《文件控制程序》PPT课件

1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。

2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。

3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。

3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。

4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。

4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。

1 目的对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。

3 术语和定义文件：信息及其承载媒体。

4 职责4.1总经理负责批准发布质量手册,方针，目标。

4.2管理者代表负责审核质量手册、批准程序文件.4。

3质量部经理负责审核程序文件。

4.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4.5质量部负责组织对现有体系文件的分发与回收，负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。

5 作业内容5.1文件的分类及保管5.1。

1质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、作业指导书、质量记录等,由质量部归档保存。

5。

1.2本公司第三级质量管理体系文件分为两类:1)部门工作文件,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度等)；工作标准（岗位责任制等);技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等。

此类文件由各相关部门自行保存，并报质量部存档；2）其他质量文件：可以是针对特定项目或合同编制的质量计划、或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存使用。

5。

1。

3公司内管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由质量部登记、保存。

5。

2文件的编号5。

2。

1质量手册的编号：SP —上海铂砾耐材料科技有限公司代号QM —质量手册代号5。

2。

2程序文件的编号：SP —QP —#＃QP —代表程序书 ＃#—程序序号5.2.3作业指导书的编号:单位代码-QW —＃＃岗位和部门代码：5.2.4 质量记录的编号： 部门代码—QR-#＃QR —质量记录代号 ＃＃—记录序号5。

2.5 外来文件的编号：OD —＃#OD —外来文件代号 #＃-外来文件序号5.2。

6 管理文件编号：部门代码-MD-##MD —管理文件代号 ＃＃-管理文件序号文件发布年月最后两位数质量手册代码铂砾耐公司代码5。

1 目的对与公司质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件，以及国家、省、市、行业的法律、法规、标准等进行控制，确保各相关场所的使用文件为有效版本。

2 适用范围适用于与质量体系有关的文件控制。

3 职责3.1 总经理负责批准发布质量手册，程序文件；3.2 管理者代表负责审核质量手册，程序文件；批准各部门工作手册；3.3 各部门负责各自业务范围内工作手册的编制、使用和保管；3.4办公室负责质量手册，程序文件及其他相关文件的编制，负责所有质量体系文件（包括外来的文件）的总体控制，包括分类、编号、更改、整理、发放和存档等工作。

3.5各部门文件管理人员负责本部门与质量体系有关的文件的发放、收集、更改、整理和归档。

4 程序4.1质量体系文件的制定、审核、批准4.1.1 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。

文件的制定、审核、批准按下表规定执行：4.1.2文件经审核批准后，列入《受控文件清单》中，存入软盘的文件也由文件管理员进行归档登记。

4.1.3 质量体系文件编号办公室负责将文件按如下方式分类编号：A．质量手册(包括程序文件)：HW-ZS-1-2002注：HW为“东海物业”的拼音缩写、“ZS”为质量手册的拼音缩写、“1”为质量手册的版本号、“2002”为年代号。

B．工作手册（或作业指导书、管理制度等）：HW/管理处代号-工作手册类别-文件顺序号-年代号HW/JT—BA —01—2002表示：湖编物业公司笑哈哈管理处，保安工作手册第一个文件，2002年发布实施。

注：工作手册类别按下列规定：BA—保安 CG—车辆管理 BJ—保洁 LH—绿化XF—消防 ZG—综合管理 BG—办公室 GL—管理处WX—维修C．外来文件不单独编号，以原文件编号为标识。

D．质量记录表格a. 程序文件中质量记录编号QR-标准条款代号-顺序号QR-7.3-01表示设计和开发控制的第一个质量记录b. 工作手册中质量记录编号QR-类别代号-顺序号QR-XF-01表示消防管理的第一个质量记录4.2 文件的评审与更新必要时，办公室组织人员对文件进行评审，各部门结合平时使用情况，必要时予以更新与评审，经再次批准后发布实施。