第三章公关文书
第一节表扬信、祝贺信、慰问信
本节学习目标：
了解公关文书的含义和特点；熟悉表扬信、祝贺信、慰问信的概念、特点，重点掌握以上各文种的行文格式、写作要领及写作注意事项；通过写作训练，提高写作能力。
一、公关文书简介
（一）公关文书的概念
公关是公共关系的简称，它是指一个社会组织或个人利用恰当传播手段，与公众进行有效的信息交流和情感沟通，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。
公关文书就是社会组织或个人为了实现自己的公关目标，在公关活动时制作和使用的一种实用性文书。
比较常见的公关文书有函电类、致辞类、张贴类三大类。函电类主要包括表扬信、祝贺信、介绍信、证明信、倡议书、承诺书、申请书、请柬、聘书等；致辞类主要有开幕词、闭幕词、主持词等；张贴类的则有喜报、海报等。
（二）公关文书的特点
1.明确的目的性。单位或个人制作、发布某种公关文书，为的是实现某种愿望，达到某个目的。就是说，带有明显的功利化色彩。
如，某人向某个单位投递介绍信，当然是为了让对方能更好地了解并协助自己。
2.格式的规范性。公关文书的行文格式相对固定和统一，一般由标题、称呼、正文、结尾、落款、日期等几部分构成。每一部分的位置、内容、写法，都有明确规定和要求。写作时必需严格遵循既定的行文格式，不能独出心裁，另立章程。
3.语言的得体性。公关文书的制作，既然带有明确的目的，也就是为了更好地维护和管理发布者与接收者的关系，那么公关文书的语言，一定要根据文种的内容、用途，运用的时间、场合，以及接收者的身份、地位等，恰当措辞，巧妙用语，该质朴通俗，就不能“之乎者也”；应典雅庄重，就力避轻浮油滑。
4.情感的诚挚性。公关文书的制作、发布者，要想感染和打动接收者，首先就要注意自己情感的诚恳和真挚，力求文书内容的真实和具体。虚情假意，为文而造情，或者凭空杜撰，空洞而抽象，不但达不到应有的公关效果，有时甚至令人反感。
5.礼仪的等级性。公关文书拟制时，既要注意发布者的身份、地位，更要考虑接收者的身份、地位。要先弄明白是上行文、平行文还是下行文，然后再选用和自己身份、地位相适应的措辞、称谓、语气及行文格式进行写作。一言一行，都要符合社交礼仪的基本要求。切忌唯我独尊，蛮横无理。
总之，公关文书与前面所讲的行政公文、事务文书，以及与后面将要讲到的财经文书、法律文书相比，在文种用途、行文格式乃至语
言风格诸方面，都有很大不同。公关文书既有实用文体的一般特征，同时也有与众不同的自有特点。总体而言，在实用文体中，公关文书是最具有感情色彩、个性色彩，同时也最能展示写作者行文风格和学养气质的文种。某些公关文书，因为文学意味浓郁，如主持词、祝贺信等，完全可以当作文学作品来对待、欣赏。
二、表扬信
（一）表扬信的概念
表扬信是向特定受信者赞美、称颂被表扬者高尚品格、先进事迹、模范行为的一种书信体应用文书。
（二）表扬信的特点
1.褒扬性。表扬信通过对表扬对象的赞美与称颂，使受信者受到感染和教育，激励他们树立远大人生目标、崇高社会理想，进而在社会上营造赶学先进、弘扬正气的良好氛围。
2.感谢性。表扬信大都具有感谢的成分，特别是当被表扬者的成就、事迹与写信者有关时，更要在信中表达出自己的敬仰之情和感谢之意。
3.公开性。表扬信可以在公开场合宣传、张贴，也可以在公众媒体刊登、播放。其内容是公开的，发布形式也是开放的。
（三）表扬信的分类
从表扬双方的关系看，可以分为两种：一种是上级对下级、团体对个人进行表扬的表扬信，可以称之为下行式表扬信；一种是群众之间进行表扬的表扬信。可以称之为平行式表扬信。
从被表扬者的身份来看，表扬信也可分为两种：一是对集体进行表扬的表扬信；二是对个人进行表扬的表扬信。
（四）表扬信的写作格式
表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
1.标题
一般而言，标题放在第一行正中。主要有三种写法：
写法1：单一文种名称构成。如“表扬信”。
写法2：表扬者+表扬对象+文种构成。如“XX街道办事处致XX 职业学院的表扬信”。
写法3：表扬对象+文种构成。如“致XX村委会的表扬信”。
2.称呼
表扬信的称呼应在标题下另起一行，顶格写上被表扬者的机关、单位、团体或个人名称、姓名。写给个人的表扬信应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴，表扬信开头可不必再写受文单位。
3.正文
正文的内容要在称呼之下另起一行空两格书写。一般包括陈述事实、恰当评价和表明态度三部分内容。
（1）陈述事实。用概括的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展及结果。叙述要真实无误，突出重点，既不能过分琐碎，也不能过于笼统。最好让实事说话，少讲空话。
（2）恰当评价。在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作
所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好品德。平行式表扬信还可表达感谢之情。
（3）表明态度。如是下行式表扬信，一般对表扬对象提出勉励和希望；如是平行式表扬信，直接写给表扬对象的一般要表达向其学习的决心；写给表扬对象所属单位的，一般建议单位对其进行公开表扬或奖励。
4.结尾
在正文之下另起一行空两格书写。先写上“此致”、“致以”、“谨表”、“向你”等，然后再另起一行顶格书写“敬礼”、“崇高的敬意”、“诚挚的谢意”、“学习”等结束用语。
5.落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
（五）表扬信写作的注意事项
1.评价要恰如其分。对被表扬的人和事叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价要注意分寸感，不要任意拔高，不要过度赞美。
2.要用事实说话。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不要以空泛的说理代替动人的事迹。
3.语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短小精悍。
三、祝贺信
（一）祝贺信的概念
祝贺信是当某人、某团体或单位做出某种贡献、获得某种荣誉、
