材料采购管理制度及报销细则

采购管理制度及报销细则（初稿）

为了规范企业经营行为，加强材料，物资管理，保证工程材料，物资的供应，结合本公司的实际情况，制定本办法。

1 、请购部门的划分：各项目部，办公室

2 、范围：

2.1与工程施工有关的对外采购的材料，辅料

2.2对外采购使用的办公用品，工具，机械设备及设备配件

3、权责：

3.1需求的部门：负责材料，设备及配件，工具，办公用品等申请及验收。

3.2采购部：负责采购作业执行及货品采购的费用报销申请。

3.3库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。

3.4财务部：负责费用报销原始凭证的核实审核和付款工作。

3.5总经理：负责对采购物料计划订单及费用报销批准工作。

4、.采购流程：

4.1请购：

4.1.1.主材料，辅料，工具，设备及配件采购：请购经办人员应依数量管理基准，用料预算，参酌库存情况开立“请购单”，并注明材料的品名，规格，数量，需求日期及注意事项，经项目经理审核后依请购审批权限呈核并编号（由各部门编订）

4.1.2单价100元，总金额1000元以下的零星材料采购可免开请购单，由各项目部直接交公司派驻采购员采购。

4.1.3总务性物品采购：免开请购单，以“总务用品申请单”委托办公室办理，其列举如下:

A贺奠用物品：花圈，花篮，礼物等。

B招待用品：酒，饮料，香烟等。

C书报（含技术性书籍及定期刊物），名片，办公用品等。

4.1.4请购审批权限：

A主材料，辅料，工具，设备及配件

请购金额预估在10000元以下者，由项目主管审批。

请购金额预估在10000 元至20000元者，由副总经理审批。

请购金额预估在20000元以上者，由总经理核决。

B.总务性用品

请购金额预估在1000元以下者，由项目主管审批。

请购金额预估在1000元至4000元者，由副总经理审批。

请购金额预估在4000元以上者，由总经理审批。

4.2采购：

4.2.1经审批签字的请购单交材料部安排采购。采购人员在接到采购通知后，及时联系各厂商、供应商报价，原则上同种物料需三家比价（针对各物料临时到场寻找，比价的，在采购前加以说明），填写“采购单”，详填最新有效报价，“订购厂商”“付款条件”与“报价有效期限”经材料主管审核，采购单最终由总经理批准后执行采购（授权代批除外）。

大宗材料由公司材料部负责办理，总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供

应商或代理商议价，必要时由总经理或指派专人协助办理采购作业。

4.2.2采购作业方式：

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。

A、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

B、长期报价采购：凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。

4.3订购：

4.3.1采购员依批准后的采购单，填写采购订单发供应商回签，如供应商不能回签又已送货的由采购员在订购单上注明“有效”字样，产品包装上要求供应商标明（厂商，订单号，规格型号，数量，颜色）。

4.4采购后的验收及入库

4.4.1材料，辅料到达工地时，库管员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的材料名称，规格，数量和送货清单及发票（原则上要求索要发票，对总金额300元以下没有发票的材料要求有效收据及清单），并点收数量无误后在供应商送货单上签名验收，并通知项目施工验收来料品质，审核无误后填制入库单，库管员及经手人签字生效。

4.4.2如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知项目经理，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如果采购要求收下该等材料时，库管员应告知项目经理，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。

4.4.3 所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。入库单一式三联，存根联由保管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存。

4.4.4入库单的填开必须正确完整，若是月结或月底统一开发票的，应在入库单上注明。

对货到要赊欠账款的材料，可根据合同办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门。

4.4.5机器及设备配件到达工地时，由项目机修人员验收;工具、办公用品由申请使用者验收，验收合格后方可办理签收入库。

4.4.6对验收不合格的，应通知采购，采购应及时以电话或书面形式知会供应商，将处理情况反馈给项目部，有关扣款情况通知财务部。

4.4.7对数量短缺的物料，库管按实数入库并及时通知采购员处理。

4.4.8数量超出采购单，应经项目经理核示才能依照实收数量办理入库，否则仅依订

货数付款。

4.4.9因质量等原因而发生的退回产品，清点数量后办理退库手续。

4.4.10入库材料保管应当天记入台帐.月底将收付存报表，材料耗用汇总表报项目经理及公司财务。

5、领料

5.1班组领用材料时，由班组长或预先指定的领用经办人员填写“领料单”，经项目经理核签后，向库管员办理领料。严禁采购人员将所购材料直接交班组或分包商使用。

5.2领用工具类材料时领用人应填写“工具领用记录”并签字。

5.3项目部之间调拨材料，应填写“材料调拨单“，注明调入及调出项目部名称，材料品名，规格，数量，及总金额，双方项目经理签字核准及双方库管员签交并附调出方出库单及调入方入库单。

6、采购费用报销细则：

6.1采购员应按照4.4条款规定办妥收料手续，并将发票或收据于2日内交项目经理在背面签字确认。

6.2采购员填写费用报销单时将“请购单”、“采购单”、“供方送货单”、“入库单”、

“发票或收款收据”等凭据加贴在后，采购需将货品实际卖方的电话、联系人填写在“发票或收款收据”背面，齐全后交主管审核。

6.3主管审核费用报销单凭证的完整性和真实性，无缺漏，无误签名，交回采购员。

6.4财务会计重点审核费用报销单凭证的完整性和真实性，应提供的资料无缺漏，同时需对凭证中发生的货品数量，金额进行重新核算证实，无误签名，整理好统一交总经理批准。

6.5总经理批后的费用报销单，项目部需填写“工程（材料、设备）支付申请表”申请转账支付。总金额3000元以下，需要现金直接支付的，采购员在费用报销单报销人处签名到出纳处办理。

6.6对于预付款项，经办人填写“工程（材料。设备）支付申请表”，经项目部同意后，由财务根据合同审核后，报总经理签字审批。

6.7采购员需要借支现金购买材料的，凭审批后的“采购单”申请，借支审批程序按财务制度。财务在“采购单”上加盖“暂借款”章以示区别。采购完成后采购员应在一周报销充账

6.8材料费用不报销的

①无材料入库单、材料入库单与清单不符

②采购清单无日期，无材料规格不报销

③材料费用不分项目统计

④押金及定金条

⑤材料加工费无加工明细，加工明细无加工方签字盖章和采购经办人签字

⑥材料运费必须包括起始地、运输内容、运输时间、对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话，缺一均不报销。物流提付费用与当地送货费一并报销，并须注明对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话，不再使用支付单报销。

⑦超过500元的材料采购无供应商名称和联系电话的不报销。

⑧报销日期距采购日期超过2个月不报销。(赊购以及分期付款采购的报销时间暂无限制)