邮件管理制度
SuperD
二〇一四年十二月
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1.目的 ............................................................. 错误!未定义书签。
2.适用范围 ......................................................... 错误!未定义书签。
3.名词定义 ......................................................... 错误!未定义书签。
4.权责（包括但不限于） ............................................. 错误!未定义书签。
5.邮件的账户管理 ................................................... 错误!未定义书签。
6.邮件的使用管理 ................................................... 错误!未定义书签。
7.邮件的安全管理 ................................................... 错误!未定义书签。
8.附件 ............................................................. 错误!未定义书签。
9.参考文件 ......................................................... 错误!未定义书签。
10.本制度自信息部发文之日起生效，信息部有最终解释权和修订权。...... 错误!未定义书签。附件一：邮件账户命名规则 ............................................. 错误!未定义书签。
邮件系统管理规定
1.目的
为确保邮件系统的稳定、安全使用，特制定本规定。
2.适用范围
全体员工。
3.名词定义
3.1电子邮件系统：用于提供电子邮件的存取、存储、转发服务的系统，我司使用的邮件系统软件为Microsoft
Exchange Server 2010。
3.2Microsoft Outlook：个人信息管理系统软件，包括收发电子邮件、行事历等。是Microsoft Exchange Server
互相搭配的客户端软件。
3.3个人邮件账户：员工入职时，由邮件系统管理员按照《入职流程》创建的员工邮件账户。
3.4业务邮箱账户：因某种业务需求而创建的邮箱账户。如：用于市场宣传用途的邮箱账户为。
3.5通讯组：即邮件分发列表，可设置包含特定的收件人，方便进行邮件群发。
3.6接收域：是 Microsoft Exchange Server 组织为其发送或接收电子邮件的任何 SMTP 命名空间。公司现有;;;
四个接收域。
3.7通讯簿策略：通讯簿策略 (ABP) 可以将不同公司的用户划分到特定组，从而有针对性的提供通讯簿的访问
权限。
3.8邮件群发审批：由业务邮箱发出到全体通讯组的邮件，需通过业务邮箱仲裁人审批后邮件才能发出。
4.权责（包括但不限于）
4.1信息部邮件系统管理员：负责公司邮件账户的创建、变更、注销，邮件系统的收发、存档、安全管理，日常
邮件系统服务器的维护等。
4.2行政部：负责邮件账户的申请、群发邮件的审批、相关奖惩实施等。
4.3各部门主管：负责本部门邮件账户申请、变更、注销的审批、涉密邮件外发审批等。
4.4全体员工：负责个人邮件账户的管理等。
4.5业务邮箱仲裁人：负责审批业务邮件发出的邮件。
4.6通讯组管理员：负责维护通讯组成员。
5.邮件的账户管理
5.1公司邮件账户的管理
5.1.1公司邮件帐户由信息部邮件系统管理员统一创建，如无特殊原因，不允许修改已创建的邮件账户。（邮
件账户的命名规则详见附件一）
5.1.2公司邮件账户仅限工作用途，不得用于私人事务，不得因非工作原因，将公司邮件账户公开在外部
Internet。
5.1.3公司所有邮件账户仅限用户本人使用，禁止将本人账户转借他人，或借用他人的邮件账户。
5.1.4为防止邮箱被盗，所有员工或部门指定人员在每季度最后一周，定期修改个人及部门业务邮箱的账户
密码，因邮件账户密码泄露造成的后果，由员工自行承担。
注：公司邮箱账户与域账户为同一账户，可在登陆公司电脑时按“Ctrl+Alt+Del”键，点击更改密码。
5.2个人邮件账户的生命周期管理
5.2.1申请：个人邮件账户的申请，由人事专员在员工入职前，参考《新员工入职流程》进行申请；
5.2.2变更：员工在公司内部调动或职务变动时，邮件系统管理员依据人力资源专员通知或公司发文，调整
该员工的邮件账户所属通讯组，邮件账户的用户名保持不变。
5.2.3注销：员工离职时，邮件系统管理员依据“员工离职流程”对邮件账户保留3个月，并将该邮件账户
设置转发到其直接领导(或由直接领导指定的工作交接人)的邮件账户。到3个月的期限后，将该邮件
账户删除。
5.3业务邮件账户的生命周期管理
5.3.1申请：公司各部门申请业务邮箱必须说明用途和指定专人负责，并经部门主管及信息部主管审批同意，
邮件系统管理员应做好登记备案工作。
5.3.2变更：公司各部门的业务邮箱的管理人变更时，直接领导或部门主管需及时通知信息部邮件系统管理
员，进行登记调整。
5.3.3注销：
1)公司各部门业务邮箱需注销时，应及时通知信息部邮件系统管理员；
2)对于长期（超过3个月）无人管理的业务邮箱，邮件系统管理员有权直接删除。
5.4同一用户因业务需求，可以申请多接收域邮箱。流程参照“业务邮件账户生命周期管理流程”。
6.邮件的使用管理
6.1邮件的收发管理
6.1.1公司统一使用Outlook客户端收发邮件，若需使用特殊客户端收发邮件，需由经信息部主管审批后，
方可使用。
6.1.2为避免公司邮件域名被列入黑名单，不得使用公司邮箱长时间对外发送广告邮件，如因个人邮件使
用原因造成公司邮件收发问题，将通知其直接上级并在公司做通报。
6.1.3邮箱初始容量为512M，因工作原因需扩容。可向部门主管申请并抄送至。
6.1.4单封邮件大小限制为10M。如需要发送较大附件，建议将文件压缩拆分后分开发送。如因工作原因需
要发送超大附件，请向信息部申请使用FTP账户。
6.1.5如需群发邮件，发件人需先将群发内容提报至部门主管审批同意，方可发送；群发至公司全体员工
的邮件，需经行政主管审批同意后，由行政专员发送。
注：收件人数超过30人，或收件人跨越5个以上部门的，即为群发邮件。
6.1.6严禁群发与工作无关的邮件，群发邮件的总大小必须控制在3M以内；超过3M附件的邮件，应只发
送内网链接及内容简介，附件内容放置在内网（文件服务器、内部站点）。
6.2邮件的存档管理
6.2.1所有员工在每月最后一个工作日，检查邮箱邮件存量并对邮件存档，防止邮箱超过限额影响使用。
存档方法参见《邮件存储指南》。
6.2.2禁止将个人存档邮件文件拷贝至非公司电脑。
7.邮件的安全管理
7.1邮件系统管理员在每月第一个工作日，对公司邮件服务器进行日常维护，确保邮件服务器的正常稳定运行。
7.2发现疑似病毒邮件，禁止双击或打开邮件附件；如确认为病毒邮件，可按“Shift+Del”将邮件直接删除，
无法自行解决的，需在10分钟内提报至IT桌面工程师协助解决。
