工程类供方信息库管理实施细则
（试行）
2018年07月06日
编制原则
一、以集团的《供方管理办法》为编制基础。
二、便于执行，提高效率和责任，细化执行环节和部门责任人。
三、工程管理部为供方库的管理部门。
四、以公平公开信用，互相监督为原则，避免个人决断。
五、指标量化，考核为主。
六、分期评价，定期评价、整体评价结合，及时公布。
七、试行期间，凡与本办法冲突的地方以本办法为准。执行过程中，使用
人员务必及时反馈不合理之处，以利改进，提高工作效率。
目录
1. 总则 (3)
2. 名词解释 (3)
3. 职责划分 (3)
4. 供方库的分类和信息采集 (4)
5. 信息核实及考察、评价和入库 (5)
6. 合格供方的控制 (7)
7. 战略合作供方 (8)
8. 档案管理 (9)
9. 附则 (9)
1. 总则
1.1 为加强集团城区项目事业部对供方单位的规范管理，储备优质的供应商,加强对项目各参建单位的管理水平，制定《工程类供方信息库管理实施细则》（以下简称本细则）。
1.2 本细则适用于集团城区项目事业部工程类招标采购信息库的管理，包括勘察设计（工程负责部分）、工程施工、材料设备、监理检测、招标代理等供方信息的考察、评价和入库选择。
1.3 各类供方入库、归库、调库、出库、定期公开须经信息采集、核实考察、综合评估、履约评价、领导批准，并实施保优汰劣的动态控制。
1.4 集团城区事业部所属项目的工程类招标采购供应商，从《工程类战略合作方名录》和《工程类合格供方名录》中选定。
1.5 《工程类战略合作方名录》和《工程类合格供方名录》未能收录的采购项目，面向社会招标时执行事后入库，中标后的信息采集、核实考察入库工作，仍然执行本细则的标准及流程。
2. 名词解释
2.1供方：是指为集团城区项目事业部所属项目提供产品或服务的组织或个人。
2.2责任部门：是指负责组织供方评估工作及参与合同执行评估的事业部职能部门或子公司职能部门。
2.3经办人：是指责任部门内具体承办供方评估工作及合同执行的岗位人员。
2.4供方资源库：指供方信息库的总称，资源库的信息内容包括：《工程类合格供方名录》和《工程类战略合作方名录》、《意向合作方信息采集表》、《供方考察评估汇总表》、《供方履约能力调查表》（工程类、材设类）、《合同履约月度评价表》、《合格供方/战略合作方资格降级或取消申请表》、《战略合作方申请表》及供方考察评估记录、供方履约评价记录和供方资质证明、业绩证明资料文件或复印件等支撑性文件。
2.5合格供方：指信息采集后，经招采人员审核信息真实，进入《工程类合格供方名录》，具备向本集团工程项目提供产品或服务的资格、但尚未进入《工程类战略合作方名录》的供方。
2.6战略合作方：指具有极端品牌优势或在合作过程中综合表现优良经过履约评估的供方，与事业部已签署战略合作协议有不定项目合作关系，经批准后进入《工程类战略合作方名录》的供方。
3. 职责划分
3.1城区事业部工程类信息库由工程管理部招采人员负责管理，定期维护。具体职责有：
（1）采集供方信息并核实情况，如实记录；
（2）负责组织专业工程师对供方的考察、评价工作：
（3）组织供方的评估审定，根据评议结果编制《工程类合格供方名录》；
（4）组织对合作方整体履约的半年度评价和最终履约评价；
（5）跟踪入库供方信息变更，维护供方库信息；
（6）定期发布《工程类合格供方名录》；
（7）根据评估的结果，推荐战略合作方，经审批后编制《工程类战略合作方名录》。
3.2 各子公司工程部招采人员负责信息库的数据提供工作，具体职责有：
（1）负责对供方单位资料搜集和初步筛选；
（2）牵头各专业工程师和其他部门的对应人员对供方进行月度评价；
（3）配合工程管理部对供方整体履约的半年定期评价和最终履约评价工作。
4. 供方库的分类和信息采集
4.1供方信息采集来源途径：
（1）通过社会关系、集团人员、参建单位的推荐获得所需供方名单；
（2）通过公开名录和网络等媒介获得所需的供方名单；
（3）发布公开招（竞）标信息，获得所需的供方名单；
（4）公司有过业务的公司，或原供方资源库中供方名单；
（5）其它途径。
4.2无论以何途径推荐的意向合作方，均需填写《意向合作方信息采集表》（见附件1）。
4.3《意向合作方信息采集表》由工程管理部提供，由意向合作方填写，具体填写要求及注意事项有：
（1）表格如实填写，内容可手写或机打（联系人签名处必须手写签名），加盖公章；
（2）如实提供承接业务所对应的资质证书扫描件及其他详细资料，均需加盖公章；
（3）“填表说明”部分是改表格的反面，无须打印或打印在表格反面即可；
（4）无加盖公章或手写签名者，作为无效采集信息。
4.4《意向合作方信息采集表》的excel版与盖章扫描件、资质扫描件要及时发回工程管理部公共邮箱。
4.5 对于城区项目事业部ABC类工程采购对应供方信息采集应提供相关资料见表1：
表1 ABC类采购供方信息采集应提供的相关资料一览表
◎如有提供此类产品或设备的供方则必须提供。
4.4对于外部招标中邀请招标的工程类供方，应首先完善信息采集、核实考察评估等资料；对于外部招标中公开招标和定向选择的，中标单位在中标后自动列入，办理事后入库。
4.5 对于初次合作的供方于招标前30日提交《意向合作方信息采集表》，方便招采人员安排核实及考察工作。
5. 信息核实及考察、评价和入库
5.1《意向合作方信息采集表》由工程管理部招采专员每月5日、20日定期收集两次，逐一核实。
5.2工程管理部招采人员通过电话、背调等方式对供方进行初步信息核实，确认信息无虚假后如实登记入册，酌期考察。
5.3工程管理部招采人员对信息真实的供方，需对供方的资质业绩、质量管控、产品管理、合作条件等履约能力组织专业工程师进行实地考察，专业工程师均须填写《供方履约能力调查表》（见附件2），进行技术综合评估。
5.4实地考察分为证照核对和现场考察两部分。
A．证照核对主要了解供方的基本情况和资质许可在有效期内，包括：
（1）合法经营证件：营业执照、组织机构代码证、税务登记证；
（2）资质许可证件：资质证书、生产许可证、特种经营许可证等；
（3）体系认证证书：质量保障体系、产品认证体系、贯标体系证书等；
（4）企业简历、发展历程、企业宣传册真实度；
（5）近三年获得荣誉证书；
