公司采购部流程管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。
一，采购计划
负责公司采购计划，接到采购计划报公司总经理批准后，确保各项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购和工具采购等。
1，采购申请单下达：
工程项目采购申请单由项目经理签字确认，交于公司采
购部，采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复
后统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、
产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备（推）选
厂家等。
2，采购计划单变更：
非该项目项目经理下达的采购计划概不采购。采购计
划变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）
需由项目经理签字确认，采购部接到变更通知，需要和
工程合同进行校核，内容和工程合同一致报总经理批
复，不一致及时登记备案汇报总经理，以便日后追加工
程款。
3，采购时效管理：
所有采购计划根据工程具体情况，确定哪些材料先到
位，哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进
度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货
款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情
况下按采购计划规定的时间完成任务，做到及时采购、
及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料
使用情况。
4，建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一
年的工程采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、
直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同根据
具体工程统一管理，直接采购部分根据具体采购人直接
管理。
二，采购
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购成本。对于特殊产品采购，按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：
1，询价：
询价可以通过多种方式，包括网络查询，直接寻找供应
商，供应商自我推销，展会等形式。确定部分适合长期
合作的合作伙伴同时，也要不断开拓新的供应商，寻找
新的产品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价，
对于所报价产品进行及时沟通，说明价格涨落的原因以
及供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰的产品，因
推荐新产品（若对方坚持，应说明存在的质量问题以及
保修问题，尽量有文字依据），产品询价，报价时应注
明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质
保、售后、付款方式等情况，以及供应商厂家，联系人，联系电话等信息。
2，比价：
对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比
性的的厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三
家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，
在比价时做出价格分析。
3，议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成
本，争取有利的付款方式。
4，供应商管理：
通过寻找新的货源拓展供应商范围，加强老供应商管
理。每年对供应商一次评定（以质量、售前售后服务、
生产力、交货期、付款、价格等方面考核），对不合格
供应商及时调整。对于合格的年度复审。
三，合同管理
与供应商签订采购合同，敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1，合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质
保期，付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保
金，附上采购清单。
2，合同管理按具体工程项目细分，每一个项目采购合同归类到每个工程项目名下，直接采购的按采购人分。
3，合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理。四，验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必须详细查看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一致，并及时入库。
五，仓库管理
1，入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合
格后详细填写入库单保存第二联，第一联交于财务，财
务人员凭入库单和客户送货单（必须有工程名称、供应
商公司名称、联系方式）做应付货款，缺少一样，财务
不予做应付款（仓库每月月底前必须将入库单递交给财
务）。如发现不合格，有权拒收，退，换不合格产品。
2，物料保管：物料的储存保管，应根据物料的特征和用途规划仓库区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到
过目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有
损失，报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批后方可
处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅
自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等
3，物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单，是领用还是借用要注明清楚，由项目经理签字，领
用人签字，方可领取物料，仓管员要及时填写出库单并
让项目经理签字，及时登记账目并保存好出库单，做好
库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全使用完，
必须退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有突发情况
需要领用物料的仓管人员可以视情况采取先发料后补
单的程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手
续，交给仓库。
4，仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。
六，采购部责任
