xxx 公司公文管理规范 1
公文管理规范为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规
范。
第一章目的和原则
第一条目的
一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。
二、提高工作沟通的效率。
三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。
四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条
原则
一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。
二、明确责任，强化分工协作的原则。
三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。
四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。
第二章范围
第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。
第四条本规范所指公文包括如下内容：
一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、
规章制度及重要通报、通知；
二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；
三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；
四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；
第三章公文形式
第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，
回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。
第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的
指导原则,用“指示”。
第八条通知：传达指示, 要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的
事项,
批转或转发公文,用“通知”。第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。
第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用
“通报”。
第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大
行动作出安排,用“决定”；经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
第十二条函：与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。
第十三条会议纪要：传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。
第四章发文程序
发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序.
第十四条草拟
1.以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟,重要公文由行政人事部经理
或相关领导助理草拟。
2.交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的，由本单位负责
人草拟文件，或由首要负责人指定专人草拟。
3.草拟公文应符合以下要求:
（一）要符合国家的方针,政策,法律,法令和有关规定。
（二）要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策，如提出新的
政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。
（三）情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确, 篇幅要力求简短。
（四）引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。
（五）数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外, 其他用汉字书写。
（六）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"（一）", 第三层为"1",第四为"（1）" 。
（七）简称的用法。年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称。文章内需用简称的，在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称xxxx”。
第十五条审核
一、文稿送签以前,应由行政人事部经理核稿,重要文件须相关主管领导审核。
二、审核的重点包括:
（一）是否需要行文;
（二）是否符合国家的方针、政策、法律、法令，交易所的方针政策、经营理念等;
（三）是否与本单位发过的公文相衔接;
（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
（五）处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定;
（六）文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等。
三、审核时如发现不妥之处,必须进行修改, 属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正。
四、发文审核使用《发文审批单》,承办人与审核人应在《发文审批单》做好记录
并签字确认。
第十六条签发
一、文稿审核后,由承办人连同《发文审批单》,按审批权限送签。
二、签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签。
三、签发权限
1.重大决定、重要任免、重要安排和交易所的重要规章制度由总经理统一签发。
2.涉及日常工作的文件经总经理同意后，可由常务副总经理签发。
3.各分公司内部发文的一律由分公司总经理签发。
第十七条缮印,校对,用印和分发
一、文件签发后承办人将签发的文件原件、《发文审批单》、文稿电子版一并送行政人事部统一印发。
二、公文签发后,由文秘专员负责打印、盖章、装订、登记、分发，行政人事部经理负责校对。
（一）打印文件要美观大方,符合公文格式, 采用交易所发文稿纸印刷。装订要整齐牢固,不漏页,错页,粘页。印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方
标明"此页无正文"字样。
（二）公文校对以原稿为准,不得擅自改动原文。
（三）公文用印时,应做好文号登记。
（四）分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记。
