山东理工大学学生档案管理规定
鲁理工大政发〔2015〕104号
第一章总则
第一条为加强学生档案工作，提高科学管理水平，确保学生档案的质量与安全，促进学生档案工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《普通高等学校学生管理规定》，结合学校实际，制定本规定。
第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生各方面表现和家庭基本状况的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料。
第三条学生档案工作指学校对学生档案材料的收集、鉴别、归档、保管、保护、利用、转递等相关管理工作。
第四条学生档案管理必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保学生档案的完整、准确、连续、安全。
第二章职责与分工
第五条学校应加强对学生档案工作的领导，相关部门应定期研究学生档案管理工作，加强对学生档案管理工作的监管，各学院具体负责学生档案的管理。
第六条学生档案管理工作职责
学生档案实行归口管理，组织部、学生工作部（处）、研究生工作部（研究生院）、教务处、招生就业处、团委等相关部门根据工作职责，形成规范的学生档案材料，并协助做好学生档案材料的收集、整理、流转等工作。学生工作部（处）、档案馆负责制定和完善有关管理规章制度，调研学生档案工作开展情况，
开展档案业务指导、培训和督促检查，加强学生档案信息化建设；研究生工作部（研究生院）、招生就业处负责毕业学生的档案转递工作。
各学院分管学生工作的党委党总支副书记为学生档案管理工作的责任人，学院应指定专人负责管理学生档案，并建立和完善本单位学生档案管理制度。负责学生档案管理的工作人员负责学生档案材料的收集、鉴别、整理、归档；负责办理学生档案的查阅、借阅和转递；负责做好学生档案的安全、保密、保护等工作。辅导员应积极做好所负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。
第三章档案内容
第七条学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：（一）学生入学材料：入校前学习期间的档案材料或工作期间单位人事部门的档案材料、录取通知书、高考电子档案、体检表等；
（二）学习成绩材料：包含各门课程的学习成绩单；
（三）毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根）、毕业生体检表等；
（四）奖励证明材料；
（五）违纪处分材料；
（六）组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料；
（七）学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、延长学习年限、入伍、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；
（八）服兵役期间形成的档案材料；
（九）其他应当归档的材料。
第四章档案的收集、鉴别与归档
第八条新生入学时，由学院负责接收学生档案材料，并及时做好汇总、整理和核查等工作。核查完毕后，学院应形成新生档案材料核查报告，填写新生档案材料核查表，存档备查。经核查，学生档案材料有缺失的，应由辅导员负责将信息反馈到学生本人，并督促其及时查找、补齐相关档案材料。
第九条学生档案形成部门要按照有关规定规范制作学生档案材料，建立学生档案材料收集、整理、归档机制，在材料形成之日起一个月内主动将新形成的档案材料送交学院归档并履行移交手续。各学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作，及时将完整的档案材料归档。任何部门和个人不得私自扣留、截留应归档材料。
第十条学生档案材料必须真实、完整、齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。
第十一条归档材料一般应为原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；归档材料须统一用A4型的公文用纸或学校规范表格，字迹材料应当符合档案保护要求；符合归档要求的材料，必须及时放入学生档案袋；归档材料应按内容分别整理，确保完整、详实、规范、有序。
第十二条学籍异动学生的档案材料（休学、复学、退学、转学、转专业、参军、出国、延长学习年限等），根据学校教务
处、研究生院的正式通知，由相关责任人及时规范做好交接工作，并履行学籍变动学生档案移交手续，存档备查。
第十三条学生档案管理人员变动时，要及时与接任者完成档案交接手续，履行学生档案移交接收手续，存档备查。
第五章档案的保管与保护
第十四条根据安全保密和便于查找的原则，学院对学生档案应严密、科学保管。
（一）学生档案应使用铁皮档案柜存放，落实防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防盗、防光、防鼠、防污染等要求，并经常检查以确保安全。
（二）建立学生档案登记和统计制度，每年全面清点核对一次档案，发现问题及时解决。
（三）学生档案应使用学校统一提供的档案袋进行保管。
第十五条有关部门和单位应不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，建立和完善学生档案信息化管理系统，逐步实现学生档案的科学化、标准化和信息化管理。
第十六条实行责任追究制度。有下列行为之一的，学校将对单位（部门）直接负责的主管人员或其他直接责任人依照有关规定给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布学生档案的；
（三）涂改、伪造学生档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换学生档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将学生档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第六章档案的利用
第十七条如需查阅学生档案，本学院正式工作人员需详细登记查阅信息；本校其他单位人员须持所在单位有效证明办理登记、查阅手续；校外人员须至少由两人持单位介绍信和有效身份证明，经学院学生档案管理工作负责人审核批准后，方可查阅。查阅学生档案须履行借阅登记手续，由学院留档备查。
第十八条查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，不得翻阅与查阅内容无关的档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料等行为，违犯者视情节轻重，按学校有关规定处理；不得擅自复制、摘抄、拍摄档案内容，确因组织工作需要，须经学院学生档案管理工作负责人批准后才能复制、摘抄、拍摄，并登记备案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
第十九条学生档案严禁外借给个人，确因组织工作需要必须借出使用时，应书面说明理由，经学院学生档案管理工作负责人批准，严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
第七章档案的转递
第二十条学生档案严禁个人携带。招生就业处和研究生院分别负责本专科学生和研究生的档案转递工作。毕业生档案在寄出前，各学院按照有关要求进行档案材料整理、核查，避免漏装错装，并与招生就业处与和研究生院办理移交手续。招生就业处
和研究生院应按照档案转递规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（单位），并办理转递登记手续，存档备查。
第二十一条退学以及开除学籍学生的档案，寄送到由学生本人提供的档案接收单位；未报到、出国不归、失踪学生的档案，寄回原籍；死亡学生的档案由学院移交给档案馆妥善保管。
第八章附则
第二十二条本规定适用于有正式学籍的全日制在校生。
第二十三条本规定由学生工作部（处）负责解释。
第二十四条本规定自发布之日起施行。
伊川县滨河高级中学关于建立学生成长档案的通知为加强学校德育工作，强化学生日常行为规范，加强对学生的管理，全面培养、提高学生的素质，逐步推进科学、规范的学生管理，根据《中小学生守则》和《中学生日常行为规范》，《伊川县滨河高级中学政教管理规定》，结合我校实际，特下发此通知： 一、建立学生成长档案 班主任要结合学校管理相关规定，制定本班管理制度，给班级所有学生建立成长档案。班主任依据学校相关管理制度，认真详细填写及管理。记录表由学校统一印制，每月各班进行总结，并上交政教处存档。 二、考核细则 1、依据《滨河高中学生量化考核细则》及班级相关制度规范。 2、主动动义务劳动、好人好事，为学校和班级争得荣誉的，经研究适当加分。 3、其它未尽事宜由政教处会同年级组处理。 三、考核方法 （一）每月进行一次总结。主要由班级进行，班级要成立由班主任领导的班级考核组（3-5人）具体操作实施，班长任考核组长。考核每月按百分制（100-扣分值+加分值）进行。 （二）考核要把班级考核和学校检查相结合，考核组要每天做好记录，填入成长记录表，考核结果每周公布，当月汇总，记入学生成长档案。 （三）期末总评，由班级考核组协助班主任进行汇总，评出等级，写好评语。 四、奖惩 （一）学生日常行为规范量化考核成绩85分以上为优秀，75—84分为良好，60—74分为合格，60分以下为不合格。 （二）学生在学期内日常行为规范量化考核成绩在85分以上且成绩优秀，有资格参加校级优秀学生、优秀学生干部、学校奖学金的评选。 （三）考核结果在90分以上的同学，有资格被推荐为市级以上三好学生、优秀学生干部、优秀学生。 （四）对日常行为规范量化考核成绩班级后五名或者累计积分达到《对违纪学生教育处理的规定》的学生，班主任要及时对其进行教育，学校定期对这些学生进行集中教育，并根据有关规定给予处分。 五、对违纪学生教育处理的规定 1、任课老师对课堂违纪的学生，应以尽量减少影响课堂教学和说服教育为主，需要进一步处理者，视情节轻重与班主任老师或政教处老师协商妥善解决。 2、班主任老师对违纪学生的处理，正常情况下，按学校对违纪学生的处理程序，每学期为一个考核周期，扣分达10分，给予警告。扣分达20分，给予严重警告处分，并由班主任通知家长到校坐谈。扣分达到30给予记大过处分，由学生家长到校做出书面承诺，并将学生领走教育一大周，同时取消评优评先，助学金等一切奖励资格。扣分达40分，仍屡教不改者由学校研究予以决定，直至劝退。有其它特殊违纪或严重违纪需停课教育处理者，必须在可监管范围内报年级主任批准，由年纪主任决定处理事宜。需要学校处理者，材料报政教处按规定进行教育，最后由校长办公会研究处理。 3、违犯其它学校相关管理规定的，依据相关规定给予处分。 六、学生违纪处理通知书 违纪学生确需家长带走教育的，必须由班主任通知家长到校。由家长、班主任、主管本年级的政教副主任共同填写学校统一编码的《学生违纪处理通知书》。该通知书一式二份，一份交家长留存，学生返校时带回，处理后，分别由以上签字的三人签字确认，学生方可入班；一份交政教处存档。 本通知自印发之日起实施。 伊川县滨河高级中学 政教处 2016年9月
学校教职工档案管理制度 一、教职工人事调动工作要求： 1、本人向学校提出书面申请，学校同意后，报教育局人事股审批。 2、经教育局人事股同意后，开出书面通知给原学校。 3、学校凭人事股通知开出行政介绍信和工资转移单，再到人事股办理调动手续。 4、本人凭人事股开具介绍信及原学校工资转移单到新单位报到。 5、学校办理社保及档案转移。 二、教职工人事档案管理要求： 1、收集制度：严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”规定的范围收集人事档案材料，及时将全面反映干部“德、能、勤、绩”的材料收集、归档，充实档案内容。 2、整理制度：认真鉴别，分类管理，编排有序，目录清楚，装订整齐。通过整理使每份档案达到完整、真实、精练、实用。
3、核对制度：人事档案管理人员半年或一年将库房内的人事档案和档案名册核对一次，发现问题及时解决；凡人员调动，职务变更应及时登记；每年末，对库房内档案进行统计，确保档案的完整和有序。 4、转递制度：建立人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记；转出档案必须完整、齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出凡整理中剔除的待销毁的材料不得随干部人事档案同时转递；对转入的档案要认真清点，经核对无误后，应在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。 5、保密制度：严格遵守《中华人民共和国档案法》，《中国人民共和国保守秘密法》和《干部档案工作条列》的规定，不得在口头上，通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项；严禁个人私自保存任何人的档案材料；非档案管理人员不得进入档案库房；档案材料不得擅自转移，分散、销毁和丢失。 三、教职工业务文书档案管理要求： 1、设立档案室，对各门类档案实行集中统一管理，做到每学年及时收集、归类。 2、学校领导要加强对档案工作领导和管理，把档案工
学生档案管理办法 （草稿） 第一章总则 第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。 第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。 学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条本办法适用于我校各专业层次在校大学生。 第二章档案管理机构、原则及其职责 第四条全体在校大学生档案由学务部档案管理中心
集中负责管理。 第五条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。 第六条学务部学生档案管理职责： （一）接收、鉴别和整理学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作； （五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作； （六）办理其它有关学生档案事项。 第七条院系及相关职能部门的职责： （一）教务部、各院系要及时向学务部提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存； （二）各院系及各相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。 （三）就业指导服务中心负责毕业生档案管理及转递工作。 第三章档案的保管与保护 第八条根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。 第九条做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光
学生档案管理制度 第一章总则 第一条为做好学生档案管理工作,使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,结合我院具体情况,制定本办法. 第二条学生档案管理工作要本着为培养人才服务为经济建设服务,为人事工作服务的原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行统一管理,严密保管的办法. 第三条各二级学院负责学生档案材料的建立和日常管理工作,学生处负责毕业学生档案的审核和封签工作及档案的管理和保管工作. 第四条学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和 学生的切身利益.为了使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容: 1、毕业生登记表. 2、学习成绩登记表 3、学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰所形成的 材料及登记表. 4、每学年的综合素质测评表、学期鉴定表. 5、学生处、教务处和各二级学院提供的学生在校期间违反校规、 校纪,触犯国家法律形成的处理意见. 6、毕业生体检表. 7、学生党、团关系材料. 8、学生社会实践材料. 9、可供组织参考的其他材料. 第五条档案必须是办理完毕的正式材料.
第六条学生档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办学院、年级、专业、学生及时间. 第七条手续必须完备.凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字. 第八条各类材料必须使用十六开的办公用纸,只能用碳素或蓝黑墨水书写. 第四章档案的借阅 第九条经学院党政领导批准,辅导员可借阅本系的学生档案,并按查、借阅规定予以登记,其他人未经批准不得查阅学生档案. 第十条学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案. 第十一条档案一般不外借.如确需借出使用,经学生处负责人和学生所在系党总支书记共同批准后方可办理借阅手续. 第五章档案的传递 第十二条新生报到时,普招学生应直接将本人档案上交至所在学 院保管. 第十三条新生入学后,招生办公室应及时将普招（外省）和本省 对口学生档案转至各学院,各学院应指定专人负责档案管理工作. 第十四条学生转学、转专业,应及时将档案转给新的主管单位. 第十五条转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定认真整理,严禁扣留材料或分批转入转出. 第十六条各二级学院应在学生毕业前1个月,将建档完毕的学生档案材料交学生处,由学生处负责审核、封签. 第十七条转递的要求 1、毕业生档案由学生处负责按毕业生就业报到证上签发的单位 或“专升本”录取院校地址转递（特殊情况,另行处理）.
大学学生会档案管理管理办法 大学学生会档案管理制度档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。 一、日常档案工作办法 、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公财产。档案内容不得随意公示、复制。 、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。 , 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。 、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。 . 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。 . 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。 . 档案上交时由办公室签收。 二,档案内容要求：
（一）人事档案包括个人履历简介、度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。 l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。 、度工作鉴定是对大学学生会成员每工作的评定，一式三份，每由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。 、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。 （二）工作档案包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。 l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的码。 、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。 （三）财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。 （四）活动档案 、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。 、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及
学校档案管理制度 档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用 档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。现在，就来 看看以下三篇关于学校档案管理制度的文章吧! 学校档案管理制度 档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩 的客观见证，是教学常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下： 1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)具体 负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。 2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保 证文件资料齐全完整，及时办理。 3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案 各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部 门干事负责收集整理交档案室，由档案资料员整理装订、归档。 4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档 案资料室，由档案资料员整理装订、归档。 5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整 理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。
6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档，。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。 7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。 8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。 9、加强档案的严禁保密，不得泄露。 学校档案管理制度范本 一、档案的收集 要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。 1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。 2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。 3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。 4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。 二、校舍档案管理 1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。 2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。 3、档案整理要充分利用原有的基础。 4、档案的整理必须便于保管和利用。 三、档案的保管
学校学生心理健康档案管理规定 为规范学生心理档案的管理与使用，为学生提供科学专业的服务，进一步促进学校学生心理健康教育工作的规范化、科学化和制度化，特制定本规定。 一、学校每年秋季对入校新生进行心理普测，并依据测评结果（包括量表统计分析结果、解释、建议等内容）建立档案。作为学生心理健康教育工作的一个有机组成部分，学生心理档案包括心理健康状况普查材料、咨询记录、跟踪反馈材料等。 二、心理档案应由各系（部）专人管理，专柜保存。 三、管理人员要恪尽职守，严格按要求，保证及时归档、整理和正常使用。 四、档案管理员严禁擅自携带和向无关人员谈论学生心理档案内容。 五、原则上只有学校心理健康教育人员（学校心理健康教育工作负责人、各系（部）心理健康教育指导教师、学校心理咨询师及本班班主任）可以调阅学生心理健康档案，但不得外借出档案管理室，只能在管理室内调阅。 六、学校心理健康教育人员以外的教职工如确因工作需要需查阅学生心理档案，必须由各系（部）出具相关证明，并经学校主管部门领导签字后方能查阅。对所查阅的内容，必须严格保密，如有泄密或由此产生不良后果，必须承担相应责任。 七、查阅使用学生心理档案必须严格登记。 八、除补充学生心理档案内容外，任何情况下均不得在学生心理健康档案上进行文字撰写。 九、学生本人进行心理咨询时，心理健康教育人员有责任、义务对档案内容及档案反映的情况给与科学、准确、如实的解释，不允许夸大其辞，或使用极端
性语言。 十、心理健康档案不借出不复制，因特殊情况确需借出或复制的，必须经学校主管部门领导签字。 十一、学生心理档案一般不作诊断证明。 十二、学生心理档案原则上保留至学生毕业，特殊学生心理档案由各系（部）心理健康教育指导教师保管，学生毕业时交由学校心理健康教育负责人封存。 2010.9
上海理工大学学生档案管理条例 一、档案馆学生档案室的职责 、保管本、专科学生档案，为学生积累在校信息； 、收集、鉴别和整理学生档案材料； 、办理学生档案的查阅、借阅和转递； 、登记学生学籍变动、处分情况； 、为有关部门提供学生情况； 、做好学生档案的安全、保密、保护工作； 、调查研究学生档案工作情况，制定规章制度，搞好学生档案的业务建设和业务指导； 、进一步推进学生档案网络化管理； 、定期向档案馆移交部门的文书档案； 、办理其他有关事项。 二、学生档案工作人员的职责 、保管全部在籍本、专科学生的档案及遗留学生档案； 、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容； 、重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全校学生档案材料，及时充实档案内容； 、办理全校学生档案的查阅、借用和转递工作； 、登记全校学生学籍变动和处分情况； 、研究摸索学生档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现学生
档案工作制度化、规范化、科学化； 、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事； 、做好学生档案转递工作，并做好登记工作。 、努力做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。 、定期将文书档案移交档案馆并在档案管理系统登记，做好移交工作。 三、学生档案材料收集归档工作制度 、档案管理人员要经常了解和掌握学生档案的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归学生档案的材料。 、档案管理人员要及时登记学生学籍变动情况，发现材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。 、在有关部门专人的密切配合下，及时将新形成的应归档案材料在一个月内准确、及时送交档案室归档，并形成制度。 、对收集的归档材料，必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案。 四、学生档案材料鉴别归档制度 、档案室对收集来的材料，要仔细做好材料的鉴别工作。要维护档案内容的真实性。 、鉴别工作应根据材料的具体情况和保存价值，确定材料是否归档。 、鉴别中要维护档案材料的完整，对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料，要查清注明，进行复制、裱糊和技术加工。 、经常性的对档案材料进行仔细鉴别和选留。
龙源期刊网 https://www.doczj.com/doc/6d10669866.html, 学生成长档案实施概况 作者：王飞 来源：《南北桥·人文社会科学学刊》2012年第07期 摘要：目前成长档案正值起步阶段，但这一新型评价方式的勃勃生机已初现端倪。同时，我们在实践中也遇到了诸多具体问题，总结经验，改进工作便显得尤为重要。 关键词：成长档案；管理；交流 中图分类号：C45 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2012.07.013 文章编号：1672-0407（2012）07-042-02收稿日期：2012-03-20 为了提高学生成长档案整理工作的高效率，笔者特意调研了本级部的学生档案现状并做一份调查报告。先将调研情况总结如下： 一、学生成长档案实施过程中还存在一些问题 内容上：档案盒内的东西不够丰富。通过这次的调研可以看出，学生们平时的积累习惯没有形成，日常收集、整理不够及时，都是在老师的督促下，才会去补充资料。很多单元试卷以及平时各种测试的试卷学校级部需要检查，所以就得装订，平时根本没法装入档案盒内。在收集整理制作成长档案时出现三多三少问题：荣誉成绩多，挫折经历少；图片照片多，音像文字少；家庭生活多，校园活动少。教师在具体操作过程，存在粗制滥造的现象，所写的成长档案不合规范，粗制滥造，书写马虎，评价欠准，欠缺个性，还有“千人一面”“千篇一律”的毛病，难以满足学生成长的愿望。 管理上：首先，档案袋的应用需要本已十分忙碌的教师付出更多的时间和精力。这是一个不容忽视的重要问题，学生档案管理工作没有更好地为教学服务，而是给更多的老师增加了负担。也正是这个原因学生档案与班级管理有些脱节，没有达到学生档案为班级管理服务的目的。其次，教师的理论的薄弱是直接导致档案袋实施过程中出现种种问题的重要原因。据有一份权威杂志的调查报告，参与档案袋评价的老师理论水平都不能算高。81．3％的教师只“学过一些理论知识”，仅12．5％的老师“学过较多”，校际之间的差异不大。很多老师在实践中都感到自己知道的东西不够，能获取的资料也不多，也没有有力的指导，几乎是在一知半解的情况下来参与的，大多是仅凭经验。另外，在建立成长档案之后，一大本资料真要查找起来还是不够方便快捷，有时找一张照片要翻好几册档案。这个问题的关键就在于没有为成长档案编制统一的编号及目录。 评定结果及反馈上：对学生的成长档案定期举行展示、交流、评比活动做的不够。有的班级只是在学期期末才将档案袋反馈给家长，也有的班级的档案长期由学生自己保管，只有在学校检查时要求学生整理上交。反馈不及时，不能让学生，尤其是家长看见学生动态发展的过
档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。 一、日常档案工作办法 1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。 2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。 3, 校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。 4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。 档案形式要求对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。 档案上缴日期在该项活动结束后一周内。 档案上交时由办公室签收。 二,档案内容要求 (一)人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。 l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。 2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。 3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。 (二)工作档案包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。 l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。 2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。 (三)财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据 、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。 (四)活动档案 1、活动档案内容包括活动企划书;活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。 2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。 三、档案查阅办法 1,查阅要求: 1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有
学生档案管理办法（试行） 第一章总则 第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，结合我校实际情况，特制定本办法。 第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。 第四条学校加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。 第五条学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学生档案由学生工作部统筹协调，各学院具体
负责并设立学生档案室，配备专职人员负责学生档案的管理工作。 第二章学生档案管理职责 第六条新生档案，按来档途径由各班级、各学院接收后，各学院统一汇总、整理后按专业登记造册（一式两份），并移交学生档案室，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，各学院、各班级及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。 第七条各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交校学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。 第八条学生档案室工作职责 （一）接收、鉴别和整理学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
三六联校学生档案工作制度 问题学生是学校管理的难点，也是管理的重点。如果问题学生得到了有效管理，学校各方面的工作将会有一个质的突破。学校对这个问题相当重视，但似乎找不到一种很恰当的方法，真的让管理层头痛。新的学期开始了，我想通过建立问题学生档案的形式来得到这个问题的求解。 问题学生，主要有这么几类：单亲家庭的子女；留守子女；因为智力、基础问题影响到学力的学生；道德品行差的学生；屡次违反校纪校规的学生。建立问题学生档案在这里侧重指的是：道德品行差及屡次违反校纪校规的问题学生。 问题学生如何来界定？我的设想是依据学校三项竞赛的检查及学校不定期抽查来判定。学校的三项检查涉及到卫生、体育、纪律，况且道德品行差或不遵守校纪校规的学生肯定会通过各种各样的场合表现出来且具有一定的连续性。如果同一学生在同样的时间多次被检查到或者屡次犯类似的错误，那就可以界定为是问题学生。这就对参与检查的同学提出了一个新的要求，即要将违纪违规的同学直接找到并记录在册。 记录什么？最基本的学生情况要有登记，如班级、班主任、学生姓名、家长姓名、家庭住址、联系方式、政治面貌。然后就是将每次的不良行为给予记录，并要附上学生对错误的认识，如检讨书、保证书、与家长的沟通记录及教师对学生的教育。最后就是要在班级或团
支部内建立帮教小组，并要求学生定期向学校报告自己的反思及整改情况，并记录在册。 建立档案的目的就在于使棘手的问题透明化。现实中往往出现这样的情况，问题学生犯了错误，学校尚没有采取措施，就已经有各种各样的说情人出现，学校碍于领导等的面子及档案的缺乏，又不得不网开一面，手下留情，到最后搞得学校对这批人都无从下手，甚至是好心办了坏事。建立档案之后，是非曲直一目了然，学校处理问题将会变得更为顺畅。 建立档案的目的还在于教育的针对性。针对学生的不同错误，采取不同的教育方法，如说理、“劳动改造”、当义务监督员等，从而使学生对问题的处理更心服口服，即有一定的原则性又有一定的人情味，问题学生从内心深处反省自我，改正错误，重新做人。 建立档案的目的更在于平安和谐校园的建设。通过档案，使问题学生的管理走向常态，防患未然。 当然，被界定问题学生的人数不应太多，每个班三至五名为宜，否则会伤害一大片，教育也不能取得实效。 建立内部档案的目的不是为了整学生，而是为了了解各班管理教育的难点，有意识地帮助班主任做一些管理和教育工作，更主要的是想积累资料，进行一些科学研究，以便探究问题学生的转化途径和方法，提高学校的教育教学质量。
郑州华翔职业培训学校学生档案管理办法 第一章总则 第一条为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。 第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。 第四条本办法适用于我校各专业层次在校生。 第二章档案管理体制、职责划分及要求 第五条学生档案管理工作在教务处领导下开展，同时接受教务处的指导、监督与检查。 第六条教务处处长主管学生档案工作，各系部书记分管档案工作，设立档案专柜，保管学生档案。
第七条各系部是学校学生档案管理系统的基层组织，是分管学生档案工作的关键部门，其职责如下： （一）接收、收集、鉴别和整理学生档案材料； （二）办理学生档案的查阅、借阅； （三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；（五）负责毕业生档案转出工作； （六）办理其它有关学生档案事项。 第八条相关职能部门的职责： （一）相关职能部门工作人员在清理、整理、移交学生档案过程中，不得涂改、扣留、抽出、复制、增加或损毁学生档案材料。 （二）各相关职能部门按照归档材料范围及要求做好学生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。 （三）教务处定期检查、监督、指导各系部及相关部门的学生档案移交、管理等工作。 第三章归档材料范围及要求 第九条归档材料分类及内容： （一）招生材料：招生办提供的高考档案（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）； （二）入学材料：学生处提供的新生入学登记表、军训登记表、入学体检表；
中国环境管理干部学院学生档案管理规定 第一章总则 第一条学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的重要文件，档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了适应新形势下毕业生档案管理工作的需要，进一步提高毕业生档案的管理水平。做好档案材料的收集归档工作，为国家机关和企事业单位历史的、全面的了解毕业生和正确选拔人才提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和上级有关文件精神，结合我院实际,制定本规定。 第二条学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，维护其真实性和完整性。 第三条学院有关职能部门和教学系部是学生档案材料的形成和管理部门，必须认真贯彻国家相关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。 第四条学院各系部直接负责国家计划内招收的普通高职学生档案的接收、收集、管理、归档、封档等工作，招生与就业处负责毕业生档案材料的保存和转递工作。 第五条学生档案管理部门要认真研究和探讨学生档案管理的经验，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化；要在做好纸介质档案管理工作的同时，加强电子管理系统的论证和开发，力争实现学生档案电子化管理。 第二章学生档案的收集 第六条招生工作结束后，各系部应当将录取新生档案收集齐全。邮寄到招生与就业处的新生档案由招生与就业处转交各系部。新生入学档案包括： （1）高中毕业生登记表； （2）体检表和成绩单；
（3）其它有关材料。 第七条学生在期间各相关部门应不断充实档案中以下内容：（1）高考报名登记表； （2）高考录取通知书、高考准考证；招生与就业处 （3）新生入学体检表；校医院 （4）学籍登记表；教务处 （5）学生档案成绩表；教务处 （6）学生综合测评表；学生处 （7）毕业生登记表；教务处 （8）体育达标卡； （9）毕业生就业报到证；招生与就业处 （10）党员（团员）鉴定表； （11）在校期间获得奖励（包括奖学金）、表彰以及惩处决定材料；学生处 （12）在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学院颁发的考评证书及证明； （13）其他可供组织参考的有保存价值的材料。 以上各项中第6、11项由学院学生处统一印制表格，各系部负责组织学生采集相关信息并填写表格；第3项由校医院负责收集相关材料；第4、5、7项由学院教务处指导各教学系部收集相关资料；第1、9项由学院招生与就业处负责收集、办理。 第八条学生档案材料由各系部每学期收集归档一次，最后一学期结束后，毕业生档案材料各系部要及时整理、检查，材料完整封档盖章后交招生与就业处保存和转递。 第三章学生档案的管理 第九条归档程序 （1）新生入学后，各系部要按专业、班级、学号对新生档案进行审核、整理、编号，并以专业、班级为单位装入档案柜。
一、提醒大学生：深刻重视档案，避免以后麻烦！ 大学毕业最痛苦的是搞不定档案和户口。户口，一般不会丢,大家都很当回事,毕竟身份证一丢，马上就要处理户口。但就是这个档案，却是很多人不当回事。但是只要你是活在中国的毕业大学生，你肯定就会碰到档案的事情。作为一个毕业了5年左右的毕业生，回头去看档案，毫无疑问，是相当重要的，如果有机会重来，我自己一定会这“档”子事搞好。如果你毕业N年后不想像我现在烦躁不已，那么请静下心来认真看下这篇文章!在毕业时花些时间，把档案这件事情处理好，会减少许多以后不必要的麻烦。请各位深刻重视。 二、说说我因为档案造成的烦心事！ 为了方便大家了解大学生档案的重要性，说下我的经历。我大学毕业的时候，是在厦门的一家国有企业工作，所以毕业时候的户口、档案都调到国有企业去了（国有企业和我们签订了3年的就业合同，如果我们提前离职，就要赔违约金，否则就扣押住档案）。在国有企业工作快三年时间，对国有企业很是失望，国企管理松懈，整天清闲，觉得无聊，工资也不高，20来岁干的确是60岁人就能干的工作，深深为自己的前途担忧。所以总是去思考出路。后来机缘巧合对计算机感兴趣了，毕竟互联网和电子商务的发展有目共睹。偶尔看传智播客韩顺平老师的《php从入门到精通》讲的非常不错，就从国企辞职到了北京传智播客学php。结业后很幸运的就在直接就进入了互联网行业，工资直接是我在国企的三倍，所以我也就留在了北京，叫在厦门的同事帮我处理离职的事情。在这里，就出现了档案问题了，不知怎么回事档案却被同事转寄送到我手里来了。由于在北京工作，北京的人才市场是不接非北京户口档案，而北京的这家公司没档案也依然给我上保险。把档
学校档案管理办法 为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。 一、档案管理 档案管理要做到以下三点：⒈集中；⒉专人；⒊规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校教导处统一集中管理；要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。 二、档案柜摆放要求 档案柜摆放要做到以下四点：⒈位置合理；⒉规格统一；⒊分类清楚，便于查看资料；⒋档案柜表面洁净、美观。 三、档案盒规格要求 ⒈规格要统一； ⒉标签大小一致； ⒊文字、标号须打印，字体规范。 四、档案格式 ⒈档案首页要有打印的目录索引，一目了然，便于查寻资料。 ⒉文字材料的具体要求：①所用纸型要统一、规范；②书写规范；③内容有保存价值。 五、学校档案类别 A、文书档案（8项，2项上发，6项校内） A1：上级机关的文件、通知、通报材料 A2：简报 A3：学校各类工作计划总结（含德育—体现阶段目标、〈教学—体现教学进度、教学活动、课程表〉、管理、教研等各方面计划、方案、规划、总结、分析材料等） A4：各类规章制度、人员职责 A5：各种会议记录（含校内各种学习、培训、会议等） A6：学校发展建设规划
A7：学校基本情况 A8：学校各类组织机构（含学校领导班子以及教学、教改、德育、安全、管理等领导小组、实施小组） B、教学档案（20项） B1：学校各类课堂评价标准 B2：课改日志 B3：学校校本教研记录----教研组活动记录 B4：骨干教师、培养对象档案（一览表、个人登记表） B5：教改实验档案（含学校课题研究记录、成果） B6：学校优秀教学论文集（含讲座、教学、教改、德育、管理等各方面论文）B7：教学质量分析（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试按“试卷、学校分析、年级学科分析、教师班级分析”组档）B8：教学检查记录 B9：学科教学成绩（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试成绩按学校、班级成绩组档） B10：学科课外小组训练记录 B11：教学竞赛记录 B12：教师教学评估 B13：教学交流活动记录 B14：手抄报等大语文资料 B15：教师教学评价标准 B16：学校体育活动记录 B17：学校艺术活动记录 B18：学生作业批改记录 B19：校本课程教材 B20：学期学生教材一览表 C、学生档案（10项） C1：新生录取花名册 C2：学生登记表
大学学生档案管理办法 第一章总则 第一条为规范我校本科学生和研究生的个人档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（27号令），特制定本办法。 第二条本办法所称的学生档案是指在我校接受普通高等学历教育的本科生和研究生的个人档案，内容包括学生在各学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格，奖惩材料，党、团组织材料等。 第三条按照集中统一管理档案的原则，我校的学生档案由学生工作处档案室进行集中保管；各有关部处、学院指定专人负责有关学生档案的管理工作，协助学生工作处档案室进行在校学生档案的管理。 第二章学生档案的收集归档 第四条新生的个人档案，由学生原所在学校通过机要转递或由学生本人自带的方式，由学生现所属学院统一收集齐全后，按照有关要求，及时移交到学生工作处档案室进行集中保管。 第五条新生档案移交之前，各学院应按照学生工作
处档案室的要求，对学生档案按照学号顺序进行清点，打印学生名单，移交档案清册，履行移交手续。 第六条新生档案移交归档后，由学生工作处档案室进行整理，更换为统一的专用档案袋，逐一排序入柜。 第七条在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格，由各有关部处或学院负责学生档案管理的人员按学年进行收集，并按规定时间以学院为单位送至学生工作处档案室，及时存入学生的个人档案袋。 第三章归档的质量要求 第八条手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，字迹要求工整清晰。涉及学生成绩、处分、奖励等重要内容确实需要更改的，在更改处签上经手人的姓名并加盖公章。 第九条学籍表中的照片要用原件，不可复印。 第十条毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。 第四章毕业生档案的转递、保存和托管 第十一条应届毕业生的个人档案，由学生工作处档案室将学生毕业前形成的各类材料（成绩、毕业生登记表
学校档案管理制度 档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录，又是全校教职工工作成绩的客观见证，是学校常规管理的重要基础工程。为此，制订制度如下： 1、成立档案资料工作领导小组。由有关人员专管，校长具体负责，学校有关人员协助工作。 2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。 3、学校行政人秘档案包括行政会议记录、文书档案、人事档案各种计划与安排，各种会议学习记录。由专任教师整理、装订、归档。 4、学校教导档案包括教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。 5、学校总档案包括处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。 6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由教导主任或资料员负责归档立卷。 7、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。 8、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、放光、防盗，确保档案安全。 9、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。 10、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。 11、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。
西南交通大学学生档案管理办法 第一章总则 第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，学习省内外同类规模学校的经验，并参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合我校实际特制定本办法。 第二条学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为四化建设培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础 工作。 第三条学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生分配联络处和校团委的共同支持下由人事档案室全面 负责做好学生档案管理工作。 第四条在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。 第二章管理职责 第五条学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。 第六条学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。 第七条学生档案管理的职责 （一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料； （二）收集、鉴别和整理学生档案材料； （三）办理学生档案的查阅、借阅； （四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况； （五）做好学生档案的安全、保密、保护工作； （六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作； （七）办理其它有关学生档案事项。 第三章档案的内容和分类 第八条建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全 面地反映学生的成长过程及其有关的情况。 第九条学生档案的内容及其分类 第一类毕业生登记表； 第二类学生个人自传； 第三类鉴定、考核、考察材料； 第四类学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语； 第五类政治历史情况及学生升学政审材料； 第六类加入中国共产党、共产主义青年团的材料； 第七类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；