【最新资料，WORD文档，可编辑】第一节备用金及借款管理规定
摘自《永2004财（规）字第04004号》
为了防止资金流失，加强资金管理，提高工作效率，现就集团备用金管理规定如下：
一、备用金
为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种。定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点；出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金，具有金额较大、流转快的特点，一般不超过规定限额。
二、定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续
（一）定额备用金和临时备用金的申请审批、归还手续
1)借支：借款人填写《借款暂支单》申请签名——部门主管或经理审核——分公司总经理（职能中心总监）批准——财务经理（财务总监）审批——财务管理中心总监（超过限额或规定范围外）——总裁（超过限额或规定范围外）——出纳审核付款
注：
A、在独立核算单位财务部借支的，还需独立核算单位会计审核（上
海分公司独立核算门店除外）
B、会计核算设置科目：“其他应收款---定额备用金---部门/XX人”；
“其他应收款---临时备用金---部门/XX人”
2)归还：借款人归还现款或以报销费用抵冲或工资奖金中内扣——出纳收款归还《借款暂支单》还款收据联。
注：
出纳收到还款后，必须在《借款暂支单》上加盖收讫章；出纳和还款人都必须在《借款暂支单》还款财务联和还款收据联上签字。（二）出纳备用金的申请审批手续
出纳填写《资金申请单》并签名——结算主管审核——财务部经理——财务管理中心总监（集团总部出纳，分公司超过规定限额）——填写基本户银行支票或经特批后至门店领取（限上海分公司和总部出纳）
三、定额备用金
1、定额使用备用金的对象、用途和金额限制
定额使用备用金
的对象
用途限制金额
门店收银收银找零周转使用1000元/人
门店财务主管临时急需费用类支出
使用
3000元/店
行政采购零星采购需要使用2000元/人非商业类零星材
料采购
零星采购需要使用2000元/人
物流配件采购零星采购需要使用上海分公司5000元/岗位；
其他分公司3000元/岗位
配送部门外叫车配送中经常性临时外
叫车
上海分公司5000元；
其他分公司3000元/集
中配送区
其他其他支出频繁等原因
需要备用金的人员
1000元/人
2、定额备用金申请程序
1)部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行初审；
2)分公司总经理、职能中心总监对借支必要性进行复审，并对本部门
借支款进行总体监督；
3)财务经理对合理性负责审核，根据前期现金使用作出分析，按现金
管理制度作出是非判断。
4)超出规定范围（超过控制金额，控制金额小于2000但借支额2000
元以上），必须报总部财务管理中心财务总监审批。
5)超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。
3、定额备用金管理
1)根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务
变化，对使用对象和用途范围半年审定一次
2)定额备用金实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或
以临时备用金性质借支他人；
3)定额备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反映；
4)定额备用金必须借款时间最长不超过半年，每半年清理一次，如需
继续借用的，重新办理申请审批手续。
5)因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理
变更手续，变更方式采用借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作相应调整。
6)分公司财务部必须于每月月末对门店财务主管定额备用金进行实地
盘点，并编制《现金盘点表》；门店财务主管必须定期对收银备用金进行实地盘点，作好盘点记录。
四、临时备用金
1、临时备用金范围
1)因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务
借支等工作性质的一次性借支款；
2)门店临时性活动的借支；
3)理赔等事故性质借支；
4)押金等性质借支；
5)因生活困难而暂支款；
6)其他经批准的暂支款。
2、临时备用金支付方式
包括：现金、支票、其他银行结算方式
3、临时备用金申请程序
1)个人提出申请，必须真实详细的注明借支事由、金额、归还时间，
出差性质的必须注明出差事由、地点；
2)部门主管就其借支事由的真实性、必要性进行审核；
3)职能中心总监、分公司总经理对本部门借支款进行总体监督；
4)财务经理就金额的合理性进行审核，出纳对审批手续和前期借款清
查审核
□未转正员工控制借支；
□经常性违反结算纪律的员工控制借支；
□根据事由控制借支金额的标准；
□其他财务要求。
5)超过规定金额（2000元及以上）必须报总部财务管理中心总监审
批。
6)超过规定金额（5000元及以上）必须报总部总裁审批。
7)借支范围内后两种非业务需要借支不分金额大小，均须报总部财务
管理中心总监审批。
4、临时备用金管理
1)以支票等银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在
《借款暂支单》上注明票据号码；
