材料采购及入、出库管理办法
为了保证工程材料采购的合理性，确保所购材料符合需求，保障工程项目的顺利实施，减少库存及浪费，特制定本办法。
一、工程部门（申请人）依据施工方案并结合实际情况，填写《领（购）原材料申请书》，填写清楚所需原材料的数量、规格、用途、使用部位等重要信息，由工程部负责人签字后报送库管部门。
工程部门报送申请时，特别是涉及大宗原材料时，要根据施工进度，充分考虑所购原材料的招投标、生产周期、运输等因素，预留充足的时间，保证原材料的适时适度采购。
二、库管部接到申请书后要及时根据申请书内容核对库存的情况，并对应实际购买的规格、数量等作出即时回复，由责任人签字后交监理部。
三、监理部门接到《领（购）原材料申请书》后，要对申请领（购）的内容进行审核，根据库存情况安排是否出库，不需安排出库的可直接安排不予出库；需要安排出库且库存满足需要的报项目负责人批准后安排出库。库存不足的监理部审批意见后转交采购部，并确定是否招投标、签合同，要求厂家提供的资料、手续等，确保所购原材料符合设计规范和施工要求，控制采购数量，避免浪费，如果有误，要发回申请人重新填报申请。
此环节审核周期小件原材料既收既核既转，大宗原材料原则不超过一天。
四、采购部门接到《领（购）原材料申请书》后要严格按照有关部门签署的意见进行采购，必要时结合工程部监理部编制招、投标通知书，并及时发布招标信息。需要议价或招标的需由不少于三家报价，填写《询价记录》，并要求商家提供相应样品及其产品合格证、说明书，通过后，采购部负责封
样并起草买卖合同，并将合同文本、《询价记录》、《申请书》一并交项目负责人审批、索要商家的资质证及其他所需资料及手续。
五、项目负责人组织相关人员对合同、询价记录进行集体研究确定最终结果，由监理部按公司合同审批流程进行审批并组织买卖双方签字、盖章，合同签订后安排采购部按相关要求进行采购，合同最终文本交档案室及财务部。无需签订买卖合同的采购项目，申请书由项目负责人签批后可安排采购。
六、采购的原材料到场后，由采购人员监理部人员及库管人员对所购原材料的数量、规格、质量进行验收，确保所购原材料与工程部所需材料一致，与招标时提供的样品一致，与供应商提供的合格证、说明书及其他配套资料一致，无误后，由库管人员填写入库通知单，三方人员签字，库管人员做好入库登记。
七、库管人员及时通知申领（购）部门领取所需原材料，填写出库通知单，由领用人、库管人员、工程部负责人签字。最少要有三人签字。
八、无论采购数额大小，都应履行入、出库手续，采购人员凭收据（询价单）及入库单一并交财务部方可报销。
九、监理部对收到《领（购）原材料申请书》进行统筹安排，有库存的安排是否领取，无库存的安排是否采购，对于需采购的原材料视情况确定采购方式：原则上：①单价100元以下或总额1000元以下的采购项目，项目负责人签字后直接交由采购人员进行采购，采购人员不必填写询价单，但应货比三家，避免浪费，入库单无需监理部签字。
②单价100元以上或总额5000元以下的采购项目必须填写询价单，视情况确定是否签合同。
③单价1000元以上或总额5000元以上的采购项目原则上必须签订买卖合同，视情况确定是否招标。
④10000元以上的采购项目必须进行招标。
十、是否需要商家提供资质证，合格证、说明书等资料及手续，由监理部视需要确定，并在申请书上注明，以免影响该原材料的使用及职能部门的验收、备案等。
十一、建立追责制度，相关签字责任人要对所属环节承担赔偿责任，采购人员、库管人员在入库前后分别对所购材料的规格、数量、质量负责，领用单位负责人要对原材料的使用负责。监理部要对采购的申请过程负责，保证所购原材料及相关手续资料准确无误。谁造成的损失谁负责，因主观故意或渎职造成的损失还要承担由此造成的连带损失责任。
