医药公司采购员工作程序参考模板药品进货程序
为规范经营，保证药品质量，特制定药品进货程序。操作步骤如下：
一、责任与流程
1、责任业务部
2、流程图
1、进货计划的编制
业务部应根据公司药品销售情况和库存情况，编制月采购计划或年采购计划。编制计划时应注意以下各点：
（1）供货单位的选择除使用单位有特殊要求者外，原则上应选择质量信誉好、GMP或GSP认证单位以及对所供药品能够提供质量保证的生产（经营）企业。
（2）具体品种的选择
①合法企业生产（经营）的合法品种；
②药品质量符合国家质量标准，包装和标识符合有关规定和储运要求；
③具备相关的文件（资料）。
（3）计划表格式：月计划表由业务部设计，内容包括药品名称、规格、单位、数量、生产（经营）企业。
（4）编制计划应有质管部人员参加或会签。
2、供货单位与药品合法性的审核
（1）审核供货单位的法定资格
①索取供货单位《药品生产（经营）许可证》和《营业执照》《GSP或GMP证书》复印件（必须加盖供货单位鲜章）；
②审核供货单位（证照）经营方式和经营范围的符合性；
③审核供货单位证照的有效期和年检情况。
（2）对供货单位销售人员进行资格认证，索取其身份证复印件和法人授权委托书（法人授权委托书应审核法人的签字或盖章、委托人与证照法人的一致性或相关说明、授权范围与时限等）。
（3）药品合法性和质量可靠性的审核
①购进首营品种，除审核经营证照、GMP认证书复印件外，还应索取所购药品的生产批件、质量标准、价格批文、使用说明书、标签、最小包装等。
②购进常规品种，除索取经营证照、GMP认证书复印件外，还应索取所购药品的生产批件、质量标准、价格批文、使用说明书、标签、最小包装等。
③购进进口药品，供货单位应提供《进口药品注册证》和《进口药品检
验报告书》复印件（加盖供货单位质管机构鲜章）。
（4）除已盖鲜章的文件（资料）外，质量保证书（或协议）也应加盖供货单位鲜章。
3、公司审批
（1）购进一般品种，经上述审核后，业务部可按质管部、公司领导签字同意的购进计划开展下一步工作。
（2）从首营企业进货或购进首营品种，业务部应填写《首营企业审批表》或《首营品种审批表》，经质管部签署意见，报总经理审查批准后方能开展经营活动。
4、签订有明确质量条款的购货合同。
以上手续办完后，业务部即可与供货单位签订购货合同，合同应符合国家法律和政策规定，所填项目应规范、完整。
（1）工商合同的要求：
①药品质量符合质量标准和有关质量要求；
②药品附产品合格证；
③药品包装符合有关规定和货物运输要求；
④随货应附同批次的检验报告。
（2）商商合同的要求：
①药品质量符合质量标准和有关质量要求；
②药品附产品合格证；
③药品包装符合有关规定和货物运输要求；
④进口药品，供货方应提供符合规定的证书和文件。
⑤同批次检验报告
5、购进记录
（1）购进药品到货后，业务部做好采购订单。
（2）购进药品验收时发现不合格药品报质量部处理，退货药品按《药品购进退出程序》处理。
（3）业务部应按要求做好购进记录。记录应注明药品名称、规格、剂型、单位、生产厂家、供货单位、数量、批准文号、有效期、到货日期等内容。
（7）购进记录应保存至超过药品有效期1年，但不得少于3年。
购进药品退货程序
2、保管员将已备好的药品连同销售凭证交复核人员进行复核。确认货与单相符、外包装符合规定后方可发货。
在药品经营活动中，时有购进药口退货情况，为指导此项工作，特制定购进药品退货程序。
一、责任与流程
1、责任各部门相关人员
二、程序
1、联系退货
购进药品入库验收时发生非质量问题的退货，如货单不符（包括品种不符和多发等）、外包装破损等，由业务部与供货单位联系退货，并填写《药品购进退出记录》。
2、实施退货
业务部获得供货单位同意退货的信息后，填写《购进退货通知单》，质管部和财务部签署意见后，通知储运部办理退货手续。储运部将退货药品移置退货区，建立《药品购进退出记录》。药品出库时，交接双方签字备查。
3、购进药品入库后的退货
购进药品入库后发生非质量问题退货，如供货单位因货款问题要求退货，本
公司因滞销要求退货等，按上述程序处理，业务、财务、质管部分别签字，有帐务的部门应分别作好记录或台帐。
4、建立购进退货记录
购进药品入库验收时发生非质量问题退货建立《药品购进退出记录》，退货原因栏填“外包装破损”、“滞销”、“货单不符”等。
不合格药品的确认和处理程序
为保证药品质量，准确确认和处理不合格药品，特制定本程序。
一、责任与流程
1、责任：业务部、储运部、质管部、业务员、验收员、养护员、保管员。
2、流程图
质量管理部
1
（1）药监部门发文通知不合格的药品以及药检所抽查的不合格药品
（2）供货单位来函通知的不合格药品。
（3）验收员、养护员报质管部确认的不合格药品。
（4）质管部不能确认的，报药品检验部门确认为不合格的药品。
2、不合格药品报告及审批
（1）发现不合格药品的部门应填写不合格药品处理报告单，上报质量管理部。
（2）质量管理部审查不合格药品的资料，并签署处理意见。如发现重大质量问题应直
接报告总经理。
3、不合格药品的处理
（1）入库验收时发现不合格药品，应拒绝入库，并填写《药品拒收报告单》，通知有
关部门拒付货款，并将不合格药品移入不合格品区，及时通知供货方。
（2）发现在库药品不合格时，挂黄牌暂停销售，通知质管部确认后分别处理。
（3）对于外包装质量不合符规定的，由验收员或养护员报质管部通知业务部与供货单
位联系，作退、换货处理。
（4）生产厂家或供货单位来函通知的不合格药品，由质管部通知储运部清查在库药品，
填写清单数量后，通知业务部办理退换货手续。
（5）药监部门发文通知不合格药品以及药检所抽查的不合格药品，由质管部通知各相
关部门，清查不合格药品并追回，并及时将清查结果报质量管理部，不合格药品交由当地药
监部门进行处理。
