信息沟通管理制度
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信息沟通管理制度
1、制定制度的目的
为了加强各个部门的信息沟通工作,及时、准确的完成信息传递,以确保信息沟通的通畅。
2、信息管理原则
2.1及时
2.1.1信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。
2.1.2信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。
2.2真实
信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性,在加工过程中必须防止和减少各种干扰,保证信息不失真。
2.3适用
信息的处理必须适合项目管理的需要,便于利用。
2.3.1收集阶段。信息必须完整。
2.3.2加工阶段。必须根据管理的需要进行分类整理,以便于传输和利用。
2.3.3传输阶段。必须本着项目的要求和情况,选择相应的高效的媒介手段。
2.3.4存贮方面。应对信息进行分类、登记、编码等工作,使档案能便于今后的查询和利用。
2.4经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。
2.4.1要求以最低的费用获得更多的信息。
2.4.2要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。
3、信息收集
3.1信息收集原则
3.1.1信息源开发要广。要从全面联系来认识事物,在信息收集上,就必须广辟信息来源。
3.1.2信息流行的分析要加强,信息流向反映事物的发展变化,应对信息作科学分析,从中抓住内在的必然联
系。要把握住信息流向,及时收集信息。对重大信息变动,应早做准备,具备主动性。
3.1.3信息量值的区分要准确。应将量值大的信息作为收集的重点。
3.1.4信息收集的主动性要增强。收集者应主动、自觉,培养积极主动精神和一丝不苟的作风。
3.2信息收集
3.2.1制定计划。收集之前,要根据所需信息的内容、范围和时限作出安明确步骤,并在数量、时间、作用、
种类上加以具体限定。
3.2.2信息识别。收集真实的、有用的、关键的信息,减少信息处理工作;信息管理人员必须根据意义、作用、
时限、流速和需要,有选择地收集信息、识别信息。
3.2.3信息检验。对信息进行严格的正确性检查,防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。
4、信息传递
信息的传递必须及时和准确,避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。
4.1信道畅通。一是除去不必要的环节,层次设置应合理;二是在每一层次或环节中,接收、反馈、中
转的职责要分明。
4.2传递如实。不论是接收或传递,都应实事求是,保证信息可靠,不能任意取舍或歪曲。
4.3体制健全。这包括组织系统和法制健全,统一指挥、依法行政、令行禁止。
5、信息存贮
5.1建立数据的逻辑组织,按数据的内在联系和使用方式,组合成合理的结构,以便存取。
5.2选择合适的存储设备和介质,并对载体采取如加密等保护措施,以防丢失、盗用和破坏,保证其机密性和
安全性。
双向沟通伴随反馈过程,使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解,使受讯者得以表达接受时的困难,从而得到帮助和解决。为此,要做到:
5.2.1为项目成员提供多种渠道,能随时提出心中的疑问
项目经理应该提供渠道,保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。沟通时往往是综合运用多种方式进行,如在语言沟通时辅之以表情、手势;又如会议结束时有个纪要,与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要,就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。只有这样,才能提高信息沟通的整体效应。
5.2.2管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标
传递资讯不是一个简单的事件,而是一个提出和采纳意见的过程。很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受,这中间包括倾听他人的意见,对主张进行测试,提出新主张,再测试,直至达成协定等一系列内容。
5.2.3定期匿名调查,了解成员对项目、管理人员的看法
管理人员在汇集调查结果之后,就调查结果进行讨论,分析员工的关注点,找出解决问题的办法,并积极付诸实施。
信息加工
5.3原则
5.3.1去粗取精,去伪存真。整理大量初始性的消息、资料、数据,使其获得精确的定性和定位,并对实质内容加以鉴别,以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。
5.3.2由此及彼,由表及里。要反复进行分析、综合,剖其表象,究其内涵,力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。
5.3.3物尽其用,细大不捐。加工信息应根据使用价值的时效性与条件性,分大小、轻重、缓急区别处理。不论价值大小的信息都应认真处理,不得随意废弃
5.4要使用精确的表达方式
要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来,而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
5.5要进行信息的追踪与反馈
信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清下属是否确已了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。
5.6要言行一致地沟通
经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法,而且更有效的沟通是“行重于言”。
5.7沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来
大多数的沟通,均要切合当前情况的需要,但是,沟通也不应忽视长远目标的配合。例如,一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通,固然是为了处理眼前的问题,但同时也应该是为了改善长远的组织改革。
5.8要注意倾听
经理人员在听取他人的陈述时,应专心致志,成为一个“好听众”,才能明确对方说些什么。
6、项目信息管理主管的工作责任制度
6.1 为规范项目信息管理中心责任人工作职责,强化信息支持,特制定本制度。
6.2 职责
6.2.1在项目经理领导下,有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本项目相关的经营管理、科技进步、思想工作等方面的综合信息,为项目经理办公室决策和各相关部门提供服务。
6.2.2负责归口管理本项目计划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理等方面工作所形成的档案,并积极组织档案编研,主动为项目成员提供利用。