办公室岗位职责及管理制度整理完整版
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岗位职责
一、谢皓宇工作内容
(一)管理公司资质工作
企业资质证书是建设工程行业的准入证,行政法规、部门规章对资质证书各等级所从事的工程范围、规模、人员配备、资金及必须具备的各项条件等均进行了强制性要求。为保证企业从事经营活动合符法律法规,为提高企业资质等级、扩大经营规模做好铺垫,特制公司资质管理规定。1、资质管理工作范围
(1)公司下属造价、房地产、土地、咨询华邦资产招标代理丰年公司的资质类证件升级、增项、年检、核查、延期
(2)月度、季度、年度行业报表的填写上报
(3)公司下属造价、房地产、土地、咨询华邦资产招标代理丰年公司的资质类证件人员配备、年检、注册、证件管理
2、资质管理信息收集
(1)对各类资质证书、人员证件有效期进行汇总登记,及时、准确的掌控证件年检、延期情况。
(2)积极主动的通过多方途径,如政府网站、上级主管单位、兄弟单位了解最新的资质、人员管理规定,及时为年检、升级、核查、注册做准备工作。
3、准确理解资质管理规定,提前准备相关资料,确保各项工作及时、合格。(1)对收集的资质管理信息进行分析、筛选,充分理解上级主管单位下发文件的要求,对不理解部分要主动与主管单位负责人去沟通、交流,对不
能达到之要求不可擅自作主,而造成不必要的损失。
(2)在充分理解各项要求的前提下方可着手编制年检、延期等申请资料,在组建申请资料需要内容时应对合理性进行分析,如业绩与造价、人员证件与年龄等是否相符。
(3)因年检、延期等资质管理工作涉及内容较多,如年度审计报告、工程业绩等需公司财务部、合作单位提供多项资料。故负责人必须提前准备,分清主次、前后顺序,提前与相关人员进行沟通,并以书面形式将所需内容的要求、时间进行告知,并对结果进行跟催。
(4)各项申请资料在上报主管单位之前必须留存一份备案,如因修改而出现多份留存,则将不合格资料进行销毁,留存合格资料。
(5)严格按照相关规定上报月度、季度、年度行业报表,报表内容如涉及到财务相关内容必须与财务负责人进行沟通,力求符合资质要求的同时确保符合财务管理。
(二)会所服务工作
在主管领导的管理下,做好我公司会所的日常接待、服务工作,确保所辖范围设施、设备正常运转,热情和真诚接待宾客,为提升公司形象、扩大经营规模做好铺垫。
1、服务态度
态度积极:诚恳的态度表现出与别人沟通的意愿,积极的态度能使客户和客人上门并愿意再度光顾。
声调音色:声调比实际语言表达出更多真实的讯息。我们要求是开朗、热忱及友善的态度。
机智老练:适时说适当的话是重要的技巧。避免说些令客户或客人产
生误会的话,随时保持机智并注意到什么该说,什么不该说,以提高客人的满意度。
善用名称:熟悉客人的称呼反映出对客人的特别关心和照料,也对客人的尊重。
殷勤周到:生意兴隆是来自礼貌、友善、尊重的服务。殷勤周到的服务人员待客如“人”而非“物”。
提供建议:提供客人所需的建议是对会员表达细心和关心的方法之一,服务人员对他们所提供的产品及服务要完全了解。
2、仪容准则
身体部分:每日清洗,刮胡后勿用浓烈香水。
手部:经常清洗,保持干爽,指甲要保持清洁。
足部:每天换干净的袜子,穿合适的鞋。
头发:不能有头屑,保持整齐、干净、款式正常。
脸部:勿浓装艳抹,保持口腔清新。
衣服:保持衣裤的干净,平整。
3、礼节规范
主动提供服务,以表现我们对其热心的照顾。
对客人的要求应耐心且有礼貌地办好。
注意及时清理垃圾筒及饮料空瓶等,保证会所环境的干净整洁。
随时保持自然、亲切的笑容,表达我们对客人的欢迎和感谢。
随时注意自己的身体语言及得体对答。如“您好”“欢迎光临”“谢谢光临”“我能为您效劳吗?”“谢谢”“谢谢您”“不客气”“对不起,请稍候”“是
的,马上来”“请”“请问”“请吩咐”“请喝水”“请慢走”“请多指教”“请问有什么可以帮到您吗?”等等。
4、用车服务
(1)坚守工作岗位,不要串岗,服从领导的工作安排,认真履行工作职责,完成好出车任务。
(2)上岗要仪表整洁,言谈举止要文雅,要文明用语,态度热情,服务周到。
(3)严禁酒后上岗,不在车内吸烟,营造健康舒适的乘车环境。
(4)严格执行车辆维护制度,不接打电话、不开带病车、不开快车、不开变速车,经常保持车辆的完好状态。
(5)加强安全意识,把安全行车放在首位,严格遵守交通规则,以保障行车安全。
(6)定期进行卫生扫除,严禁杂乱物品堆放在车上,保持车的清洁,给乘客以良好的就车环境。
(7)要树立良好的服务意识,热情为每一位乘车人员服务,特别在为宾客服务中,做到礼貌问候等。