生产的取得合法生产许可证的定型产品和通过公司级以上（含公司级）评定的产品设计、研制、生产、营销活动中形成的全套技术材料。 4 职责 4.1 办公室（党委办公室）（以下简称办公室） 负责指导、监督、检查所属各单位产品档案管理工作。 4.2 所属各单位档案管理部门 4.2.1 负责本单位产品档案的接收、整理、鉴定、保管、利用和统计等工作； 4.2.2 负责监督、指导本单位产品档案的形成、积累、整理及归档工作。 5 管理内容 5.1 产品档案管理原则
公司和所属各单位的产品档案实行统一领导，分级管理的原则。 5.2 产品档案整理归档 5.2.1 产品档案归档范围 产品档案归档要以型号成套，按产品档案形成的自然规律，将产品的总体规划、调查分析、设计研究、生产工艺、样品试制、产品检测、评审鉴定到产品定型、正式投产和销售等几个阶段形成的文件材料全部归档。各阶段归档范围及保管期限见附录A 《单项产品归档范围及保管期限表》。 5.2.2 档案材料收集整理 5.2.2.1 产品档案要按产品生产的不同阶段，分别由有关部门和单位收集整理。 a) 产品开发设计、研制阶段的材料由项目负责人收集整理； b) 产品试生产阶段的材料，由工艺部门收集整理； c) 产品定型鉴定会上形成的材料，由申请单位收集整理； d) 正式投产后的材料由生产部门收集整理。 5.2.2.2 凡是归档的优质产品档案，应按附录A规定的内容，除保存第一年评选的全部材料外，以后逐年形成的其它材料要陆续补足。 5.2.3 档案材料汇总归档 由所属各单位档案部门汇集、整理成完整的产品档案。 5.2.4 产品档案的分类 产品档案的分类按《档案管理程序》5.5条款相关规定执行。 5.2.5 产品档案的整理
档案管理工作手册 一、分管档案工作的局领导职责 1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 二、局档案员职责 1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、分管档案工作的各处（室）领导职责 1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。 2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。 3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。 5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。 四、各处、室专（兼）职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 & 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料（包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同）都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。？ （一）本级文件？
（档案管理）中国石油人事档案管理手册
内部资料，注意保管 中国石油人力资源管理系统用户操作手册 人事档案管理（人事岗专用）人力资源管理系统项目经理部二〇〇九年三月
目录 一、档案转递信息1 1．档案转入管理1 2．档案转出管理7 二、待移交档案材料管理9 1. 功能概述9 2. 操作流程图9 3. 具体操作9 4. 批处理工具的使用10 三、档案查（借）阅情况信息13 1．档案查阅情况信息13 2．档案借阅情况信息18
人事管理岗在人事档案管理中的职责 一、档案转递信息 1．档案转入管理 （1）功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。 （2）操作流程 档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：（3）具体操作 ①操作路径：SAP菜单→人事档案管理 ②事物代码：ZPA30_HR13-管理人事档案信息 ③人事管理岗负责：维护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图： 说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。 ④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。
（4）批处理工具的使用 《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 方式进入： 其一：操作路径：SAP菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序 具体操作： 第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员 ★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图： 点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理
紫光档案管理系统使用手册 一、介绍 紫光档案管理系统是一款高效、可靠、易用的档案管理软件，旨在帮助企业和组织更有效地管理他们的档案资料。该系统支持多种档案类型，包括文档、图片、音频、视频等，可以方便地进行档案的创建、编辑、删除、查询和共享等操作。 二、使用步骤 1、安装和启动 您需要在官网上下载紫光档案管理系统的安装程序，按照安装向导的提示进行安装。安装完成后，您可以通过点击桌面图标或通过开始菜单找到系统启动程序来启动系统。 2、创建档案 在紫光档案管理系统中，您可以通过点击主界面的“新建档案”按钮来创建新的档案。在创建档案时，您需要输入档案的基本信息，包括标题、日期、描述等。您还可以上传相关的文件或图片。 3、编辑档案
如果您需要修改已经创建的档案，可以通过点击档案列表中的“编辑”按钮来进行修改。在编辑档案时，您可以修改档案的基本信息、添加新的文件或图片，或者对已有的文件或图片进行编辑。 4、删除档案 如果您不再需要某个档案，可以通过点击档案列表中的“删除”按钮来删除该档案。在删除档案之前，系统会提示您确认删除操作，以防误删。 5、查询档案 在紫光档案管理系统中，您可以通过输入关键词或选择特定的筛选条件来查找您需要的档案。系统会根据您的查询条件显示出相关的档案列表，您可以点击列表中的档案来查看详细信息。 6、共享档案 紫光档案管理系统还支持档案的共享功能。如果您需要将某个档案分享给其他人，可以通过点击档案列表中的“共享”按钮来进行操作。在共享档案时，您可以选择将档案共享给指定的用户或部门，也可以设置共享权限和有效期。
三、注意事项 1、在使用紫光档案管理系统时，请确保您的电脑配置符合系统要求，以保证最佳的使用体验。 2、请定期备份您的档案数据，以防数据丢失或损坏。 3、请在使用共享功能时谨慎操作，避免不必要的风险。 4、如果您在使用过程中遇到任何问题或需要帮助，可以参考紫光档 案管理系统的帮助文档或客服支持。 数字档案管理系统手册 一、引言 随着信息技术的飞速发展，数字档案管理系统已经成为企业和组织不可或缺的一部分。本手册旨在提供一份全面的指南，以帮助用户了解并有效使用我们的数字档案管理系统。本手册包含了系统的基本功能、使用方法、管理策略以及常见问题解决方案。 二、数字档案管理系统的基本功能 1、文件存储：系统提供了一个易于使用的界面，允许用户上传、存 储和组织各种类型的文件，包括文档、图片、视频和音频文件。
档案管理工作手册 XX公司行政部 档案管理工作手册
目录 一、档案管理网络图 (3) 二、档案管理总则 (4) 三、综合管理部职能 (5) 四、档案管理工作职责 (7) 1）文件材料的收集管理 (7) 2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8) 五、档案归档范围 (8) 1）内部资料类 (8) 2）行政管理类 (9) 3）党群工作类 (9) 4）经营管理类、设备仪器类 (9) 5）生产技术管理类、基本建设类 (10) 6）会计档案类 (11) 7）平时归卷 (11) 六、立卷（案卷质量及要求） (12) 七、档案室管理 (15)
档案管理工作手册 XX公司档案管理组织机构图档案负责人：部门负责人 财务部市 场 拓 展 部 综 合 管 理 部 园 区 管 理 部 物 流 管 理 部 经 营 计 划 发 展 部 人员名字人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 人 员 名 字 档案主管领导：总经理 客 户 服 务 部 人 员 名 字 信 息 化 建 设 组 档案室管理：兼职档案员 人 员 名 字
总则 第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
档案管理系统用户操作手册doc 一、概述 本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。 二、系统简介 档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。 三、安装与登录 1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。请确保您的计算机满足系统要求。 2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式
找回。 四、功能介绍 1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。 2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。 3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。修改完成后，点击“保存”按钮即可。 4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。确认后，档案将被永久删除。 5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。 五、常见问题及解决方案 1、问题：无法登录系统怎么办？
F o r p e r s o n a l u s e o n l y i n s t u d y a n d r e s e a r c h;n o t f o r c o m m e r c i a l u s e 行政管理部档案管理岗位 工作手册 编制：吴洪芹 复核： 审批： 下发日期：年月日 执行日期：年月日
目录 一、目的..................................................................... 错误!未定义书签。 二、适用范围............................................................. 错误!未定义书签。 三、岗位职责............................................................. 错误!未定义书签。 四、公司档案简述..................................................... 错误!未定义书签。（一）职能分工 ..................................................... 错误!未定义书签。（二）现存档案 ..................................................... 错误!未定义书签。（三）设备用具 ..................................................... 错误!未定义书签。 五、档案工作............................................................. 错误!未定义书签。（一）收集.............................................................. 错误!未定义书签。 1、归档范围......................................................... 错误!未定义书签。 2、不归档范围： ................................................ 错误!未定义书签。 3、归档时间......................................................... 错误!未定义书签。 4、归档要求......................................................... 错误!未定义书签。 5、档案交接表..................................................... 错误!未定义书签。（二）分类.............................................................. 错误!未定义书签。 1、文书档案......................................................... 错误!未定义书签。 2、产品档案......................................................... 错误!未定义书签。 3、基建档案......................................................... 错误!未定义书签。 4、设备档案......................................................... 错误!未定义书签。 5、科研档案......................................................... 错误!未定义书签。
档案管理制度及流程有限公司
目录 第一章目的 (2) 第二章适用范围 (2) 第三章合同管理部门及职责 (2) 第四章档案管理原则 (4) 第五章档案管理办法 (5) 第六章档案分类管理说明 (7) 附件一档案的归档范围和保管期限表 (12) 附件2 档案案卷移交目录 (23) 附件3 档案借阅登记簿 (25) 附件4 文件更改申请表 (26) 附件5文书档案卷内文件目录 (27) 附件6 归档文件目录 (30)
第一章目的 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。 第二章适用范围 1、此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。 2、本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和 管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。 第三章合同管理部门及职责 1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司总经理办公 室的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管 理。每月由各部门档案管理员组成检查小组对各部门档案管理情 况进行巡查。
2、行政人事部在总经理办公室的领导下对公司各部门上交的档案进行 管理，各部门根据部门内部档案管理的流程制度，对档案的形成、整理、积累、存档进行管理。 （1）、公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。（2）、行政人事部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。 （3）、统筹规划公司各部门的档案工作，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。 3、各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、保管 本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。 （1）、坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。 （2）、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 （3）、归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 （4）、保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。（5）、接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 4、档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、 保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和
目录 档案管理_______________________________________________ 2 档案管理初始化____________________________________ 3 档案馆信息维护_________________________________ 3 定义ABS码____________________________________ 4 列表框参数定义_________________________________ 8 报表设置______________________________________ 9 档案库及文件整理_________________________________ 10 新增档案库____________________________________ 10 档案库管理____________________________________ 13 文件分类_____________________________________ 17 文件信息管理__________________________________ 19 文件的查询____________________________________ 24 辅助立卷和档案管理_______________________________ 27 辅助立卷_____________________________________ 28 ___________________________________________________ 28 档案管理_____________________________________ 31 资料移交________________________________________ 41 案卷借阅________________________________________ 47 创立案卷借阅__________________________________ 48 案卷借阅详情__________________________________ 49