成本管理部档案管理制度
（试行版）
2013年12月5
成本管理部档案管理制度
1. 目的
为规范集团成本档案管理，现结合集团成本管理的实际情况，制定本管理办法。
2. 范围
本管理办法适用于集团各项目公司成本管理部门。
3. 职责
3.1 集团总部成本管理中心负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2 集团各项目公司成本管理部门负责本管理办法的贯彻执行。
4. 方法与过程控制
4.1 总则
4.1.1 成本档案是指各项目公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2 成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完
全一致。
4.1.3 成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
4.1.4 成本档案必须具备可复查性，对每项工程，以合同为主线进行存档。首先，对于每份《工程合同文本》，必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；而后，将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放，不得将集团、公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出集团的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6 成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分，不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7成本管理部应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识，熟
练掌握自己所负责的档案管理及相关业务，对工作认真负责、细致耐心。
4.2 主要成本档案的组成及其管理办法
4.2.1 工程合同资料
4.2.1.1 资料组成
◆已竣工项目的完整的合同文本：前期合同（包括规划、设计、勘察、监理、造价咨询）、施工合同（包括建筑、安装、装饰、市政）、材料设备采购合同（包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装）、园林环境合同（包括室外环境的设计、施工）、营销包装合同（包括样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷，成本管理部门结合本公司的具体情况决定此类合同是否保管）。
◆正在进行的项目合同文本。
4.2.1.2 资料管理
◆使用专用档案盒，按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档，档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单，资料目录清单中的合同部分采用成本管理软件中相应的合同清单（打印即可）。
◆对每项工程，以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《评、定标审批表》（或《直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件，合在一起存档，同时作好相互对应的编号链接标识，以便快速复查。
◆合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）是由集团总裁办公室保管，项目公司成本管理部门应备有合同文本等资料的原件或复印件（复印件存档，需加盖集团总裁办公室的专用章以示确认）。
◆其他有关事项，结合集团相关规定执行。
4.2.2 工程预结算资料
4.2.2.1 资料组成
◆已竣工项目的完整的结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单（或承包方确认书）、付款台帐、项目后评估报告等。
◆正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
◆成本数据库所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2.2 资料管理
◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
◆《工程预、结算审批表》按固定格式填写。
◆一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
◆其中的计价依据又包括：材料价格（政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书）、施（竣）工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
◆编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册；计价依据作为附件，可分职能部门、分类别进行保管，但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
◆使用专用档案盒，并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
◆不同载体（各书面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器）的同一工程预结算资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
◆对于项目竣工结算书，在完成其书面纸张资料归档保存的同时，还须将其电子文档刻录成光盘，或者在成本管理数据库的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档“打包”并上传至服务器，以方便保存与使用。
4.2.3 工程变更与现场签证资料
4.2.3.1资料组成
◆已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
◆正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
◆成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3.2资料管理
◆以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后，合在一起存档，以便快速复查。
