公司内部经营管理制度汇编14第2页
公文管理规定
1 总则
1.1 为规范集团公司公文管理工作，提高办公水平和效率，结合集团公司实际，
制定本规定。
1.2 集团公司公文管理工作包含：规范拟文、审查文件、收文、发文、存档等环
节的管理工作
1.3 本规定适用于集团公司所有公文的管理。
2 拟文时堆满文件类别
2.1 请示：请上级指示和批准，用“请示”。
2.2 报告：向上级汇报工作、反映情况，用“报告”。
2.3 公告：向内外宣布集团公司的重大事件，用“公告”。
2.4 通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
2.5 通知：传达上级的指示，要求下级知道或办理的事项，批转下级的文件或转
发上级，同级和不相隶属部门的发文，用“通知”。
2.6 通报：传达集团公司重要情况、阶段性经营状况或主要经济指标等需要所属
各部门知道的事项，或表扬好人好事、批评错误用“通报”。
2.7 决定、决议：对重大事项或人事任免等作出安排，用“决定”；经会议讨论通
过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
2.8 函：平行的或不相隶属的部门之间互相商洽工作，就一般事项向有关部门
请示、批复、询问和答复问题时，用“函”。
2.9 会议纪要：会议决议，要求有关部门执行的文件，用“会议纪要”。
3 规范文件格式
3.1 常用文件格式一般包括：标题、文件字号、正文、附件、主送单位、印章、
主题词、抄送（抄报）、单位、发文单位、时间、印数。
3.1.1 文件标题：准确、简练，概括文件的主要内容。除批转文件外，文件标题一
般不加书名号和其他标点符号。
3.1.2 文件字号：按行政中心统一要求。
3.1.3 主送单位：向上级请示的文件，一般只写一个主送单位或个人，如果需要上
报另一个上级单位或个人时，可以用抄报的形式。
3.1.4 发文时间：以领导签发日期为准；联合行政以最后一个部门签发日期为准。
3.1.5 发文编号：由发文部门负责拟订，其中以下属部门名义发文的，由本部门自
行编号。以集团公司名义发文的，由集团公司行政中心编号。
3.1.6 下属部门编号设置为“XX部门200XX年XX字第X 号文。”XX为部门编码。
3.1.7 集团公司编号设置为“200X年XX字第X号文。”XX 为集团公司编码。
3.1.8 附件：文件如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件
数。
3.1.9 抄报单位：应写部门全称或规范化简称。
3.1.10 发文单位：如是联合发文，应将主办部门排列在前。
3.2 向政府及政府各部、委、局的请示、报告，或与不相隶属单位协商工作等，
用行政名义发文。文件纸一般用A4复印纸，“通告“等文体用纸大小，根据
实际需要确定。
3.3 内部行文，可按问题的种类和性质，用集团公司或部门名义行文。
3.4 行文应根据需要确定主送、抄送、抄报单位，不得滥发。向上级请示的文件，
应一文一事，主送一个部门或中心，不要同时抄送下级部门；向下级部门的
重要行文，可以抄报上级部门。
3.5 按照逐级指挥的管理原则，集团公司行文原则上只发到直属各部门，不直接
发到隔级下属部门。
4 文件草拟、审查、签发、收存、督办处理
4.1 文件拟订：由发文部门指定专人进行文件草拟。
4.2 文件审查：集团公司部门拟定的文稿在送达集团公司总裁签发前，应由起草
文件部门负责人审稿，送办公室规范审核及法律审核，必要时报财务中心进
行经济审核。
4.3 文件签发：集团公司行政文件，由总裁签发。各部门可草拟文件，但无发文
权，统一由办公室审核校对、编号，并以集团公司名义下发。
文件校对，一般由拟稿人负责，情况特殊时，集团公司办公室主任依原稿校
对，非主办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校
对后，录入人员没有改正的，由录入人员负责。
4.3.1 文件拟稿、改稿和签发，一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
4.3.2 签发后的文件不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
4.3.3 文件签发后，其打印、盖章、装订、登记、分发工作，由各部门指定专人负
责，由办公室统一编号、盖章。
4.4 收文处理：
4.4.1 集团公司收到政府部门发来的文件及注有密级的简报、资料，均由行政办公
室统一签收、开拆、登记，送交行政总监审阅。
4.4.2 行政总监签批拟办意见，再由办公室主任分送有关部
门或领导批阅。
4.4.3 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。
4.4.4 各部门收到急件时，应在1个工作日内呈报输结果并退回文件。一般性文件，
应在3个工作日内办理并退回文件。需要研究不能马上处理的，也要事先在
3个工作日内书面或口头作简单回复。
4.5 文件督办：行政中心办公室主任对有领导指示的文件及集团公司发出的文件，
要组织执行督办，以防积压或漏办。
5 文件保密管理
5.1 各部门须指定专人处理与保管文件，各部门负责人要督促其定期归档并加强
保密纪律教育，严禁将密级文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必
须办理登记、签收、销毁等手续，并按照文件登记簿检查归档，以防遗漏。5.2 文件收集保管与定期归档执行《档案管理规定》。
6 附则
