采购计划及审批流程方案
一、目的
规范春天物业公司采购流程,明确采购责任,对采购过程进行管控,确保采购的物资、服务符合公司规定的要求,以保证公司利益。
二、适用范围
春天物业服务所需要的所有物资(如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等的采购活动。
三、职责
1、物业各部门:按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计
划申请,并由物资管理员进行物资核对、清点入库或经济采购
结算;
2、春天物业:物业经理负责协助部门相关人员确定采购分供方、
把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等;
3、物业经理:负责审核采购计划,包括计划内和计划外物资采购。
4、分管经理:负责复审采购计划,包括计划内和计划外物资采购
申请。
四、采购物资的分类
A类:办公用品、劳保用品等日常耗材,单价≤300元
B类:保洁日常消耗品,单价≤200元
特殊类:用于公共区域设备、设施修缮,≤500元
以上费用支出不包含:
(1办公室水、电、暖费用;
(2交房印刷物料、门牌等;
(3用于公共区域设备、设施重大修缮,如顶楼防水、上下水管道堵漏、绿化、硬化维修养护等;
五、采购、入库、报销流程
1、提出采购申请
由春天物业各部门负责人以《采购申请单》的形式在每月25日提出采购申请,由部门经理、分管经理、总经理签字审批。
2、物资的采购
物业部将批准后的《采购申请单》提交给负责采购的人员,由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内安排开支。
所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。
如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各物业管理处提出追加预算申请,并详细说明原因。
采购人员在支付费用及采购物资前需借款时,由经办人填写《借款单》,分别经分管经理、董事长或股东审批后,财务部根据相关合同、协议办理借款。
2、物资入库
采购回来的物资由提出采购计划的物业经理、物资管理员验收,验收合格后办理入库手续并填写物资入库单,留下记录。
3、物资的管理及出库
物资入库后,由指定的物资管理员负责物品的出库管理,领用物资的部门负责人须填写《物资出库领用单》,由物业经理审核签字后,在交给物资管理员审核无误后按照申请表填写的领用清单发放物资,并做好登记,建立物资台账。
4、销毁
所有物资二次领用时,都是依照以旧换新的方式进行。已收回的的旧物资,一个季度销毁一次,由物业经理审核完毕签字后销毁,物资管理员做好销毁记录。
7、报销
经验收合格无误的物资采购入库后,采购人员以《费用报销单》的形式于每月28日之前,向公司财务部提出报销申请,并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票,并由物业经理、分管物业经理审核签字后生效。
六、采购计划
A类日常消耗品:
办公消耗用品:中性笔、中性笔芯、笔记本、A4纸。
保洁消耗用品:小扫把、大扫把、铁锹、墩布、簸箕、洗墩布桶、洗洁净、抹布。
维修耗材:防水胶布、生料带。
A类消耗周期:
中性笔:每只使用时间三个月。
中性笔芯:每只使用时间一个月。
笔记本:每本使用时间一年。
A4纸:每袋使用时间一个月。
小扫把:每把使用时间三个月。
大扫把:每把使用时间三个月。
铁锹:每把使用时间一年。
墩布:每把使用时间三个月。
簸箕:每把使用时间三个月。
洗墩布桶:每个使用时间一年。
抹布:每块使用时间三个月。
洗洁净:根据清洁任务制定当月消耗量。
防水胶布:根据维修情况制定当月消耗量。
生料带:根据维修情况制定当月消耗量。
A类物资采购:
采购日常消耗物资,在每个季度末各部门负责人根据库存量对下一季度消耗品提出采购计划申请,交由物业经理审核签字,向公司上报采购单,按照采购审批流程购置所需物资。
B类及特殊类物资采购:
B类及特殊类物资根据当月需求,按照每月采购、入库、报销流程购置。
包头市春天物业服务有限责任公司
二〇一五年十月十七日
领导审批意见:
主题词:尚书苑项目部、采购计划审批方案打字:王海龙校对:王海龙共印:1份
