从美国的档案馆馆藏看档案资源建设
从美国的档案馆馆藏看档案资源建设
根据国家档案局和美国密西根大学本特利图书馆签署的双方交流培训计划，2010年10月24日至11月20日，国家档案局组织了第六期中青年档案业务人员赴美培训班。来自国家档案局，部分省、自治区、直辖市档案局的24名中青年档案工作者参加了培训。
培训班严格按照培训计划和任务，先后在密西根大学本特利图书馆和美国国家档案馆进行以电子文件管理为主题的培训，参观考察了美国国家档案馆、福特总统图书馆、密西根州档案馆、密西根州文件中心、美国档案工作者协会、芝加哥历史博物馆、芝加哥艺术博物馆、麦当劳金色档案馆、卡夫公司等单位的档案工作。还参加了10月28日在密西根大学举办的“档案利用与历史研究”论坛。
短暂的28天培训，学员们接受了来自美国同行的大量信息，分享了他们档案工作的经验和做法。馆藏档案资源建设是中美档案工作者共同的任务和使命。我国各级综合档案馆都在致力于整合档案资源，构建覆盖民生的档案资源体系。美国国家档案馆馆藏100亿张纸质文件，30万卷电影胶片，500万张地图、图表、建筑图纸，20万盒音像制品，900万张航拍照片，1400万张静止画面与海报，62万7千余件
手工制品以及其他材料。美国档案同行的丰富馆藏的理念和做法，值得我们借鉴。
一、鼓励个人捐赠档案
捐赠已成为美国的一种文化。美国是一个年轻的国家，历史短暂，没有王室贵族。但坐收两次世界大战之利，经济快速发展。一代富豪产生了，他们没有把钱留给子孙，而是在全世界购买艺术品，然后无偿捐赠，建立_座座博物馆、艺术馆。
1939年罗斯福总统将其个人及任期内的文件捐赠给联邦政府，建立第一个总统图书馆，源于他“把过去的文件集中保存在这里为了将来人民更好的使用”的认知。他号召一个国家(民族)要相信三件事情：一是必须相信过去；二是必须相信未来；三是必须相信他的人民有从过去历史中获得判断、开创未来的能力。美国历史、档案史都会铭记罗斯福总统。此后，一个个总统图书馆建立起来，至今已有13个总统图书馆。
捐赠带来的文化交流增值成为美国文化。美国国家档案馆、图书馆也鼓励社会各界机构、组织和个人捐赠有价值的档案材料。
比如在密西根大学本特利历史图书馆网站上，有针对新
捐赠者的捐赠指南。首先让机构和组织了解其捐赠的意义，是记录国家或城市的历史，不是出名得利，让公众从捐赠中认识到自已是历史长河中的一朵浪花，找到历史归属感；其次简明地告诉捐赠人可以捐赠的材料，对个人捐赠者来讲，比如信函、回忆录、演讲稿、日志、照片、剪贴薄、幻灯片、录音、录像、生平传记、专业著作等；对于组织和机构，其来往信函、章程、管理文件、财务文件、建筑文件、合法文件、科研文件、职工名册、备忘录、会议记录、公开出版物、照片、声像资料等，更能激起捐赠者欲望的是列出近期捐赠档案名单。
目前，他们正以网上专题展览方式吸引更多的人士捐赠相关的图片丰富展览内容。
在本特利图书馆建馆60年的历史上，已接受了9000多个机构和个人的档，案捐赠，有5000多件手稿，15万张图片，10000张地图，12000录音文论文联盟件，4000余卷缩微胶片，58000多本出版物。
在社会分工中，每个个体所占有的社会资源、所从事的劳动分工、所做出的贡献是有差别的。我们从建立各地的名人档案人手，要更关注各个领域的专家教授，关注各个领域的典型代表，关注生活在各个阶层的劳动者，从中发现潜在的档案形成者，鼓励他们建立自己的档案，鼓励他们捐赠档案。正如密西根大学建立的前卫建筑设计师作品展览，哥本
哈根市档案馆主动与本市著名建筑设计师联系，网上开辟专栏，建立他们各自的设计专题，得到建筑设计师们的积极响应，为吸引更多个体捐赠档案或配合建立他们档案起了很好的宣传发动作用。
二、组织历史与个人历史并重
美国各个档案馆在注重构建某一行政区域、某一城市、某一机构历史档案的同时，更加重视通过发掘人的历史反映社会的变迁，收集了大量的城市社区、社会群体、公民个人档案资料，使城市的历史更丰富，更具有特色和质感。比如芝加哥历史博物馆档案部近年来建立的“芝加哥儿童”、“墨西哥移民展”、“同性恋历史”、“芝加哥中国城”等口述档案，特别是“芝加哥中国城”采访了许多到芝加哥的美籍华人，主要以实物、照片、声音等形式反映了他们移民到芝加哥的生活、创业状况，使馆藏档案中更多地听到来自不同阶层、不同群体的真实声音，丰富了馆藏，走进了百姓。
三、重视对各级领导及部门负责人档案的收集
密歇根大学本特利图书馆的重要馆藏是接收历届密歇
根州州长的档案。法律没有规定州长的档案必须交给哪一级哪一类档案馆，这个资源谁都可以争取。在本特利图书馆很幸运保存了历届州长的档案，既包括州长任期内个人形成的书信、演讲稿、出版物、签署的文件、电子邮件，也包括其办公室在协助处理业务时形成的文件，数量庞大。州长档案部负责人Tom形象地说，每次州长卸任前几天，我们都忙着用卡车往档案馆运文件。
在我国各级党委、政府领导，各部门负责人既是该区域党委、政府以及部门的领导核心，也是重要的档案的形成来源，我国相关法规已经把他们公务活动中形成的文件纳入了各级档案馆、档案室的归档范围，但是很少征集或接收他们在半公半私活动或者个人形成的对某个地区历史有重要价值的文件材料。如书信、发表文章、交往中的礼品、外出考察时带回的资料等。我们能否在正常接收公务档案的同时，鼓励各级领导、部门负责人的捐赠他们的个人档案呢?
四、谱系档案DIY
与我国家谱不一样的是，美国谱系档案是由各个时期的、不同类别家族信息资料不断充实、整理形成的。而这些家族信息又被分散保存于人口普查档案、军队档案、移民档案、土地档案之中，需要进一步查找、挖掘。通过人口普查
档案可以具体查阅家庭成员的个人情况。包括家庭成员的姓名、年龄、出生的国家或州、父母的出生地、婚姻状况及婚龄、职业、家庭财产和私人拥有物、农业种植情况等；通过查阅保存在华盛顿国家档案馆以及保管在国家军队个人档案中心的联邦军队档案，可以知道祖辈们的军衔、入伍或复员日期、简要传记、就医情况、服役期间的信函、宣誓书、免职证人证词等信息；通过土地权证获悉土地拥有者的年龄、国籍、出生地、服役情况、经济状况、文化教养，家庭成员信息和所拥有的土地情况。
美国国家档案馆契台公民需要，利用信息技术让公民可以通过美国国家档案网站建立自己的家谱。美国国家档案馆与美国家谱信息公司(ancesty)合作，将上述涉及个人信息的档案数字化，在网站开
设“谱系兴趣研究主题”，人们只需点击相关主题词，即可进入相关档案的在线查阅网页，查找相关信息。还在馆内安排了研究顾问，指导利用者如何科学地将这些资料进行鉴定、归类、整理，形成较为规范的属于自己家族的谱系档案，如何将大事记、图片制作成规范的剪贴簿，如何将家庭录像带转化成符合要求的录影带等具体环节方面的内容，也有开设网络专栏、举办现场专题讲座等理论指导方面的内容。一方面让公民了解档案与自己息息相关，同时也吸引公民将自己的档案捐赠给档案馆。
