资料分类编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（ C ）、短期（D) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4 位，如“0134”目录号：3 位，如“001”案卷号：4 位，如“0001”顺序号：3 位，如“001”2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30 年（D30)、10 年（D10) ，在每一个保管期限内，按照XX 单位《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编 3 个流水卷号，即永久（Y)一个流水号， 30 年（D30)一个流水号，10 年（D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4 位，如“0134”年度：4 位，如“2013”保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年“D30”、定期10 年“D10”。

机构或问题：2 位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

件号：4 位，如“0001”二、会计档案：按卷“”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐 K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、15 年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号 - 目录号-年度-案卷号全宗号：4 位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4 位，如“2009”案卷号：4 位，如“0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。

档案分类编号方案（一）一、分类原则1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：（1）文书类档案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘测类档案（代字：B）；B1 工程地质B2 水文地质B3 控制测量B4 地形测量B5 摄影测量B6 地图（3）城市规划类档案（代字：C）；C1 国土规划C2 总体规划C3 分区规划C4 详细规划C5 规划基础资料（4）城建管理类档案（代字：D）；D1 土地管理D2 用地规划管理D2.1 建设用地规划管理D2.2 违法用地管理D2.3 选址意见书管理D3 建筑工程管理D3.1 建筑工程规划管理D3.1.1 公共建筑类工程规划管理D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理D3.2 规划设计审批管理D3.3 违法建设管理D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；E1 会计报告E2 会计账本E3 会计凭证E4 其他（6）照片类档案（代字：F）;F1 永久F2 长期F3 短期（7）实物类档案（代字：H）；Ｈ１锦旗类Ｈ２奖牌类Ｈ３奖杯类Ｈ４其他类（8）声像类档案（代字：R）；R1 照片（底片）R2 录像带R3 录音带R4 光盘与磁盘三、编号方法1、文书类档案的编号●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001案卷号（第1个案卷）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

工程资料表格编号规则A类工程准备阶段文件主要是建设方在工程开工之前准备的资料，施工资料员不需编制;A1类决策立项文件(A1-×)A2类建设用地文件(A2-×)A3类勘察设计文件(A3-×)A4类招投标及合同文件(A4-×)A5类开工文件(A5-×)A6类商务文件(A6-×)A7类其他文件(A7-×)编号规则:A×-×B类监理资料编号规则:B×监理资料为施工现场监理和施工单位使用的表格，含开工、复工、通知单等，大部分地区是依据了最新的《建设工程监理规范》GB50319-2013进行的修订;监理资料编号相同表格按01开始顺序往下编。

C类施工资料施工开始及过程中的全部资料，管理类资料、技术类资料、测量类资料、物资类资料、施工记录、试验资料、最重要的就是过程验收资料，也就是检验批资料表格。

施工单位资料表格编号各地区不同，如北京的编号规则是:分部——子分部——分类——顺序号。

根据地方资料管理规程要求编制个地方资料编号。

以下的分类也是仅供参考，不适用于所有地区。

C1类施工管理资料(C1-×)C2类施工技术资料(C2-×)C3类施工测量记录(C3-×)C4类施工物资资料(C4-×)C5类施工记录资料(C5-×)C6类施工试验资料(C6-×)C7类过程验收资料(C7-×)C8类单位工程竣工质量验收资料(C8-×)C9类强制性条文检查记录(C9-×)D类竣工图竣工图(纸质竣工图和竣工图电脑数据)是建设工程在施工过程中所绘制的一种“定型”图样。

它是建筑物、施工结果在图纸(或图形数据)上的反映，是最真实的记录，是城建档案的核心。

竣工图编制的组织由建设单位负责，建设单位在工程设计、施工合同中应对竣工图编制的有关问题按下列规定予以明确。

工程资料分类方案编码规则一、引言工程资料是工程项目实施过程中产生并需要管理的各种文档、图纸、数据和信息的集合体。

对工程资料进行合理的分类和编码，有利于实现资料的高效管理和利用。

本文旨在制定工程资料分类方案编码规则，以便统一、规范地对工程资料进行分类和编码，并提高资料管理的效率和质量。

二、编码规则的基本原则1. 适用性原则：编码规则必须适用于各类工程资料，包括施工图纸、设计文件、施工记录、验收资料等各类文档和数据。

2. 规范性原则：编码规则必须符合国家相关标准和规范的要求，保证资料的合规性和统一性。

3. 灵活性原则：编码规则需要具有一定的灵活性和适应性，以应对不同类型的工程项目需求。

4. 简洁性原则：编码规则需要简洁明了，易于理解和应用。

5. 一致性原则：编码规则需要保证在同一领域、同一项目范围内的一致性，以便于不同资料之间的关联和查找。

6. 可扩展性原则：编码规则需要具有可扩展性，以适应未来工程资料管理的发展需求。

三、工程资料分类编码规则1. 资料主题分类：按照工程项目的不同阶段和内容，将工程资料分为设计阶段资料、施工阶段资料、验收阶段资料等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

2. 资料管理分类：根据资料的不同管理属性，将工程资料分为公开资料、内部资料、机密资料等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

3. 资料格式分类：根据资料的不同形式和格式，将工程资料分为图纸、文档、数据等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

4. 资料项目分类：根据工程项目的不同部位和系统，将工程资料分为土建工程资料、结构工程资料、给排水工程资料、电气工程资料等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

5. 资料时间分类：根据工程资料的产生时间和更新周期，将工程资料分为常规资料、临时资料、历史资料等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

6. 资料归档分类：根据工程资料的归档要求和条件，将工程资料分为永久归档资料、临时归档资料、材料档案等，采用字母、数字或组合的方式进行编码。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX（D10)件号年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。

件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。

档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。

7。

1、JJ2、JJ3、2为SB文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。

载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。

1、实物档案按卷整理，目录号为SW。

档号构成：全宗号—分类号—年度—件号。

2、印章档案按卷整理。

目录号为YZ。

案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号。

文件编码规则11-AD03-202102-001一、目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，达到信息资料可追溯性，保证公司文件体系有效运转。

二、适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。

三、文件编号原则1.日期表示格式：YYDDYY年份：用四位数字表示，如2021表示公元2021年。

MM月份：用两位数字表示，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。

DD日期：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。

例如: 20210212表示 (2021年02月 12日)2.文件的编号，其代号组成如下所示:XX1-XX2XX3-XXX4-XXX51:企业代码，由2位阿拉伯数字表示，见代码汇总;2:部门代码，本公司文件类号见下表3:文件类号，本公司文件类号见下表4:文件年份，由6位阿拉伯数字表示，不足月分用0补足;5:同类别下文件流水号，由三位阿接伯数字成，001；002......;3.文件编号示例:重庆禾一电气设备有限公司行政部通知通告类2021年第1号文件10-AD05-202102-001文件顺序号年月份部门文件代码公司代码四、资料保管的期限、密级的划分（1）资料保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。

永久：指资料档案需永久保存。

长期：指资料的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期：指资料保存20年以下。

如果工程资料在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管期限以保管期限较长的为准。

（2）资料保管密级的划分资料保管的密级划分为普通、机密、绝密三种。

如果在同一案卷内有不同密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。

A：“普通”保密内容的一部分，一旦泄密会遭受一定损失。

B：“机密”保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使公司遭受较大危害和较大损失。

C：“绝密”保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。

文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。

2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。

4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。

5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。

二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。

3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。

4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。

不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。

技术工程股份有限公司文件、资料分类编号规定文件编号：LZ/GZ2010-02A/1页数：第1 页共12 页批准日期：2004-07-01生效日期：2004-07-01起草：审核：批准：为了使本公司零乱无序的文件资料形成有机联系的系统，便于管理和利用，特制定此分类编号规定。

本规定明确了本公司归档文件、资料分类编号的原则和方法。

适用于本公司应向档案馆归档的各类文件和库藏档案、资料的分类编号。

各分支机构若已形成科学系统的分类编号，仍可按原分类编号方法执行。

但新承担的连铸工程与板带工程的设计文件一律按此进行。

一、连铸工程设计文件的编号方法图号案卷号，由档案馆给定R Ca、b···）(1、2···)图纸序号（0、1、2···目录0）案卷号尾注号，见附表1设备分类细分号（01～）（从01～）见附表201～599方坯连铸）（600～板坯连铸）二、板带公司工程设计文件的编号方法1.全流水号T ×× A ××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表32.带部件号T ×× A ×× .××－×□修改版次号a，b，c，…图纸序号0、1，2，…图纸目录为0部件顺序号01，02，03，…单机设备顺序号01，02，03…分隔号机组顺序号01，02，03，…机组代号见附表3三、各类科技文件修改、作废补充的编号方法1. 图纸修改、作废的编号（1）在原图上修改或单张原图作废另制新图代替时，其图号不变，并在被修改或制新图代替原图的那张图纸的图号后的修改符号栏内，加注修改版次号，第一次加注a，第二次加注b，余类推。

（2）另编一个新案替换一个原案卷（原案卷作废）时，原案卷号作废，所编案卷另编新案卷号，并在新案卷首页上注明原×××号案卷图纸作废，以本案卷代替。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（丫）、长期（C）、短期（D）,在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，长期（C）一个流水号、短期（D）一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号一目录号一案卷号一顺序号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：3位，如“ 00T案卷号：4位，如“ 000T顺序号：3位，如“ 00T2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）,在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y）一个流水号，30年（D30）一个流水号，10年（D10）一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号一年度一保管期限一（组织机构或问题）一件号全宗号：4位，如“ 0134”年度：4位，如“ 2013”保管期限：1或3位，如永久“ Y”，长期“C',短期“D'，定期30 年“D30'、定期10 年“D10'。

机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ ZZ'表示。

件号：4位，如“ 000T二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。

档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“ 0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“ 2009”案卷号：4位，如“ 0001”。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）信访档案。

文件资料编号规则文件、资料编号是对文件、资料进行管理和检索的一项重要工作，它可以帮助组织和个人更高效地管理和利用各种信息资源。

文件、资料编号规则通常包括编号的格式、原则和使用方法等方面的内容。

下面将详细介绍文件、资料编号规则。

文件、资料编号的格式通常由数字、字母和符号组成，根据具体情况可以采用不同的形式。

例如，可以使用纯数字、数字+字母组合、数字+日期等形式进行编号。

编号格式应该便于阅读和理解，并且能够准确地表示文件、资料的属性。

同时，在制定编号格式时，还应该考虑编号长度的合理性，以免过长或过短给后续的管理和检索工作带来麻烦。

文件、资料编号的制定应遵循一定的原则，以确保编号的唯一性、连续性和稳定性。

首先，应根据文件、资料的特点和种类制定编号规则，确保每个编号都是唯一的。

其次，应保证编号的连续性，即每个新加入的文件、资料都能按照一定的顺序进行编号，便于后续的管理和检索。

最后，应尽量保持编号的稳定性，避免频繁地修改和调整编号规则，以免给组织和个人带来不必要的困惑和麻烦。

文件、资料编号的使用方法也是制定编号规则时需要考虑的重要方面。

在文件、资料的收集、整理和存储过程中，应按照编号规则进行编号，并进行相应的记录和备份工作。

在需要查找和使用文件、资料时，可以直接根据编号进行和检索。

此外，还可以通过建立数据库、利用文档管理系统等工具来更好地管理和利用编号信息，提高工作的效率和质量。

总之，文件、资料编号规则的制定对于组织和个人进行信息资源管理和利用非常重要。

合理的编号规则可以使文件、资料的管理和检索更加便捷和高效，提高工作效率和质量。

因此，在制定编号规则时，需要考虑编号的格式、原则和使用方法等方面的内容，并根据实际情况进行合理的设计和调整。

监理资料编号规则1.编号格式：-顺序编号：根据资料的生成时间顺序依次编号，如1、2、3、4……。

-分级编号：根据资料的种类或级别进行编号，可采用多级编号形式。

例如，由大到小分为项目编号、子项目编号、资料编号，如A-01-0012.项目编号：项目编号是对整个项目的编号标识，一般包括项目名称、工程代号、工程类别等信息。

项目编号通常由项目管理部门或相关主管部门统一制定。

3.子项目编号：子项目编号是对项目中的不同子项进行编号标识，如招标文件、设计文件、施工文件、竣工文件等。

子项目编号可以根据项目特点和施工阶段的不同设置不同的编号规则。

4.资料编号：资料编号是对具体监理资料进行编号标识，如会议纪要、工程检查记录、质量报告、施工图修改意见等。

资料编号一般由监理单位或监理人员根据具体需要制定。

5.编号规则：具体的编号规则可以根据实际情况进行制定，以下是一个示例：-项目编号：由项目管理部门或相关主管部门统一制定，如P-001-子项目编号：根据项目特点和施工阶段的不同设置不同的编号规则，如设计文件子项目编号为D-001，施工文件子项目编号为C-001 -资料编号：设置不同的资料类型与编号，如会议纪要编号为M-001，工程检查记录编号为I-001，质量报告编号为Q-0016.编号管理：为确保编号规则的有效运行，需要建立完善的编号管理制度，包括：-统一编号制度：制定统一的编号规则和编号格式。

-编号登记册：建立编号登记册，记录各个资料的编号和相关信息。

-编号分发：由专人负责编号分发，确保每份资料都有唯一的编号。

-编号归档：对已编号的资料进行归档，并记录归档位置和相关信息。

以上是一种常见的监理资料编号规则，具体的规则可以根据实际情况和需求进行调整和制定。

在制定编号规则时，需要充分考虑项目特点、资料种类和编号管理的方便性与合理性，以提高资料管理的效率和准确性。

工程项目资料编号制度一、总则为规范工程项目资料管理工作，提高文件检索效率，保障信息安全，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工在工程项目资料管理过程中的编号工作。

三、编号原则1. 规范性：编号应规范、统一，方便查阅和管理。

2. 连续性：编号应按照时间顺序编排，保证文件的连续性。

3. 层级性：根据文件的重要性和分类，采用不同的层级编号。

四、编号规则1. 项目编号：项目编号由项目名称、年份、顺序号组成，如：项目A-2022-001。

2. 文件夹编号：文件夹编号由项目编号、分类编号、序号组成，如：项目A-2022-001-001。

3. 文件编号：文件编号由文件夹编号、日期、序号组成，如：项目A-2022-001-001-20220101-001。

五、编号流程1. 项目立项：在工程项目立项阶段确定项目编号。

2. 文件分类：根据文件的性质和内容确定文件夹编号。

3. 文件编制：根据文件的日期和顺序确定文件编号。

4. 文件归档：将编制好的文件按照编号顺序进行归档。

六、编号管理1. 编号维护：在项目进行过程中，对编号进行动态管理，保证文件的及时归档。

2. 编号查询：提供编号查询工具，方便员工查询相应文件。

3. 编号存档：对于历史文件编号进行存档和备份，确保信息的完整性和安全性。

七、违规处理1. 对于违反编号原则和规则的行为进行批评教育和整改；2. 对于恶意篡改、删除编号的行为，视情况给予纪律处分。

八、附则1. 本制度于发布之日起正式实施；2. 对于本制度的解释权和修改权归公司管理部门所有。

以上为《工程项目资料编号制度》，请各部门遵照执行。

公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。

二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。

三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。

四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。

五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。

六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。

七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。

八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。

有限公司文件资料分类编号规则第一章总则第一条为加强文件资料的标准化管理，规范公司合同存档，明确在合同存档环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订为规范文件资料编号的指导性和标准性文件，便于目标成本的落实和控制。

第二条本规则除特别指明外，适用于《00000有限公司》所有资料文件。

第二章编号原则和方法第三条文件资料分类编号规则应遵循下列原则：1.适应公司主营业务的合管理需要。

2.与公司管理、项目管理和成本管理相匹配的分类方法。

3.公司所有文件资料都应按统一标准进行分类并连续编号。

第四条文件资料分类编号方法（一）文件资料编号规则1.文件资料编号由大写英文字母、阿拉伯数字和汉字组成。

2.编号形式：×××—△△—■■—####。

3.其中×××是一级编码，为集团公司、各分、子公司、控股公司拼音缩写；△△是二级编码，为承办部门（责任部门）拼音缩写；■■是三级编码，为资料类型或业务类型缩写；####是四级编码，为资料年度日期及该年度编号缩写。

（二）文件资料编号具体编写规则1.一级编码。

目前我公司一级编码为KNL—上海科涅迩光电技术有限公司。

2.二级编码。

目前我公司组织架构及代码缩写为股东会（GD）、董事会（DS）、市场营销部（SC）、研发部（YF）、法务部（FW）、行政部（XZ）、财务部（CW）和人事部（RS）。

3.三级编码。

目前我公司文件资料分为合同类、会议决议类、档案类、业务报告。

具体如下：合同包括合同法规定的15中有名合同以及符合法律规定的无名合同，例买卖合同（MMHT）、技术合同（JSHT）、租赁合同（ZLHT）、委托合同（WTHT）、劳动合同（LDHT）等；会议决议编号为（HYJY）；档案编号为（DA）；业务报告编号为（YWBG）。

4.四级编码。

年份为2015—9999四位阿拉伯数字，编号为0001—9999四位阿拉伯数字。

5.常设部门缩写，一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成；若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依此直至选出不同的组合；若遇部门名称拼音首写字母完全重合的，可扩展名称后再行缩写。

工程资料的分类与编号监督1．1工程资料的分类规则1．1．1建筑工程资料的分类应根据《建筑工程施工质量验收綂一标准》（GB50300－2001）．《建设监理规范》（GB50319－2000）和《建设工程文件归档整理规范》（GB50328－2001）的规定，并结合新疆建筑工程管理的实际，按照单位工程参见单位资料的收集范围性质和专业进行分类。

1．1．2本规程根据《建设工程文件归档整理规范》及工程建设参与方撰写收集整理资料的要求，将建筑工程资料的类别分为A B C D四大类：A类为工程准备阶段的文件，属于建设工程前期关于工程项目立项工程建设相关的专项报建与审批工程招标与发包和建设项目管理等形成的文件；B类为监理资料，属于工程建设过程中监理单位形成的资料；C类为施工资料，属于施工过程中施工单位关于建筑工程管理施工质量控制施工质量检验验收和施工记录等形成的资料；D类为工程后期归档资料，属于建设工程竣工验收及以后形成的竣工验收资料。

1．2工程资料的分类与分类代码1．2．1为便于工程资料岭整理和检索，本规程根据各类文件资料中所包括的项目专业系统和相关记录的不同对工程资料进行归类，并规定分类编码。

1．2．2建设工程从前期立项勘察设计施工建设到竣工验收全过程以及监理检验检测监督中形成的资料，应按照分类与编码的规定进行归类整理。

1．2．3本规程按照各类工程资料的性质进行了分级编码，它们分别是吗；A 为工程准备阶段资料,B为工程监理资料，C0为施工管理资料，C1为工程质量控制资料，C2为工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录，D为工程后期归档资料（见表示1.2.3）。

1．2．4施工质量验收记录资料按照分部工程及所含子分部分项和检验批进行分类，其分类代码依施工质量验收的分部工程代码＋所含子分部工程代码＋所含分项工程及检验批顺序编写。

1．2．5本规程末作规定的文件资料，应根据其性质归入相应的类别；不能判别其类别的，可归入相关类资料的其它项中，并进行编码。

资料编号管理制度一、总则为规范和统一资料编号的管理，保证资料的准确性、完整性和可追溯性，提高信息管理效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内各类文档、档案、资料的编号管理。

三、编号的原则1.唯一性原则：同一类资料、文档的编号必须唯一，不得重复使用。

2.连续性原则：同一单位、同一类别的资料编号应按照一定规律连续排列，不得有遗漏和跳号。

3.分类原则：各种资料、文档按照其类型、内容进行分类编号，便于管理和检索。

4.一致性原则：同一单位、同一类型的资料，应保持编号的一致性，不得随意更改。

四、编号管理1.编号的设置（1）编号的形式：资料编号一般由数字、字母或符号组成，根据需要可以采用组合编码方式。

（2）编号的规则：资料编号的设置需遵循一定的规则和方法，便于管理和检索。

可以根据具体情况制定相应的编号规则。

（3）编号的维护：对于已有的编号要进行统一管理和维护，确保编号的准确性和完整性。

2.编号的分配（1）编号的申请：需要编号的各类文档、资料，必须向资料管理部门提出申请，并说明申请编号的理由和内容。

（2）编号的分配：资料管理部门对申请的编号进行审核和分配，确保分配的编号符合规定并且唯一。

（3）编号的通知：资料管理部门将分配的编号通知申请人，并在相应的文档或资料上进行编号标记。

3.编号的使用（1）文档编制：在编制文档时，必须按照规定的编号格式进行编号，确保编号的准确性和连续性。

（2）文档标识：在文档的标题、封面或页眉处标识相应的编号，便于管理和检索。

（3）文档归档：归档的文档必须按照编号进行分类和整理，确保档案的有序性和易管理性。

4.编号的管理（1）编号档案：资料管理部门负责建立和维护编号档案，记录和归档各类文档、资料的编号信息。

（2）编号查询：任何单位和个人有权查询和核对已有的编号信息，但必须经过资料管理部门的批准和监督。

（3）编号变更：如有特殊情况需要更改或调整编号，必须经过资料管理部门的审批和记录，不得擅自更改。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案：２0０0年前得文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Ｙ）、长期(Ｃ)、短期(D），在每一个保管期限内,按照XＸ单位得《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y）一个流水号，长期(C）一个流水号、短期（D）一个流水号.按“卷"整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4位，如“0134"目录号：3位，如“00１”案卷号：4位，如“０００1”顺序号：３位,如“０0１”2000年后得文件按“件"整理，按年度—保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y）、30年(D30）、10年（Ｄ10),在每一个保管期限内，按照XＸ单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久(Ｙ）一个流水号,30年(D3０)一个流水号,１0年(D10)一个流水号.按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限-(组织机构或问题）—件号全宗号：4位,如“0１34”年度:４位，如“２０１3”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“Ｃ”，短期“D”，定期30年“D30”、定期10年“D１0”。

机构或问题：２位,如无该项内容,则用“ＺZ”表示。

件号：4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理，有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类得顺序排列。

档号构成:全宗号－目录号—年度－案卷号全宗号:4位,如“01３４”目录号：2位，如:“K１"年度:4位,如“2009”案卷号:4位，如“000１"。

三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案.1、民政(低保困难家庭档案）:按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期.案卷级档号构成：全宗号-目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号-目录号-案卷号—顺序号2、统计档案:按“卷"整理,一个目录号一个流水，保管期限为永久。

档案分类、排列、编号规则一、文书档案:2000年前的文件按“卷”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、长期(C)、短期(D),在每一个保管期限内,按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,长期(C)一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为:全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号:4位,如“0134”目录号:3位,如“001”案卷号:4位,如“0001”顺序号:3位,如“001”2000年后的文件按“件”整理,按年度-保管期限分类方法进行,保管期限分别永久(Y)、30年(D30)、10年(D10),在每一个保管期限内,按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》进行收集整理。

一年分别按保管期编3个流水卷号,即永久(Y)一个流水号,30年(D30)一个流水号,10年(D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为:全宗号—年度—保管期限—(组织机构或问题)—件号全宗号:4位,如“0134”年度:4位,如“2013”保管期限:1或3位,如永久“Y”,长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。

机构或问题:2位,如无该项内容,则用“ZZ”表示。

件号:4位,如“0001”二、会计档案:按“卷”整理,有几个项目分几个项目类,如财政帐K1、事业帐K2……。

分别按年度排序,一年一个流水号,每年按保管期限永久、25年、15年排列,同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证与其她类的顺序排列。

档号构成:全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号:4位,如“0134”目录号:2位,如:“K1”年度:4位,如“2009”案卷号:4位,如“0001”。

三、专业档案:分为民政(低保困难家庭档案)、统计档案、危房翻建档案、计生(再生育审批档案)、二轮土地承包档案、综治(调解案件档案)、信访档案。

档案分类编号方案档案分类编号方案是为了实现档案的科学管理和快速检索，对档案资料进行编号分类是其中的重要步骤。

基于多年的档案管理经验，制定了如下档案分类编号方案：一、档案分类原则1. 档案分类应遵循一定的逻辑和规律，便于档案管理和检索。

2. 档案分类应根据档案的主要内容或特点进行分类，保持分类的一致性和统一性。

3. 档案分类应以数字编号为主，辅以字母或其他符号。

二、档案类别划分根据档案的主要内容和特点，将档案划分为以下几个大类：1. 行政档案类：包括机关、团体、企事业单位的行政管理档案；2. 经济档案类：包括企业、农村经济组织、财务档案等；3. 个人档案类：包括公民的个人身份档案、户籍档案等；4. 法律档案类：包括法院、检察院等司法机关的案卷、审判文书等；5. 教育档案类：包括学校、教育机构的教育管理档案等；6. 科研档案类：包括科研机构、科研项目的科研成果档案等。

三、档案分类编号规则1. 行政档案类：使用数字1开头，按照机关或单位的层级和部门进行编号，如 1.1.1表示某机关的第一个部门的第一个档案；2. 经济档案类：使用数字2开头，按照企业或组织的层级和部门进行编号，如 2.1.1表示某企业的第一个部门的第一个档案；3. 个人档案类：使用数字3开头，根据个人的特点和身份进行编号，如3.1表示某公民的个人身份档案；4. 法律档案类：使用数字4开头，按照法院或检察院的层级和部门进行编号，如4.1.1表示某法院的第一个部门的第一个档案；5. 教育档案类：使用数字5开头，按照学校或教育机构的层级和部门进行编号，如5.1.1表示某学校的第一个部门的第一个档案；6. 科研档案类：使用数字6开头，按照科研机构或项目的层级和部门进行编号，如6.1.1表示某科研机构的第一个部门的第一个档案。

四、档案分类编号示例1. 行政档案类：1.1.1.001、1.1.1.002、1.1.2.001、1.2.1.001等；2. 经济档案类：2.1.1.001、2.1.1.002、2.1.2.001、2.2.1.001等；3. 个人档案类：3.1.001、3.2.001、3.3.001、3.4.001等；4. 法律档案类：4.1.1.001、4.1.1.002、4.1.2.001、4.2.1.001等；5. 教育档案类：5.1.1.001、5.1.1.002、5.1.2.001、5.2.1.001等；6. 科研档案类：6.1.1.001、6.1.1.002、6.1.2.001、6.2.1.001等。

工业企业档案分类编号规则DB37/T180-931 主题内容和适用范围本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

本标准适用于各类工业企业的档案管理。

交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。

2 引用标准GB3792.5档案著录规则3 名词术语3.1 企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2 档案分类是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

3.3 类目标识识别与区分档案类别的符号。

3.4 档号档案的编号。

包括分类号、项目代号、案卷号。

3.5 目录按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。

3.6 档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

4 档案分类4.1 分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

4.2 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

4.3 二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。

工业企业档案分类层次不宜过多。

4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。

4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。