物业档案管理制度

一、目的与依据为规范物业管理档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业管理单位在物业管理活动中形成的各类文件、资料、图表、声像、实物等。

2. 物业管理单位的规章制度、合同、协议、规划、设计、施工、验收、维修、保养等文件。

3. 物业管理单位的财务、人事、设备、设施、环境、安全等档案。

4. 物业管理单位的会议记录、报告、通知、公告、请示、批复等文件。

5. 物业管理单位的客户资料、投诉、维修记录、巡查记录等。

三、档案管理职责1. 物业管理单位应设立档案室，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，负责档案的日常管理工作。

3. 物业管理单位各部门应积极配合档案管理员的工作，及时将各类档案送交档案室。

四、档案管理流程1. 档案收集：各部门在形成档案时，应按照档案管理范围及时收集齐全。

2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作。

3. 档案保管：档案管理员应按照档案保管要求，对档案进行安全存放、防潮、防虫、防火等工作。

4. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为各部门提供档案查阅、复制等服务。

5. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁规定，对过期、失效、无保存价值的档案进行销毁。

五、档案保密1. 物业管理档案属于企业秘密，档案管理员应严格执行保密制度，确保档案安全。

2. 档案查阅、复制、借阅等环节，应严格执行审批手续，确保档案信息不被泄露。

3. 档案管理员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。

六、档案培训1. 物业管理单位应定期对档案管理员进行业务培训，提高档案管理水平。

2. 各部门应加强对档案管理知识的宣传，提高全体员工的档案意识。

七、监督检查1. 物业管理单位应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理的规范、有序。

物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。

第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。

第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。

第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。

第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。

（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。

（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。

（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。

第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。

第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。

第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。

第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。

（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。

（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。

（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。

第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。

第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。

第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。

第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。

小区物业档案管理制度一、总则为规范小区物业档案管理工作，提高物业信息的管理水平，确保物业档案的完整性和可靠性，制定本制度。

本制度适用于小区内所有物业档案的管理。

二、管理标准1. 档案建立原则•物业档案应按照规范要求建档，包括房屋信息、业主信息、合同信息、协议信息、投诉记录、维修记录等。

2. 档案分类•物业档案应进行合理分类，包括房屋档案、业主档案、合同档案、协议档案、投诉档案、维修档案等。

3. 档案管理责任•物业公司应设立专门的档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、归档和维护。

4. 档案的存储与保管•各类物业档案应按照文件管理的规定进行存储和保管。

•各类档案应编制详细的目录和检索工具，并定期更新。

5. 档案的归档与报废•物业档案应及时进行归档和更新，不得私自销毁、转移或篡改档案信息。

•档案归档后，应制定相应的归档登记表，记录归档信息与归档人员。

6. 档案的借阅管理•档案借阅应通过书面申请方式，经过批准后，由专人进行管理。

•档案归还后应进行登记，并及时归还原位。

三、考核标准1. 完整性考核•档案管理部门应定期进行档案完整性的检查，包括检查档案是否齐全、归档是否准确、目录是否更新等。

2. 可靠性考核•档案管理部门应严格执行档案的管理制度，确保档案信息的真实可靠。

•档案管理部门应做好防火、防水、防蛀等工作，确保档案的安全和完整。

3. 私密性考核•档案管理部门应严格保护业主隐私，不得将档案信息外泄或滥用。

4. 效率考核•档案管理部门应根据业主需求及时归档和更新档案，提高工作效率。

5. 知识培训考核•档案管理部门应定期进行档案管理知识培训，提高员工档案管理的专业水平和业务能力。

四、附则1. 文档修订•对本制度的任何修改、删除或增加，应在制度生效前征得相关部门的意见，并进行明确的记录。

2. 监督与检查•物业公司应定期对档案管理部门进行监督与检查，如发现问题及时追究责任。

3. 处罚与奖励•对于违反档案管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。

第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业范围内的各类档案，包括但不限于物业管理档案、业主档案、合同档案、财务档案、维修档案、投诉档案等。

第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 系统性原则：档案分类科学，便于查询和利用；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。

第二章档案分类与归档第四条物业管理档案分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、入住登记、产权证明、租赁合同等；2. 合同档案：包括物业服务合同、工程承包合同、采购合同等；3. 财务档案：包括财务报表、收付款凭证、发票、税务申报等；4. 维修档案：包括维修记录、维修报告、维修费用等；5. 投诉档案：包括投诉记录、处理结果、反馈意见等；6. 其他档案：包括物业管理规章制度、员工档案、培训资料等。

第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档前的整理：对档案进行分类、整理、编号，确保档案的整洁和有序；2. 归档申请：档案整理完毕后，填写归档申请表，报档案管理员审核；3. 审核与批准：档案管理员对归档申请进行审核，符合要求后报部门负责人批准；4. 归档：经批准的档案，由档案管理员进行归档，并填写归档登记表；5. 归档后的检查：档案归档后，档案管理员应定期进行检查，确保档案的完整和安全。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 室内环境：档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；2. 设备配置：档案室应配备必要的档案柜、档案架、灭火器等设备；3. 安全措施：档案室应设置安全门锁，禁止无关人员进入；4. 保密措施：对涉及保密的档案，应采取加密、封存等措施。

第七条档案利用应遵循以下规定：1. 任何人查阅档案，必须填写查阅申请表，经档案管理员审核批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室内的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁；3. 查阅档案时，应填写查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案后，应将档案归还原位，确保档案的完整和安全。

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。

第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。

第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。

第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。

第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。

第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。

第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。

第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。

第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。

第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。

2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。

2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。

3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。

4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。

第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。

5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。

第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。

2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。

3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。

4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。

第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。

物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度一、制度背景和目的物业公司作为专业管理服务的机构，承担着大量的档案管理工作。

为了保证档案管理的科学性、高效性和规范性，提高工作效率和服务质量，制定本档案管理制度。

二、档案保管原则1.保密原则：对于涉及客户隐私和公司机密的档案，要严格保密，不得外泄。

2.完整原则：档案要保存完整，不得私自毁坏、转移或丢失。

3.准确原则：档案内容要准确反映实际情况，不得故意歪曲或虚假。

4.时限原则：档案应按规定的时限进行保管，到期后要及时处理。

三、档案管理责任人1.公司领导：负责制定档案管理制度和管理规范，监督档案管理工作的落实。

2.档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案汇总整理、分类存放、借阅管理等。

3.部门负责人：负责本部门档案的及时归档和借阅登记，确保档案的准确性和完整性。

四、档案归档流程1.档案汇总：各部门每月根据工作情况将相关档案汇总到档案室。

2.档案分类：档案管理员根据档案的性质和用途进行分类，建立档案目录。

3.档案编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、创建时间、责任人等信息。

4.档案存放：根据档案分类和编目，在存储区域内进行有序的存放，确保易查找和保护。

5.档案借阅：员工需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。

6.归档管理：借阅档案按照归还期限进行管理，逾期未归还的要进行催促和追踪。

五、档案保管要求1.档案室：要求环境干燥、通风良好,防止湿气和阳光直射。

2.档案柜：采用质量可靠的防火、防潮和防腐蚀的柜子。

档案应按分类编目存放，不得混乱或空间浪费。

3.档案盒：对于文件较多的档案，要放入标准的档案盒中，并进行编号和标记，便于管理和查找。

4.档案保管记录：对于重要的档案，要做好档案保管登记，包括档案名称、编号、存放位置、借阅记录等。

六、档案借阅管理1.申请借阅：员工需要借阅档案时，必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的和借阅期限，并经部门负责人审批签字。

第一章总则第一条为了加强小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有物业档案的管理工作。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分户使用；（三）科学管理，方便检索；（四）保密安全，确保档案安全。

第二章档案分类与归档第四条物业档案分为以下类别：（一）物业基础档案；（二）物业管理档案；（三）物业维修保养档案；（四）物业财务档案；（五）物业投诉处理档案；（六）其他档案。

第五条物业档案的归档范围包括：（一）小区规划、建设、验收、移交等文件；（二）小区业主大会、业主委员会、物业管理委员会的会议记录、决议、公告等；（三）物业管理服务合同、物业服务协议等；（四）物业管理规章制度、操作规程等；（五）物业维修保养计划、记录、报告等；（六）物业财务收支、预决算、审计报告等；（七）物业投诉处理记录、回复等；（八）其他应归档的文件和资料。

第六条档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成单位或个人应按照档案分类和归档范围，对形成的档案进行整理、编目；（二）档案形成单位或个人应将整理好的档案及时报送档案管理部门；（三）档案管理部门对报送的档案进行审核、登记、编目，并办理入库手续；（四）档案管理部门应定期对档案进行清理、整理，确保档案的完整、准确、安全。

第三章档案保管与利用第七条物业档案的保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案存放应按照档案分类和编号进行，方便检索和利用；（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、整理，确保档案的完整、准确、安全；（四）档案管理人员应做好档案的出入库登记，确保档案的流动情况可追溯。

第八条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）档案利用者应遵守国家有关档案管理的法律法规，尊重档案的保密性；（二）档案利用者应填写档案查阅申请，经档案管理部门批准后方可查阅；（三）档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自复制、摘抄、拍照；（四）档案管理人员应做好档案查阅记录，确保档案的利用情况可追溯。

第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的真实记录，是物业管理公司开展各项业务的重要依据，对于维护物业管理秩序、提高物业管理水平具有重要意义。

第二章档案管理范围第四条物业管理档案包括以下内容：1. 工程档案：包括设计图纸、施工图纸、验收报告、维修记录、改造记录等；2. 业主档案：包括业主信息登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表等；3. 财务档案：包括收支报表、费用清单、维修基金使用记录等；4. 文件档案：包括物业管理政策法规、公司文件、会议记录、公告等；5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。

第三章档案管理职责第五条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第六条档案管理人员应具备以下条件：1. 热爱档案工作，责任心强；2. 具备一定的档案管理知识和技能；3. 严格遵守国家档案法律法规和公司档案管理制度。

第四章档案管理流程第七条档案收集：档案管理人员应及时收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。

第八条档案整理：档案资料收集齐全后，应按照档案分类标准进行整理，编制目录。

第九条档案归档：档案整理完成后，应按照归档要求进行归档，确保档案的有序存放。

第十条档案保管：档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。

第十一条档案利用：档案管理人员应按照规定提供档案查询、复制等服务，确保档案的有效利用。

第五章档案保管与安全第十二条档案室应配备必要的档案保管设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。

第十三条档案室应保持整洁、通风、干燥，确保档案的长期保存。

第十四条档案管理人员应严格执行档案借阅制度，未经批准，不得擅自借阅、复制档案。

第十五条发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告公司领导，并采取措施进行处理。

一、总则第一条为加强物业管理档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业科所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业科档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整、真实，不得遗漏或篡改；2. 准确性原则：档案内容应准确无误，符合实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 有效性原则：档案的整理、保管和利用应便于查找和利用；5. 规范性原则：档案管理应遵循国家有关档案管理的法律法规和标准。

二、档案的收集与整理第四条档案的收集范围：1. 物业管理合同、协议；2. 物业管理规划、方案；3. 物业管理规章制度；4. 物业维修保养记录；5. 物业收费标准及收费凭证；6. 业主委员会会议记录及有关文件；7. 业主投诉及处理记录；8. 供水、供电、供气、供暖等设施设备的运行维护记录；9. 物业管理人员的培训、考核、奖惩等记录；10. 其他与物业管理相关的文件和资料。

第五条档案的整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目、装订等规范进行整理；2. 档案分类应科学、合理，便于查找和利用；3. 档案编号应统一、规范，便于管理；4. 档案编目应详细、准确，包括档案名称、作者、日期、页数等；5. 档案装订应牢固、美观，便于保存和利用。

三、档案的保管与利用第六条档案的保管要求：1. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施；2. 档案应按照分类、编号、编目等要求进行存放，保持档案室整洁、有序；3. 档案室应配备必要的档案柜、档案架等设备；4. 档案应定期检查，确保档案的完整、准确和安全；5. 档案管理人员应定期接受档案保管知识培训。

第七条档案的利用要求：1. 任何单位和个人查阅档案，应按规定办理手续，经档案管理人员批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室的规定，不得随意翻阅、涂改、损坏档案；3. 查阅档案应填写查阅登记表，登记查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案不得泄露档案内容，不得将档案带出档案室；5. 档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计和分析。

一、目的和意义为了规范物业工程档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，提高物业服务质量，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业工程档案包括：设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修记录、维修保养记录、设备台账、技术资料、合同、协议等。

2. 物业工程档案管理应涵盖物业工程项目的整个生命周期，包括前期筹备、设计、施工、验收、交付、使用、维护等各个阶段。

三、档案管理制度1. 档案收集（1）档案收集工作由工程部负责，按照档案管理要求，及时、完整地收集各类档案资料。

（2）档案收集应确保档案的准确性、完整性和连续性。

2. 档案整理（1）档案整理应按照档案管理规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、装订。

（2）档案整理应确保档案的清晰、整洁、易于查找。

3. 档案保管（1）档案保管工作由工程部档案管理员负责，负责档案的存放、维护、保养。

（2）档案保管应确保档案的防盗、防潮、防霉、防虫、防火、防磁等。

4. 档案利用（1）档案利用应遵循档案管理规范，保证档案的完整性和保密性。

（2）档案利用应经档案管理员批准，按规定程序进行。

5. 档案归档（1）档案归档工作由工程部负责，按照档案管理要求，将整理好的档案资料归档。

（2）档案归档应确保档案的完整性和准确性。

6. 档案销毁（1）档案销毁工作由工程部负责，按照档案管理规范，对无保存价值的档案资料进行销毁。

（2）档案销毁应经档案管理员批准，按规定程序进行。

四、档案管理职责1. 工程部负责人负责组织、协调、监督档案管理工作。

2. 工程部档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 工程部其他人员应积极配合档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。

五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理规定的个人和集体，给予批评教育或处分。

六、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由工程部负责解释。

3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。

第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。

第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。

2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。

第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。

2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。

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【第1篇】物业管理公司档案管理制度8物业管理公司档案管理制度(八)依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

【第2篇】物业管理公司档案管理制度9物业管理公司档案管理制度(九)第一条总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

物业档案管理制度(15篇)物业档案管理制度1加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等;3、财务档案：逐年形成的.财务收支报表、物业维修基金使用报表等;4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等;5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行;2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密;3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%;4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业档案管理制度21目的为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围适用于东莞市__物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的.资料整理交档案管理员。

4档案存放位置4.1电脑保存一份电子文档。

4.2__四楼资料室。

5档案管理员5.1行政人事部6档案编号规则(见附件1)7部门档案内容7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司档案管理制度是指为了规范和管理物业管理公司的档案信息，确保档案的安全、完整和有效性，提高工作效率和服务质量而制定的一系列规章制度。

本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的目的、档案管理制度的内容、档案管理制度的实施和档案管理制度的监督等五个方面进行详细阐述。

一、档案管理的重要性1.1 提高工作效率：规范的档案管理制度能够帮助物业管理公司快速找到所需的档案信息，提高工作效率。

1.2 保护权益：合理的档案管理可以确保物业管理公司的合法权益得到保护，防止档案信息被篡改或丢失。

1.3 提升服务质量：规范的档案管理制度可以提高物业管理公司的服务质量，满足客户的需求。

二、档案管理制度的目的2.1 统一管理：制定档案管理制度可以统一物业管理公司内部档案管理的标准和流程，避免混乱和错误。

2.2 提高信息共享：档案管理制度可以促进不同部门之间的信息共享，提高工作协同效率。

2.3 便于审计：规范的档案管理制度可以为物业管理公司的审计工作提供便利，确保审计的准确性和完整性。

三、档案管理制度的内容3.1 档案归档规定：明确档案的归档标准、归档程序和归档责任人，确保档案的有序归档。

3.2 档案借阅规定：规定档案借阅的流程、借阅期限和借阅责任，保证档案的安全和及时归还。

3.3 档案保管规定：制定档案的保管期限、保管措施和保管责任，确保档案的安全和完整性。

四、档案管理制度的实施4.1 培训与宣传：对物业管理公司的员工进行档案管理制度的培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力。

4.2 制度执行：明确档案管理制度的执行责任人和执行流程，确保制度的有效实施。

4.3 监督检查：建立档案管理制度的监督检查机制，对档案管理的执行情况进行定期检查和评估。

五、档案管理制度的监督5.1 内部监督：设立专门的档案管理部门或委员会，负责对档案管理制度的执行情况进行监督和评估。

5.2 外部监督：接受行业监管机构的监督和检查，确保档案管理制度符合相关法规和标准。

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面性、连续性和系统性；2. 准确性原则：保证档案内容的真实性和可靠性；3. 系统性原则：建立科学的档案分类和编码体系；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全；5. 便捷性原则：提高档案检索和利用效率。

第二章档案分类与编码第四条物业档案分为以下类别：1. 物业管理档案；2. 房产档案；3. 业主档案；4. 设施设备档案；5. 人力资源档案；6. 财务档案；7. 社区活动档案；8. 其他档案。

第五条档案编码采用统一编码体系，包括类别编码、卷号、件号等。

第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 物业管理活动中形成的各类文件、资料；2. 业主委员会、业主大会、业主大会筹备组等组织的会议记录、决议等；3. 房产权证、土地使用权证等产权证明文件；4. 设施设备技术资料、维修保养记录等；5. 人力资源招聘、培训、考核、薪酬等文件；6. 财务收支、成本核算、审计报告等；7. 社区活动策划、组织、实施等资料；8. 其他应归档的文件。

第七条档案收集程序：1. 收集档案时，应按照档案分类、编码体系进行分类整理；2. 对收集到的档案进行审查，确保其真实、准确、完整；3. 对审查合格的档案，及时归档。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编码体系进行分类整理；2. 档案装订整齐，封面、目录清晰；3. 档案排列有序，便于查阅；4. 档案保管期限按国家规定执行。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件；2. 档案应按类别、年代、保管期限等进行分类存放；3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；4. 档案查阅应办理借阅手续，不得擅自借出档案。

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。

加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。

第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。

第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。

第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。

第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。

物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。

各类信息详细排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。

及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；5、业主档案信息应严格管理，注意保密。

严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

第一章总则第一条为加强物业管理小区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理小区所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业管理小区档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，真实反映物业管理小区的历史和现状。

2. 准确性原则：档案内容真实、可靠，无错误、遗漏。

3. 保密性原则：对涉及小区业主隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密。

4. 可用性原则：档案便于查阅、利用，满足物业管理、业主服务、监督管理等需要。

第二章档案分类与归档第四条物业管理小区档案分为以下类别：1. 产权档案：包括房屋产权证、土地使用权证、规划许可证等。

2. 管理档案：包括物业管理公司资质证书、管理人员任命文件、业主大会会议记录等。

3. 维修档案：包括小区公共设施设备维修记录、业主房屋维修记录等。

4. 服务档案：包括物业服务合同、业主投诉处理记录、社区活动记录等。

5. 财务档案：包括物业管理费收缴记录、公共收益分配记录等。

6. 安全档案：包括消防安全记录、治安保卫记录、安全生产检查记录等。

7. 其他档案：包括法律文书、工程合同、招投标文件等。

第五条档案归档要求：1. 归档档案应当完整、准确、系统，确保档案的真实性、可靠性和完整性。

2. 归档档案应当按照档案分类和编号规则进行分类、编号，方便查阅和管理。

3. 归档档案应当及时整理、归档，确保档案的连续性和完整性。

第六条档案归档流程：1. 档案收集：各部门根据档案管理要求，及时收集应归档的档案材料。

2. 档案整理：对收集到的档案材料进行整理、分类、编号。

3. 档案审核：对整理后的档案进行审核，确保档案的完整、准确、系统。

4. 档案归档：将审核通过的档案按照规定的时间、地点进行归档。

第三章档案保管与利用第七条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗，确保档案安全。