集团总部各部门档案归档工作相关要求

声像 反映本公司主要职能活动和工作成果的声像资料； 档案
级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资 料； 上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料； 公司项目重要活动形成的主要声像材料（包括开工仪式、重要 施工阶段、售楼开盘仪式、楼盘重要促销活动等）；
声像文件最终形成后 当天归档
声像 档案 荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料；
公司重要活动，庆典和重大仪式等策划活动方案和实施计划 公司和楼盘表彰评选、议程等重要资料（含上级部门或评选组 织机构的来文、评选文件、获奖文件等） 各个时期领导班子及有关重要活动，及反映公司各个历史时期 建设面貌的声像资料； 本公司内外部组织或参加的重要会议及活动声像资料；
文件下发当即归档 颁奖结束后3日以内 归档
附件一：
集团总部各部门档案归档工作相关要求
责任 部门 序号
1 总裁办 2 3 1 2 3 监察室
归档范围
归档要求与时间
备注
办理完工商登记的公司各类证照相关资料，如基本证照（营业 办理完毕1个工作日 执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证）、公司章 以内归档 程、各单位董事的决议资料等 以集团名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通 报、纪要、制度等 董事局领导签字的各类批示及登记本 上报集团董事局领导的专项调查报告以及相关批示 管理监察月报 监察室对其他部门发出的重要函件 与法院判决有关的专案调查全套资料（包括调查申请、请示、 批示、专项调查审批表、初步调查报告、询问笔录、公司内调 取的档案、财务资料、报案书、证据清单、证据复印件、报案 回执、立案通知书、检查机关起诉书，法院判决书、照片 等），以及从公安机关取得的资料（讯问笔录、搜查证、银行 查询通知、刑事拘留证、逮捕证、在押人员照片和环境照片 等）和公司处理决定 公司年度、季度和月度重要节点工作计划，包括工程开发建 设计划、融资计划和销售计划等 所有经投资中心审查报批的各类合同 文件发出立即归档 年末移交 调查完毕5个工作以 内归档 每月归档一次 每月归档一次
合同签订且生效之日 起20日内移交单位档 案室
单项 不随具体项目归档或多个项目共用，且有地区公司领导或集团 文件 董事局领导批示的招投标类资料
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1 营销品牌 中心 2 3 4 5 6 7 8 9 10 营销品牌 中心 11 12 13 14 15 16 17
项目 营销 许主席审批的媒体投放审批和各类广告投放立项报告等 文书 类
其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等 受到上级奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书，公司 大型活动中获得的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词 实物 及在对外交往中获赠的重要纪念品等
声像文件最终形成后 当天归档
档案 18 法律事务 中心 1 1 设计成本 质量控制 中心 2 3 4 其它 1
相关活动结束后3个 工作日内归档
2 3 4
征召 投标 单位 的资 料
合同签订且生效之日 起20日内移交单位档 案室
5 招投标 中心 6 7 8
定标 资料 移交 清单
预决算审计部出具的定标价格审核报告、预决算审计部盖章确 认的最终报价清单、招标文件和招标答疑收发记录、对招标文 件澄清、答疑、修改的文件 技术标评标报告、中标通知书、落标通知书 中标人投标文件正/副本(包括投标报价的投标函、报价汇总表 等)、未中标人投标文件正/副本、需归档的其他资料
案件结案后5个工作 日内完成诉讼档案归 档
注:本表中“归档”均指向监察室归档。
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项目楼盘平面广告、楼盘新闻（报纸、杂志类） 刊登董事局领导接受访问的报刊、杂志； 公司品牌宣传方面的形象广告和新闻宣传
与营销策划、品牌推广等有关的合同、协议
合同签订用印完毕当 天即存档 与申请用印的文件同 时交监察室归档 刊登后相应报刊杂志 3日内归档
刊登后相应报刊杂志 3日以内归档
品牌 刊登本公司重要管理和业务活动的画册、报纸、杂志、简摘等 文书 企业文化和品牌宣传刊物； 类
4
案件结案后5个工作 日内完成归档
管理 中ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 投资 中心 合同管理 中心 1 招投标 中心
1
计划相关文件下发及 归档 合同签订用印完毕当 天即存档 合同签订用印完毕当 天即存档
1
所有经合同管理部门审查报批的各类合同 资格审查合格单位、初选单位基本情况表、入围单位联系情况 表、《营业执照》副本、快递投递申请登记表 招标项目立项书、搜集单位通知书、委托书、企业基本情况表 、资质证书、安全生产许可证、社保清单、近两年业绩清单、 典型业绩合同 约见单位记录表、考察时间安排表、考察单位记录表、考察报 告 定标审批表、招标立项意见书、资格审查合格单位表、开标情 况统计表、招标文件、议标呈批报告
上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、 字画、工艺品等 公司各种诉讼法律文书，包括：传票、诉状、判决书、裁决书 、律师函等 地区公司报批的各类方案审批确认书（原件） 技术标审核意见表（复印件） 与方案审批有关的各类联系函 成本质量控制简报 其它事关公司经营管理和重要事项的相关资料
资料产生后，业务部门 及时与监察分室沟通， 意见明确后按要求归档 原件交招投 标中心归档