X X X公司企业标准
信息沟通控制程序
XXX有限公司发布
前言
说明主要起草人及时间
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信息沟通控制程序
1 范围
本程序适用于XXX公司（以下简称“XXX公司”）管理体系范围内信息交流的传递和处理，规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。
2 规范性引用文件
无
3 职责
3.1 公司总经理负责对重大信息的决策。
3.2 管理者代表负责对重大信息的处理。
3.3 运营部负责供方的评估及供方产品质量抽查等相关信息的收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、分析、监控、保存工作；负责设备/设施的采购等相关信息的收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、分析、监控、保存工作。
3.4 市场部负责收集、分析市场信息进行市场预测，并负责与顾客进行沟通，对顾客的意见进行收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、保存工作。
3.5 研发、设计部门负责技术标准、科研项目等相关信息的收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、保存工作；
3.6 产品部负责质量方针、质量目标等相关信息的收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、保存工作；
3.7 系统集成部负责监视和测量设备、理化实验室等相关信息的收集、传递、处理，做好相关信息的汇总、分析、监控、保存工作。
3.8 运营部负责部门职责、部门接口信息沟通控制流程的制定。
3.9 各部门负责顾客技术意见及研发/服务过程各方意见的确认、处理、反馈，确保符合标准及顾客要求，并做好相关信息的汇总、保存工作。对顾客反馈的抱怨进行收集、传递、处理、汇总、分析。
3.10 运营部负责对各部门的流程IT体系信息进行垂直管理。
4 管理内容与要求
4.1 内部信息沟通
4.1.1 内部信息沟通范围
a）管理体系文件，特别是作业指导书的制定、修订和评审；
b) 过程、环境因素、危害因素的识别、评价、控制和策划；
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c) 适用法律法规和其他要求的识别和合规性评价；
d) 能影响产品/项目质量变化、环境变化和人员健康的任何活动。
4.1.2 内部信息分类
a) 内部日常信息：指正常研发/服务过程中的各类信息；
b) 内部异常信息：指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、安全不符合信息等；
c) 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.1.3 内部信息的处理方式
a) 日常信息由各部门按相关文件的规定收集和传递；
b) 异常的不符合信息，由发现者填写《工作联络单》交相关责任部门处理。
4.2 外部信息沟通
4.2.1 外部信息的分类
a) 产品/项目检查机构、质量技术监督局、环境/职业健康安全机构、认证机构等检查或检测结果及反馈信息；
b) 市场动态；
c) 相关方反馈的信息及其投诉(相关方指顾客、供应商等)；
d) 政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等；
e) 其他外部信息。
4.3 信息沟通内容和要求
4.3.1 信息沟通可通过文件、报告、记录、会议、布告栏、电子媒体、音像资料等方式予以传递。
4.3.2 沟通前要做好准备和计划，按计划进行, 必要时将该计划及沟通的结果通报给有关相关方，以得到他们的理解与支持。
4.3.3 运营部负责收集员工的合理化建议，并将意见和建议反馈给相关部门，监督其处理。
4.3.4 定期召开公司经营分析会议，公司高管及各部门负责人和管理、技术骨干参加，汇报重点工作和进行下步工作布署。
4.3.5 产品部定期召开质量工作会议，对上个周期的质量绩效情况进行总结、通报，并确定下一个周期的质量工作开展计划。
4.3.6 运营部部定期召开安全工作会议，强调公司的安全事项，并对上个周期的安全情况进行总结、通报。
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4.3.7 市场部接到顾客的质量反馈、合理化建议、技术改进等信息后，应及时处理、传递至内部相关责任部门进行持续改善和产品优化，并跟踪了解顾客对服务结果的满意程度及其他要求。
4.3.8 市场部牵头各事业部每年至少进行一次顾客满意度调查及产品信息反馈，具体执行《顾客满意度调查工作流程》。
4.3.9 运营部负责公司舆情管理和大众媒体关系维护，负责公司企业文化管理和建设；
4.3.10 各部门根据部门自身情况组织召开部门员工会议，传达公司经营分析会议精神，研究解决相关业务问题，各部门内部信息的交流与沟通。
4.4 信息的归档与保存
4.4.1 各部门做好信息的接收、传递、分类整理、索引编制、归档管理工作，确保信息的完整性和可靠性。
4.4.2 运营部负责公司信息沟通文件的长期存档工作，具体执行《文件控制程序》。
4.5 信息的公开
4.5.1 所有对外公开的信息必须经过产品部门审核，公司重大信息应及时报产品部备案。
4.5.2 对于可为公众所获知的信息，如宣传画、实况照片、绩效检测结果等，应定期或不定期的张贴在公司、部门的宣传栏中，以方便员工阅读。
4.5.3 当相关方想了解公司的管理方针及其他可公开的信息时，各相关部门应及时传递这些信息。
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