关于费用报销的若干管理规定
为了进一步规范公司费用开支管理，加强费用控制，以达到开源节流的目的,特制定本制度。并于2012年1月1日起执行（如本制度暂未规定的其他费用开支规定也将陆续制定执行）。
费用报销流程管理
一、公司员工报销费用需按要求填制费用报销单。费用报销必须提供正式发票，报销的票据必须是税务部门或财政部门印制的合法票据，否则财务人员可以拒绝受理。票据除合法之外，还须符合以下条件，方可进行报销：
1、票据时间、单位等内容完整、真实，支出项目清楚，无涂改现象。如为采购支出，还要附有明细单，详细开列所购物品的品名、规格、数量，单价、金额等；
2、填制的大小写金额相符，如为裁剪发票，大小写金额还要与裁剪金额相符；
3、有开具单位的财务发票印章；
4、票据背面必须有经手人、证明人签字；所有报销须由经办人亲自办理，不得由他人代报或挤占其他部门支出。
5、发票附于“费用报销单”后，票据分类粘贴，票据粘贴遵循先贴小票后贴大票的原则，票据的末端与原始凭证粘贴单的右边距对齐，从右至左粘贴，原始凭证粘贴单的左边距不需要留装订位置。
6、审批手续完整；
二、费用报销审批流程及权限（预算内）：
总公司：经办人——部门负责人——财务部长——分管领导——财务总监
子公司：经办人——部门负责人——子公司财务负责人——子公司负责人——分管领导——财务总监
预算外支出除需经以上审批程序外，还需经董事长批准。
三、考虑到财务报表报送和报税等时间因素，公司每月10日以后逢周二、四两天为财务部费用报销日，其他时间不受理费用报销业务。
四、员工将签字审核后的费用报销单据交由出纳报销付款。
业务招待费报销制度
一、公司业务招待费实行预算包干制（包干经费按月发生，按季考核）。
二、管理范围:公司一切经营活动、公关活动应酬性接待开支，不论其发生地点在长沙或长沙以外地区，均属业务招待费范围，一律按本办法进行管理。
三、各部门业务招待费标准：副总经理每人每月4000元，总公司各部门按所需接待的各部门、各线，严格按预算定额执行，不得超支。
四、包干经费以外的特殊招待费用，应事先经董事长批准，并填写《业务招待费审批单》。须严格控制在限额内，超过限额而未经事先批准的不予报销。
五、所有招待费均计入部门费用或经办人费用，财务定期将各经办人已发生的业务招待费情况汇总。
六、招待费开支之后，按费用审批程序，特殊招待费用财务凭事先批准的《业务招待费审批单》报销。
附：业务招待费审批单（其中2000元以上的，需经财务总监事先批准）
差旅费报销制度
一、为了加强公司人员因公出差、外出培训和开会等费用的管理，结合公司实际情况，本着节俭、节约的原则，对差旅费报销制定本制度。
二、员工出差，需填制《因公出差申请单》，详细注明出差地点、目的、合理开支金额等项目，并经主管领导核准，董事长批准后，方可办理出差事宜。
三、需预先借支差旅费的，财务凭《因公出差申请单》和《借支
单》方可办理核准限额内的借支。差旅费开支，需按核定的费用总额
进行控制，事后超出预计金额的，需报主管领导核准，董事长批准后，
且超过标准部分只能报销80%。
四、差旅费中交通费包含火车、飞机、轮船及长途汽车费，出差
人员乘坐火车（硬座或普卧）、轮船及长途汽车,可以凭票报销，前往
火车站及机场的市内汽车费按实报销。
对于出差地点有直达火车、汽车、轮船的,应乘坐上述交通工具; 出差人员一律不得乘坐飞机和火车软卧，如因特殊情况乘坐飞机和火
车软卧的,必须在《因公出差申请单》中写明，经董事长签字可以凭
票报销机票费（火车票费）、保险费和机场建设费。
注：出差期间出租车费一般不予报销，在交通伙食补贴中支出。
五、出差期间购买的礼品及发生的招待费需在发票上注明时间、
经手人、证明人，经主管领导签字，董事长审批后方可报销。外地招
待费必须与差旅费一同报销，不能单独报销。外地招待费计入部门业
务招待费开支总额。
六、普通适用的住宿标准，出差后凭正规票据在限额内据实报销。
市内交通费伙食补贴按出差自然（日历）天数计算在报销时一并领取
出差期间因特殊原因平均住宿费超过限额标准，须由本人说明原因，部门领导审核、签字，董事长批示后方可报销。如公费陪请客人或者对方单位包食宿的，不再发放交通伙食补贴。
七、其他费用的报销范围和标准: 其他费用包括订（退）票手续费、传真费、行李托运费、邮资费等。其他费用可凭票随同差旅费一起按实报销。
八、出差归来，出差人员在5个工作日内到财务部领取规定单据，并根据出差过程中发生的费用，分类粘贴票据，如实填写差旅费报销明细表；对于原始票据丢失的，不予报销。
九、出差人员所在部门的领导对出差的任务、地点、时间和人员负责，并进行审核签字。外出培训的，需提供培训通知，并按审批程序进行审核签字。参加会议的，需提供相关会议通知。
附：因公出差申请单
因公出差申请单
通讯费报销制度
一、通讯费含办公电话费和移动通讯费。
二、办公电话费实行包干制，每间办公室150元/月开支，由总公司办公室每月负责凭发票造表汇总报销。非特殊原因超支由财务部根据该办公室人员平均分摊从工资中扣回。
三、公司职工手机通讯费用以月结发票按部门汇总每年报销两次，即每年6月15日前报销上年12月至当年5月份通讯费用，12月15日前报销6月至11月份通讯费用。
四、报销标准参照人事部门薪酬管理办法如下：
员工借支管理制度
一、凡与公司签订了正式劳动合同的员工，确因工作需要且所办业务经审批后方可办理借支。临时人员和外单位人员原则上不得在公司借支。
二、借支审批程序
1、一般员工借支，由部门负责人复核，分管副总初审，财务部长审核，董事长审批；
2、部门正，副部长借支由分管副总初审，财务部长审核，董事长审批；
3、副总经理借支由财务部长审核，董事长审批；
4、董事长和财务部长借支，相互进行审核，董事长审批。
三、坚持“前账不清,后账不借”原则,借支前需经总账会计复核是否有前欠情况,并在借支单上签字认可后,方可交相交负责人批准借支。借支必须在办完业务后5个工作日内还款或销账，否则借支款将从其本人工资中扣回，借支无正当理由长期不归还的，按其欠款时间以年利率10%收取资金占用费。
办公费报销制度
一、为加强公司办公费用的管理，节约支出，降低管理成本，特制定本办法。
二、办公用品的购置
1、凡批量购买的或年度经常采购的办公用品，及价格较高的办公用品、批量印刷等，采购部门应对规格、型号、性能、价格等内容进行市场调查，货比三家，确定最优采购方案，经财务部门核定后，签订经济合同。
2、较小的零星办公用品由采购部门依据“价廉物美”的原则直接采购。
3、办公室为公司办公用品指定采购部门。其他部门及个人不得自
